Финансовый аутсорсинг что это
Финансовый и бухгалтерский аутсорсинг
Современные компании все чаще используют аутсорсинг в своей деятельности. Бухгалтерские и финансовые услуги тому не исключение. Экономические кризисы, частая смена законодательных норм и другие факторы оказывают большое влияние на данное решение. Что такое финансово-бухгалтерский аутсорсинг и какие преимущества он предоставляет расскажем в данной статье.
Что такое бухгалтерский и финансовый аутсорсинг?
Финансово-бухгалтерская деятельность компании включает в себя грамотное управление ресурсами и налаженную систему учета для создания эффективного, результативного бизнеса.
Как правило, компании, предоставляющие данные услуги, решают следующие виды задач:
выстраивают систему бухгалтерского учета в соответствии с государственными стандартами;
подготавливают документацию, в том числе для налоговых органов;
решают имущественные и налоговые спорные ситуации;
производят оптимизацию финансовой системы в компании, чтобы уменьшить количество расходов.
Кому он нужен
Финансово-бухгалтерский аутсорсинг может быть полезен большому спектру компаний с различными целями. К примеру, крупная организация, которая имеет региональные филиалы, каждый из которых ведет отчетность со своими особенностями, что усложняет процесс объединения отчетности и управления в целом. Консалтинговая фирма сможет обеспечить систему сбора и централизации информации.
Другим примером являются компании малого и среднего бизнеса, которые стремятся к выстраиванию прозрачной системы учета, введению механизма контроля и внутреннего аудита, однако не имеют для этого штатных специалистов. Найти такого сотрудника непросто, включая факт высокой стоимости эксперта во всех перечисленных направлениях. Специализированные компании, предоставляющие услуги бухгалтерского и финансового аутсорсинга имеют в штате профессионалов с соответствующей квалификацией. Причем услуги аутсорсинга будут ниже штатного эксперта.
Бухгалтерские и финансовые услуги
Бухгалтерский аутсорсинг основывается на передаче функции формирования бухучета консалтинговой компании. Сюда включается постановка бухучета как в целом, так и по отдельным участкам объекта учета: восстановление учета, ведение бухгалтерского и налогового учета, формирование всех форм отчетности.
Задачи, которые решает аутсорсинг
Все эти услуги позволяют решать стратегические задачи по финансовому планированию и финансовой политике. Это включает как оптимизацию структуры, обеспечение стабильности компании, получение максимальной прибыли от задействования имеющихся ресурсов, создание привлекательного инвестиционного имиджа, внедрение современных механизмов управления.
Главная стратегическая финансовая цель компании определяется самостоятельно. Она может выражаться в стабильности, развитии, увеличении прибыли или инновациях.
Преимущества финансового и бухгалтерского аутсорсинга
Аутсорсинг услуг позволяет сконцентрировать внимание руководства непосредственно на бизнесе, доверяя бухгалтерские и финансовые услуги сторонней компании, а также оптимизировать управленческие ресурсы, снизить расходы и риски. Передавая профессионалам ведение данных услуг на аутсорсинг, компания обеспечивает стабильное развитие сегодня и в будущем.
Аутсорсинг имеет ряд преимуществ, которые являются выгодными для большинства компаний. Например:
Стоимость таких услуг значительно меньше, чем оплата деятельности штатного эксперта в данной сфере.
Аутсорсинговая фирма благодаря своему опыту более тщательно разбирается в финансовых вопросах.
Внешняя фирма имеет в штате узкоспециализированных специалистов, которые досконально разбираются в бухгалтерском учете и налогообложении.
Специалисты сторонней компании практически всегда доступны и находятся на связи со своими клиентами.
Аутсорсинговая фирма несёт ответственность за предоставляемые услуги в соответствии с договорными обязательствами.
