Управляющий что нужно знать

С чего начать работу руководителем

Коллеги! Оставляйте, пожалуйста, своё мнение и делитесь опытом по теме статьи в комментариях, внизу страницы. Этим вы поможете менее опытным коллегам, а сами получите обратную связь! Вспомните, как нелегко начинать на руководящей должности, ведь этому нигде не учат, и по-настоящему стоящей информации мало!

Если вы начинающий руководитель, этот сайт для вас. В этой статье содержатся основные функции, которые вам нужно освоить. Проблемы психологии здесь.

1. Как стать хорошим руководителем? С чего начать?

Многие начинающие руководители испытывают страх и неуверенность перед новой должностью. Так как характер твоих должностных обязанностей теперь кардинально изменился, ты должен обеспечивать результат не собственными усилиями, а требовать его от подчинённых.

Подчинённые же, в свою очередь, в большинстве своём не спешат помогать новому начальнику, а как раз наоборот, демонстрируют деструктивное поведение, и откровенно вставляют палки в колёса. Мол и что ты сделаешь? Как ты заставишь нас работать?

Глубинные причины подобного отношения к начальнику, подробнейшим образом разобраны в этой статье >>>

Чтобы стать хорошим руководителем, тебе следует добиться чёткого понимания и практического освоения основных функций и инструментов руководителя. Дочитав эту статью до конца, ты также ознакомишься с основными способами управления людьми. Узнаешь, что такое власть, и откуда она берётся.

Если ты хочешь быстро стать эффективным управленцем, ты должны чётко отслеживать, при выполнении каких управленческих функций у тебя возникают проблемы. Зафиксируй для себя проблему.

Запиши и выясни, каких знаний, навыков и личных качеств тебе не хватает. И постепенно компенсируй пробелы в знаниях, отрабатывай навыки управления и прорабатывай качества характера. В процессе такого анализа ты очень быстро будешь нарабатывать опыт управленца, что непременно скажется на продвижении по карьерной лестнице и качестве жизни как в материальном, так и в эмоциональном плане.

2. Цели и задачи руководителя

2.1. Цели:

Обеспечить чёткость выполнения задач подчинёнными.

Обеспечить соблюдение сотрудниками правил и регламентов компании, в том числе не гласных.

Действовать в первую очередь в интересах компании, а потом уже сотрудников.

Сформировать правильное общественное мнение в коллективе, ориентированное на полную отдачу работе.

Избавиться от оппозиции в коллективе.

Обеспечить чёткую управляемость вверенного ему подразделения

А если у вас проблемы с уверенностью в себе и низкая самооценка, это легко можно исправить, причём самостоятельно. Эффект, который вы получите описан здесь >>>

2.2. Задачи:

Постановка целей для вверенного ему подразделения.

Создание правил и регламентов для сотрудников.

Формирование позитивного общественного мнения, и правильного мышления, обеспечивающего оптимальное отношение сотрудников к своим обязанностям.

Анализ информации и выработка управленческих решений.

3. Ошибки начинающих руководителей

Если ты фокусируешься не на управлении, а делаешь работу за подчинённых, которые работают не в полную силу.

Если ты, не разобравшись в ситуации, начинаешь строить сотрудников где надо, и не надо.

Если ты слишком эмоционально вовлекаешься в ситуацию. Пытаешься всеми способами доказать, что ты здесь начальник.

Вносишь необдуманные изменения в работу своего подразделения.

Не берёшь на себя ответственность, за неудовлетворительные результаты работы, а возлагаешь её на других. Забываешь при этом, что именно ты отвечаешь за качество работы. А качество работы подчинённых, зависит в первую очередь от качества управления.

Стремишься выстроить хорошие отношения с подчинёнными, в ущерб работе.

Не используешь промежуточный и финишный контроль, что приводит к невыполнению заданий.

Не используешь поддержку и не советуешься со своим шефом

Планирование деятельности своего отдела;

Источник

Управляющий что нужно знать

Как управлять рестораном? Как выглядит рабочий день управляющего? Какие функции должен выполнять управляющий ресторана, каковы его обязанности? Что он должен знать? Этими вопросами часто задаются как действующие управляющие, так и те, кто только мечтает о желанной должности.

В этой статье мы подробно разберем, что же должен ежедневно делать успешный управляющий ресторана.

Мы часто слышим, что управляющий должен все знать, уметь, организовать и контролировать, а еще разработать и внедрить все новшества и создать воспетую дружескую атмосферу для сотрудников, чтобы те транслировали ее гостям.

