Универсальный платежный документ что это
Универсальный платежный документ что это
Универсальный передаточный документ
Внимание! Форма носит рекомендательный характер. Неприменение данной формы для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения (Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)
Внимание! ФНС России сообщает, что налогоплательщики могут использовать форму документа, самостоятельно дополняя его показателями, в том числе необходимыми для выполнения требований, установленных статьей 169 НК РФ и Правилами заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость (Письмо ФНС России от 14.09.2017 N ЕД-4-15/18322)
Скачать форму универсального передаточного документа:
Образец заполнения универсального передаточного документа >>>
Материалы по заполнению универсального передаточного документа:
— Письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@
— Письмо ФНС России от 17.06.2021 N ЗГ-3-3/4368
— Путеводитель. Универсальный передаточный документ
— Путеводитель. Универсальный передаточный документ в учреждении
— Готовое решение: Как скорректировать УПД, если в нем допущена техническая ошибка
— Статья: УПД с 1 июля 2021 года: разрабатываем новую актуальную форму (Елина Л.А.) («Главная книга», 2021, N 18)
— Статья: Нюансы заполнения покупателем товарной накладной по форме ТОРГ-12 и УПД (Линейкина С.М.) («Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, N 9)
— «Налог на добавленную стоимость: ответы на спорные вопросы» (5-е издание, переработанное и дополненное) (Филина Ф.Н., Толмачев И.А.) (под ред. Т.В. Гороховой) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017)
— Статья: Не забудьте обновить форму УПД! (Чернов С.А.) («Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение», 2017, N 11)
— Статья: Универсальный передаточный документ (Анищенко А.В.) («НДС: проблемы и решения», 2016, N 12)
— Статья: Универсальный передаточный документ. Налоговики разъясняют (Никифорова Н.В.) («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2014, N 7)
— Статья: Как применять УПД в работе с иностранными контрагентами (Орлова Е.) («Налоговый вестник», 2014, N 4)
— Статья: Универсальный передаточный документ: счет-фактура и «первичка» «в одном флаконе» (Романчук О.) («Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии», 2013, N 12)
Как заполнять УПД в 2021 году
Чтобы упростить документооборот, связанный с продажей товаров, оказанием услуг и выполнением работ, разработан универсальный передаточный документ (УПД).
Он объединил функции первичных документов, оформляемых при совершении сделок. УПД является основанием подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. На его основе рассчитывается начисление или вычет НДС.
Что такое УПД и когда его ввели
Аббревиатура УПД расшифровывается, как «Универсальный передаточный инструмент», т. е. это документ, который объединяет счет-фактуру для оплаты и налогообложения НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара.
Стандартно счет-фактура выписывается продавцом на оплату товара. Он формируется на специальном бланке и является первичным документом при расчете НДС. Вторым документом, подтверждающим факт совершения сделки, является накладная. Она заполняется при отгрузке товара покупателю.
В целях упрощения документооборота, эти два документа решили объединить и сделать подтверждением факта совершения сделки составление одного документа – УПД.
Форма УПД рекомендована к применению письмом ФНС № ММВ-20-3/ [email protected] Она разработана на основе счета-фактуры и носит рекомендательный характер. Применять ее в бухгалтерском учете или нет, компания решает самостоятельно.
Виды УПД
УПД – это универсальный платежный инструмент, который может заменить следующие документы:
Он может быть сформирован в двух видах:
Бумажном. Стандартный способ, подразумевающий распечатку бланка документа на бумажном носителе и ручном введении данных. Способ уже исчерпал себя, хотя многими компаниями еще применяется. Недостатком является невозможность при необходимости добавить дополнительные строки или графы.
Электронном. Наиболее современный вариант. Возможности у электронного УПД больше, чем у бумажного документа. Составитель самостоятельно выбирает, какие ввести реквизиты, функцию для файла электронного документа, определяющую ее тип. Затем он заполняет обязательные реквизиты в зависимости от выбранной функции, т. к. для счета-фактуры и первичных документов они разные.