Передача финансово-бухгалтерских услуг на аутсорсинг – наиболее часто встречающееся явление при делегировании функций в бизнесе. Конечно, полноценный бухгалтерский и финансовый аутсорсинг является более качественным, чем деятельность частного внештатного бухгалтера. Профессиональная бухгалтерская компания имеет гораздо больше ресурсов, отражающихся как в количестве специалистов, так и в наработанном опыте. Таким образом стоит отметить, что финансовый и бухгалтерский аутсорсинг достаточно выгодная услуга, которая является популярной сейчас и будет востребована в будущем.
Финансовый аутсорсинг: благо или зло?
Давно применяемая западными компаниями техника аутсорсинга сначала была встречена российскими бизнесменами с недоверием. Однако вскоре ее первыми «жертвами» стали производственные подразделения, IT-отделы, HR-службы. Похоже, теперь настала очередь финансового департамента. Может быть, это уже слишком, и стоит остановиться?
Владислав Дробот: Финансовый аутсорсинг имеет право на существование, поскольку его преимущества уже в полной мере были оценены бизнесменами других государств и эта техника эффективно применяется ими и по сей день. Вероятно, не все функции финансового департамента целесообразно передавать в ведение сторонней компании, но не признавать значимость данного механизма нельзя.
Сергей Бегляров: Быть может, но как владелец производственной компании и в первую очередь практик я из всех финансовых блоков на аутсорсинг не отдал бы ни один. Полагаю, такой же позиции сегодня придерживаются многие российские бизнесмены.
В.Д.: То, что большинство собственников не хотят расставаться с главным сокровищем компании — финансовым департаментом, говорит о том, что в нашей стране предприниматели пока еще недостаточно готовы к такому виду аутсорсинга. В то же время хотелось бы напомнить, что бизнесмены сначала крайне негативно относились и к передаче тех функций, выполнение которых сейчас благополучно поручается сторонним фирмам. Не прошло и нескольких лет, как ситуация изменилась. Теперь предприятия реально оценивают возможности аутсорсинга и при необходимости используют данный механизм для того, чтобы сосредоточиться на своей основной деятельности и не тратить ресурсы на бизнес-процессы, тормозящие общее развитие компании.
С.Б.: Давайте для начала определимся с понятиями. Под аутсорсингом понимается передача определенных функций, блоков или задач сторонней компании. Не отрицаю, некоторые предприятия пользуются подобными услугами, но могу отметить, что это происходит не в той форме, которая традиционно применяется на Западе. Многие организации обращаются за помощью к аудиторам и консультантам, кроме того, с удовольствием выводят из компании на аутсорсинг IT-отдел или некоторые производственные функции. О передаче же финансовых вопросов в ведение сторонней компании, как правило, речь не ведется.
В.Д.: Я бы не стал утверждать столь категорично. Все же некоторые компании уже вполне осознанно принимают решения о выносе на аутсорсинг, например, полностью всей бухгалтерии.
С.Б.: Это скорее справедливо для небольших компаний с низким уровнем капитализации и простыми бизнес-процессами, которым действительно дороже обойдется содержание собственного квалифицированного бухгалтера, нежели услуги сторонней организации по ведению бухучета. А если взять, к примеру, производственную компанию, где в режиме реального времени вращается огромное количество первичной документации? Эти бумаги имеют как бухгалтерское значение, так и управленческое. Поэтому привлекать аутсорсера для ведения текущей финансовой деятельности компании нецелесообразно. Как минимум аутсорсер просто не справится с тем объемом документации, который подобная компания генерирует. Или цена будет запредельной.
В.Д.: Полагаете, что крупным консалтинговым компаниям эта задача не по плечу?