Если отложить сторону размытые и сладко-заезженные фразы о долге, прибыли, обучении и саморазвитии, то часто ли мы задумываемся, что же конкретно он должен делать? Как же все-таки стать успешным управляющим ресторана?

Однажды провела любопытный эксперимент – наблюдала за 4 управляющими в разных заведениях в разное время, выявила общую схожесть поведения и привычек.

Они появляются на работе через пару часов после открытия, пьют кофе, что-то обсуждают с «приближенными» людьми, лениво «листают прессу» (то есть, просматривают отчеты), периодически смотрят на часы, мечтая о конце рабочего дня.

Естественно, это мои личные наблюдения, выборка отнюдь не является репрезентативной. Но очевидно, что доля таких управляющих велика. И тут стоило бы их осудить, сказать, что они недостойны своего места и что вот такие управляющие – враги ресторанного бизнеса, однако….

Часто ли мы обучаем управляющих, направляем их в нужное русло, ставим им конкретные задачи? У всех ли есть должностная инструкция?

Для того, чтобы не просто сетовать на бездарность управляющего и его недееспособность как менеджера, давайте кратко рассмотрим, что должен делать управляющий ежедневно, для чего это нужно и к чему приведет?

12 ежедневных задач управляющего ресторана

1. Прийти на работу за один час до начала работы ресторана и проверить его готовность к работе

Что должен успеть сделать управляющий за этот час:

Здесь невольно возникает вопрос: зачем управляющему проверять готовность рабочего места и внешний вид сотрудников – ведь это обязанности администратора?

Согласна, это обычно является обязанностью администратора, но…

Во-первых, управляющий обязан быть примером для своих сотрудников. Если он будет приходить вовремя, то сможет требовать того же от своих сотрудников.

Во-вторых, администратор может что-то упустить. После того, как администратор проверил чистоту столов в зале, управляющий идет и проверяет их готовность, лишний контроль не помешает.

Преимущество такого подхода в том, что сотрудники понимают, что не смогут увильнуть от того или иного задания, если администратор что-то пропустит. Ежедневная проверка готовности рабочих мест во всех зонах обязательна.

Что касается внешнего вида, то здесь под проверку попадают все, включая администратора. Также необходимо проверять готовность официантов к работе на предмет наличия блокнота, ручки, зажигалки (гости могут попросить для курения на улице), ножа сомелье и ручника, если это заведено.

Отмечу, что управляющему вовсе не обязательно делать это явно. Он может сидеть, пить кофе и наблюдать, как и когда персонал приходит на работу. Много любопытного можно узнать, особенно, если персонал не знает, что управляющий находится в заведении.

2. Проверить отчеты

За этот час следует сформировать отчеты за прошлую смену и внимательно их изучить. Давайте предметно остановимся на том, какие отчеты необходимо формировать и изучать.

Касса за вчерашний день (наличные средства, терминал и безналичный расчет).

Управляющий может сделать этот отчет сам, а может попросить бухгалтера сделать его. Управляющий обязан знать выручку заведения за прошлый день.

Здесь есть важный момент. Управляющий самостоятельно делает этот отчет и сверяет его с журналом отмен у администратора. Журнал отмен должен быть у администратора.

В журнале должны быть:

Если выявлены неточности или разбежности в программе и журнале, нужно потребовать объяснения от администратора в письменном виде. Повторюсь, что контролировать отмены нужно очень внимательно, потому как наличие неточностей и разбежностей может быть признаком злоупотреблений.

Управляющий должен разобраться, какие скидки были проведены, на каком основании и какова доля суммы скидок в общей кассе.

Скидочные карты, предоставляемые заведением, могут быть только у администратора и для их использования должна быть веская причина. Например: уладить конфликт с гостем.

Также стоит обращать внимание на именные скидки. Например, управляющий знает гостя лично, знает что его вчера не было, а карта была проведена.

Отчеты о выполнении плана, среднем чеке, продаже акций/новинок и работе стимулирующих программ.

Они необходимы для понимания того, как работает заведение, насколько эффективны проводимые мероприятия и работа сотрудников, а также для выявления слабых мест и их устранения.

3. Провести планерку с руководителями подразделений

Во время планерки следует:

Если в заведении есть администратор, то управляющий проводит планерку только с руководителями отделов. Если должность администратора отсутствует, то кроме планерки с руководителями, отдельно проводится планерка с сотрудниками зала.

