расходы на кофе в офисе можно принять в налоговом учете
Расходы на кофе в офисе можно принять в налоговом учете
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Возможно ли отнести к представительским расходам затраты на приобретение продуктов питания (чай, кофе, печенье и т.д.) при проведении проверки контролирующими органами?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (или физических лиц), участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
Сотрудники контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Поэтому расходы на прием и обслуживание представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки ее деятельности), не могут учитываться в составе представительских. Кроме того, указанные расходы, по нашему мнению, не соответствуют критериям признания в качестве расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Обоснование вывода:
Глава 25 НК РФ содержит закрытый перечень расходов, которые налогоплательщик может относить к представительским для целей учета их при расчете налогооблагаемой базы согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В п. 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся:
1. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
2. Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
3. Транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно:
— представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
— участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
— официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
4. Буфетное обслуживание во время переговоров.
5. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
В указанной норме не приведен конкретный перечень услуг, подпадающих под понятие «официальный прием и обслуживание», поэтому при отнесении тех или иных расходов к представительским необходимо, чтобы они были связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на организацию отдыха и развлечений (смотрите постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу N А32-8834/2010, Пятнадцатого ААС от 10.04.2015 N 15АП-2891/15, Семнадцатого ААС от 06.10.2011 N 17АП-3716/11).
Конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ также не регламентирован (письмо Минфина России от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004)*(1).
Однако из положений п. 2 ст. 264 НК РФ следует, что к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества.
То есть участниками официального мероприятия или переговоров, расходы по организации которых могут быть признаны представительскими, должны быть представители других организаций, участвующих в переговорах в целях взаимного сотрудничества, или представители руководящего органа самой организации. При этом переговоры или официальный прием можно считать направленными на установление (поддержание) взаимного сотрудничества, если их участниками являются представители различных организаций*(2) для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
В письме от 12.05.2010 N 03-03-06/1/327 в отношении продуктов питания (чай, кофе, конфеты, печенье), выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы, Минфин России указал, что затраты на их приобретение не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 НК РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли.
Например, расходы на приобретение товаров, предназначенных для обслуживания клиентов (минеральная вода, чай, кофе, сахар, соки и другие), представители налоговых органов и Минфина России квалифицируют как расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (п. 16 ст. 270 НК РФ, письма Минфина России от 01.06.2011 N 03-11-06/2/86, УФНС России по г. Москве от 21.01.2011 N 16-15/005285@). В приведенных письмах рассматриваются вопросы организаций, применяющих УСН. Однако полагаем, что содержащаяся в них аргументация может быть применена и для общей системы налогообложения.
Отметим, что НК РФ не конкретизирует характеристику расходов на буфетное обслуживание по время переговоров. Однако, по нашему мнению, исходя из общего смысла п. 2 ст. 264 НК РФ, к представительским относятся расходы на буфетное обслуживание лиц, указанных в п. 2 ст. 264 НК РФ. Представители контролирующих органов к указанным лицам не относятся. Кроме того, расходы, связанные с приемом сотрудников контролирующих органов, не могут рассматриваться в качестве расходов на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций (на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) или на буфетное обслуживание во время переговоров. Маловероятно, чтобы можно было достаточно обоснованно доказать, что какие-либо мероприятия с участием указанных представителей контролирующих органов, направленных в организацию для исполнения своих служебных обязанностей (проведение проверки деятельности организации), связаны с проведением переговоров для обсуждения вопросов совместного взаимодействия в целях извлечения прибыли.
Напомним, что в целях налогообложения прибыли могут учитываться любые расходы вне зависимости от того, поименованы они или нет в соответствующих статьях НК РФ, при условии соответствия их указанным в ст. 252 НК РФ критериям (за исключением прямых изъятий, предусмотренных ст. 270 НК РФ). В п. 49 ст. 270 НК РФ отдельно указано, что к расходам, не принимаемым для целей налогообложения, относятся любые расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Осуществление проверок организации контролирующими органами обусловлено требованием законодательства, и результаты проверок не зависят от каких-либо расходов организации, связанных с приемом представителей контролирующих органов (смотрите, например письмо ФНС России от 15.11.2007 N ММ-6-18/888@).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) В частности, в законодательстве отсутствует запрет на учет в составе представительских расходов стоимости потребленных в ходе переговоров спиртных напитков.