С.Б.: Есть вероятность того, что представители «большой четверки» смогут взять на себя такие обязательства, но их услуги во многих случаях недоступны компании среднего уровня в силу их высокой стоимости и малой заинтересованности аудиторов в подобных проектах. Они активнее сотрудничают с корпорациями, оборот которых составляет более 50 миллионов долларов в год. И даже при этом я убежден, что специалисты «большой четверки» могут не совладать с первичной документацией, поскольку ее оформляют те люди, которые работают в компании. Функции финансового департамента предполагают ведение управленческого учета, составление и анализ большого количества бюджетов, бизнес-планирование и собственно задачи финансовой службы, т. е. оценку рентабельности компании, отдельных проектов и т. д. Возложить их на внешних специалистов не получится. Ведь огромную роль здесь играет специфика конкретного бизнеса, разобраться в которой может лишь тот, кто принимает непосредственное участие в деятельности организации, а не сторонний специалист. А что будет, если менеджер аутсорсера, который курирует финансовые дела компании, вдруг сменится? Тогда придется вводить в курс дела нового человека. Таким образом, наличие большого объема документации и специфика бизнеса не позволяют в полной мере отдать на аутсорсинг финансовое обслуживание организации.
В.Д.: Вынужден с Вами согласиться, что понятие компетентности действительно играет немаловажную роль. Узкоспециализированным компаниям некому без опасений передать свои финансовые функции. Очень трудно найти в аутсорсинговых компаниях профессионалов, разбирающихся в специфических вопросах, например в вопросах такой отрасли, как строительство.
С.Б.: Ко всему прочему хотелось бы отметить тот факт, что финансового аутсорсера можно сравнить с духовником, которому фирма должна доверить всю информацию о своей деятельности. Уже это само по себе настораживает любого руководителя. Поэтому вопрос безопасности списывать со счетов нельзя.
В.Д.: Вы сейчас говорите о рисках — о некоторых возможных проблемах. Однако последствия абсолютно любого шага компании могут быть как положительными, так и отрицательными. Если предприятие в принципе будет отказываться от рисков, то это значит, что ему вообще придется отказаться от каких-либо действий. Поэтому необходимо прорабатывать риски. Например, на стадии принятия решения о передаче функций на аутсорсинг необходимо выявить все риски, присущие этому проекту. Следует учитывать, что помимо риска, сопутствующего передаче всей информации, у сторонней организации также существуют и свои риски — например, она может допустить ошибку в расчетах. Также необходимо оценить репутацию будущего «духовника», свои и его возможности для ведения финансов. Кроме того, для принятия решения важно сравнить стоимость содержания собственного финансового департамента и услуг аутсорсера. Однако если выявить все эти подводные камни, то компания может благополучно подстраховаться от столкновения с ними. Поэтому я против скептического настроя собственников, утверждающих, что передавать финансы компании в ведение сторонней организации в принципе недопустимо.
С.Б.: Не думаю, что все эти механизмы, используемые для снижения рисков, на самом деле работают. Ведь даже нынешнее законодательство, на мой взгляд, не может обеспечить действенную защиту клиента. Правовые риски финансового аутсорсинга не позволяют активно его использовать.
В.Д.: Если Вы имеете в виду риск ошибки аутсорсера, то и от этого можно подстраховаться. Когда речь идет о передаче финансовых функций, можно посоветовать компаниям в договоре с аутсорсером обязать его заключить соглашение со страховой организацией на предмет того, если обслуживающая компания, не дай Бог, допустит ошибку и налоговая инспекция предъявит претензии к клиенту.
В.Д.: Да, но клиент может предусмотреть в договоре условие, что аутсорсер будет представлять его интересы в суде. Это не просто консультанты, которые пришли, научили, как нужно делать, и ушли, а консультанты-профессионалы, принимающие на себя ответственность за тот комплекс финансовых функций, которые они выполняют.
С.Б.: И все же я с трудом себе представляю, как можно предотвратить ошибки аутсорсера. Безусловно, для такого случая в договоре можно предусмотреть штрафные санкции, но ущерб, нанесенный при этом компании, может измеряться не только в деньгах. Кроме того, страховка аутсорсера вряд ли улучшит положение фирмы, ведь суммы затрат на страхование будут включены в стоимость его услуг.