4. Согласовать закупку

Просмотреть по каждому продукту к закупке:

Параллельно с этим необходимо следить насколько сумма закупок соответствует установленному фуд косту. Если установлен фуд кост 30%, то и сумма закупок не должна существенно превышать 30% от выручки. Исключая дни праздников, банкетов и других особых случаев. Важно проверять фактические остатки на складе для того, чтобы не замораживать оборотные средства и не допускать списаний просроченных продуктов.

5. Проверять путевые листы

Необходимо обращать внимание следующие моменты:

6. Контролировать работу с социальными сетями

Проверять регулярность постов и их соответствие утверждённому контент-плану. Больше о работе с социальными сетями читайте в статье: «Как работает маркетинг в социальных сетях в ресторанном бизнесе».

Контролировать актуальность информации. Например, чтобы не было анонса закончившейся акции. Или, тем более, работающей таргетированной рекламы мероприятия которое уже прошло. Поверьте, такое бывает.

Следить за тем, чтобы вся информация была в одном стиле. Для этого у вас должны быть разработаны и утверждены шаблоны афиш и других POS-материалов. В идеале, все это строится на основе бренд-бука.

Особое внимание нужно уделять вопросам от гостей и их отзывам. Следите за тем, чтобы ответы на вопросы гостей были даны максимально быстро.

На положительные отзывы должна быть дана обратная связь, чтобы гости чувствовали, что их мнение и внимание важны для ресторана.

Хвалите сотрудников на планерках за положительные отзывы, это поднимает их самооценку. Таким образом вы даете им понять, что их усилия ценят.

Если ресторан ваш получил отрицательный отзыв, не спешите удалять его.

Алгоритм работы с негативными отзывами (как с объективными, так и с необъективными) расписан в нашей статье: «Работа с отзывами в интернете: как настроить виртуальное сарафанное радио для вашего ресторана».

7. Проверять книгу жалоб и предложений

Ее нужно просматривать ежедневно для разрешения проблемных ситуаций и принятия мер для недопущения их в будущем. И конечно же хвалить сотрудников за достижения. На все жалобы или положительные отзывы управляющему нужно давать письменные ответы.

8. Контролировать книгу бронирования или заказанных мероприятий

Все мероприятия должны быть под личным контролем управляющего, он должен знать, когда будет проходить мероприятие, сколько людей будут принимать в нем участие, кто является организатором, каким будет меню, интервал подачи, особые предпочтения. Иногда эту функцию отдают администратору, но я считаю, что управляющий должен это контролировать, ведь за конечный результат отвечает он.

Управляющий может взять чек-лист по мероприятию, который до этого уже заполнил администратор и проверить 5-10 пунктов. Также управляющий должен получать обратную связь от гостей после мероприятия.

9. Общаться с гостями

Управляющий должен быть на виду. Одна из основных задач — общение с гостями, это может быть приветствие, легкий дружеский диалог с постоянными гостями, решение разных вопросов или даже обслуживание.

Что это даст управляющему? Он узнает очень много интересного, гости с радостью расскажут, как работают сотрудники, когда управляющий их не видит.

10. Контролировать работу кухни/зала/бара

Управляющий должен всегда быть на месте. Это уже «собирает» сотрудников, хотя и не всегда, к сожалению, останавливает некоторых «умельцев».

Следует минимум два раза в день проверять, сколько столов открыто по программе и сколько из них занято в зале, по факту. Что написано на фишке и что реально стоит на раздаче.

Также нужно проводить инвентаризацию кассы и терминала на предмет правильного закрытия счетов (официанты могут проводить другой вид оплаты). Для того, чтобы узнать, правильно ли закрыты счета, нужно сделать отчет, в котором будет показано, какая сумма закрыта по карте, по безналичному расчету и сколько наличных средств в кассе. Если в результате инвентаризации, были выявлены неточности, нужно детально разобраться в чем причина и выровнять виды оплаты. Подробнее о действиях по недопущению злоупотреблений читайте в нашей статье: «Воровство: а можно ли без него в ресторане?»

Контролировать время выдачи блюд. Например, управляющий заметил, что гость заказал стейк, он засекает время и определяет, через сколько его поставили на выдачу повара. Точно также, контролировать время, за которое официанты принимают и выносят заказ.

Выборочно контролировать вес блюд на раздаче, взвешивая и сверяя с выходом, указанным в меню.

И, конечно, управляющий должен контролировать выполнение стандартов обслуживания гостя (приветствие, обслуживание, работа с возражениями, расчет).