Когда и где применяется УПД
Пользоваться УПД могут компании любой формы собственности, частные и бюджетные, индивидуальные предприниматели. На это не оказывает влияние юридический статус, организационно-правовая форма фирмы, режим налогообложения.
УПД можно применять при совершении следующих операций:
УПД на услуги
УПД может оформляться вместо акта выполненных работ или одновременно заменять счет-фактуру и акт выполненных работ.
При этом должны быть соблюдены следующие требования:
УПД на товары
При оформлении УПД на оплату за товары, он заменяет счет-фактуру, которую выписывает продавец для оплаты.
ФНС рекомендовала форму, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Однако любая компания может видоизменять некоторые поля при условии, что все необходимые бланк будет содержать. Можно модернизировать блоки, дополнив своей информацией.
УПД на услуги и товары одновременно
Требования по выставлению отдельных счетов-фактур на каждый вид товара или услуги отсутствует. Соответственно в одном документе можно отражать одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД — вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно.
Что лучше счет-фактура или УПД
Оба документа применяются в качестве первичных, подтверждающих совершение операции. Какой удобнее использовать определяется спецификой бизнеса конкретной компании и условиями сделки.
В таблице приведена сравнительная характеристика СФ и УПД.
Обязательность применения
Назначение
Подтверждает факт отгрузки товаров и выполнения услуг
Может объединять счет-фактуру, акт выполненных работ, товарную накладную
Отражение применения документа в учетной политике компании
Вид документа
При использовании в качестве счета-фактуры только электронный
Форма документа
Расчет при авансовых платежах
Корректировки и исправления
Могут быть затруднения и замедления оформления документов
Если возникла необходимость в нескольких одинаковых экземплярах первичных бухгалтерских документов
Возможность включения в один документ товары и услуги
Наличие дополнительных документов, подтверждающих операцию
Да, необходима товарная накладная
Что проще оформить
Более объемный документооборот
Составляется один документ
С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации. УПД лучше использовать в малом и среднем бизнесе, когда количество хозяйственных операций достаточно ограничено, с небольшим документооборотом. Он снизит нагрузку и упросит работу учетного работника.
Какими документами можно заменить УПД
Пользоваться УПД или нет, решение принимает уполномоченное лицо компании. Заменить его можно на стандартные документы первичной отчетности: счет-фактуру, акт выполненных работ, накладную.
Можно ли УПД заменить акт выполненных работ
Да, акт выполненных работ может быть заменен формированием УПД. Он может быть сформирован в качестве только акта (счет фактура в этом случае выписывается отдельно) или объединить акт и счет-фактуру.
Можно ли создать УПД в иностранной валюте
Прямого запрета на заполнение документа в валюте, отличной от рублей нет. Однако, чтобы у налоговой не возникло вопросов, лучше добавить в форму графу с рублевым эквивалентом.
Использование УПД вместо товарной накладной
Применять вместо накладной УПД можно в следующих случаях:
В процессе хозяйственной деятельности могут возникать ситуации, когда УПД и накладные оформляются по одному договору одновременно. Это не повлияет на учет расходов и НДС, если этот способ будет закреплен в учетной политике компании и оговорен в договоре поставки. В этом случае у ФНС не возникнут вопросы о применении в рамках одного договора разных форм отчетности.
Пошаговая инструкция по заполнению
Поскольку в ФНС не установлены жесткие стандарты в отношении формы УПД, компания может составить свой вариант, ориентируясь на предложенную форму и соблюдая нормы, касающиеся счетов-фактур (если в этом есть необходимость).
Форма
За основу при формировании УПД была взята форма счета-фактуры. Бланк документа можно взять из письма ФНС ММВ-20-3/ [email protected] (приложение №1) и адаптировать его под конкретную сделку.
Какие реквизиты являются обязательными
Учетный работник сможет включать или исключать из документа данные, но следующая информация должна быть в обязательном порядке:
Правила заполнения
Давайте разберем, как правильно составить документ.
Статус
Статус несет информационный характер. Этот реквизит отражается под кодом «1» или «2». В первом случае заполняются все показатели как для счета-фактуры, так и для первичного документа. Во втором заполняются только показатели для первичного документа. Счет-фактура при этом должен выставляться отдельно.