В.Д.: Вообще говоря, стоимость услуг финансового аутсорсинга часто ниже, нежели сумма затрат на содержание собственного штата бухгалтерии для крупной компании. Финансисту или бухгалтеру высокого класса сегодня приходится предлагать высокую зарплату. А если необходимо присутствие нескольких специалистов? Не каждое предприятие может себе позволить такую роскошь. В то же время замечу, что консалтинговые фирмы, специализирующиеся на финансовом аутсорсинге, компенсируют подобные издержки за счет поступлений средств от многочисленных клиентов. К примеру, не в каждой компании есть человек, который сможет качественно провести трансформацию отчетности по РСБУ в формат МСФО. Лучшим решением, на мой взгляд, будет отдать эту функцию на аутсорсинг, а не брать нового сотрудника или отвлекать текущего специалиста от профильной деятельности.
С.Б.: Это правило не всегда работает. Ценообразование у аутсорсера может быть разным — почасовое или за операцию. Возьмем, например, расчет заработной платы. Предположим, у клиента в штате 200 сотрудников, умножим, условно говоря, на 175 рублей за подготовку сведений по одному человеку. Полученная сумма в 35 000 рублей и будет стоять в счете на оплату услуг аутсорсера. В то же время собственный специалист за эту сумму в месяц сделает расчет на месте, быстро и помимо этого выполнит другие свои функции. На самом деле все эти вещи необходимо тщательно просчитывать. Кстати, единственное, что я бы, наверное, не задумываясь передал на аутсорсинг, — это как раз трансформация финансовой отчетности, подготовленной в соответствии с РСБУ, в отчетность по МСФО. Но вот пресловутый ментальный фактор пока не позволяет мне этого сделать. Поскольку все же важнее, каков конкретный человек, который будет заниматься финансами, а не компания, в которой он работает. Способен ли сторонний специалист понять корпоративный дух? Считаю, что передать заботу о финансах можно лишь хорошо знакомой компании. Рассматривать целесообразность финансового аутсорсинга стоит только в таком ключе.
В.Д.: Вы правы, для российского бизнеса элемент доверия действительно имеет большое значение. Однако, несмотря на доверие, обязательно следует в каждом конкретном случае производить оценку и расчеты, определение реальной необходимости и возможности финансового аутсорсинга.
С.Б.: Все же в полной мере просчитать варианты развития событий пока не представляется возможным, поскольку практики еще недостаточно. Не могу сказать, что скептически отношусь в принципе к использованию финансового аутсорсинга. Но на текущем этапе развития данного явления в России выносить финансовые функции за пределы компании нецелесообразно. Вот когда появится достойная правовая база для таких сделок, профессиональные узкоспециализированные консалтинговые компании и т. д., тогда финансовый аутсорсинг будет востребован. Это тенденция развития корпоративных отношений в развитых странах.
В.Д.: В России финансовый аутсорсинг находится в зачаточном состоянии. Хочется привести еще один пример. Большинство предприятий отдает на аутсорсинг банкам такую функцию финансового департамента, как выдача зарплаты, когда работник получает зарплату по карточке с расчетного счета в банке. Бесспорно, это очень удобно и компании, и работнику. При принятии решения о передаче этой функции на аутсорсинг компания сравнивает стоимость услуг банка и внутреннюю стоимость деятельности, связанной с наличностью, оценивает свои риски и риски банка. Расчеты плюс доверие к банку ведут к положительному решению о передаче функции и, как следствие, — к уменьшению «головной боли». Еще один пример из мировой статистики по одной из финансовых функций — начислению зарплаты. Стоимость этой операции на одного сотрудника составляет 5–6 долларов. Если отдать функцию начисления зарплаты сторонней организации, экономия составит 3–4 доллара.