Нельзя делать основательных критических замечаний сотрудникам в процессе работы. Лучше фиксировать их и разбирать на планерке, прорабатывать ошибки и спорные моменты. Замечания сотрудникам можно делать точечно, например: «Сергей, добавь салфеток на стол» или «Улыбайся».

А вот хвалить сотрудников в процессе работы можно и нужно. Это стимулирует их. Они видят, что управляющему не все равно, что действия сотрудника для него важны.

11. Контролировать сроки годности продуктов и условия их хранения

Управляющий выборочно проверяет, как хранятся продукты и знания сотрудников на предмет того, что и как должно храниться.

Например: сегодня вторник и управляющий решил проверить чистоту холодильников в кондитерском цеху и соблюдение правил товарного соседства.

12. Проводить краткий опрос сотрудников по теоретическим знаниям

Например, после проверки сроков и условий хранения, управляющий задает вопросы кондитеру (если в этот день проверяли кондитерский цех), например: «Какой срок хранения у тирамису?», «Какой оптимальный температурный режим для хранения кондитерских сливок?», «Расскажите технологическую карту на Захер».

Эту процедуру нужно проводить ежедневно по разным отделам. Контролировать официантов и барменов на предмет знания блюд и напитков, условий хранения и правил подачи.

На первый взгляд может показаться, что управляющий выполняет часть обязанностей администратора и, если выполнять все вышеописанные действия, у него не останется времени на стратегические задачи. Спешу заверить, все это занимает максимум два-три часа. Остальное рабочее время можно посвятить другим вопросам.

Кроме ежедневных задач, можно выделить ряд периодических, которые выполняются раз в некоторый период времени (неделю, месяц) или согласно графику. Сюда относятся: контроль результатов инвентаризаций, проверка соблюдения технологических карт и калькуляций, задачи по работе с персоналом, поставщиками и ряд других.

Не забывайте, что ресторан – бизнес мелочей и здесь не бывает важных и неважных обязанностей. Управляющий должен владеть полной информацией, вплоть до того, когда был сделан сырный соус и сколько он хранится.

Это существенно сокращает поле возможностей для разнообразных махинаций со стороны «нечистоплотных» сотрудников и снижает влияние пресловутого «человеческого фактора».

А главное, сотрудники будут брать пример с управляющего, видеть в нем профессионала и лидера, за которым они хотят идти.

Дата публикации: 02.07.2018

Если вам понравилась эта статья, подписывайтесь, чтобы не пропустить новые:

Maria Demianenko, Рестросфера

Источник

Каким должен быть грамотный управленец

Сегодня мы с вами не будем развешивать «ярлыки», придумывая типажи руководителям. Речь пойдет о ролях управленца в рабочей среде.

Итак, куда делись грамотные управленцы? Есть подозрение, что в малом и среднем бизнесе их никогда и не было. Управленцы были и есть, грамотных крайне мало.

Проблема системного характера. Российский бизнес молодой. Более 90% компаний малые. Компании растут быстро, и персонал их тоже быстро растет. Как на войне. Вчерашний лейтенант сегодня полковник. Всего через год успешных боевых действий. Созреть времени нет!

Кто становится линейными руководителями и ТОП-менеджерами? Лучшие исполнители. Амбициозные ребята, которых интересует карьера. Люди без навыков управления. Сотрудники без опыта работы с людьми, не умеющие брать на себя ответственность. Они просто оказались в нужное время в нужном месте.

История из моей жизни: «2002 год. Я собственник и генеральный директор сети розничных магазинов. Погряз в рутине. Но в голове масса предпринимательских идей. Собираюсь создать новую оптовую компанию.

Был у меня проворный администратор розничных магазинов Сергей, он же экспедитор, товар развозил, выручку собирал, витрины устанавливал, поручения мои выполнял. Так сказать, доверенное лицо.

И конечно же, когда встал вопрос на кого полностью переложить ответственность за розницу, первый мой выбор пал на Сергея. Много плюсов, работу знает, исполнительный, образование я в расчет тогда не брал. Даже не знаю, было оно у него или нет.

Вызываю я его в кабинет и говорю: «Директором будешь?»

Сергей не моргнув глазом отвечает: «Буду. А что надо делать?»

Вот так становятся руководителями в малом бизнесе.

В итоге директором Сергея я не назначил. Но пример показательный, и лично меня еще тогда заставил о многом задуматься.«

Теперь внимательно посмотрите на своих подчиненных. Как они стали руководителями? Выросли в вашей компании или сделали это чуть раньше, в предыдущей организации. Так или иначе, свой первый шаг на управленческой ниве они сделали с позиции исполнителя. Везде есть исключения, но статья не о них.

