повысить эффективность работы двух смежных подразделений можно посредством определения

Повысить эффективность работы двух смежных подразделений можно посредством определения

Библиографическая ссылка на статью:
Асанова Т.В. Оценка эффективности деятельности подразделений компании // Современные научные исследования и инновации. 2017. № 10 [Электронный ресурс]. URL: https://web.snauka.ru/issues/2017/10/84528 (дата обращения: 09.11.2021).

Эффективность работы предприятия в целом и его отдельных производственных подразделений можно оценить с помощью сбалансированной системы показателей по четырем направлениям:

— финансы (экономические цели, которые нужно достичь для обеспечения конкурентоспособности продукции на рынке);

— клиенты (цели как в отношении внешних клиентов (покупателей, заказчиков), так и в отношении внутренних (структурных подразделений, с которыми необходимо взаимодействовать в ходе производства товаров));

— внутренние бизнес-процессы (как должен быть организован процесс, его технологические характеристики, оснащенность оборудованием, а также объемы и качество выпускаемой продукции);

— персонал (цели в отношении персонала, характеризующие требования к составу работников, их квалификации, загрузке).

Предстоит определить по каждому направлению цели, а затем показатели, характеризующие их достижение. Последние и послужат основой для оценки эффективности деятельности производственных подразделений.

Цели производственных подразделений определяются стратегией компании и в зависимости от нее могут быть различными. [1, с. 54]

Пример формулировки стратегических целей производственного предприятия приведен ниже.

Компания «N» специализируется на производстве печного оборудования для бытовых условий. В составе предприятия есть основное производство и три вспомогательных цеха: ремонтный цех, автотранспортный парк и цех упаковки. Стратегическая цель компании сформулирована следующим образом: производство готовой продукции высокого качества (цель предполагает выпуск высококачественных товаров с ориентацией на рынок). Цели формулируются для всех подразделений по каждому из направлений: финансы, клиенты, организация внутренних бизнес-процессов и персонал.

Для каждой из целей устанавливаются показатели эффективности, характеризующие ее достижение. Выбирая их, нужно следовать нескольким простым правилам:

— показатели должны максимально точно описывать достижение поставленных целей;

— у показателей должны быть понятные и доступные источники исходной информации и четкий алгоритм расчета;

— показатель должен отражать и учитывать сложившуюся практику организации процессов и взаимоотношений между подразделениями (за исключением случаев, когда принято решение кардинальным образом перестроить процессы). Например, если в компании не принято выставлять претензии в адрес другого структурного подразделения, то показатель «Количество выставленных претензий» не имеет смысла;

— затраты на получение информации не должны превышать эффект от ее использования;

— если какие-либо факты крайне редки, то их мониторинг нецелесообразен.

Сказанное рассмотрим на примере компании «N». Ориентируясь на стратегию компании «N», необходимо сформулировать цели ее основного производства – цеха по выпуску готовой продукции, печного оборудования для бытовых условий. А затем, исходя из этих целей, установить показатели, устанавливающие их достижение и, соответственно, позволяющие судить об эффективности деятельности подразделения.

Финансы. С точки зрения финансов, цель – конкурентоспособная цена производимой продукции. Для оценки ее достижения можно воспользоваться показателем «Производственная себестоимость продукции». Поскольку критерий эффективности выбирается для конкретного производственного подразделения, а не предприятия в целом, показатель «Полная себестоимость продукции» не подойдет.

Клиенты. Клиент цеха производства чугунных печей – внешний заказчик. Отсюда цель можно сформулировать так – удовлетворение потребностей в продукции высокого качества, отвечающей современным требованиям. Показатели, устанавливающие достижение этой цели, должны отражать каждую из ее составляющих:

– удовлетворение потребности покупателей в качественной продукции (показатель «Процент возврата по причине брака», показывающий, какая часть уже реализованных товаров возвращается из-за обнаруженных дефектов);

– соответствие продуктов современным требованиям (показатель «Доля новых моделей в общем объеме продукции»).

Внутренние бизнес-процессы. Чтобы производить высококачественную продукцию, необходимо выстроить внутренние бизнес-процессы так, чтобы оборудование использовалось оптимально, а продукция выпускалась в соответствии с производственным планом и установленного качества. Охарактеризовать организацию внутренних бизнес-процессов могут такие показатели: «Процент выполнения производственного плана», «Процент брака» и «Процент загрузки оборудования». [2, с. 33]

Персонал. По функциональному направлению «Персонал» цель можно представить в следующей формулировке – «Эффективно работающий персонал». Показатели – «Производительность труда сотрудников» и «Текучесть кадров».

Цели и показатели по каждому функциональному блоку для цеха по выпуску чугунных печей представлены в таблице 1.

Таблица 1 – Цели и показатели цеха основного производства

Источник

Как наладить эффективное взаимодействие между отделами — советы и кейсы

Директор департамента по работе с персоналом Xerox Евразия

Эффективное взаимодействие между подразделениями важно не меньше, чем командная работа в коллективе. Без него компания не может работать как единый механизм, а сотрудники чувствуют себя в информационном вакууме. Это снижает эффективность и мотивацию персонала, а также затрудняет реализацию любых проектов.

Хотите наладить взаимодействие отделов, но не знаете, с чего начать? Наталья Колосова, директор департамента по работе с персоналом Xerox Евразия, делится практическими советами, проверенными на опыте компании.

Выявите потребность

Для начала важно понять, в каких случаях командная работа подразделений необходима, а в каких — не так нужна и не влияет на бизнес-результаты.

Важнее всего наладить взаимоотношения между подразделениями, совместная работа которых приносит максимальную отдачу в масштабах компании. Например, продажи и маркетинг или продажи и финансы.

При этом в большинстве других случаев диалог лучше изоляции. Но как же его выстроить? Об этом мы и поговорим.

Подберите инструменты

Залог успеха во взаимодействии подразделений — единые цели и общее информационное поле. Конечно, этого не добьешься одной убедительной речью CEO — нужен целый комплекс инструментов.

Встречи с руководителями и сотрудниками

Один из самых популярных и действительно работающих инструментов — встречи генерального директора с директорами департаментов и руководителями отделов. Это отличная возможность напрямую сообщить им о результатах деятельности компании и текущих проектах, обсудить планы на будущее и решить возникшие вопросы. Потом руководители могут быстро и легко передать информацию вниз по цепочке «начальник — подчиненный» так, чтобы в конечном итоге эти сведения дошли до каждого сотрудника.

Что касается нашей компании, мы собираем раз в квартал всех руководителей первой и второй линии, чтобы рассказать им о планах компании, статусе их реализации, крупных проектах и достижениях.

Для руководителей подразделений продаж и маркетинга мы проводим встречи раз в месяц, чтобы показать и обсудить наш бизнес-прогресс и дальнейшие шаги, а также поделиться опытом удачных проектов. Это способствует открытому диалогу и обмену опытом между подразделениями, помогает сотрудникам расширять круг контактов и узнавать о самых эффективных подходах к работе.

Встречи линейных сотрудников с непосредственными руководителем — базовая и одна из самых значимых составляющих в управлении командой. Этот инструмент позволяет поддерживать на необходимом уровне осведомленность сотрудников о внутренних процессах, результатах и планах, ответить на вопросы, выявить сложности и скорректировать дальнейшую работу.

В нашей компании таким встречам отдается высокий приоритет. Хотя у нас много офисов по всей стране и в странах СНГ, мы выстраиваем слаженное взаимодействие между подразделениями с помощью современных средств связи. Высокие технологии и общие для регионов мероприятия решают проблему расстояний.

Культура проектной работы

Очень полезно объединять сотрудников из разных отделов для работы над общими проектами.

Благодаря этому обмен опытом происходит не только внутри отдельных команд, но и на уровне всей компании. Например, у нас около двух лет действовала мотивационная программа «бонус за идею». За это время сотрудники подготовили порядка 15 крупных предложений по улучшению бизнес-процессов. Например, была разработана стратегия внутренних коммуникаций компании.

Другой пример: была проведена оптимизация документооборота, которая помогла сократить количество ошибок, объем расходов и воздействие работы с документами на экологию.

Внутренняя ротация персонала

Достичь большей информационной открытости помогает практика перехода сотрудников из одного департамента в другой. Так, наша компания открыто говорит о возможности горизонтального, межфункционального карьерного развития и дает сотрудникам возможность проявить себя в разных подразделениях.

Такая политика не только поддерживает постоянный приток свежих идей и предотвращает «выгорание» персонала, но и мотивирует сотрудников больше узнавать о работе других подразделений, чтобы планировать свою карьеру.

Политика «открытых дверей»

Нередко тесному взаимодействию подразделений мешает отсутствие культуры свободного общения между сотрудниками разных уровней. Решить эту проблему помогает политика «открытых дверей».

Например, в нашей компании один сотрудник всегда может задать вопрос другому, независимо от его должности и отдела. Рядовой служащий гарантированно получит ответ в течение трех дней, даже если обратится к директору другого департамента.

Внутренний информационный портал

Сетевые ресурсы также могут способствовать формированию эффективного взаимодействия между подразделениями. На внутреннем портале компании каждый сотрудник может узнать, чем занимаются департаменты и как распределяются обязанности в компании.

Развлекательные мероприятия

Наконец, далеко не последнюю роль играют развлекательные мероприятия. Например, наша компания каждый год проводит «День спорта». На нем сотрудники из разных подразделений получают отличную возможность пообщаться в неформальной обстановке, чтобы не только поделиться профессиональным опытом, но и лучше узнать друг друга. После этого им становится комфортнее общаться и на работе.

Решите проблемы в коммуникациях

При организации взаимодействия подразделений главное не избегать проблем, а быстро и эффективно с ними справляться.

Общими усилиями к большим результатам

Командная работа имеет огромное значение в бизнесе как на уровне отдельных сотрудников, так и на уровне отделов и департаментов. Стимулируйте обмен информацией в компании, снимайте барьеры, не закрывайте глаза на проблемы — и результаты не заставят себя ждать.

Источник

Как повысить эффективность работы сотрудников

Персонал является основой практически каждого предприятия. И перед каждым менеджером рано или поздно встаёт вопрос о том, как повысить эффективность работы сотрудников. Существует целый ряд методов, с помощью которых можно увеличить результативность коллектива.

Отслеживайте показатели

Использование мониторинга персонала помогает выявить ряд проблем. Сотрудники могут нерационально использовать время. Положительная практика отмечается в компаниях, где фиксируются перекуры, длительность которых может доходить до 30 минут. Некурящим же работникам дают дополнительный выходной. Это значительно повышает продуктивность. Сюда же относится отсутствие дисциплины.

Кроме того, показатели помогут выявить, насколько равномерно распределяется нагрузка, ведь часть сотрудников могут брать на себя чужие обязанности, чего делать не стоит.

Способы повышения производительности персонала

Среди наиболее действенных методов, с помощью которых можно увеличить плодотворность работы, можно выделить следующие:

Методы, которые повышают эффективность персонала

Руководителям, думающим о том, как повысить эффективность работы на предприятии, стоит обратить внимание на некоторые моменты.

Постановка целей для сотрудников и подразделений компании

Каждая цель должна содержать конкретные сроки и цифры и быть реалистичной. Критерии оценки деятельности работника должны быть простыми и понятными, чтобы он знал, что необходимо для достижения задачи.

Внедрение KPI (системы ключевых показателей)

Виды KPI предусматривают целевые, процессные, проектные и показатели внешней среды. Сама система KPI представляет собой ключевые параметры эффективности и подразумевает достижение цели предприятия за счёт выполнения плана каждым из сотрудников.

Распределение обязанностей между сотрудниками

В первую очередь количество должностей должно быть таким, чтобы сотрудники работали без перегрузки. При этом планировать распределение обязанностей необходимо заранее и при участии руководителя. Иначе может быть и так, что какие-то работники переложат свои обязанности на других.

Автоматизация производственных процессов и внедрение информационных систем

В случае, если технические средства в компании не соответствуют запросам сотрудников для работы или их производительность недостаточна, стоит задуматься о покупке новых. Для мониторинга показателей могут быть внедрены специальные системы, отслеживающие деятельность сотрудника в интернете или же присутствие на рабочем месте.

Разработка мотивационной системы

Основными мотивационными мероприятиями являются выплаты премий и бонусов. Кроме этого, необходимо использовать нематериальное поощрение — создание комфортного рабочего места, проведение корпоративных мероприятий, выплаты в случае необходимости лечения.

Создание команды

Именно командная работа позволяет внедрять новые идеи, продвигая компанию вперёд. Сотрудники, работающие в команде, могут самостоятельно принимать эффективные решения.

Способы повышения эффективности труда

Многие современные компании используют различные методы организации деятельности, чтобы повысить её результативность.

Отдельных работников

Стоит задуматься о внедрении бонусов и возможности дистанционной работы. Не зря такие гиганты, как «Google» и «Tesla», дают своим работникам скидки на походы в кино и другие заведения, а также позволяют самим решать важные вопросы. Ведь зачастую сотрудники в курсе особенностей деятельности предприятия, а потому принимают правильные решения без советов со стороны руководства. Для российской системы менеджмента такое пока в новинку.

Всего коллектива

Для того чтобы коллектив работал слаженно, необходимо позаботиться о командном планировании. Также стоит заранее определить иерархию, это поможет избежать конфликтов.

С какими проблемами может столкнуться руководитель?

В процессе деятельности на работников влияют такие факторы, как психологический климат, обеспечение рабочего места, правильная организация помещений и производственной среды. Основные требования предусмотрены Трудовым кодексом, но стоит задуматься и о дополнительных «плюшках» для сотрудников.

Программа повышения эффективности работы сотрудников

Международная HR-практика активно использует подход HPI (Human Performance Improvement), в котором люди рассматриваются с позиции улучшения их бизнес-результативности. В его основе лежит уровень развития навыков персонала, его отношение к работе и возможность достижения больших результатов при имеющейся стратегии фирмы. Подробный анализ данных параметров поможет вам ответить на вопрос, как повысить эффективность работы персонала.

Что касается практики, зарубежные менеджеры часто говорят о том, что основным ресурсом является персонал компании Именно люди приводят к успеху многие китайские компании, так как для них создаются все условия для продвижения по службе.

Основные преграды, которые мешают сотрудникам работать эффективнее:

Как оценить эффективность работы сотрудников?

Сколько каждый сотрудник вкладывает в деятельность предприятия? Происходить это может путём обеспечения работы другого персонала, взаимодействия с клиентами или же выполнения прямых поручений руководства. Всё это необходимо отслеживать, учитывая отрасль, в которой вы находитесь. Для этого используются системы KPI, BARS, MBO и другие.

Современные методы управления и повышения эффективности персонала

Существует 5 основных стратегий предприятия, использующихся на данный момент в сфере управления персоналом:

Оценка результативности: понятие и значение

Результативность — степень достижения целей компании. Она играет важную роль в оценке деятельности сотрудников предприятия. На ней основано формирование выплат и корректировка бонусной системы. Кроме того, правильная оценка данного показателя позволяет оценить возможности роста предприятия и сформировать стратегию.

Цели оценивания

На основе целей формируется правильная система оценки результативности. Это могут быть административные цели для создания лучшей дисциплины или же развития персонала. Многие ведущие руководители в качестве главной цели выбирают совершенствование механизма управления и передачи информации, ведь информирование сотрудников имеет больший вес в процессах компании.

Для кого нужна оценка?

Оценка же нужна в первую очередь для руководителя, чтобы узнать о том, как повысить эффективность работы сотрудников. С её помощью контролируется деятельность сотрудников, создаётся ряд административных правил и улучшается управленческий аппарат. Кроме того, её можно использовать в итоговых отчетах, чтобы наглядно демонстрировать прогресс компании.

Проблемы при внедрении системы оценивания

Среди главных проблем, с которым сталкивается руководство при внедрении подобных систем, можно выделить сопротивление сотрудников, наличие спорных критериев оценки, некомпетентность руководителей на местах. Их можно решить, наняв квалифицированного и опытного менеджера.

Если данные меры не помогают, стоит задуматься о том, насколько опытным является руководитель. Существует множество примеров, когда такие управленцы вносили изменения в деятельность компании, а это ни к чему не приводило или даже вызывало отрицательный результат. Так называемые «эффективные менеджеры» только вредят работе.

Особенности оценивания качества труда

Оценка качества труда работника, иначе называемая оценкой деловых качеств, необходима для того, чтобы оценить полезность сотрудника, решить, целесообразно ли повышать ему зарплату, эффективна ли работа HR, соответствует ли компетентность работника занимаемой должности. В некоторых случаях это позволяет перевести его на более подходящий пост.

Методики оценивания

Приведём основные методы оценки:

Критерии и результаты

Критерии оценивания предусмотрены каждой из систем и различаются в зависимости от цели. Деятельность сотрудника должна соответствовать применяемым показателям. В противном же случае лучше задуматься о сокращении. Если же вы вводите новую систему оценки, возможны ошибки. Важно оценивать реальный вклад работников.

Можно привести следующий пример. Руководитель крупной компании выплатил премии в соответствии с показателями за квартал. К нему пришла сотрудница с вопросом о том, почему ей не начислили бонусы. Оказалось, что её результаты присваивал себе другой сотрудник. Пришлось сделать последующий перерасчёт и вычесть начисленную сумму из зарплаты работника.

Можно также отметить важность осведомления сотрудников о том, каковы критерии конкретных систем и кто отвечает за выполнение отдельных задач. В таком случае не возникнет подобной путаницы.

В чём выражается эффективность?

В основе оценки деятельности сотрудника лежат такие критерии, как:

Методы управления: административные, социально-психологические и экономические

В современном менеджменте выделяют три метода управления. Все они включают в себя отдельные функции, которые помогают выстроить систему мотивации персонала.

Экономические методы

Экономические методы предусматривают возможность увеличения доходов сотрудников, а следовательно, позитивную мотивацию. Они адаптивны для каждой ситуации, основой оценки является профессионализм и результативность труда персонала. Включают следующее:

Административно-правовые методы

В основе административно-правовых методов лежат угроза наказания, жёсткие процессы реализации. От сотрудника же требуется организованность и исполнительность. Среди них выделяют:

Социально-психологические методы

Руководитель, использующий социально-психологические методы, стремится обеспечить психологический комфорт сотрудников. К каждому работнику они применяются персонально, учитывая его профессиональные качества и умение действовать в команде. В этой группе можно перечислить следующие методы:

Взаимосвязь методов управления персоналом в организации

Применение каждого из методов зависит от того, какие нормы и ценности имеет компания и трудовой коллектив, а также какие цели ставит перед собой компания. При этом специалист по управлению персоналом должен взаимодействовать с подразделениями, в том числе с работниками и руководителями. За счёт этого достигается наиболее эффективное сочетание методов управления. Подобное взаимодействие важно при принятии решений.

Как понять, что пора внедрять современные методы управления персоналом

В том случае, если менеджер замечает снижение показателей, а также низкую результативность отдельных работников и всей команды, пора задуматься о внедрении современных методов управления, среди которых можно выделить:

Какие инновационные методы управления уже завтра будет использовать каждая вторая компания

В России менеджмент не так развит, как в других передовых странах, но он активно прогрессирует. Постепенно наиболее крупные компании внедряют такие технологии, как:

Они используются исходя из того, что руководители должны активно взаимодействовать с подчинёнными. При этом перспективный сотрудник склонен к развитию, повышению квалификации и навыков, что должна предоставить ему компания. Долгий срок трудовой жизни способствует формированию деловых связей между работниками и компанией.

Каждое предприятие должно стремиться к введению подобных инновационных методов управления, что значительно повысит её конкурентоспособность на рынке.

Источник

Улучшение взаимодействия между подразделениями компании

В каких случаях этот тренинг необходим:

работа смежных подразделений идет по принципу «лебедь, рак и щука»
каждое подразделение считает только свою работу самой важной в компании и во всем лоббирует только свои интересы
смежные подразделения часто конфликтуют друг с другом, в итоге не достигаются поставленные цели компании.

Из отзывов участников

«Самым Важным моментом тренинга считаю, когда менеджеры и бухгалтера поделились своими взглядами. Выговорили, что накипело, РАЗОБРАЛИ это, и дали друг другу обещания определенных действий в определенных ситуациях, то есть сломали целую стену непонимания.По своим чувствам и ощущениям я поняла, что это был самый продуктивный для меня тренинг. Полезен как в части «заглянуть за ширму» к специалистам, так и понять и улучшить свою работу. Ведь она отразиться и на работе специалиста, и на удовлетворенности клиента»- Елизавета, менеджер по работе с клиентами

Еще отзывы участников тренинга здесь

сплочение двух или нескольких смежных подразделений, объединение усилий для достижения целей компании в целом
развитие коммуникативной компетентности сотрудников
Программа тренинга:

1. Принципы слаженной работы.

Согласование целей подразделений и целей компании, описание бизнес-процессов
Понятие «зона ответственности» и общий результат, поиск противоречий
Внутренние и внешние клиенты
Базовые ценности для слаженной работы: общность и доверие, сотрудничество, работа на общий результат.
Умение работать слаженно и находить «общий язык» с коллегами. Учет индивидуальных особенностей поведения каждого сотрудника и влияние на других людей и работу в группе.
Критерии эффективного взаимодействия. Соперничество и плодотворное сотрудничество. Работа на общий результат. Ожидания друг от друга.
Кодекс взаимодействия двух подразделений

2. Коммуникации между подразделениями.

Информационные барьеры в межличностном общении. Понимание происхождения «барьеров», возникающих при внутренней коммуникации.
Золотые правила коммуникаций.
Информационный поток: умение расставлять приоритеты. Техники прояснения информации. Умение слышать и слушать, активное слушание. Особенности формулирования и построения речи при донесении важной информации.

повышение эффективности делового взаимодействия сотрудников разных подразделений;
осознание взаимосвязи в достижении целей и задач компании;
устранение барьеров при прохождении информации, уменьшение искажения информации;
усиление конкурентноспособности и доходов компании.

Источник