Я считаю, что уже сейчас отечественные бизнесмены постепенно начинают понимать преимущества финансового аутсорсинга, поэтому будущее его предсказать несложно.
Алексей Куракин, заместитель генерального директора ОАО «Компания ЭМК-Инжиниринг»:
«На мой взгляд, жизненная аксиома такова, что в любой дискуссии истина всегда находится посередине. Рассматриваемый вопрос не является исключением, поскольку финансовый аутсорсинг действительно обладает как достоинствами, так и недостатками. Однако плюсы и минусы распределяются практически в равных пропорциях. Среди преимуществ передачи функций финансового отдела в ведение сторонней компании можно отметить следующее: привлекаемые организации гораздо профессиональнее подходят к решению финансовых задач и очень четко обрабатывают техническую и фискальную стороны вопроса. В том же, что касается взаимоотношений клиента с инвесторами, его стратегии, амбиции, идеи, мечты и т. д., — финансовый аутсорсер не помощник. Ведь у каждой организации свой менталитет, характер, видение ситуации. Сторонняя компания, даже если все ее сотрудники гуру в финансах, не сможет проникнуться корпоративным духом, узнать и понять все нюансы деятельности клиента, особенно если бизнес чересчур специфический. По моему убеждению, передавать определенные функции финансового отдела на аутсорсинг стоит, но при этом лучше чтобы они дублировались и курировались внутри компании. Таким образом профессионализм аутсорсера объединяется с идейным подходом собственных сотрудников. Подобный симбиоз дает действительно неплохие результаты. Действуя в тандеме, аутсорсер и клиент обеспечивают всесторонний подход к выполнению любой финансовой операции».
Ольга Пикашкова, генеральный директор компании AFT-Consult:
«Постепенно руководители компаний приходят к выводу, что ведение бухгалтерского и налогового учета независимыми компаниями выгоднее и надежнее. Зачастую это связано с несоответствием стоимости спроса и предложения специалистов, которые заняты в этой сфере деятельности. Стоимость квалифицированного главного бухгалтера завышена. Если сравнить заработную плату такого специалиста и стоимость бухгалтерского обслуживания, то можно обнаружить значительную разницу. Молодые развивающиеся компании либо компании только что организованные не могут позволить себе иметь в штате квалифицированного бухгалтера, поэтому, принимая на работу неопытного или неграмотного специалиста, руководители, экономя на заработной плате главного бухгалтера, принимают на себя финансовые и налоговые риски.
Если в штате фирмы уже есть бухгалтер, но у него недостаточно опыта и квалификации для составления отчетности, то данные функции можно передать профессионалам консалтинговой компании.
Финансовый консалтинг также является помощником для тех, кто только хочет организовать свой бизнес. Он поможет выбрать систему налогообложения и сформировать финансовую политику. Преимущество оказания бухгалтерских услуг сторонними организациями заключается в том, что в данном случае каждая сторона сделки профессионально занимается своим делом. Накопленный профессиональный опыт штата сотрудников консалтинговой фирмы не может сравниться с опытом одного, хоть и очень квалифицированного главного бухгалтера. Доверив бухгалтерию сторонней организации, фирма может не волноваться по поводу состава и сроков сдачи отчетности. Ведь ей больше не потребуется отслеживать постоянные изменения форм бухгалтерской и налоговой отчетности, появление новых налогов, изменения ставок, и она не будет зависеть от состояния здоровья бухгалтера в отчетный период и сроков его отпуска.
К сожалению, в настоящее время мы сталкиваемся с тем, что не все компании, предоставляющие финансовые услуги, с должным вниманием относятся к проблемам своих клиентов, и, как следствие подобного отношения, растет недовольство клиентов внешним бухгалтерским обслуживанием. Это связано с тем, что для многих компаний данный вид деятельности является дополнительным и функции бухгалтерского обслуживания выполняются одним человеком».