*(2) К представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, являющимися как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письмо Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859).
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Чай и кофе для сотрудников: налогообложение и учет
Отправим материал вам на:
Во многих организациях руководство обеспечивает своих работников бесплатным чаем и кофе. Бухгалтеру следует помнить, что порядок учета и налогообложения операций по приобретению чая и кофе для сотрудников напрямую зависит от того, предусмотрено это коллективным договором или нет.
Подробные разъяснения приводят специалисты проекта «1С:Консалтинг.Стандарт».
Рассмотрим налоговые последствия и учет при каждом варианте.
1. В коллективном договоре есть условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе и т.п.
По разъяснениям Минфина России (см. письмо от 05.07.2007 № 03-07-11/212), предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). При этом «входной» НДС по указанным товарам можно принять к вычету. При условии, что все остальные требования для принятия НДС к вычету, соблюдены (товары оприходованы, есть правильно оформленный счет-фактура).
В то же время некоторые эксперты отмечают, что в данном случае предоставление работникам чая, кофе и сахара производится в рамках обеспечения бытовых нужд работников в соответствии с коллективным договором. Создание работодателем комфортных условий труда и отдыха работников не тождественно оказанию услуг или передаче товаров работодателем своим работникам. Поэтому исчислять НДС в такой ситуации не нужно.
Обратите внимание: «входной» НДС в таком случае к вычету не принимается, а включается в стоимость приобретенных продуктов питания. Также не следует забывать о том, что согласно пункту 4 статьи 170 НК РФ налогоплательщик обязан вести раздельный учет сумм налога по приобретенным товарам (работам, услугам), используемым для осуществления как облагаемых налогом, так и не подлежащих налогообложению (освобожденных от налогообложения) операций.
Заметим, что такую точку зрения экспертов поддерживают и судебные органы. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 17.02.2006, 10.02.2006 № КА-А40/13265-05 по делу № А40-11867/05-128-97 пришел к выводу о том, что отпуск минеральной воды работникам не может быть признан реализацией и, следовательно, не облагается НДС, так как расходы по реализации предусмотренных коллективным договором мероприятий по охране здоровья работников квалифицируются как затраты по обеспечению нормальных условий труда.
А ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 18.02.2008 № Ф08-402/2008-127А указал, что отношения по предоставлению сотрудникам бесплатного питания, обусловленные коллективным договором, являются трудовыми, а не гражданско-правовыми. Следовательно, в данном случае отсутствует реализация товаров согласно подпунктам 1 и 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ, поскольку питание сотрудников организовано в целях осуществления производственной деятельности в соответствии с требованиями коллективного договора.
Налог на прибыль организаций
Расходы, производимые организацией в соответствии с положениями коллективного договора, являются обоснованными затратами и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль при условии их документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Стоимость израсходованных продуктов следует включать в состав расходов на оплату труда на основании пункта 25 статьи 255 и пункта 25 статьи 270 НК РФ.
Судьи в данном вопросе принимают сторону налогоплательщиков (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 09.03.2007 по делу № А56-44849/2005, от 21.07.2006 по делу № А56-35606/2005 и др.)
НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах. В силу пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организацией товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе питания в его интересах. В связи с этим контролирующие органы считают, что стоимость приобретенных для работников продуктов питания является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ.
При этом Минфин России указывает, что если точно определить сумму полученного работником дохода в натуральной форме невозможно, то ее следует определять расчетным путем на основе общей стоимости предоставляемых продуктов и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов (письмо Минфина России от 19.06.2007 № 03-11-04/2/167).
В то же время есть примеры судебных решений, согласно которым стоимость продуктов питания работников не облагается НДФЛ, поскольку в данном случае размер дохода в натуральной форме нельзя персонифицировать (см., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131).
В соответствии с пунктом 1 статьи 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения по трудовым и гражданско-правовым договорам (за исключением сумм, указанных в ст. 238 НК РФ) вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в том числе и оплата питания для работников. При этом налоговая база определяется отдельно по каждому физическому лицу (п. 2 ст. 237 НК РФ).
То есть, как и в случае с НДФЛ, доход должен быть персонифицирован. Если же определить сумму дохода, полученного каждым работником, нельзя, то и облагать ЕСН стоимость чая и кофе, потребленных работниками, не нужно.
В качестве примера судебного решения, принятого в пользу налогоплательщика, приведем постановление ФАС Уральского округа от 04.03.2008 № Ф09-1135/08-С2. В нем судьи признали неправомерным доначисление обществу ЕСН на сумму затрат за оплату питьевой воды для работников. При этом арбитры исходили из того, что хотя данные расходы не подлежат исключению из налогооблагаемой базы, но вместе с тем налоговым органом не персонифицированы суммы дохода, полученного конкретными физическими лицами. Доказательств того, что все работники общества употребляли предоставляемую питьевую воду, налоговой инспекцией не представлено.
Бухгалтерский учет
Продукты питания, приобретаемые для сотрудников, могут быть приняты к учету в составе материально-производственных запасов, используемых для управленческих нужд организации, на счет 10 «Материалы» (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Расходы на приобретение чая, кофе, сахара, которые организация несет в соответствии с коллективным договором, являются расходами по обычным видам деятельности (как управленческие расходы) и при наличии соответствующего положения в учетной политике организации могут формировать себестоимость проданных продукции, товаров, работ, услуг в отчетном периоде признания этих расходов (п. 7, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
При передаче продуктов лицу, ответственному за пополнение запаса этих продуктов, на основании соответствующего первичного документа фактическая себестоимость продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».
2. Условие об обеспечении сотрудников чаем, кофе в коллективном договоре отсутствует
Согласно последней позиции Минфина России, предоставление работникам чая, кофе и других продуктов питания следует рассматривать как безвозмездную передачу товаров и, соответственно, облагать данную операцию НДС, определяя налоговую базу исходя из рыночных цен продуктов (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). Например, такой вывод чиновников прозвучал в письме от 05.07.2007 № 03-07-11/212. Кроме того, в данном письме финансовое ведомство пояснило, что при безвозмездной передаче чая и кофе работникам офиса налогоплательщик должен выставить счет-фактуру. При этом в строках 4 «Грузополучатель», 6 «Покупатель», 6а «Адрес», 6б «ИНН и КПП покупателя» проставляются прочерки.
На основании подпункта 1 пункта 2 статьи 171, пункта 1 статьи 172 НК РФ НДС, уплаченный при приобретении продуктов для комнаты отдыха, может быть принят организацией к вычету при принятии продуктов к учету при наличии счета-фактуры поставщика.
Однако ранее финансисты придерживались противоположной точки зрения. Например, в письме Минфина России от 16.06.2005 № 03-04-11/132 указывалось следующее: поскольку стоимость чая, кофе и других продуктов питания в состав расходов при исчислении налога на прибыль не включается, расходы по приобретению таких товаров должны рассматриваться как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). При этом операции по передаче этих товаров структурным подразделениям не осуществляются. Таким образом, в отношении вышеназванных товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объекта обложения НДС согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 146 НК РФ не возникает и уплаченный налог к вычету не принимается. Аналогичные разъяснения приводились также в письме МНС России от 21.01.2003 № 03-1-08/204/26-В088.
Налог на прибыль организаций
НДФЛ
Организация, являющаяся налоговым агентом работников по выплаченным им доходам (в том числе в натуральной форме), обязана исчислить, удержать у налогоплательщиков и уплатить сумму НДФЛ (п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).
Работодатель в данном случае безвозмездно передает коллективу работников продукты (чай и кофе). С одной стороны, работники получают доход в натуральной форме, который подлежит обложению НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ). С другой стороны, продукты передаются коллективу в целом, а не каждому конкретному работнику с отражением приемки-передачи в соответствующей ведомости. Следовательно, количество полученных каждым работником продуктов определить невозможно. В связи с этим организация не может определить стоимостную характеристику дохода, полученного каждым работником в натуральной форме, то есть налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 53, п. 1 ст. 211 НК РФ).
Арбитры уровня федеральных округов также отмечают, что если доход, полученный работниками в натуральной форме в виде питания, чая, кофе и т.п., персонифицировать невозможно, то исчислять НДФЛ не нужно (см. постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 12.03.2008 № Ф08-478/08-265А по делу № А32-17504/2006-48/393-2007-48/131, ФАС Западно-Сибирского округа от 31.01.2007 № Ф04-9358/2006(30538-А45-15) по делу № А45-6539/2006-46/263, ФАС Северо-Западного округа от 01.11.2006 по делу № А56-2227/2006).
Согласно пункту 3 статьи 236 НК РФ выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения ЕСН, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.
Поскольку в данном случае стоимость оплаты организацией питания (чая, кофе, сахара) для своих работников не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, то и объектом налогообложения по ЕСН не является.
Аналогичные разъяснения можно найти, например, в письме УФНС РФ по г. Москве от 28.08.2006 № 21-11/75538@.
Бухгалтерский учет
Продукты питания (чай и кофе), приобретаемые для безвозмездной передачи коллективу работников, могут быть приняты к учету в составе материалов на счет 10 (п. 2 ПБУ 5/01, Инструкция по применению Плана счетов). Данные материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости, которой в рассматриваемом случае признается сумма, уплачиваемая в соответствии с договором поставщику, за исключением НДС (п. п. 5, 6 ПБУ 5/01).
Выбытие активов при их безвозмездной передаче признается расходами организации, учитываемыми в составе прочих расходов (п. 2, 11 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н).
Стоимость безвозмездно переданных продуктов списывается со счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы». Также по дебету счета 91, субсчет 91-2, в корреспонденции со счетом 68 отражается сумма начисленного по безвозмездной передаче НДС.
Кофе-паузы на работе: учет расходов
Небольшие перерывы в течение рабочего дня, во время которых можно передохнуть, сделать паузу в работе, выпить кофе и пообщаться со своими коллегами, становятся все более популярными в организациях. Такие перерывы принято называть кофе-паузами. Организация кофе-пауз связана с определенными расходами нанимателя.
Рассмотрим на конкретной ситуации порядок отражения возникающих в этом случае расходов и возможных доходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Ситуация
Организация планирует для работников закупать кофе, чай, сахар, молоко и кондитерские изделия для ежедневного потребления во время кофе-пауз.
При этом возникает ряд вопросов:
— предъявленные продавцами и отраженные в ЭСЧФ продавца суммы НДС относятся на увеличение стоимости приобретенных продуктов или же их можно принять к вычету в общеустановленном порядке;
— учитываются ли расходы организации на приобретение продуктов для целей исчисления налога на прибыль и куда относить эти расходы: на затраты или внереализационные расходы;
— следует ли начислять взносы в ФСЗН и Белгосстрах на стоимость приобретенных для работников продуктов питания;
— является ли сумма приобретенных продуктов базой для начисления подоходного налога;
— как отражаются покупка и списание продуктов для кофе-пауз в бухучете организации?
Рассмотрим два возможных варианта этой ситуации.
Вариант 1. Чай, кофе, печенье и другие подобные продукты питания приобретаются организацией и безвозмездно передаются каждому работнику для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.
Вариант 2. Продукты питания для кофе-пауз приобретаются и потребляются всеми работниками без их передачи конкретно каждому работнику.
1. Документальное оформление
Порядок приобретения продуктов для работников организации, их использования в процессе выполнения ими своих трудовых функций следует установить приказом или распоряжением руководителя организации.
Закупка таких продуктов может осуществляться у оптовых поставщиков, в розничной сети, в т.ч. за наличный расчет.
Для этого из числа работников назначается ответственное за организацию кофе-пауз лицо.
Основанием для принятия указанных товаров к учету являются документы, выданные продавцом этих товаров, подтверждающие их приобретение: ТТН, ТН и др. (п. 26 Инструкции N 133).
Оприходование материалов, закупленных за наличный расчет, производится на основании документов, подтверждающих покупку (товарных и кассовых чеков, квитанций к приходному кассовому ордеру, актов о закупке товаров у физлиц и др.), которые прилагаются к авансовому отчету (п. 31 Инструкции N 133).
Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.
Накладные ТТН и ТН могут не заполняться при безвозмездной передаче товаров физическим лицам, если при этом оформляется первичный учетный документ (далее — ПУД), форма которого установлена законодательством, а при отсутствии формы, установленной законодательством, — разработана и утверждена организацией самостоятельно (абз. 3 ч. 8 п. 1 Инструкции N 58, Перечень N 360).
В такой ситуации безвозмездная передача приобретенных продуктов каждому работнику индивидуально оформляется либо ТН, либо иным самостоятельно разработанным организацией ПУД, отвечающим требованиям, установленным ст. 10 Закона N 57-З.
Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.
Если продукты приобретаются для всех работников без их распределения каждому конкретному работнику, в таком случае необходимо определить порядок их использования и списания.
Например, в больших организациях:
— издается приказ о проведении кофе-пауз без передачи продуктов питания конкретному работнику;
— назначается ответственное лицо за организацию кофе-пауз;
— закупленные продукты передаются ответственному лицу;
— по мере использования или периодически (ежемесячно) ответственным лицом составляется отчет об использовании продуктов;
— на основании отчета МОЛ составляется ПУД (акт о списании), по которому продукты списываются с учета.
2. Налогообложение
2.1. НДС
Вариант 1. Приобретение чая, кофе, печенья и их передача конкретным работникам для потребления в течение рабочего дня: кофе-паузы, перерывы и пр.
Объектами налогообложения НДС признаются обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь (подп. 1.1 п. 1 ст. 115 НК).
Реализацией товаров (работ, услуг), имущественных прав признаются отчуждение товара одним лицом другому лицу (выполнение работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу), передача имущественных прав одним лицом другому лицу на возмездной или безвозмездной основе вне зависимости от способа приобретения прав на товары (результаты выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав или формы соответствующих сделок (ч. 1 п. 1 ст. 31 НК).
Под безвозмездной передачей понимаются передача товаров (работ, услуг), имущественных прав без оплаты и освобождение от обязанности их оплаты (ч. 3 п. 1 ст. 31 НК).
Безвозмездная передача товаров (работ, услуг) признается объектом налогообложения НДС (подп. 1.1.3 п. 1 ст. 115 НК).
Следовательно, со стоимости безвозмездно переданных работникам продуктов исчисляется НДС.
При реализации товаров (в т.ч. при безвозмездной передаче) белорусским физлицам плательщиком по итогам отчетного периода создается один итоговый ЭСЧФ, который направляется на Портал не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим отчетным периодом. В таком ЭСЧФ, в частности, указываются общая сумма оборота по реализации объектов за отчетный период и общая сумма исчисленного НДС (подп. 2.1 п. 2, п. 4, подп. 8.8 п. 8 ст. 131 НК).
Предъявленные поставщиками суммы НДС по приобретенным продуктам питания принимаются к вычету либо относятся на увеличение стоимости приобретенных продуктов на основании выставленного поставщиком ЭСЧФ (абз. 4 п. 2, п. 4 Инструкции N 41, ч. 2, 3 п. 21 Инструкции N 50, ч. 1 п. 4, подп. 5.1 п. 5, п. 11 ст. 132 НК).
При этом суммы входного НДС, приходящиеся на обороты по безвозмездной передаче товаров, подлежат вычету в порядке, установленном для вычета НДС по товарам по ставке 20%, независимо от того, облагается ли эта безвозмездная передача НДС либо освобождается от налогообложения НДС (ч. 1 п. 15 ст. 133 НК).
Вариант 2. Приобретение чая, кофе, печенья для потребления в течение рабочего дня всеми работниками без конкретной передачи продуктов каждому работнику.
В случае когда продукты питания приобретаются организацией для потребления всеми работниками без конкретной передачи их каждому работнику, такое потребление не является реализацией, т.к. отчуждение товара (на возмездной либо безвозмездной основе) одним лицом другому не происходит. Поэтому в таком случае факт безвозмездной передачи товара работникам отсутствует.
— стоимость приобретенных и потребленных продуктов работниками в процессе выполнения ими своих трудовых функций не является объектом исчисления НДС, ЭСЧФ не создается (п. 1 ст. 31, подп. 1.1 п. 1 ст. 115, подп. 3.8 п. 3 ст. 131 НК);
— предъявленные поставщиками суммы НДС по приобретенным продуктам питания принимаются к вычету в общеустановленном порядке или же могут быть отнесены на увеличение стоимости приобретенных продуктов (абз. 4 п. 2, п. 4 Инструкции N 41, ч. 2, 3 п. 21 Инструкции N 50, ч. 1 п. 4, подп. 5.1 п. 5, п. 11 ст. 132 НК).
Подходы по исчислению других налогов, страховых взносов в ФСЗН и Белгосстрах, а также бухгалтерский учет в каждом из вариантов смотрите в ilex.