Укажите для чего проводится унификация документов
1. В Древнерусском государстве центрами ведения документации и ее хранения были:
а) монастыри; б) архивы; в) княжеские палаты; г) царский дворец.
2. Как назывались первые государственные учреждения?
а) департаменты; б) княжества; в) приказы; г) монастыри.
3. Какие реквизиты относятся к юридически значимым?
а) дата, регистрационный номер документа;
б) заголовок к тексту, отметка об исполнителе;
в) резолюция, отметка о наличии приложений.
4. Делопроизводство — это:
а) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения;
б) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
в) запись информации на различных носителях по установленным правилам.
5. По способу документирования различают документы:
б) рукописные письменные;
6. Для чего проводится унификация документов?
а) для документирования управленческой деятельности;
б) для организации работы с документами;
в) для снижения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки.
7. Расположение реквизитов на бланке документа определяется:
а) составителем документа;
б) правилами унификации документов;
в) государственным стандартом.
8. Реквизит документа — это:
а) стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено определенное место для переменной;
б) совокупность расположенных в определенной последовательности записей, присущих определенным видам документов;
в) обязательный элемент официального документа.
9. Реквизит «Наименование вида документа»:
а) позволяет судить о назначение документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
б) позволяет судить о названии организации — автора документа;
в) придает содержанию документа нормативный или правовой характер.
10. Регистрационный номер документа — это:
а) дата его подписания или утверждения;
б) условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации;
в) отметка для автоматического поиска документа (может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ).
11. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?
а) Директору школы № 269
Ивановой Тамаре Петровне
б) Директору школы № 269
в) 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7
Директору школы № 269 г-же Ивановой Т. П.
г) Директору Московской школы № 269
12. План работы колледжа на 2001/02 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?
Решение педагогического совета
Решением педагогического совета
Решением педагогического совета
13. Реквизит «Заголовок к тексту»:
а) отражает краткое содержание документа;
б) позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста;
в) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ.
14. В каком месте документа проставляется реквизит «Отметка о контроле»?
а) на левом поле документа, напротив реквизита «Справочные данные об организации»;
б) в верхнем правом углу первого листа документа;
в) в нижнем правом углу первого листа документа.
15. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:
правления страховой компании «Планета»
б) ________________Н. И. Орлов
в) Начальник юридического отдела
16. Реквизит «Визы согласования»:
а) служит для оформления внешнего согласования с конкретным должностным лицом или коллегиальным органом;
б) придает содержанию официального документа нормативный или правовой характер;
в) используется для внутреннего согласования проектов документов и при ознакомлении с каким-либо документом как письменное подтверждение факта ознакомления.
17. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
а) ниже подписи руководителя, подписавшего документ;
б) в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;
г) на оборотной стороне первого листа документа.
18. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?
1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;
2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.
б) Приложение: на 6 л. в 1 экз.
19. Реквизит «Отметка об исполнителе»:
а) необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ;
б) является одним из основных способов удостоверения документа;
в) фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа.
20. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?
а) Ректор академии В. А. Петрова
б) Ректор академии Петрова В. А.
в) Ректор Сибирской академии
государственной службы В. А. Петрова
21. В отсутствие руководителя А. И. Петрова документ подписал его заместитель Сидоров, исполняющий обязанности руководителя. Укажите правильный вариант:
а) За Директор ____________________________ А. И. Петров
б) Директор ______________________________ А. И. Петров
в) И. о. директора ________________________ Г. В. Сидоров
22. Датой протокола является:
а) дата подписания протокола;
б) дата проведения заседания;
в) дата регистрации протокола.
23. Приказ создается для:
а) подтверждения установленных фактов, событий, действий;
б) решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом;
в) отражения условий трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией.
24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
Инспектор отдела кадров Подпись И. И. Петрова
25. Виза юриста на приказе:
а) означает внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;
б) это обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.
26. Когда управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, то пункты распорядительной части приказа должны начинаться:
а) с указания фамилии и инициалов исполнителя;
б) с указания поручения;
в) с указания должности и фамилии с инициалами исполнителя.
а) письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) документ, содержащий описание производственной деятельности организации;
г) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собрании, заседании.
28. Протоколы нумеруются порядковыми номерами:
а) в пределах всего времени существования организации;
б) в пределах календарного года;
в) в пределах пяти лет.
29. Вопросы повестки дня располагаются:
а) по времени, которое предполагается затратить на обсуждение каждого вопроса;
в) по степени важности обсуждаемых вопросов.
30. Документы, составляемые комиссией, подписываются:
а) руководителем организации;
б) председателем комиссии;
в) председателем и членами комиссии;
г) председателем комиссии и секретарем.
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации;
б) документ, адресованный руководителю организации и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте;
в) документ, подтверждающий факты, события, действия.
32. Текст акта делится на две части:
а) вводную и основную
б) вводную и констатирующую, содержащую выводы;
в) начальную и заключительную, содержащую выводы.
33. Информационная справка — это:
а) документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий;
б) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя;
в) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
34. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца справки?
а) наименование организации;
б) наименование вида документа;
г) регистрационный номер документа;
д) гриф утверждения документа;
35. Справки, подтверждающие сведения биографического или служебного характера подписываются:
а) руководителем (и заверяются печатью);
в) начальником отдела кадров.
36. Докладная (служебная) записка — это:
а) документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя;
б) документ, подтверждающий факты, события, действия;
в) предложение фирме или конкретному лицу заключить деловое соглашение.
37. Датой докладной записки считается:
а) дата излагаемого события;
б) дата подписания докладной записки;
в) дата принятия резолюции.
38. Гарантийное письмо:
а) подтверждает факт отправки адресату каких-либо документов или других материальных ценностей;
б) подтверждает определенные обязательства, обещания организации;
в) содержит ответ на письмо-просьбу.
39. Сколько реквизитов включает деловое письмо международного образца?
40. Кадровая документация ведется в соответствии:
а) с Трудовым кодексом Российской Федерации;
б) с Кодексом законов о труде РФ.
41. Текст приказа по личному составу обязательно заканчивают:
а) назначением ответственного за исполнение приказа;
б) указанием сроков действия приказа;
в) ссылкой на документ, послуживший основанием для издания приказа.
42. Приказы о приеме на работу и увольнении хранятся:
а) 5 лет; б) 10 лет; в) 50 лет; г) 75 лет; д) 100 лет.
43. В течение какого срока заводится трудовая книжка на лиц, впервые поступивших на работу?
а) в первый день работы;
б) не позднее недельного срока после начала работы;
в) не позднее месяца с начала работы.
44. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
45. Закончите начатое предложение: Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания до:
а) передачи на исполнение;
в) завершения исполнения или отправки.
46. В какой срок должна производится обработка документов и передача их исполнителям?
а) в день поступления документов в организацию;
б) в трехдневный срок после поступления документов в организацию;
в) в недельный срок после поступления документов в организацию.
47. Какие этапы проходят исходящие документы?
а) составление проекта документа;
в) прием и первичная обработка;
г) контроль за исполнением.
48. Регистрационно-контрольные карточки используются:
а) для контроля движения внутренних документов;
б) для записи информации;
в) для регистрации входящих, исходящих, внутренних документов.
49. В каких случаях удобнее использовать журнальную форму регистрации документов?
а) при большом документообороте;
б) при малом документообороте.
50. В каких документах рядом с регистрационным номером указываются буквы «Л» или «К»?
Укажите для чего проводится унификация документов
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Product unification. Basic principles
Дата введения 1980-07-01
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам
В.А.Грешников, канд. техн. наук; П.В.Мудрецов; В.С.Панкратов; В.К.Андриканис, канд. техн. наук; И.Я.Ремизов, канд. техн. наук; А.Г.Григорьев; М.Л.Озик; Е.В.Краснушкин
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 16 января 1980 г. N 171
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который дана ссылка
Номер пункта, приложения
5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (март 1991 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 1988 г. (ИУС 11-88)
1. Настоящий стандарт устанавливает цели, основные направления, виды и основные этапы проведения работ по унификации изделии основного и вспомогательного производства, изготавливаемых по конструкторской и (или) нормативно-технической документации, в процессе научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию новой техники.