Николай Девяткин, финансовый аналитик ЗАО «КомплектСервис», к.э.н.:
«Безусловно, финансовый аутсорсинг — это очень удобно, менее хлопотно и затратно, чем создание и поддержка собственного финансового отдела. Ведь при этом не возникает проблем с поиском специалистов, оплатой их труда, организацией рабочего места и т. д. Однако, на мой взгляд, этот вариант подходит лишь малым предприятиям. Для средних и крупных организаций данного рода услуга несет больше рисков и неудобств, нежели преимуществ, если, конечно, они не входят в состав холдинга.
Во-первых, финансовому аутсорсингу сопутствует реальная угроза безопасности бизнеса, причем она не обязательно должна быть связана с нарушением буквы закона. Скорее риск касается необходимости раскрытия коммерческой тайны, способов выживания в конкурентной среде. Дело в том, что у большой компании много секретов, в том числе и финансовых. Во-вторых, неудобства возникают в связи с невозможностью оперативно принимать и исполнять те или иные решения. А иногда очень многое зависит именно от быстрой реализации определенной финансовой операции. К сожалению, аутсорсинг неизменно связан с потерей драгоценного времени. Кроме того, чем крупнее становится организация, тем больший круг вопросов ей приходится передавать обслуживающей компании, соответственно, возрастает и цена услуги. К тому же всегда существует риск, что, поскольку предприятие, доверившее свои финансы аутсорсеру, является не единственным его клиентом, качество оказываемых услуг будет оставлять желать лучшего».
НДС – 2022
Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>
Финансовый аутсорсинг
«Финансовая газета. Региональный выпуск», 2007, N 43
Понятие аутсорсинга
Понятие аутсорсинга в российском законодательстве отсутствует. Этот термин заимствован из английского языка (outsourcing) и дословно переводится как использование чужих ресурсов. Смысл аутсорсинга сводится к следующему: сосредоточьте все ресурсы на том виде деятельности, который является основным для вашей организации, и передайте остальные поддерживающие или сопутствующие функции профессиональному партнеру. Иными словами, для успешного ведения бизнеса вовсе не обязательно выполнять все непрофильные функции, связанные с основным видом деятельности или с управлением компанией, своим персоналом, можно возложить ведение этих процессов и на специализированную организацию.
Таким образом, под аутсорсингом понимается передача на договорной основе непрофильных функций субъекта внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом и соответствующим техническим оснащением. Внешний исполнитель, берущий на себя «чужие» функции, называется аутсорсинговой организацией или аутсорсером.
Обратите внимание! Не стоит относить к аутсорсингу использование любых услуг, оказываемых внешними исполнителями. Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время ведения какой-либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе, может осуществляться и своими силами.
Если преимущества так называемого производственного аутсорсинга (например, заготовка сырья, транспортные услуги, ведение складского хозяйства) давно оценены российскими бизнесменами по достоинству, то к финансовому аутсорсингу многие до сих пор относятся с недоверием.
Под финансовым аутсорсингом понимается передача специализированной организации части функций финансовой службы компании. Как правило, к таким функциям относятся управление финансами организации и бухгалтерия. Использование финансового аутсорсинга позволяет организации значительно эффективнее использовать собственный управленческий персонал, переключив его на решение задач, связанных с основным бизнесом.
Пока активно используют финансовый аутсорсинг только малый и средний бизнес. Таким субъектам хозяйственной деятельности аутсорсинговые компании предлагают сегодня довольно широкий спектр услуг, в частности: восстановление и ведение бухгалтерского и налогового учета, постановка и ведение управленческого учета, услуги по оптимизации налоговых платежей, по составлению промежуточной и годовой отчетности, по переводу российской бухгалтерской отчетности на МСФО, по разработке бизнес-планов, по проведению экономического и финансового анализа и т.д.
