Факсимильная копия что это
Что такое факсимиле и в каких сферах жизни это используется
Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Наука юриспруденция пестрит сложными словечками, при произношении которых ломается язык.
Если в жизни вам уже приходилось сталкиваться с большим объёмом документации, то вы могли неоднократно слышать термин «факсимиле».
Что это такое? Где применяется? В этой статье вы не только познакомитесь с новым словом, но и узнаете, как в будущем избежать проблем, связанных с использованием факсимиле.
Факсимиле — это превращение оригинала в копию
Латинская фраза «fac simile», от которой в русском языке появилось новое слово, переводится так: «делай подобное».
Заниматься факсимилированием – значит, в точности воспроизводить оригинал, а факсимиле – это результат такого процесса, готовая копия.
В 90-е годы и начале нулевых, когда в большинстве семей не было принтеров, дети размножали одну и ту же раскраску много раз с помощью копировальной бумаги. А родители радовались экономии денег.
В древние времена для создания копий рисунков применялся метод литографирования. Сначала плоскую печатную форму обрабатывали специальной краской, а затем под сильным давлением переносили изображение на бумагу.
Факсимиле – это изготовление копий только графических элементов:
К факсимилированию, например, не относятся запись оригинального музыкального произведения на CD-диск или создание макета (уменьшенной копии) архитектурного сооружения.
А теперь справочная информация о произношении термина.
В слове факсИмиле ударение падает на второй слог.
Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)
Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.
Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.
Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.
Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.
Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы
Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.
Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставить в договорах штампики вместо подписей.
Тогда вначале им придётся составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.
Иначе в случае конфликта суд не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.
Факсимиле нельзя заменять собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, которые влекут финансовые последствия:
При оформлении трудовых отношений и выдаче доверенности руководителю также придётся поставить личный автограф.
На практике выходит, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: приказов, циркуляров, наград (грамот, благодарностей).
И то нужно издать отдельный документ с возложением прав хранения и проставления оттиска на конкретное лицо.
Что такое факсимильная связь (факс)
Действующее законодательство разрешает заключать договор посредством обмена документами по факсимильной связи.
Что это значит? Во многих частных организациях и госучреждениях есть факс – это телефон с функцией отправки документов. Технологии не стоят на месте. Уже появились аппараты, которые передают копию не только на другой факс, но и в память ПК.
Факсимильная связь – это обмен графической информацией через телефонную линию.
Процесс делится на следующие этапы.
По факсу возможна передача печатных текстов, рукописей, чертежей, рисунков. Дорогостоящие аппараты с высоким разрешением отлично воспроизводят фотографии.
Краткое резюме
Таким образом, факсимиле – это полезное изобретение человечества. Благодаря ему стало возможным распространение информации среди широкого круга людей, восстановление древних рукописей и рисунков.
Факсимильная печать упрощает работу занятым лицам: бизнесменам, руководителям госпредприятий и чиновникам. Однако перед её использованием желательно ознакомиться с законодательными ограничениями, чтобы в будущем не возникло проблем с налоговой и судом.
Автор статьи: Белоусова Наталья
Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru
Эта статья относится к рубрикам:
Комментарии и отзывы (3)
Я бы не рискнул свою подпись превращать в факсимиле, а то кто его знает, на каком документе она может оказаться. Гораздо лучше выписать доверенность на замещающее лицо, которое и будет подписывать документы в отсутствие директора.
Факс — это уже сильно устаревшее устройство. Я например не видел этого аппарата «живьем» с 2003 года! Потому что сейчас любой документ в доли секунды передается по электронной почте и его тут же можно распечатать.
Что касается факсимильной подписи, то на отвественных производствах их не применяют ввиду сильных последствий в случае чего.
Использование факсимиле должно упрощать жизнь граждан, но на деле большинство организаций требуют «мокрые» печати и подписи, игнорируя предписания.
Смею вас заверить: безопасно ли использовать документы с факсимильной подписью
Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. Согласно данной норме, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью копирования допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени
1. Возможность применения факсимиле установлена п.2 ст.160 ГК РФ. При совершении сделок эта норма разрешает использовать факсимильное воспроизведение подписи, если стороны заранее об этом договорились.
2. Несмотря на все риски использования, факсимиле в хозяйственном обороте применяется довольно часто.
3. Арбитражная практика свидетельствует о благосклонном отношении судей к факсимильной подписи во взаимоотношениях с контрагентами даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон.
4. Минфин и ФНС считают, что оформление документов факсимильной подписью не порождает последствий налогового характера. Ведомства солидарны во мнении, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений.
5. Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС.
Это все, что закон может сказать о документах с факсимиле. В законодательстве не содержится ни правил обращения с факсимиле, ни условий действительности его применения для оформления сделки. Такое положение дел приводит к тому, что отношение к подобным документам – весьма неоднозначное.
Так, если суд придет к выводу, что договор реально исполнялся, по нему производилось выполнение работ (оказание услуг) и их приемка, то подписание документов при помощи факсимиле не сыграет никакой значительной роли для разрешения спора.
Это подтвердил, например, Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 12.12.2016г. №А40-10028/16. Суд указал, что подписание договора, а также актов КС-2, справок КС-3 посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. Частично оплатив работы, в том числе не только авансированием, но и после выполнения и сдачи работ, ответчик фактически одобрил их выполнение. При установленных обстоятельствах одобрения сделок и приемки работ способ оформления документации не имеет значения. При этом даже при отсутствии соответствующего соглашения сторон документ с факсимильным воспроизведением подписи не перестает являться доказательством по делу. Такой документ подлежит оценке судом наряду с иными доказательствами.
В Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 27.12.2016г. №А60-7397/2016 была рассмотрена ситуация, когда стороны не заключали никакого соглашения о возможности использования сканов. При этом в рамках сотрудничества при заключении договоров-заявок менеджерами проставлялся штамп-факсимиле подписи директора. Суд признал, что подобная практика сама по себе не свидетельствует о фальсификации документов и не влечет исключения такой документации, как не соответствующей требованиям достоверности. В этом случае суд продолжает осуществлять оценку письменного документа с учетом всех представленных участниками спора доказательств. Если свидетели (работники предприятия и его контрагентов) могут подтвердить факт реальности совершенной сделки, оснований для отказа во взыскании задолженности по ней не имеется.
С другой стороны, если сложившаяся практика отношений между компаниями не допускает использования факсимиле, подобным образом подписанные документы будут считаться судом сфальсифицированными. Юридической силы они иметь не будут и подтвердить факт совершения сделки не смогут. На данное обстоятельство обратил внимание Арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 14.12.2016г. №А41-56055/14. По условиям представленного в суд договора аренды все изменения к нему должны были совершаться в письменной форме и подписываться уполномоченными представителями сторон. При этом стороны не согласовывали возможность составления документов с использованием факсимиле. Представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом. Поскольку в материалах дела отсутствовали доказательства передачи спорного помещения, суд пришел к выводу об отсутствии у арендатора оснований для получения арендных платежей.
Если во взаимоотношениях с контрагентами факсимиле может быть использовано без значительных последствий финансового характера (при наличии соглашения), то с контролерами дело обстоит куда сложнее.
И Минфин РФ (письма от 13.04.2015г. №03-03-06/20808, от 27.08.2015г. №03-07-09/49478) и ФНС России (письмо МНС РФ от 01.04.2004г. № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи») сходятся во мнении, что подобное оформление документации не порождает последствий налогового характера.
Ведомства отмечают, что факсимиле не следует использовать на доверенностях, платежных и других документах, которые применяются в сфере налоговых отношений. В письме Минфина РФ от 13.04.2015г. №03-03-06/20808 приводится следующее обоснование данной позиции.
В соответствии с нормами Федерального закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Законом установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ):
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Таким образом, факсимильная, электронная копия, либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей бухгалтерского и налогового учета.
Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 18.02.2014 г. №ВАС-15636/13 указал, что при принятии факсимиле в качестве доказательства возникновения денежного обязательства, необходимо различать общие положения ГК РФ и нормы специальных законов. В данном деле спор касался векселей, подписи на которых были воспроизведены с помощью факсимиле. ВАС РФ разъяснил, что обязательства по векселю возникают при выдаче документа, отвечающего формальным требованиям вексельного права. Выполнение какого-либо реквизита векселя способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, следует расценивать как отсутствие реквизита. Использование аналогов собственноручной подписи, в том числе факсимиле, не допускается. Не может быть признан надлежаще оформленным вексель, подпись векселедателя на котором совершена способом, допустимым общими нормами гражданского законодательства (п. 2 ст. 160 ГК РФ), но не соответствующим требованиям специального законодательства. Следовательно, отсутствие на векселе рукописной подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением требований к форме вексельного обязательства.
Гладко было на бумаге
Использование факсимиле в сфере налоговых правоотношений может привести к серьезным проблемам, например, фискалы могут не принять расходы в целях исчисления налога на прибыль или отказать в налоговых вычетах по НДС. В вопросах получения налоговой выгоды суды документам с факсимиле практически вообще не доверяют. Такая скептическая позиция была закреплена в судебной практике еще Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 27.09.2011г. № 4134/11.
Спор здесь касался возможности получения вычета по НДС при предоставлении счета-фактуры, подписи руководителя и главбуха на котором были выполнены путем факсимиле. ВАС РФ указал, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст.169 НК РФ). Положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи соответствующих лиц. В связи с этим отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
Между тем, в арбитражной практике можно найти и противоположные решения судов, которые не ограничиваются формальным подходом к предоставлению налоговых вычетов. Например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 02.12.2016г. №А63-12161/2015. Основанием для отказа в применении вычета по НДС здесь послужило то, что подписи руководителя на счетах-фактурах были выполнены как раз путем факсимильного воспроизведения.
Инспекция указала, что действующее законодательство не содержит положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи. На основании этого был сделан вывод, что директор общества счета-фактуры не подписывал, что свидетельствует о наличии в счетах-фактурах недостоверных сведений (подписи).
Суд установил, что в ходе опроса директор контрагента подтвердил хозяйственные операции с обществом. Операции имели место в действительности. Оплата продукции была подтверждена документально, а товары были приняты на учет. Никаких иных нарушений при оформлении счетов-фактур обнаружено не было. Причем у инспекции отсутствовали сомнения в установлении личности лица, от имени которого было нанесено факсимиле на счетах-фактурах контрагента. Следовательно, заключил суд, отказ в вычете НДС является формальным и не соответствует закону.
Однако здесь нужно отметить, что данное решение суда является скорее исключением из правил. В большинстве случаев судьи не примут первичные документы с факсимиле в качестве основания для получения налоговой выгоды. Поэтому при составлении «первички» все же рекомендуется строго следовать требованиям законодательства к оформлению такой документации.
В связи с многочисленными просьбами пользователей, разработчики «1С:Бухгалтерии 8» рассматривают возможность добавления факсимиле в первичные документы в программе. Обсуждение этой проблемы в настоящее время идет в Центре идей. БУХ.1С также решил спросить своих читателей, полезно ли добавление факсимиле в первичку и зачем пользователям нужна эта функциональность.
Просим вас поучаствовать в опросе, а также мнения и пожелания можно писать в комментариях.
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).
Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
Некоторые нюансы применения клише
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.