Работы по установлению рациональной номенклатуры изделий, проводимые в процессе стандартизации и заканчивающиеся разработкой стандартов, осуществляются в соответствии с основными положениями и требованиями стандартов Государственной системы стандартизации.
Термины, использованные в настоящем стандарте, и пояснения к ним приведены в справочном приложении.
В зависимости от поставленных задач унификация изделий может проводиться по назначению (применению), средствам обеспечения и обслуживания, агрегатам и узлам определенного функционального назначения, условиям производства, а также по другим признакам.
3. Основными целями унификации являются:
ускорение темпов научно-технического прогресса в отраслях промышленности за счет сокращения сроков разработки, подготовки производства, изготовления, проведения технического обслуживания и ремонта изделий;
создание условий при проектировании и производстве для обеспечения высокого качества изделий и взаимозаменяемости их составных частей в эксплуатации;
повышение экономической эффективности создания и эксплуатации изделий за счет снижения затрат в процессе проектирования изделий, изготовления их в условиях специализации производства и технического обслуживания;
обеспечение требований обороны страны.
4. Достижение указанных целей осуществляется проведением работ по унификации по следующим направлениям:
использование во вновь разрабатываемых и модернизируемых группах изделий ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных или впервые разработанных одинаковых (повторяющихся в пределах группы изделий) составных частей;
разработка унифицированных составных частей;
разработка (выбор) базовых изделий;
разработка конструктивно-унифицированных рядов изделий;
установление (ограничение) номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов (симплификация).
Симплификация проводится в масштабах предприятия, отдельной отрасли, нескольких отраслей промышленности на основе установления типоразмерных рядов, а также применения альбомов типовых конструкций изделий, каталогов и ограничительных перечней.
Изделие, полученное в результате проведения работ по симплификации и разрешенное к применению в установленном порядке, является симплифицированным изделием.
5. Работы по унификации, осуществляемые при выполнении задач в соответствии с п.2 на всех этапах жизненного цикла изделия, должны обеспечить заданный технический уровень и качество изделий при минимальных затратах на их проектирование, изготовление и эксплуатацию.
6. Работы по унификации изделий проводятся как в пределах одного проекта (внутрипроектная унификация), так и в пределах двух и более проектов (межпроектная унификация).
7. Работы по унификации изделия в зависимости от области их проведения относят к:
межотраслевой (межведомственной) унификации;
отраслевой (ведомственной) унификации;
унификации на предприятии (в объединении).
К межотраслевой (межведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) двумя и более отраслями промышленности (ведомствами).
К отраслевой (ведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) одной отраслью промышленности (одним ведомством).
К унификации на предприятии (в объединении) относят унификацию изделий, изготовляемых данным предприятием (объединением).
8. Организационно-методическое руководство работами по унификации в стране, разработку научных основ межотраслевой унификации, координацию работ в этой области осуществляет Госстандарт.
9. Работы по межотраслевой и отраслевой унификации изделий возлагаются на министерства (ведомства) в части закрепленных за ними видов продукции.
Организационно-методическое руководство работами по унификации в отрасли (ведомстве) возлагается на соответствующие головные и базовые организации по стандартизации и (или) головные и базовые организации по видам техники в установленном министерством порядке.
10. Ответственность за обеспечение заданного уровня унификации вновь разрабатываемых (модернизируемых) изделий возлагается на генеральных и главных конструкторов и руководителей конструкторских бюро.
11. В целях обеспечения единого организационно-методического подхода к проведению работ по унификации в масштабе предприятия, отрасли, нескольких отраслей устанавливают следующие этапы проведения этих работ:
выбор номенклатуры изделий, подлежащих унификации;
сбор и анализ данных применяемости изделий;
проведение работ в соответствии с целями, задачами и направлениями, установленными пп.2, 3, 4;
оценка результатов работ по унификации;
разработка мероприятий по внедрению результатов работ по унификации.
Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, выбирают исходя из:
основных целей и задач унификации;
важности и перспективности изделий для народного хозяйства и требований обороны страны;
годовых объемов и типа производства изделий с учетом их экономических характеристик;
характера распределения объемов производства и потребления изделий по министерствам (ведомствам);
принятых обязательств страны на двусторонней или многосторонней основе в связи с научно-технической и экономической интеграцией и международным разделением труда.
Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, определяют министерства, являющиеся ведущими в производстве этого вида продукции, в соответствии с требованиями заказчика (потребителя). Анализ данных применяемости проводят с целью определения области применения изделий по всему анализируемому числу типоразмеров изделий и их параметров с учетом программы выпуска.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
12. Проведение работ по унификации изделий (группы изделий) должно включать решение следующих вопросов:
определение уровней членения изделия (группы изделий) на составные части, соответствующих наилучшим возможностям для их унификации при условии выполнения требований п.5;
анализ целесообразности применения ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных составных частей;
обоснование целесообразности применения впервые разработанных одинаковых составных частей;
установление соответствия номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов требованиям заданного технического уровня и качества изделия;
составление, при необходимости, ограничительного перечня изделий и материалов, разрешаемых к применению в данном проекте;
анализ возможности и целесообразности унификации групп типоразмеров составных частей, имеющих часть совпадающих функций;
обоснование оптимальности уровня унификации изделия (группы изделий) с учетом интересов сфер проектирования, производства и эксплуатации;
разработка (применение) унифицированных составных частей;
составление перечня унифицированных составных частей изделия (группы изделий);
оценка результатов работ по унификации.
13. Оценка результатов работ по унификации, предусмотренных пп.11, 12, включает в себя определение достигнутого уровня унификации изделий и технико-экономической эффективности.
Определение уровня унификации изделий и расчет технико-экономической эффективности осуществляется по методическим документам, утвержденным Госстандартом, или отраслевым методическим документам, разработанным на основе и в развитии методических документов Госстандарта и согласованных с ним.
14. Результаты работ по унификации изделии оформляют в виде конструкторской документации, альбомов типовых конструкций изделий, ограничительных перечней, а также типажей на виды продукции машино- и приборостроения, имеющей важнейшее народнохозяйственное значение.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
15. Планирование работ по унификации предусматривается основными направлениями экономического и социального развития СССР, планами развития отраслей промышленности, а также планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
16. Порядок планирования показателей уровня унификации важнейшей промышленной продукции осуществляется в соответствии с положениями Государственной системы стандартизации и методическими документами, утвержденными Госстандартом.
17. Количественные и качественные требования по унификации в соответствии с задачами, указанными в п.5 для конкретных изделий, устанавливаются в технических заданиях на разработку этих изделий.
18. Контроль за выполнением плановых заданий по унификации осуществляют министерства (ведомства) в установленном порядке.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
ПОЯСНЕНИЯ К ТЕРМИНАМ, ПРИМЕНЯЕМЫМ В СТАНДАРТЕ
1. Унификация изделий
Приведение изделий к единообразию на основе установления рационального числа их разновидностей
2. Показатель унификации
Количественная характеристика (совокупность характеристик) выполнения поставленной задачи (группы задач) по унификации
3. Уровень унификации изделия
Насыщенность изделия унифицированными составными частями
4. Унифицированная составная часть данной группы изделий
Взаимозаменяемая составная часть двух или более изделий данной группы или комплекса
5. Типоразмерный ряд
Совокупность типоразмеров, числовые значения главного параметра которых находятся в параметрическом ряду
6. Типоразмер изделия
Изделие данного типа конструктивного исполнения с определенными значениями параметров
Классификационная группировка изделий, сходных по назначению, принципам действия, конструктивному исполнению и номенклатуре параметров
8. Главный параметр
Параметр изделия, определяющий его наиболее характерное свойство
9. Параметрический ряд
Упорядоченная совокупность числовых значений параметра
Унификация структуры текста служебного документа
Унификация структуры текста служебного документа
кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».
Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Документ состоит из тринадцати разделов:
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.
Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:
Устав общества должен содержать:
В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.
Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.
Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:
В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».
Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.