Передача ведения бухгалтерского учета
Обычно в штате организации-заказчика имеется бухгалтер, он ведет первичную учетную документацию, которая затем передается в аутсорсинговую фирму для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете, составления и сдачи отчетности. Отметим, что передавать документы ежедневно, особенно если организация-заказчик находится в другом городе, нецелесообразно. В большинстве случаев каждый день передаются лишь копии документов (по факсу или по электронной почте), а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Кроме того, например, раз в неделю заказчик формирует пакет первичной документации и передает его с курьером аутсорсеру. Если количество первичных документов в фирме достаточно велико, а передавать их каким-либо образом аутсорсеру не представляется возможным, то в этом случае специалисты аутсорсинговой компании несколько раз в неделю могут приезжать в организацию и работать здесь в текущем режиме.
Обратите внимание! Организация, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру, должна обязательно зафиксировать этот момент в приказе по учетной политике.
Для оказания услуг по финансовому аутсорсингу, как правило, заключается договор возмездного оказания услуг в соответствии с п. 2 ст. 779 ГК РФ. При этом в договоре необходимо четко прописать обязанности сторон, установить сроки выполнения обязательств, четко разграничить ответственность организации-заказчика и аутсорсера за выполнение тех или иных операций. И вот почему.
Напомним, что согласно п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Сведения, указанные в отчетности, могут заверять не только руководитель организации, главный бухгалтер, но и представитель организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета. В этом случае следует выписать доверенность на представителя организации, оказывающей услуги. Копия доверенности должна быть приложена к сдаваемой отчетности (Письмо УФНС России по г. Москве от 26.08.2005 N 20-12/60484). А согласно п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, ответственность лиц, подписавших бухгалтерскую отчетность, определяется в соответствии с российским законодательством.
Стоимость услуг организации-аутсорсера зависит, как правило, от количества совершаемых организацией-заказчиком хозяйственных операций (либо от количества первичных учетных документов), от используемой организацией автоматизированной системы обработки документов и т.д.
Аутсорсинговые компании при определении стоимости своих услуг, как правило, устанавливают дифференцированный подход к фирмам-заказчикам. В основном при финансовом аутсорсинге используются несколько видов тарифов:
так называемый нулевой тариф, предлагаемый вновь образованным организациям, имеющим нулевой баланс;
базовый тариф, используемый в отношении заказчиков, имеющих небольшие объемы учетной работы;
тариф, разработанный для организаций, нуждающихся в полном спектре финансовых услуг.
Кроме того, организация-заказчик может заказать и любые другие дополнительные услуги, например разработку учетной политики, оптимизацию налоговых платежей или подготовку комплекта документов при кредитовании и т.д.
Преимущества и недостатки
Несомненно, финансовый аутсорсинг имеет ряд определенных преимуществ. Прежде всего, как уже было отмечено, это концентрация управленческих усилий на основном виде деятельности организации.
Пользуясь услугами сторонней организации, организация-заказчик может снизить затраты по оплате труда бухгалтерии. При этом не следует забывать и о том, что в аутсорсинговой компании услуги оказывают высококвалифицированные специалисты по бухгалтерскому учету и налогообложению, поэтому у заказчика снижается риск неправильности отражения операций в бухгалтерском учете и искажения отчетности, соответственно, снижается и вероятность неверного исчисления налоговых платежей. При аутсорсинге не нужно оборудовать рабочие места, приобретать специальное программное обеспечение, литературу и повышать квалификацию работников финансовой службы. Помимо этого, заказчик не испытывает трудностей, порой возникающих в связи с непрерывностью бизнес-процессов (например, замена работника на время болезни, отпуска и т.д.).
Кроме того, как было отмечено, грамотное составление договора на оказание услуг финансового аутсорсинга позволяет переложить ответственность за организацию бухгалтерского и налогового учета на аутсорсера и дает возможность возместить потери, связанные с ошибками при начислении налогов или при несвоевременном представлении отчетности.