Статус ставится с верхнего левого края бланка:
Номер
Номер документу присваивает продавец, формирующий УПД. Он ведет журнал учета полученных и выданных счетов-фактур (книгу покупок). При этом согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства РФ № 1137, счета-фактуры должны регистрироваться в хронологическом порядке по дате получения.
В документ ставится дата составления УПД.
Номер и дата проставляются вверху документа (и при исправлении также):
Она может совпадать с датой операции: когда был отгружен товар или оказаны услуги.
Табличная часть
В ней содержаться идентификационные признаки товара с расчетом суммы НДС.
Таблица заполняется в соответствии с наименованием граф.
Подпись
Подписывают документ руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.
Подписи в УПД со стороны продавца
В графе 10 должны быть указаны лица, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права с указанием должности, Ф.И.О. и подписью.
В графе 13 лица, отвечающие за правильное оформление операции с продающей стороны.
Подписи в УПД со стороны покупателя
Рядом указываются лица, отвечающие за правильное оформление операции с принимающей стороны.
В графе 15 – кто получил товар.
В графе 18 – ответственный за правильное оформление документа.
Наименование организации и печать
Поле 19 – наименование составителя документа предназначено для случая, когда покупатель работает без печати. В этом случае может быть указан ИНН/КПП компании. Если поставлена печать, поле на заполняется.
Дополнительные поля
Дополнительными полями УПД считаются разделы, которые не обязательны к заполнению и применяются для удобства сторон.
Какие графы являются дополнительными:
Образец
Ниже представлен образец заполненной формы УПД.
Здесь представлен УПД, включающий счет-фактуру и передаточный документ.
Выставление УПД
Ст.168 НК РФ устанавливает, что счет-фактура должна быть выставлена в срок не позднее 5 календарных дней с момента совершения операции. На основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ первичный учетный документ оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной деятельности, либо сразу после него.
Получается, что УПД должен быть оформлен либо в день совершения операции, либо на следующий день, т. е. даты в полях 1 и 11 должны совпадать. Однако, согласно приложению № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/[email protected] допускается разница в датах, если отгрузка произошла на следующий день после оформления документа или, когда документ был оформлен после даты фактической отгрузки, в случае, когда это невозможно сделать во время совершения операции.
Особенности исправления ошибок
Порядок исправления ошибок определен в письме ФНС N ММВ-20-15/ [email protected] Он зависит от статуса документа и какие данные требуют изменения.
Статус 1
Необходимо руководствоваться Постановлением N 1137, в котором определен порядок исправления ошибок в счетах-фактурах, а также законом № 402-ФЗ, который содержит требования к исправляемым первичным бухгалтерским документам.
Применяя указанные нормы можно установить, что при обнаружении ошибок в УПД, должен быть составлен новый документ. При этом он должен содержать дату исправления и подписи лиц, которые внесли изменения.
Конкретные ситуации по способу исправления ошибок приведены в письме ФНС.
Статус 2
В УПД со статусом 2 исправление ошибок производится аналогично, как по документу со статусом 1, в зависимости от их характера и особенностей документа.
Корректировка реализации и УПД
Если изменилась стоимость товаров (выполненных работ, оказанных услуг), при наличии согласия покупателя на такое изменение, исправления в УПД, как и в иные первоначальные первичные документы, вносить не требуется.
Для корректировки ФНС предлагает применять универсальный корректировочный документ (УКД). Порядок его составления определен в письме № ММВ-20-15/[email protected]
Преимущества и недостатки УПД
Универсальный передаточный документ имеет следующие достоинства:
Какие есть ограничения:
Сколько времени хранятся УПД?
На основании статьи 283 налогового кодекса РФ первичные документы хранятся в течение 5 лет.
Требуется ли выдавать накладные (УПД) физическим лицам?
Нет, не требуется. Вместо УПД операция подтверждается кассовым чеком. Если покупателю- физлицу требуется накладная, вы сможете ее выписать, это не запрещено.
