какое сочетание клавиш клавиатуры позволяет перейти к первому полю текущей записи таблицы ms access

Навигация по таблице

Для перемещения по записям используются кнопки, расположенные на нижней границе окна таблицы (рис. 2.33). Описание этих кнопок приведено в табл. 2.13.

Таблица 2.13. Кнопки перемещения по записям таблицы

Для перемещения по полям записи и между записями в режиме Таблицы можно использовать также сочетания клавиш, показанных в табл. 2.14.

Таблица 2.14. Навигация по таблице с помощью клавиш

Перемещение в режиме Таблицы по полям в длинных записях можно осуществлять с помощью поля со списком Перейти к полю (Go to Field) панели инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)). Чтобы отобразить на экране эту панель инструментов:

Поле со списком Переход к полю (Go to Field) расположено слева на панели инструментов Формат (режим таблицы) (Formatting (Datasheet)). Для перехода на нужное поле в текущей записи необходимо выбрать в раскрывающемся списке его имя (рис. 2.33). Остальные элементы панели форматирования можно использовать для изменения шрифта, цвета, линий сетки в текущей таблице.

Источник

Запуск макросов Access с помощью сочетаний клавиш

Чтобы назначить макрокоманда или набор действий определенной клавише или сочетаниям клавиш, можно создать группа макросов. При нажатии клавиши или сочетания клавиш Microsoft Office выполняется действие.

Примечание: Если назначить действие сочетаниям клавиш, которое уже назначено Access, то действие, назначенное этому клавише, заменит назначение клавиши Access. Например, CTRL+C — это сочетания клавиш для команды «Копировать». Если назначить это клавишу для макроса, Access запустит его вместо команды «Копировать».

Создание макроса AutoKeys

Откройте вкладку Создание и в группе Другие нажмите кнопку Макрос. Если она недоступна, нажмите стрелку под кнопкой Модуль или Модуль класса, а затем нажмите кнопку Макрос.

На вкладке «Конструктор» в группе «Показать или скрыть» щелкните «Имена макроса», чтобы отобразить столбец «Имя макроса».

В столбце «Имя макроса» нажмите клавишу или клавишу, для которой нужно назначить действие или набор действий.

В столбце «Действие» добавьте действие, которое необходимо выполнить с помощью клавиши или сочетания клавиш. Например, можно добавить макрокоману RunMacr o, которая выполняет макрос «Напечатать текущую запись» при нажатии CTRL+P.

Чтобы назначить сочетаниям клавиш несколько действий, добавьте дополнительные действия, которые должны быть ниже первой. Для каждого из последующих действий оставьте столбец «Имя макроса» пустым.

Повторите шаги 3 и 4 для других ключевых заданий, которые вы хотите сделать.

Нажмите кнопку Microsoft Office и кнопку«Сохранить» или нажмите клавиши CTRL+S.

В диалоговом окне «Сохранить как» в поле «Имя макроса» введите «AutoKeys».

Новые назначения ключей доступны сразу после сохранения группы макроса и будут действовать каждый раз при каждом открытие базы данных. При этом вы можете обойти назначение ключа (и многие другие параметры запуска), удерживая клавишу SHIFT при запуске базы данных.

Ссылки на дополнительные сведения о создании макроса см. в разделе «См. также».

Важно: Если база данных не имеет статус надежной, некоторые макросные действия отключаются. Чтобы включить все макрокогниконы, на панели сообщений нажмите кнопку «Параметры» и выберите «Включить это содержимое». Это позволит вам использовать все макро макроки до тех пор, пока вы не закроете базу данных. Дополнительные сведения о том, как окончательно предоставить базе данных статус надежной, см. по ссылкам в разделе «См. также» этой статьи.

Синтаксис для сочетания клавиш для autoKeys

В следующей таблице показаны некоторые сочетания клавиш, которые можно ввести в столбец «Имя макроса» для задания ключевых группа макросов. Эти сочетания клавиш являются частью синтаксиса, используемого в заявлении SendKeys в Microsoft Visual Basic.

Источник

Лабораторная работа №1 создание файла базы данных и таблицы в среде ms access цели обучения

Таблица 2.2. Сочетания клавиш для перемещения по полям записи

Переход в поле номера записи

Переход к следующему полю

Переход к последнему полю в текущей записи

Переход к предыдущему полю

Переход к первому полю в текущей записи в режиме перемещения

Переход к текущему полю в следующей записи

Переход к текущему полю в последней записи

Переход к последнему полю в последней записи

Переход к текущему полю в предыдущей записи

Переход к текущему полю в первой записи

Переход к первому полю в первой записи

На один экран вниз

На один экран вверх

На один экран вправо

На один экран влево

Задача 1. Ввод данных в таблицу S tudents файла базы данных SCHOOL.mdb

На вкладке Таблицы откройте таблицу Students в режиме таблицы;

Введите 10 записей (данные по 10 ученикам);

Рис. 2.2. Таблица с произвольными данными

Макет таблицы может быть изменён:

размеры столбцов могут быть изменены: при буксировке границы столбца указателем мыши за заголовок;

при необходимости некоторые столбцы могут быть скрыты: при буксировке указателем мыши правой границы заголовка столбца;

порядок отображения столбцов может быть изменён: при буксировке маркированного столбца указателем мыши за заголовок.

Измените макет таблицы для визуально удобного восприятия информации.

Задача 2. Ввод данных в таблицу Students в соответствии с заданными условиями.

Дополните данные таблицы S tude nts ещё 10 записями, которые должны удовлетворять следующим условиям:

поле «Фамилия»: одна из фамилий должна быть «Баранова» и две фамилии «Павлов» ;

поле «Имя»: любые данные, кроме имен «Надежда» и «Михаил» ;

поле «Отчество»: одно из отчеств должно быть «Иванович» ;

поле «Родился»: у всех учеников год рождения 1995;

поле «Пол»: любые данные;

поле «Адрес»: два ученика должны проживать по одному адресу;

поле «Телефон»: любые данные (обратите внимание, на предыдущее условие)

поле «Рост»: больше 140, но меньше 170;

поле «Класс»: все обучаются в 8 и 9 классах, а ученики с фамилией «Павлов» в 10 классе.

Закройте таблицу Students и приложение MS Access.

Что такое объект базы данных?

Что такое атрибут объекта?

Что такое поле записи?

Какое сочетание клавиш нужно использовать, чтобы перейти к последнему полю в текущей записи?

Какую клавишу нужно нажать, чтобы перейти к следующему полю?

формирование у учащихся навыков осуществлять модификацию структуры таблицы;

Ожидаемые результаты обучения:

учащиеся должны знать:

понятие «модификация структуры таблицы»;

какова роль свойства поля «Условие на значение»;

учащиеся должны уметь:

изменять структуру таблицы;

задавать условие на значение.

Задача 1. Изменение структуры таблицы S t udents.

При задании структуры таблицы возможны следующие изменения:

изменение наименования поля и/или его типа;

изменение порядка следования полей в таблице;

вставка пропущенного поля;

удаление ошибочно введенного поля.

Рассмотрим каждую ошибку, для устранения которых необходима модификация структуры, на примере нашей таблицы Students :

чтобы перенести одно из полей на несколько полей выше или ниже того места, где оно находится сейчас, выполняются следующие действия:

слева от имен полей находится область выбора поля, например « id _ students », нажмем на эту область, при этом вся строка будет выделена (Рис. 3.1);

Рис. 3.1. Структура таблицы Students при выделенной области поля «id_students»

теперь нажать еще раз на область выбора поля и не отпускать кнопку мыши (обратите внимание на маленький пунктирный прямоугольник, появившийся под курсором мыши) перенести всю строку так, чтобы она оказалась прямо над полем, перед которым надо ее расположить;

отпустить кнопку мыши, теперь будет находиться на новом месте;

с помощью команды Правка → Отменить перемещение можно вернуть перемещенное поле на прежнее место.

Замечание: Двигая поле вверх или вниз, надо следить за черной горизонтальной линией, которая двигается вместе с ним. Если отпустить кнопку мыши при перемещении поля, поле будет размещено над этой линией.

если забыли создать поле, следует выполнить команду Вставка → Строки. Новая строка будет вставлена над текущей строкой, то есть над строкой, которая выделена в настоящий момент (она отмечена стрелкой в области выбора поля). Ввести в новой строке имя поля и тип данных, как делали это уже неоднократно;

нажать мышью на область выбора первого из удаляемых полей;

нажать и удерживать клавишу Shift ;

нажать мышью последнее поле из тех, которые надо удалить. После этого первая, последняя и все строки между ними будут выделены;

отпустить клавишу Shift ;

нажать клавишу Delete для удаления всех выделенных полей.

переместите поле « id _ students » между полями « lastname » и « birthday »;

верните на прежнее место поле « id _ students »;

создайте поле « parents » между полями « lastname » и « birthday », и поле « hobby » последней строкой;

удалите поля, созданные в предыдущем пункте;

закройте окно конструктора таблицы и сохраните изменения.

Задача 2. Задание свойства поля «Условие на значение».

Задайте условие на значение поля « height » :

откройте таблицу в режиме Конструктора ;

в верхней части окна выберите нужное поле – « height » ;

выберите свойство Сообщение об ошибке и введите сообщение, которое будет выводиться на экран, если данные не соответствуют заданному условию: «Рост не может быть отрицательным! Введите корректное значение!» (Рис. 3.2)

Рис. 3.2. Поле «height» с заданным условием на значение

Рис. 3.3. Окно запроса

Задайте самостоятельно условие на значение полю « class », введите сообщение, которое будет выводиться на экран при некорректном вводе данных;

Закройте окно конструктора таблицы и сохраните все изменения.

Откройте таблицу и попробуйте ввести некорректные данные в поля «Рост (см.)» и «Класс»;

Что такое «модификация структуры таблицы»?

Для чего задается условие на значение поля?

Какие значения возвращают выражения, используемые в свойстве поля «Условие на значение»?

В каком случае свойство «Сообщение об ошибке» будет выводиться на экран?

формирование у учащихся представлений о назначении сортировки, поиска и фильтрации данных;

приобретение навыков использования рассматриваемых операций при отборе записей;

Ожидаемые результаты обучения:

учащиеся должны знать:

назначение сортировки, поиска и фильтрации данных;

способы отбора записей с помощью фильтров;

учащиеся должны уметь:

сортировать данные в таблице по убыванию и возрастанию;

выполнять поиск и замену данных;

выполнять фильтрацию данных;

применять и удалять фильтр.

Данные, которые хранятся в таблицах базы данных, могут быть эффективно использованы только при условии, если существуют простые и доступные средства поиска нужной информации. Таблицы могут содержать огромное число записей, и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные. MS Access является в этом отношении примером того, как можно при выполнении этих операций обеспечить максимальное удобство для пользователей и в то же время эффективность обработки больших объемов данных.

Сортировка данных в таблице. Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать MS Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля (см. лаб. работу №5). Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:

при сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми;

числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули;

при сохранении макета таблицы сохраняется и порядок ее сортировки;

Поиск и замена данных. MS Access позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля частично или полностью совпадают с некоторой величиной, а также заменять значения определенных полей таблицы, критерий отбора которых задается, как и в случае поиска.

Фильтрация данных. В MS Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

Фильтр по выделенному. Использование фильтра по выделенному является наиболее быстрым способом отбора данных. Критерий отбора записей устанавливается путем выделения всего значения поля таблицы или его части. Недостатком этого способа является то, что отбор записей можно производить по значению только одного поля.

Обычный фильтр. Использование обычного фильтра позволяет быстро отобрать записи по значениям нескольких полей. Чтобы применить обычный фильтр, необходимо заполнить форму, в которой указываются критерии отбора. При этом можно задать критерий отбора по каждому из полей таблицы.

Поле «Фильтр для». Используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора.

Расширенный фильтр. Расширенный фильтр является самым мощным средством фильтрации данных. В окне расширенного фильтра можно указать как критерии отбора для различных полей таблицы, так и порядок сортировки этих полей.

Более подробно будут рассмотрены только первые три способа фильтрации данных.

Задача 1. Сортировка данных в таблице Srudents.

Откройте файл базы данных SCHOOL.mdb ;

На вкладке Таблицы откройте таблицу Students в режиме таблицы;

Отсортируйте фамилии учеников по алфавиту:

установите курсор на любую строку соответствующего столбца («Фамилия»);

щелкните мышкой по кнопке – сортировка по возрастанию (или – если нужно отсортировать по убыванию) на панели инструментов (Рис. 4.1).

Рис. 4.1. Макет таблицы после сортировки фамилии учеников по алфавиту

Таким образом, можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы.

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (Рис. 4.2) соответствующую команду.

Рис. 4.2. Контекстное меню в режиме таблицы

имена учеников – по алфавиту;

дату рождения – по убыванию;

Выполните сортировку по значению нескольких полей: отсортируйте «Рост» и «Класс» по убыванию. Для этого нужно:

нужно переместить сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались рядом (если изначально они находятся не рядом); в нашем случае перемещать столбцы не надо;

переместить столбцы с учетом приоритетов, – приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце (переместим столбец «Класс» левее, как на Рис. 4.3);

Рис. 4.3. Макет таблицы после перемещения столбца «Класс» левее столбца «Рост (см.)»

после этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку на панели инструментов;

отсортируйте эти же поля по возрастанию.

Рис. 4.4. Окно запроса при закрытии таблицы

Задача 2. Выполните поиск данных в таблице S t udents.

Замечание: В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Откройте таблицу Students в режиме таблицы;

Найдите запись «Баранова» :

установите текстовый курсор в поле «Фамилия» ;

Рис. 4.5. Диалоговое окно поиска данных

откройте вкладку «Поиск» ;

наберите в поле «Образец» фамилию Баранова (Рис. 4.6);

Рис. 4.6. Диалоговое окно с введённым данным в поле «Образец»

остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:

флажок С учетом регистра позволяет при поиске учитывать начертание букв – прописные или строчные;

флажок С учетом формата полей позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

щелкните по кнопке «Найти далее» в результате эта запись выделится в таблице (Рис. 4.7);

Рис. 4.7. Результат поиска записи «Баранова»

Самостоятельно найдите запись «Иванович»;

Задача 3. Выполните поиск и измените данные в найденном поле таблицы S t udents.

Иногда требуется выполнить не только поиск, но и изменить данные в найденном поле.

Найдите и замените все записи «Павлов» на «Николаев» (будем искать запись по всей таблице):

нажмите на кнопку на панели инструментов;

откройте вкладку «Замена» (Рис. 4.8);

Рис. 4.8. Диалоговое окно «Поиск и замена» с выбранной вкладкой «Замена»

наберите в поле «Образец» фамилию Павлов ;

в поле Заменить на указать значение, на которое нужно заменить искомое значение – «Николаев» (Рис. 4.9) ;

Рис. 4.9. Диалоговое окно с введённым данным

нажмите кнопку «Заменить все», т.к. нужно заменить все фамилии «Павлов», иначе, для замены одного значения необходимо нажать кнопку Заменить;

все остальные поля имеют тот же смысл, что и на вкладке Поиск;

самостоятельно замените все записи «Иванович» на «Петрович»;

закройте диалоговое окно «Поиск и замена» и посмотрите на результат работы замены.

Задача 4. Выполните фильтрацию данных в таблице S t udents.

Замечание: Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Отфильтруйте данные по записи «Баранова»:

найдите значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра, т.е. запись «Баранова» ;

выделите это значение и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов, или щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню (Рис. 4.10) соответствующую команду;

Источник

Какое сочетание клавиш клавиатуры позволяет перейти к первому полю текущей записи таблицы ms access

Содержание

Введение

Этот материал может служить базовым руководством по невизуальной работе в системе управления базами данных (СУБД) Microsoft Access2010 в связке с программой экранного доступа JAWS for Windows версий 13 или 14 Под управлением операционной системы Microsoft Windows 7.

Программа MS Access 2010 позволяет создавать базы данных и работать с ними, создавать на их основе такие объекты, как:

Программа может быть полезной для пользователей, которые ведут активную работу с большим количеством людей. Примером может быть работа массажиста, которому необходимо вести базу пациентов, а также председателей и секретарей первичных организаций и организаций ВОс, которые также ведут базу вступивших и выбывших из организации людей и которым часто приходится составлять отчёты о проделанной работе. Всё это можно делать с помощью программы MS Access.

1. Знакомство и запуск программы

Запустить программу можно из меню кнопки «Пуск», пункт «Все программы/Microsoft Office/Microsoft Access 2010».

1.1. Интерфейс программы

Интерфейс программы MS Access 2010 состоит из следующих элементов:

Разберём эти элементы более подробно:

1.2. закрытие существующей базы данных и создание новой

При создании базы данных создаётся файл баз данных «DaTabase» с расширением».accdb». В более ранних версиях Access до версии 2007 файл имел расширение «mdb».

Для того чтобы приступить к работе с уже существующей базой данных, необходимо запустить соответствующий файл «DaTabase.accdb», открытия этого файла можно произвести нажатием на нём клавиши Enter или в программе MS Access с помощью сочетания клавиш Ctrl+o вызвать диалог открытия файла, указать путь до файла.

При открытии файла базы данных курсор находится в Области переходов.

2. Работа с объектами базы данных

2.1. Объект «Таблица»

При первом запуске программы и выборе пункта «Новая база данных» откроется рабочая область в режиме «Таблица», но для удобства создания таблицы базы данных необходимо переключиться в режим «Конструктор».

Для перехода в режим «Конструктор» необходимо выполнить команду ленточного меню «Главная вкладка/Режим разделенная кнопка/Конструктор». Или в русской раскладке нажать сочетание клавиш Ctrl+Shift+.(русская точка).

Примечание: при перемещение курсора по списку JAWS не читает элемент под курсором. Чтобы узнать элемент под курсором, необходимо воспользоваться сочетанием клавиш insert+Tab или insert+стрелка вверх.

Для того чтобы изменить тип данных, можно нажать начальную букву названия типа. Например, в первом столбце конструктора написали фразу » адрес сайта», клавишей Tab перешли во второй столбец, JAWS произнесёт «текстовый». Для выбора типа «гиперссылка» нажмите букву «Г», тип изменится на «гиперссылка».

Тип поля определяется типом данных, которые содержит первый столбец. Поля могут содержать данные следующих основных типов:

Внимание: заполненные ячейки первого столбца являются заголовками полей будущей таблицы базы данных.

После того, как все данные внесены,с помощью контекстного меню можно выбрать ключевое поле, он же первичный ключ. Если поместить курсор на поле «код»,то при вызове контекстного меню, будет видно, что по умолчанию отмечено ключевое поле «счетчик». Для выбора другого ключевого поля необходимо выйти из контекстного меню, поместить курсор на поле, которое будет ключевым, вызвать контекстное меню и выполнить пункт «ключевое поле».

Ниже представлена таблица в режиме «Конструктор».

Навигация в режиме «Конструктор» осуществляется клавишей Tab и курсорными клавишами. Находясь в третьем столбце конструктора, следующее нажатие клавиши Tab переводит курсор на следующую строку конструктора.

Переход в режим «Таблица».

Внимание: при переходе из режима «Конструктор», при первом нажатии клавиши [f6] курсор попадает в окно «Свойство поля», в этом окне можно задавать определённые свойства поля, такие как количество символов для текстового типа данных, форматирование, формат даты, маска ввода, условия отбора и другие свойства. Посмотреть текущий режим можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+страница вниз.

2.2. Работа в режиме «Таблица»

После того, как переключились в режим «Таблица»,строки первого столбца, заполненные в режиме «Конструктор», в режиме «Таблица» стали заголовками полей таблицы и размещаются слева на право.

Ниже представлена таблица в режиме «Таблица».

Создание полей таблицы в режиме»Таблица»

В режиме «Таблица» можно создать необходимые поля, выполнив команду ленточного меню «Поля вкладка/Другие поля» и выбрав необходимый тип поля. Например, если выбрать тип поля «имя», то в таблице вставятся следующие поля: [код], [фамилия], [имя]. Можно выбрать тип поля «телефон», тогда в таблицу будут помещены все поля, связаные с типами номеров телефонов, от домашнего до номера факса.

2.3. Навигация в таблице

При открытии таблицы курсор находится в верхней левой пустой ячейке, т.е. под заголовком первого поля. Клавишей Tab и Shift+Tab перемещаемся по ячейкам таблицы. В последней ячейке строки нажатие клавиши Tab переместит курсор на следующую строку таблицы. При этом значение в поле «код» автоматически изменится на единицу.

Примечание: автоматическое изменение значение в ячейках столбца «код» происходит в том случаи, если тип данных для этого значения выбран «счетчик» и в строке есть хотя бы одна запись.

2.4. Заполнение ячеек таблицы и работа с данными в ячейках

Заполнение ячеек в таблице СУБД MS Access напоминает заполнение таблицы в программе Microsoft Excel, т.е. три режима: » готово, ввод, и правка».

Работа с данными в ячейках

При большой записи, вся запись в ячейку не помещается и JAWS читает только часть записи. Для того чтобы отобразить всю запись, необходимо выполнить команду ленточного меню «Главная вкладка/Дополнительно кнопка с меню/ширина столбца/по ширине данных кнопка».

Клавишей [Alt] вызываем ленточное меню. Курсор находится на вкладке «Главная». Далее перемещаемся клавишей Tab до второй кнопки «Дополнительно кнопка с меню». Активируем её клавишей Пробел и в открывшемся диалоге клавишей Tab перемещаемся до кнопки «Ширина столбца». Активируем её клавишей [Пробел] и в открывшимся диалоге активируем кнопку «По ширине данных».

сортировка данных

Сортировка данных производится по возрастанию, по убыванию, от а до я, от я доа. Сортировку можно произвести как через контекстное меню, так и с помощью ленточного меню «Главная вкладка Группа Сортировка и фильтр».

Фильтр к данным в таблице можно применить через контекстное меню. Есть возможность фильтровать данные по определённому признаку, например, показать только мужчин или только женщин. Чтобы применить такой фильтр, необходимо поместить курсор в поле «Пол» или «Род», вызвать контекстное меню и выбрать пункт «равно» или «не равно». Чтобы показать только мужчин, необходимо выполнить пункт «равно мужской» или «не равно женский». Чтобы отменить фильтр, необходимо выполнить команду контекстного меню «Снять фильтр». Пункт «Снять фильтр» будет доступен в том случаи, если курсор находится в том поле, к которому применялся фильтр, соответственно, отмена необходимого фильтра должна производиться в том же поле, в котором и было произведено.

Если необходимо из большого количества данных найти какие-то точные данные, то в этом случаи лучше воспользоваться пунктом контекстного меню «Текстовые фильтры». Предположим, что надо отобразить все фамилии, начинающиеся на «МО», то в этом случаи выполним следующие действия:

В этом случаи в таблице отобразятся все фамилии, начинающиеся на «Мо». По такому же принципу работает точный фильтр в поле с числовыми данными, но при этом пункт «Текстовые фильтры» меняется на «Числовые».

диалог поиск и замена

Для поиска данных по таблице можно использовать диалог «Поиск и замена». Сочетанием клавиш Ctrl+Fвызовите диалог. Откроется диалоговое окно «Поиск и замена». Курсор будет находиться на вкладке «Поиск». В поле «Образец поиска» введите значение для поиска. При необходимости можно воспользоваться списком «Поиск», чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице.

При необходимости в списке «Совпадение» выберите пункт «с любой частью поля». Это обеспечивает более широкий поиск.

В списке «Поиск» выберите пункт «все», а затем нажмите кнопку «Найти далее».

Клавишей [Esc] закрываем диалог, в результате курсор переместится к найденной записи. Для упрощения поиска в таблице для начала можно применить фильтр данных, воспользовавшись контекстным меню.

Удаление полей

Для удаления поля из таблицы необходимо выполнить команду ленточного меню «Поля вкладка/Удалить поле». Внимание: нельзя удалить поле, которое является ключевым и имеет связь с другой таблицей.

2.5. Создание новой таблицы и переход по таблицам

3. Объект «Ззапрос»

Для создания запроса необходимо выполнить команду ленточного меню «Создание вкладка, где клавишей Tab необходимо перейти до группы «Запросы» и выбрать один из вариантов создания запроса.

Рассмотрим работу с мастером запроса. Клавишей Enter вызываем диалог мастера запросов. На первом шаге необходимо выбрать нужный тип запроса.

Рассмотрим создание простого запроса.

3.1. Запрос по одной таблице

После того, как все необходимые поля добавлены и отображаются во втором списке, нажимаем сочетание клавишCtrl+Tab, чтобы перейти на кнопку «Далее». После нажатие кнопки «Далее» открывается третий шаг «Мастера запросов». На этом шаге можно указать имя запроса, перейдя клавишей Tab в соответствующее поле. Снова нажимаем сочетание клавишCtrl+Tab, чтобы перейти на кнопку «Готово» и активируем её.

3.2. Создание запроса на выборку данных по двум и более таблицам

Для создания таких запросов необходимо, чтобы таблицы были связанны меду собой. Предположим, что есть три таблицы. Таблица «ФИО», таблица «адреса» и таблица «телефоны». Сделаем запрос по этим таблицам на этот раз в режиме «Конструктор». Но для начала создадим связь между этими таблицами. Прежде чем связывать таблицы, необходимо закрыть все объекты, между которыми будет проводиться связь.

Примечание: для того чтобы закрыть текущий объект,применяем комбинацию клавиш Ctrl+w, при этом курсор помещается в Область просмотров, где можно выбрать другой объект этого же типа или выбрать объект другого типа.

Для создания связинеобходимо выполнить команду ленточного меню «Работа с базами данных/Схема данных». Откроется диалог добавления таблиц. Если этот диалог не открылся, то в открывшемся окне надо выполнить команду ленточного меню «Конструктор вкладка/Отобразить таблицу». Откроется диалог добавления таблиц. Теперь попеременно добавляем нужные таблицы, и нажимаем кнопку «Закрыть». Откроется окно с тремя таблицами и доступными полями. Чтобы создать связь между этими таблицами, выполним команду ленточного меню «Конструктор вкладка/Изменить связь». Откроется диалог, в котором необходимо нажать кнопку «Новая». В открывшимся диалоге надо указать левую таблицу, пусть это будет (ФИО). Указать правую таблицу, пусть это будет(адреса). Левое поле,(код) правое поле,(код). Тем самым мы указали, что поле «код» в таблице «ФИО» связано с таблицей «адреса». Поле «код» таблицы «адреса» ссылается на таблицу «ФИО».

Примечание: тип поля «код» в таблице «адреса» должен быть «числовой».

Выбор таблиц и полей производится вертикальными стрелками, клавишей Tab осуществляется переход между списками таблиц и полей. После произведённого выборанажать кнопку «Ok». В следующем окне необходимо отметить флажки «целостность данных» и нажать кнопку «Создать». Сё, связь создана. Сочетанием клавиш Ctrl+W закроем окно «Схема данных», согласимся на сохранения изменений. По такому же принципу создадим связь междутаблицей «Телефоны» и двумя другими таблицами.

Примечание:связь между таблицами производится по первичным ключам,и первичные ключи должны быть сочетаемые. Так, если первичный ключ одной таблицы имеет тип «счетчик», то тип первичного ключа другой таблице должен быть»числовой». В нашем примере первичный ключ в таблице «ФИО» имеет тип счетчик, первичные ключи в двух других таблицах имеют тип числовой.

Теперь приступим к созданию самого запроса.

Примечание: перед созданием запроса закройте все таблицы, по которым будет создаваться запрос.

Для создание запроса выполним команду ленточного меню «Создание вкладка/Конструктор запросов». Открывается диалог добавления таблиц. Из списка таблиц выбираем поочередно нужные таблицы и нажимаем кнопку «Добавить». После того как все таблицы добавлены, нажимаем кнопку «Закрыть».

Обратите внимание, что в ячейки «имя поля»имя таблицы указано в формате: «имя таблицы точка символ звездочка». В этом случаи в запрос будут включены все поля указанной таблицы.

Далее выполняем команду ленточного меню «Конструктор вкладка/Выполнить». Запрос будет выполнен и его результат откроется для просмотра.

Если в запрос необходимо добавить данные из другой таблице, то в режиме «Конструктор»добавляем в бланк запроса необходимую связанную таблицу. Для этого выполним следующие действия. Если запрос закрыт, то в Области перехода на нужном запросе вызываем контекстное меню и выбираем пункт «Конструктор»; или открываем запрос с помощью сочетаний клавиш Ctrl+Enter. Запрос откроется в режиме «Конструктор». Выполним команду ленточного меню «Конструктор вкладка/Отобразить таблицу». Откроется диалог добавления таблиц. Курсорными клавишами с вертикальными стрелками выбираем нужную таблицу, клавишей Tab переходим на кнопку «Добавить», активируем её. Далее активируем кнопку «Закрыть».

При необходимости в запросе можно задать условие отбора. Для этого в режиме «Конструктор» клавишей Tab переходим на то поле, в котором необходимо произвести отбор. Курсорными клавишами с вертикальными стрелками спускаемся вниз до ячейки «Условие отбора». В этой ячейки вписываем то значение, по которому будет производиться отбор, например, название города. Если мы хотим отобразить в запросе только проживающих в Пятигорске, то в этой ячейке прописываем «Пятигорск», текст в условии отбора необходимо задавать в кавычках, хотя Access это сделает сам, но во избежание ошибки при автоматической расстановки кавычек лучше их расставлять вручную. Возьмем такой пример: нам необходимо отобразить в запросе проживающих в Пятигорске или в Кисловодске, для этого в строке «условие отбора» пишем «Кисловодск», а в строке «или» «Пятигорск», строка «или» находится ниже строки «условия отбора», но это маленький пример условия отбора.

Ниже представлены примеры таблиц и запрос по этим таблицам.

Обратите внимание, что в таблице «Запрос1» отображены все поля двух таблиц и одно поле из таблицы «Телефоны», это может быть не совсем удобно. В Access есть возможность скрывать поля. Для этого необходимо поместить курсор в то поле, которое необходимо скрыть, и выделить его сочетанием клавиш Ctrl+пробел, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Скрыть поле».

Однако запрос можно упростить и представить в более наглядном виде. Например, можно поля «Фамилия» и «Имя» объединить в одно поле. Давайте в созданном запросе объединим поля»Фамилия» и «Имя», а также поля «Город» и «Адрес». Чтобы это выполнить, откроем запрос в режиме «Конструктор», поместим курсор в первое поле ( туда, где мы писали «ФИО.*») И запишем следующее выражение:

Клавишей Tab перейдём во второй столбец и запишем там следующее выражение:

В выражении для объединения значений из полей «Имя» и «Фамилия» используется оператор (&), конкатенация. В выражении также используются кавычки, разделенные пробелом, который необходим для вставки пробела между фамилией и именем. В данном случаи символ (пробел) является константой в данном выражении. Если между двумя полями необходимо что-либо вставить, например, пробел, знак препинания, дополнительное значение требуется заключить в кавычки.

Ниже показан получившийся запрос.

Объединение полей ФИО можно произвести так, чтобы в вычисляемом полеотобразились фамилия и инициалы, тогда выражение примет следующий вид:

Цифра (1) указывает на количество символов, которые будут отображаться, т.е. первая буква имени и отчества.

При таком выражении запись в поле «Выражение1» примет вид: «фамилия инициал имени. Инициал отчества».

Обратите внимание, что при создании вычисляемого поля имя поля принимает вид (Выражение1, Выражение2) и т.д. Для изменения этого имени открываем запрос в режиме «Конструктор», что можно сделать из режима «Таблица», воспользовавшись сочетанием клавишCtrl+Shift+.(русская точка). Помещаем курсор в ячейку с выражением, клавишей [F2]переходим в режим редактирования, удаляем запись «Выражение1, выражение2» и вписываем до символа «:» (двоеточие) необходимое имя поля. Для первого поля пишем «ФИО:», для второго поля пишем «адрес_:», конечно же, пишем без кавычек. Обратите внимание, чтодля второго поля мы использовали знак подчеркивания, это было сделано для того, чтобы не возникало цикличной ссылки, так как в таблице «адреса» есть поле «адрес».

4. Объект «Отчёт»

Допустим, что у нас есть две таблицы «ФИО» и «Данные». В таблице «ФИО»записаны имена и фамилии пациентов, а в таблице «Данные» записаны данные пациента и количество массажных единиц. Ниже представлены два вида запроса, по которым будут проводиться отчёты.

Из запросов видно, что некоторые пациенты имеют одинаковую фамилию, и в некоторых отчётах представленных ниже сделаем группировку по этим фамилиям.

4.1. Создание отчёта

Для создания отчёта выполним команду ленточного меню «Создание вкладка/Мастер отчётов». Запустится Мастер отчёта, который похож на Мастер запросов.

Сочетанием клавиш Ctrl+Tab переходим на следующий шаг Мастера. Очень важный шаг, так как на этом шаге мы выбираем макет отчёта. Если создаётся простой отчёт без итогов, то список радио-кнопок выбора макета будет отличаться от списка радио-кнопок выбора макета для отчётов с группировкой и итогами. Для простого отчёта есть три варианта макета и ориентации:

Если в простом отчёте будут не большие данные, то целесообразно выбрать макет «табличный», если же какие то данные очень большие и явно будутбольше таблицы, то в этом случаи лучше выбрать макет выровненный, т. Е. все записи будут идти одна под другой.

Для отчётов с группировкой и итогами есть три варианта макета и ориентации:

Сочетанием клавиш Ctrl+Tab перейдём На последний шаг Мастера и дадим отчёту заголовок. Затем нажмём кнопку «Готово». Заголовок должен отражать суть отчёта, так как он будет размещён в верху первой странице, смотри раздел «Структура отчёта». Отчёт откроется в режиме предварительного просмотра. Закроем отчёт сочетанием клавиш Ctrl+w, т.к. для невизуальной работы он бесполезен. Или переключимся на режим «Макет» для работы с отчётом.

4.2. Работа с отчётом в режиме «Макет»

Для невизуальной работы отчёт необходимо открыть в режиме «Макет». Для этого в области перехода на нужном отчёте вызываем контекстное меню и в открывшемся меню выбираем пункт «Макет».

Навигация по отчёту в режиме макета

Благодаря этому незрячий пользователь может открыть файл отчёта,прочитать и провести с ним нужные действия: изменить шрифт, цвет, отредактировать или отформатировать, а затем вывести уже готовый,структурированный документ на печать.

4.3. Структура отчёта

Ниже в таблице представлена структура отчёта. Описаны разделы, которые присутствуют в отчётах.

Ниже представлены примеры отчётов.

Простой отчёт, не сгруппированный и без итогов.

Ниже представлен сгруппированный по фамилиям отчёт с итогами по массажным единицам. Группировка и итоги производились в отчёте в режиме «Макет».

Ниже представлены отчёты, сгруппированные по фамилиям, и с подведёнными итогами с помощью мастера. В представленном ниже отчёте была отмечена радио-кнопка «данные и итоги», отмечен флажок «сумма» (sum).

5. Объект «Форма»

Создание и использование форм для ввода данных в таблицы базы данных MS Access2010. В MS Access можно вводить данные непосредственно в таблицу в режиме «Таблица». Но обычно для ввода данных в MS Access используют формы. Они ускоряют работу с базой данных. В форме отображаются поля одной или нескольких связанных таблиц или запросов. Форму можно использовать для ввода, изменения или отображения данных в таблицах или запросах.

Для создания формы необходимо выполнить команду ленточного меню «Создание вкладка/Мастер форм». Откроется знакомое окно мастера, в котором необходимо выбрать нужные поля из источников. При запуске мастера курсор находится на списке доступных полей. Для выбора другого источника перейдём на список, в котором можно выбрать запрос или таблицу, нажав сочетание клавиш Shift+Tab. Это раскрывающейся список, с помощью сочетаний клавиш Alt+стрелка вниз раскрываем его и вертикальными стрелками выбираем нужную таблицу или запрос. Отследить, на какой источник перешёл курсор, можно сочетанием клавиш insert+Tab или insert+стрелка вверх. Лучше всего начинать добавление полей из источника таблица «ФИО» начиная с поля «Фамилии», так как в форме отобразятся поля в том порядке, в котором вы их будете добавлять. После добавления всех нужных полей из всех необходимых источников нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Tab для перехода на кнопку «Далее». На втором шаге мастера выбираем макет формы, на мой взгляд, лучше выбрать либо ленточный, либо в виде таблицы. Помощью сочетания клавишCtrl+Tab переходим на кнопку «Далее». На следующем шаге даем заголовок формы и нажимаем кнопку «Готово».

В результате форма будет выглядеть примерно так:

5.1. Работа с формой

С помощью формы можно добавлять данные во все таблицы сразу, например, если необходимо внести данные о новом человеке, то в этой форме необходимо заполнить все ячейки, для этого курсор перемещаем в конец файла. Нажатие клавиши Tab переведёт курсор в начало новой строки формы. С помощью клавиши Tab перемещаясь по ячейкам, заполняем их нужной информацией. Как результат, все занесённые данные отобразятся в соответствующих таблицах. Таким же образом можно изменять данные о человеке, например, девушка вышла замуж и изменила фамилию или переехала в другой город, у нее изменился домашний телефон и так далее. Вот с помощью этой формы можно изменить множество данных, расположенных в нескольких таблицах.

Для того чтобы удалить запись о конкретном человеке, необходимо в форме поместить курсор на строку с данными об этом человеке, выделить эту строку сочетанием клавиш Shift+пробел, вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Удалить запись».

Изменение данных с помощью диалога «Найти Заменить»

Сочетанием клавиш Ctrl+H вызвать диалог «Найти Заменить».

Откроется диалоговое окно «Поиск и замена».

Курсор будет находиться на вкладке «Заменить».

В поле «Образец»введите значение для поиска.

В поле «Заменить на» введите значение для замены.

При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей базовой таблице.

В списке «Совпадение» выберите текущее поле.

В списке «Поиск» выберите значение «все», а затем нажмите кнопку «Заменить» или «Заменить все».

Клавишей [ESC] закрыть диалог.

6. О связях

Связи (или отношения) бывают:

Отношение «один-ко-многим»

Чтобы создать отношение «один-ко многим» в структуре базы данных, необходимо добавить в таблицу на стороне «многие» дополнительное поле, которое будет содержать значение первичного ключа связанной записи из таблицы на стороне «один».

Рассмотрим две таблицы: первая содержит фамилии членов ВОС (назовём её «ФИО»), а вторая содержит номера телефонов этих людей (назовём её «Телефоны»). Так как у человека может быть не один номер телефона,а несколько,то эта таблица будет на стороне «многие». Соответственно, таблица «ФИО» будет на стороне «один». В данном примере необходимо добавить ключевое поле на стороне «один» в таблицу на стороне «многие». Для этого в таблице «ФИО» выполним команду ленточного меню «Поле вкладка/Другие поля/Подстановка и отношения». Откроется диалог, на первом шаге которого необходимо будет выбрать из списка радио кнопок:

На третьем шаге делаем выбор поля, которое станет в таблице «Телефоны» «внешним полем», делаем выбор поля «код», добавив его в список выбранных полей.

Примечание: если не проводить сортировку на этом шаге, то данные будут отсортированы по первичному ключу таблицы на стороне «один».

На пятом шаге даем имя полю, флажок»Целостность данных» можно не отмечать, так как в связи «один ко-многим» это не работает. Переключаемся на JAWS-курсор и нажимаем кнопку «Готово».

Итог: в таблице «Телефоны» в дополнительном поле отобразились все номера телефонов для каждого человека, и образовалась связь «один ко-многим».

Примечание: путём подстановки в таблице на стороне «многие» в подстановочном поле получается, что-то типа запроса, так как в поле подстановки отображаются все данные, по одному человеку, и имеет вид раскрывающегося списка.

Отношение «многие-ко-многим»

Рассмотрим две таблицы: таблица «Заказы» и таблица «Продукты». Каждый заказ может содержать некое количество продуктов и один и тотже продукт может содержаться в нескольких заказах. Такая связь называется «многие ко-многим». Чтобы создать такое отношение, необходимо ключевые поля этих таблиц поместить в третью связующую таблицу.

Отношение «один-к-одному»

Обычно такой тип связи почти не используется, так как данные этих таблиц можно поместить в одной таблице.

7. Маска ввода

Маска ввода позволяет контролировать ввод данных в таблицу. И не только контролировать, но и упрощать процесс ввода. Маску используют в том случае, когда вводимые данные должны содержать определённные символы в некоторых позициях вводимой строки. Самым простым и ярким примером таких данных являются номера телефонов. Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номера, а остальные символы (скобки вокруг кода города, дефис между цифрами номера) будут добавляться автоматически. Маска задаётся с помощью специальных символов.

Возьмём для примера таблицу «Телефоны» и поле «Домашний телефон». Для того чтобы установить маску ввода, необходимо открыть таблицу в режиме «Конструктор», поместить курсор в поле «ДомашнийТелефон», клавишей [F6] перейти в свойства поля, курсорными клавишами с вертикальными стрелками или клавишей Tab переместить курсор в ячейку «маска ввода». Для поля «ДомашнийТелефон» запишем маску в следующем формате:

Где знак (!) означает, что маска ввода будет вводиться справа налево.

Цифра 9 означает, что пользователь может ввести цифру; цифра 0 означает, что пользователь должен ввести цифру. Подробно о знаках, использующихся в масках, смотри в таблице.

В этом примере символ (!)позволяет заполнять маску с право налево, благодаря этому, пользователь может внести номер телефона без кода города.

Пример маски ввода для заполнения поля «МобильныйТелефон»:

Таблица символов маски ввода

Послесловие

Доступность СУБД MS Access с помощью программы экранного доступа JAWS for Windows версий 13 или 14 оценивается, как хорошая. Некоторые элементы программы озвучиваются при дополнительных действиях. Например, при перемещении курсора по раскрывающимся спискам элементы списка не озвучиваются. Чтобы узнать на какой элемент списка переместился курсор, необходимо прочитать элемент под курсором при помощи сочетания клавиш Ctrl+Tabили ins+стрелка вверх. В окне мастера не озвучиваются кнопки добавления выбранных полей, JAWS озвучивает их просто «кнопка». С другой же стороны, в некоторых местах замечена чрезмерная болтливостьJAWS. Например, при перемещении по диалогу мастера JAWS постоянно читает всё окно, т.е. о возможности выбора полей из запроса или таблиц и только в конце фразы произносит элемент под курсором. Чтобы немного исправить это положение, надо в параметрах программы отключить всплывающие подсказки. При навигации по таблицам, запросам и формам, замечено, что озвучивание заголовков полей происходит в том случаи, если в настройках JAWS,информативность пользователя установлено «начинающий» или «средний». При информативности «опытный» JAWS произносит только внесённые записи, а имена полей не произносит.

Описанные в руководстве действия с ленточным меню относятся к стандартному ленточному меню, без включения виртуальных лент JAWS.

Источник