Наряду с достоинствами финансовый аутсорсинг имеет и недостатки. Прежде всего может оказаться и так, что выбранный заказчиком аутсорсер не отвечает всем требованиям высокопрофессионального поставщика услуг. Ведь иногда, чтобы привлечь заказчиков невысокой ценой на свои услуги, аутсорсеры могут привлекать специалистов низкой квалификации, поэтому при заключении договора целесообразно предусмотреть требуемые критерии.
Кроме того, передача финансовой документации сторонней организации может привести к потере конфиденциальности внутрифирменной информации. В этой связи у организации-заказчика всегда существует угроза безопасности бизнеса в плане раскрытия коммерческой тайны, в том числе и секретной финансовой информации. И хотя аутсорсер несет ответственность за нарушение конфиденциальности, угроза утечки информации все равно присутствует.
Для крупных организаций передача функций бухгалтерии на аутсорсинг зачастую ведет к снижению оперативности в учете. Ведь крупное производство предполагает огромное количество первичных документов, которые помимо бухгалтерского учета необходимы и для принятия управленческих решений. Поэтому передача «первички» аутсорсеру может привести к потере времени при принятии тех или иных решений. А если организация документооборота оставляет желать лучшего, то вообще существует возможность утери первичных учетных документов. Учитывая это, при заключении договора аутсорсинга следует разработать и утвердить график документооборота.
И, наконец, аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы организации-заказчика, что может привести к некорректному отражению информации в учете. Поэтому узкоспециализированные организации по объективным причинам вряд ли смогут воспользоваться услугами аутсорсинговых компаний.
Зная о достоинствах и недостатках финансового аутсорсинга, организация при принятии решения о том, стоит ли передавать сторонней организации функции финансового департамента, должна взвесить все «за» и «против». Если для компании преимущества финансового аутсорсинга очевидны и выгодны, то, по мнению автора, использование услуг сторонней организации принесет бизнесу только пользу.
Бухгалтерский и налоговый учет
В случае когда организация решается привлечь аутсорсера, в бухгалтерском учете организации-заказчика расходы на оплату услуг финансового аутсорсинга признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).
Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором с аутсорсером (без НДС), в том отчетном периоде, в котором услуги были оказаны, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. п. 6, 18 ПБУ 10/99). Предъявленная аутсорсером сумма НДС подлежит вычету на основании пп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ при наличии счета-фактуры после принятия к учету оказанных услуг.
Управленческие расходы учитываются на счете 26 «Общехозяйственные расходы».
При этом в бухгалтерском учете организации-заказчика производятся следующие записи:
В налоговом учете затраты организации-заказчика на услуги финансового аутсорсинга, оказываемые сторонней организацией, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом следует помнить, что любые расходы, принимаемые организацией для целей налогообложения, должны соответствовать критериям ст. 252 НК РФ, т.е. быть документально подтверждены, экономически обоснованны и связаны с получением дохода.
Арбитражная практика также свидетельствует об этом. Так, в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 11.07.2006 N Ф04-3725/2005(23668-А46-26) по делу N 25-918/04 указано, что при исчислении подлежащего уплате налога на прибыль организаций расходы на привлечение организации-аутсорсера уменьшают полученные доходы только в том случае, если такие расходы экономически оправданны, т.е. когда привлечение аутсорсера приведет к реальному сокращению издержек производства или увеличению прибыли налогоплательщика. При этом экономическая целесообразность расходов должна более детально исследоваться судами. Организация должна доказать, что затраты на услуги аутсорсера были ей необходимы или что они связаны с получением дохода.
В Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 20.03.2006 N Ф04-1521/2006(20764-А46-15) по делу N 25-1760/04 также сделан вывод о том, что доначислить налог на прибыль налоговый орган не вправе, если произведенные налогоплательщиком расходы на оплату услуг, оказанных по договору аутсорсинга, документально подтверждены и экономически целесообразны.