Что мы, как собственники или лидеры бизнеса, ждем от своих руководителей? Представляете, именно того, что мы сами не умеем или не хотим делать. Мы ждем, что они возьмут на себя ответственность. Переложат часть нашей ответственности на свои плечи.

В итоге наблюдаем безответственных руководителей. Собственник по прежнему отвечает за все в своем бизнесе.

Примеры безответственных руководителей:

1) коммерческий директор, который не отвечает за прибыльность бизнеса, а думает о своих личных продажах

2) производственный директор, который не отвечает за себестоимость продукции, а думает об исправности оборудования

3) финансовый директор, который не отвечает за дефицит ресурсов в компании, а думает о своевременной сдаче налоговой отчетности

4) мастер производственного участка, который не отвечает за сроки и качество работ, а думает о составление производственного графика

5) руководитель службы качества, который не отвечает за качество продукции и снижение % брака, а думает как пройти очередную аттестацию по СМК

В чем причина? Причина в системе. В молодых российских компаниях еще не сложились управленческие традиции. Компании не накопили системные знания. Руководители начинают карьеру не в системной среде. Копируют бессистемное поведение более опытных коллег.

Рассмотрим поведенческие роли управленца в бизнесе. Определим, как эти роли проявляются в системном бизнесе и как в бессистемном:

Системное поведение: командный лидер создает мечту для команды. Использует команду, как главную движущую силу, увеличивает свою предпринимательскую энергию за счет энергии команды.

Бессистемное поведение: предприниматель-одиночка создает свою мечту. Команду использует, как исполнителей своих задумок, не посвящая их в высокие материи и не используя их энергию.

Системное поведение: стратег-реалист связывает стратегию с тактическими возможностями и ресурсами компании. Декомпозирует цель на задачи, которые системно решают проблемы в бизнесе в долгосрочном периоде.

Бессистемное поведение: тактик-результатник стремится к результату любой ценой. Мыслит краткосрочными задачами. Глобальная цель слишком далека, чтобы сегодня думать о ней.

Системное поведение: создает структуру и инструменты бизнеса на основе экспертных знаний и опыта внедрения

Бессистемное поведение: вынужден придумывать необходимые инструменты на основе здравого смысла и предыдущей практики

Системное поведение: создает системную среду, основа которой специализация и развитие профессионалов. Полномочия и зоны ответственности делегированы на постоянной основе, «зашиты» в назначение и функционал конкретной должности. Мотивация и контроль происходят на регулярных мероприятиях.

Бессистемное поведение: увлечен ежедневной постановкой задач, мотивацией и контролем выполнения. Постановка задач неподготовленным к их выполнению сотрудникам.

Системное поведение: обучение по запланированному плану и программе. Нацеленность действий наставника на помощь в освоении процесса выполнения работы.

Системное поведение: управляет бизнес-процессами на основе стандартов, специализации сотрудников и определенных функциональных задач

Бессистемное поведение: управляет сотрудниками в ручном режиме, загружен решением текущих вопросов, регулярно занят «тушением пожарных ситуаций»

Системное поведение: выполняет задачи, которые по ряду причин невозможно делегировать подчиненным. Выполнение данных задач предписано ему к исполнению стандартами и регламентами. Не ищет новых решений для типовых задач.

Бессистемное поведение: выполняет задачи, которые не желает или не умеет делегировать подчиненным. Выполняет данные задачи сам, так как не доверяет их выполнение подчиненным или сам процесс делегирования не определен и рискован. Действует по принципу «быстрее сделать самому». Для решения типовой задачи часто находит новое нетривиальное решение.

Как указанные роли применить на практике? На стратегических сессиях мы из указанных 7 ролей разбираем только 3: Архитектор, Оперативный управляющий и Исполнитель. Для оценки своих ролей заполните Таблицу 1.

Таблица 1. Соотношение проявления ролей в моей практике руководителя

1) Возьмите все свое рабочее время (типовые неделя или месяц), выделите из него все свои действия, которые соответствуют каждой из трех ролей.Инструкция по заполнению таблицы:

3) Просуммируйте часы и минуты по каждой роли. Выведите %% проявления каждой роли.

4) В колонке «Хочу соотношение через 1 год» указываем желаемые проценты, к которым вы стремитесь прийти через год, изменив свою роль руководителя.

Источник