Универсальный платежный документ что это
ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» использует cookie (файлы с данными о прошлых посещениях сайта) для персонализации сервисов и удобства пользователей. Вы можете запретить сохранение cookie в настройках своего браузера. «КОРУС Консалтинг СНГ» серьезно относится к защите персональных данных — ознакомьтесь с условиями и принципами их обработки.
УПД в электронном документообороте
УПД в электронном документообороте
Что такое УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) — это учетный документ, который объединяет данные счета-фактуры и первичного документа. УПД подтверждает расходы покупателя, доходы продавца и позволяет сделать вычет НДС по сделке.
Применение УПД в бухгалтерии
и для налогового учета
УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).
Какие документы заменяет УПД?
По предложению федерального налогового ведомства, УПД используют как первичный документ и счет-фактуру при передаче ценностей и имущественных прав, для учета при продаже товаров, оказании услуг и выполнении работ.
Или использовать только как первичный учетный документ. Тогда обязанность по исчислению и уплате налога не возникнет. Такой вариант подходит налогоплательщикам на упрощенной системе налогообложения.
На практике использование УПД определяется статусом — это специальный признак, который присваивается документу. Статусы бумажных УПД и функции электронного формата документа различаются.
Электронный УПД: отличия от бумажного
Электронный УПД имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ. Но функций больше: электронный УПД можно использовать как счет-фактуру, а вот бумажный — нельзя.
При заполнении электронной формы пользователь выбирает тип УПД и заполняет только те реквизиты, которые ему нужны. Например, у счета-фактуры и первичных документов реквизиты различаются.
Электронный УПД не нужно распечатывать, отвозить в органы и хранить. Чтобы отправлять УПД онлайн, налогоплательщику нужно подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО) и получить электронную цифровую подпись (ЭЦП). ЭЦП наделяет документ юридической силой и защищает информацию от изменений.
В каких случаях оформлять УПД, а в каких —
Один УПД — универсальный передаточный документ — заменяет собой два документа.
Сергей Скрябин
УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его для того, чтобы упростить свой документооборот.
Если предмет сделки — прослеживаемый товар и продавец на спецрежиме, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.
Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12) или акта.
Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.
УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета-фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.
Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.
Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, поскольку для нее обязательно использовать форму, утвержденную правительством.
Кто может применять УПД
УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.
Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что сделка оформляется УПД. Если в договоре указано, что продавец на ОСН выставляет счет-фактуру и накладную, оформлять УПД нельзя. То же самое, когда в договоре прописано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, но не УПД.
Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:
УПД подойдет тем компаниям, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить сумму НДС к вычету, если работает на общем режиме.
Для каких операций можно использовать УПД
УПД подойдет не для всех продаж: сфера его применения ограничена. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Например, это может быть поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.
Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.
Форма и формат УПД
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет. Налоговая предлагает использовать рекомендованные ею формы универсальных документов. Эту форму применять необязательно — можно разработать собственную.
Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом ФНС.
Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.
Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.
Особенности заполнения УПД и статус документа
В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.
Статус бывает двух видов: 1 или 2.
Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет-фактуру.
Если продавец освобожден от НДС по ст. 145 Налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.
В таком УПД нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы из документа четко читались стороны сделки, предмет и сумма сделки, а также ставка и сумма НДС.
УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.
Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ,: например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.
Если продавец работает на спецрежиме или отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.
В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:
Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить все реквизиты.
Форма УПД содержит строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта». Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.
Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры
УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.
Когда нельзя использовать УПД вместо накладной
Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.
При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.
При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.
Подписка на новое в
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
Если в один из праздничных дней нужно вызвать сотрудника на работу, скорее всего, придется заплатить за этот день вдвое больше обычного. Но есть нюансы
Как заполнять форму 4-ФСС
Расчет 4-ФСС обязаны сдавать все работодатели, даже если они не начисляли выплаты сотрудникам и страховые взносы с них. Отчет подают раз в квартал
Как платить НДФЛ за сотрудников
НДФЛ — налог на доходы физических лиц, с ним сталкивается каждый работодатель. В статье — как правильно рассчитать НДФЛ, применить налоговые вычеты и отчитаться в налоговую
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания