какое программное обеспечение применяется в системах управления электронными документами

Лучшие системы и программы электронного документооборота

Залог успешного бизнеса — это умение организовать и отладить бизнес процессы таким образом, чтобы вся организация работала как часы. Специалисты Coba.tools подготовили ТОП-5 программ для организации документооборота на предприятии, при подготовке которой у них была цель помочь пользователям с выбором качественного софта. Ознакомившись со статьей, пользователю останется только сделать выбор в пользу того или иного сервиса.

1с: документооборот

Платформа для автоматизации процесса документооборота. Сервис поддерживает возможность коллективной работы и управления бизнес-процессами. Обеспечивает постоянный доступ к документам, что позволяет все необходимые вопросы держать на контроле. Можно выстраивать процессы в иерархичном порядке, делегировать выполнение задач любым способом. Для пользователя есть общие и личные календари, где отмечены все задачи. Также сервис способен формировать полную аналитику по предприятию и конкретному человеку.

Плюсы

· управляет документами и процессами на предприятии;

· формирует аналитический отчет;

· помогает в организации рабочего времени;

· есть встроенный почтовый клиент;

· инструменты для коллективной работы.

Минусы

· Можно купить только через дилерскую сеть.

Docspace

Коробочное решение для организации электронного документооборота. Используется в рутинной работе сотрудников для управления документацией, используя корпоративный сервер. Помогает автоматизировать движение электронной документации. Программа автоматически прикрепляет регистрационный номер, поддерживает создание и импорт файлов из РКК, печати и штрих-коды, самостоятельно прикрепляет ответственных за выполнение.

Плюсы

· занимается регистрацией и вводом документов;

· работает с электронными документами различных форматов;

· мощные инструменты поиска;

· формирует отчет аналитики.

Минусы

Onlyoffice

Онлайн-редактор документов, который используется в бизнес-администрировании. Существует как браузерная версия, так и для в локальных сетях. Программа включает в себя возможность совместной работы с документами, почту, crm, календарь заданий и проектов. В случае облачной версии, то пользователи работают saas или on-premise решениях. Разработчиков порадует возможность интеграции собственноручно созданных сервисов.

Плюсы

· интуитивно понятный интерфейс;

· кроссплатформенность для разных ОС;

· удобная работа с проектами;

· можно интегрировать свои решения.

Минусы

· маленький набор функциональных возможностей;

· нет возможности мультивыделения блоков в таблицах и документах;

· Пользователи отмечают, что программа приводит к подвисаниям ПК.

Documentum

Многофункциональный сервис для организации документооборота внутри компании. Все документы хранятся на сервере, где организован удобный бесперебойный доступ и поиск. Администратор может ограничивать доступ к некоторым документам конкретной категории пользователей. Сервис способен организовывать и автоматизировать бизнес процессы, для повышения качества работы. Есть возможность совместной работы, программа умеет распознавать бумажные документы, делать ретроконверсию документов, визировать и передавать на выполнение задачи.

Плюсы

· умеет сканировать и распознавать;

· занимается распределением прав доступа;

· контролирует ход исполнения задач;

· доступна интеграция сторонних решений.

Минусы

· слишком нагружает ресурсы ПК.

Docsvision

Система для электронного документооборота для предприятиях разного размера, которое представлено в виде веб-версии. Есть встроенная функция архивирования, инструменты для делопроизводства и работы с договорами. Умеет сканировать и регистрировать штрих-коды, структурировать имеющуюся базу документов, распознавать текст, регистрировать официальные документы и прикреплять к нему резолюцию.

Плюсы

· мощный набор инструментов для управления;

· реализовано ввиду веб-версии.

Минусы

· подходит только для некоторых отраслей деятельности;

· дополнительные компоненты доступны только после дополнительной оплаты;

· пользователи отмечают проблемы с внедрением и периодические зависания.

Этот ТОП-5 составлен специалистами Сoba.tools на основе мнений зарегистрированных пользователей. Ознакомиться с полным списком сервисов для организации бизнеса можно у нас на сайте.

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Российское программное обеспечение для электронного документооборота

Суть понятия

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для организации работы с цифровыми версиями документов. Она позволяет создавать, хранить, менять, искать документацию, а также выстраивать взаимодействие между пользователями (совместную работу, обмен документами, выполнение других функций). Точный перечень возможностей СЭД зависит от ее типа (подробнее об этом — далее).

Что дает внедрение и использование СЭД?

Организация, внедрившая систему электронного документооборота, получает сразу несколько преимуществ. В их числе:

В сумме все перечисленные преимущества позволяют компании выиграть в острой конкурентной борьбе, предлагая лучший сервис для клиентов и цифровую среду для работы сотрудников.

Существующие типы СЭД

К настоящему моменту сформировалось несколько основных типов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства

Одни из самых простых программных комплексов. Они предназначены для перевода документооборота компании в электронную форму. Движение документов при этом, как правило, организуется по всем существующим стандартам и с сохранением иерархического принципа (от руководителя к подчиненному).

Электронные архивы

Так называют системы электронного делопроизводства, в которых основное внимание уделено надежному хранению документов в цифровой форме и их быстрому и легкому поиску. Последний может осуществляться по разным атрибутам — датам, номерам, фрагментам текста и другим. Системы электронного архива отличаются друг от друга функциональностью поиска, поддержкой тех или иных типов устройств хранения, степенью надежности защиты данных, возможностями масштабирования и т.д.

Workflow-системы

Такое название носят системы, устанавливающие строгий порядок действий при выполнении тех или иных бизнес-процессов. К действиям могут привязываться электронные документы, однако они не являются основными объектами. Частный случай такой связки — реализация в workflow-системе типичного алгоритма обработки документов (прием, регистрация, рассмотрение, исполнение).

ECM-системы

Аббревиатура ECM расшифровывается как Enterprise Content Management, в переводе — «управление корпоративным контентом». Так называют максимально функциональные системы электронного документооборота, в которых реализован большой набор инструментов и технологий создания контента (документов, заданий и многого другого), его хранения, обработки, доставки всем пользователям. Можно утверждать, что ECM-системы объединили в себе черты всех перечисленных выше типов. Так, чтобы ту или иную систему можно было отнести к категории ECM, она должна поддерживать сканирование бумажных документов, как комплекс для делопроизводства, их хранение, как цифровой архив, и постановку задач исполнителям, как workflow-система.

Российское программное обеспечение для электронного документооборота

Интерес руководителей компаний к системам электронного документооборота растет с каждым годом. Закономерно то, что на этом фоне неуклонно увеличивается количество программных решений на рынке. При этом позиция российских разработчиков ECM достаточно сильная: количество наименований отечественного ПО, позволяющего внедрить электронный документооборот, к настоящему времени исчисляется десятками. Мы отобрали несколько наиболее популярных программ, изучили их особенности и отличия.

Система для автоматизации управления компанией, взаимодействия с клиентами и партнерами, работы с документами. Разработана на платформе Windows Workflow Foundation, является полностью Microsoft-ориентированной, по этому критерию соответствует реалиям большинства российских компаний. Благодаря технологии шлюзов допускает интеграцию с модулями сторонних разработчиков — 1С:Предприятие, Microsoft SharePoint и другими.

«Коробочный» программный продукт для создания системы цифрового документооборота. Поддерживает полный жизненный цикл документации — от ее создания или приема до исполнения. Допускает как автоматизацию делопроизводства в его классическом представлении, так и постановку полностью электронного документооборота. Поддерживает интеграцию с программными решениями сторонних разработчиков — «Гарант», «Сигнал-Ком», «Крипто-Про» и другими.

«Коробочное» решение, которое остается бесплатным, пока с ним работают до 50 пользователей, создающих до 5000 документов в год. При превышении любого из этих ограничений требует перехода на платную систему Naumen DMS. Naudoc — решение, оптимальное для компаний малого и среднего бизнеса, а также для отдельных подразделений крупных организаций.

Включает множество модулей для управления бизнес-процессами, движением документов, работой с договорами, решения других задач. Позволяет автоматизировать взаимодействие с клиентами, поддерживает ведение клиентской базы, помогает вести продажи, планировать маркетинговые мероприятия и контролировать их эффективность. Оптимальна для компаний, работающих в сфере торговли и оказания услуг.

Продукты компании «Логика Бизнеса»

«Логика Бизнеса» — один из лидеров ECM-рынка. Мы предлагаем несколько продуктов, внесенных в Единый реестр российских программ для ЭВМ и БД Минцифры России. Они не только отличаются функциональностью и удобством, но и позволяют выполнить требования по импортозамещению зарубежного ПО.

В числе наших разработок — такие решения, как:

Свяжитесь с нашими специалистами удобным вам способом. Они уточнят ваши потребности, порекомендуют оптимальное программное решение для системы электронного документооборота, помогут оформить заявку на его внедрение.

Источник

Популярные системы электронного документооборота

Работа с документацией занимает львиную долю времени и ресурсов любой организации, ведь бумаги сопровождают все этапы предпринимательской деятельности. Упорядочивание процессов документооборота сразу разительно поднимает эффективность управления и учета, недостатки системы оборота документации создают для бизнеса множество проблем.

Вопрос: Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?
Посмотреть ответ

Автоматизация затронула и эту сторону предпринимательства.

Вопрос: Как при внедрении электронного документооборота оформить передачу полномочий на право подписи первичных документов электронной подписью материально ответственному лицу и нужно ли вносить изменения в кадровые документы?
Посмотреть ответ

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности. Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое.

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Вопрос: Можно ли при подписании дополнительных соглашений к договору использовать квалифицированную электронную подпись, если изначально стороны не согласовывали возможность электронного документооборота?
Посмотреть ответ

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание.

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

Источник

Программное обеспечение документооборота

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм.

Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении.

Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:

1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Internet и с электронной почтой и т.п.)

2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.

Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:

— набора и редактирования текстов (текстовый редактор);

— работы с электронными таблицами (табличный редактор);

— поиска и просмотра информации в Internet (браузер);

— работы с электронной почтой;

— антивирусной защиты компьютера.

В первой категории программного обеспечения (ПО) стандартом являются различные версии ПО от Microsoft – Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office в качестве пакета офисных приложений [26, С.252].

Сегодня на компьютерах пользователей можно встретить самые разные версии операционной системыWindows – от Windows 95 до Windows XP. Организуя работу подразделения, важно учитывать, что некоторые старые версии Windows – Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME – изначально создавались в расчете, в первую очередь, на персональное (домашнее) использование, а для организации работы офиса предназначены другие модификации операционной системы, такие как Windows NT, Windows 2000 Professional или устанавливаемая на современные компьютеры Windows ХР. При этом Windows ХР также имеет две модификации, Windows ХР Home Edition, ориентированная на использование дома и в малом офисе, и Windows ХР Professional, рассчитанная на организацию работы большой организации. Учитывая, что версия Windows ХР Professional в два раза дороже версии, предназначенной для малого офиса, к выбору операционной системы надо подходить очень внимательно. Фактически, с точки зрения обычного пользователя обе версии программы ничем не отличаются, и только в больших организациях, использующих централизованное управление компьютерами, использование именно версии Professional является наиболее эффективным и оправданным.

В то же время все чаще на компьютерах сегодня можно встретить и другую операционную систему – Linux. Ее популярность в последние годы связана с двумя факторами.

С одной стороны, быстро сокращается процент организации, использующих нелегально установленное, так называемое «пиратское» программное обеспечение. В то же время, при использовании «пиратского» ПО его стоимость фактически приближается к стоимости трудозатрат на его установку и сопровождение, а с переходом на лицензионное программное обеспечение от Microsoft затраты на ПО сразу начинают составлять значительную статью расходов в IT – бюджете организации.

С другой стороны, в последние годы корпорация Microsoft, став почти монополистом в области поставки операционных систем и офисных пакетов, существенно ухудшила условия поставки и техподдержки своих программ, одновременно подняв на них цену.

В этих условиях все больше организаций начинают искать альтернативу программам Microsoft, находя ее в системе Linux, предлагаемой на российский рынок несколькими поставщиками и отличающейся на порядок меньшей стоимостью при сходной функциональности. Наиболее заметный эффект переход на Linux дает в средних и крупных организациях, имеющих развитые IT-подразделения, способные обеспечить миграцию (переход) организации из среды Microsoft на Linux с одновременным переобучением и последующей поддержкой пользователей.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяет решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1) пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2) ставить письма «на контроль»;

3) отслеживать исполнение документов;

Вести иерархические «папки» для хранения документов;

4) сортировать документы в папках по различным критериям;

5) осуществлять контроль за работой исполнительной над документами и соблюдением ими временных графиков;

6) обеспечивать хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

Основным пакетом предложений, обеспечивающим работу офисных сотрудников, сегодня является Microsoft Office. В состав Microsoft Office 2003, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2003 – универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2003 – электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построение диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft PowerPoint 2003 – программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2003 – система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2003 – информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2003 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе [8, С.196].

Естественно, что при покупке нового компьютера на него обычно устанавливают новейшую версию Microsoft Office, однако в больших организациях, для удобства централизованного обслуживания компьютеров и после появления на рынке новой версии программы, на новые компьютеры продолжают устанавливать версию, принятую в качестве внутрикорпоративного стандарта, и переход на новую версию осуществляют только централизованно во всей организации. Иногда, если на данном компьютере будет использоваться только одно приложение, например MS Word, в целях экономии закупается именно эта программа. Но чаще закупается весь пакет MS Office.

Пакет Microsoft Office System может поставляться в нескольких вариантах комплектации.

К основным приложениям MS Office относятся:

— Microsoft Office Word 2003

— Microsoft Office Excel 2003

— Microsoft Office PowerPoint 2003

— Microsoft Office Access 2003

— Microsoft Office Outlook 2003

— Microsoft Office InfoPath 2003

Кроме того, в систему Microsoft Office System включены следующие компоненты:

— Microsoft Office FrontPage 2003

— Microsoft Office OneNote 2003

— Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager

— Microsoft Office Publisher 2003

— Microsoft Office Publisher 2003 с приложением Digital Image Pro

— Microsoft Office Visio Standard 2003

— Microsoft Office Visio Professional 2003

— Microsoft Office Project 2003 Standard

— Microsoft Office Project 2003 Professional

— Microsoft Office Project 2003 Server.

Практически все они в той или иной степени могут пригодиться в работе кадровой службы [26, С.254].

Некоторые из этих программ поставляются отдельно, например Microsoft Office Project, используемая чаще всего руководящими сотрудниками и предназначенная для управления проектами, решения коллективных задач, управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, или Microsoft Office Visio, служащая для построения всевозможных графиков и диаграмм, отражающих рабочие процессы, структуру организации, используемое оборудование и т.п. Рассмотрим несколько компонентовMicrosoft Office System, например:

Microsoft Office Publisher 2003 – программное обеспечение для настольного издания бюллетеней, брошюр, веб-узлов, объявлений, открыток, бланков и т.п.

Пакет Microsoft Office System поставляется в нескольких вариантах:

— Профессиональный выпуск Microsoft Office 2003

— Стандартный выпуск Microsoft Office 2003

— Выпуск для малого бизнеса Microsoft Office 2003

— Базовый выпуск Microsoft Office 2003

— Выпуск для учащихся и преподавателей Microsoft Office 2003

Из них для кадровой службы может представлять интерес базовый выпуск, включающий необходимый минимум для работы и обычно представляемый в так называемой ОЕМ-версии, то есть при покупке вместе с новым компьютером, стандартный выпуск, чаще всего закупаемый организациями при комплексной закупке лицензий, и профессиональный выпуск, включающий средство работы с базами данных MS Access, например, табл.1.2.

Источник