Фасилитировать встречи что это
Консалтинговая группа Донских
Принципы и правила фасилитации
Это инструмент, которым можно пользоваться при проведении совещаний, сессий стратегического планирования, семинаров и воркшопов. Разбираемся в тонкостях инструмента ниже.
Что такое фасилитация
Фасилитация (от англ. facilitate – помогать, направлять, облегчать) – одновременно процесс, группа навыков и набор инструментов, позволяющих эффективно организовать групповое обсуждение.
Цель фасилитации: нахождение верного метода, который позволит группе работать созидательно и результативно. Иными словами, это специальные действия, направленные на организацию групповой работы.
Обсуждение рабочих вопросов обычно происходит в одной или нескольких группах. Групповая фасилитация – процесс, в рамках которого лидер группы занимает нейтральную позицию и не берет на себя принятие решения, а лишь помогает участникам идентифицировать проблемы и принять решение с помощью конструктивного обсуждения. Этим лидером и будет фасилитатор.
Кто такой фасилитатор
Личность фасилитатора – уже мощный инструмент влияния сам по себе. Это тренер, который обучен технологиям эффективной коммуникации. По мнению Тони Манна (автор нескольких книг по фасилитации), фасилитатор должен уметь:
Профессионал превыше всего ставит интересы группы, отказываясь от собственной экспертизы, не позволяет участникам увязать в обсуждении, но в то же время и не форсирует события и не оказывает давления на участников. Он несет ответственность за организацию обсуждения, позволяющую участникам всецело сфокусироваться на содержании объекта дискуссии.
Важно! Фасилитатор поддерживает конструктивный диалог и оказывает одинаковое внимание всем участникам обсуждения, эффективно управляя дискуссией, но не вступая в нее. Результатом такой встречи является принятие группой лучшего из возможных решений.
Отличие фасилитации от модерации
Существуют разные взгляды на то, что такое фасилитация и модерация. Одними экспертами они признаются как одинаковые процессы, а различие в терминах объясняются разным языковым происхождением (модерация – немецкое, фасилитация – английское). Другие специалисты находят эти процессы смежными, но имеющими различия:
Пять правил фасилитации
Проведение фасилитации подразумевает использование принципов, которые исходят из поставленных целей и задач.
Существуют 5 правил фасилитации:
Техники фасилитации
Инструментов фасилитации много, но существует несколько базовых техник:
Фасилитация в бизнесе
Фасилитация активно используется при проведении совещаний, круглых столов в компаниях и корпорациях. Что фасилитация дает в этом случае?
Успешная фасилитация — это совместная качественная работа как участников, обсуждающих по-настоящему важные для них вопросы, так и фасилитатора, принимающего темп и уровень, на котором находится группа и использующего тщательно подобранные инструменты. Именно это позволяет получить максимальный результат.
Что такое фасилитация и как она работает
Три главных проблемы традиционных совещаний
Представьте себе обычную планерку или летучку. В абсолютном большинстве коллективов она выглядит следующим образом:
Никакого реального вовлечения сотрудников в совещание просто нет, брейн-шторма не происходит. Внедрение гибких методологий вроде Scrum иногда позволяет исправить ситуацию, но во многих случаях оказывается просто сменой формы, а эффективность совещаний остается на драматически низком уровне.
Почему так происходит
В основе всех перечисленных проблем лежат три фактора:
Об этих факторах все знают, практически все осознают их негативное влияние — тем удивительнее, что очень малое количество руководителей уделяют хоть какое-то внимание исправлению ситуации. Между тем разрешить все перечисленные сложности достаточно просто: воспользуйтесь фасилитацией.
Что такое фасилитация и как она работает
Фасилитация — это метод проведения совещаний, позволяющий повысить их эффективность до максимальной. Суть заключается в том, чтобы устранить препятствия к обмену идеями и вовлечь в обсуждение абсолютно каждого сотрудника. Достигается это при помощи введения роли фасилитатора — организатора совещаний, который решает следующие задачи:
Таким образом, фасилитатор создает необходимые для командного взаимодействия условия, устраняя перечисленные ранее проблемы. При этом, в отличие от Scrum и других гибких методологий, фасилитация не требует полной перестройки бизнес-процессов компании, на нее не нужно тратить месяцы: вы можете все изменить прямо здесь и сейчас. Такая универсальность делает метод отличным выбором, если нет ясности, с чего именно начать.
Фото: Fauxels/Pexels
Пример работы фасилитатора
Все, что перечислено выше, выглядит достаточно очевидным: важно записывать мнения, сохранять нейтральную позицию, разрабатывать план, формулировать цели — задачи понятны, так почему они не решаются на практике без посторонней помощи? Причина в отсутствии структурированного подхода и недостатке информированности об инструментах организации совещания.
Возьмем для примера типовое совещание с темой «План работ на следующую неделю» — часовую летучку, которую проводят многие компании. Пусть в нем участвуют десять человек, по одному от каждого департамента. Уверен, что уже через полчаса после начала будет следующая картина:
Продуктивность такого совещания очень низкая: час времени потрачен, но на реальную работу по ключевым вопросам из этого часа пришлось минут десять. Причина заключается в том, что однообразная активность — «один говорит, остальные слушают» — быстро утомляет. Так устроен человеческий мозг: чтобы сохранять концентрацию и работоспособность, нам нужно менять форматы деятельности.
Зная это, фасилитатор чередует разные виды активности:
Чередуя эти форматы между собой, вы будете поддерживать энергию сотрудников и их вовлеченность на высоком уровне. И это только четыре инструмента: простые, понятные, но ими практически никто не пользуется. Вообще все методы фасилитации выглядят простыми, но только после того, как вам о них расскажут. В этом главное преимущество методологии: ее очень легко применять.
Кому нужна фасилитация
Я прошел обучение по фасилитации в 2015 году, аккредитовался на тренера по фасилитации в 2017-м и провел переаккредитацию с учетом перехода на удаленную работу из-за пандемии коронавируса в 2020-м. Вот несколько примеров из моей практики и со слов руководителей, которых я обучил:
Мы проводили исследование удовлетворенности руководителей качеством и результатами традиционных встреч, и результаты были неутешительные: 70% считают, что встречи затягиваются, не доходят до цели или теряют в качестве решений. Если вы входите в эти 70%, фасилитация — ваш выбор. Займитесь своими совещаниями по-настоящему, превратите их в событие, на которое хочется попасть, в котором хочется поучаствовать, — и вы увидите, как продуктивность ваших сотрудников вырастет на порядок.
Больше текстов об экономике и финансах — в нашем телеграм-канале «Проект “Сноб” — Общество». Присоединяйтесь
Фасилитация: как выстроить коммуникацию в команде
Фаси…что? Фасилитация, друзья. Да, звучит сложно и немного страшно, но все намного проще. Фасилитация — это метод проведения совещаний, который повышает их эффективность.
Вот вспомните стандартное совещание. В центре событий, конечно, руководитель. Он отчаянно пытается донести свои мысли до сотрудников. Парочка из них выглядят так, будто им действительно интересно. Может, притворяются, может, рассчитывают на премию, кто их знает? Остальные пытаются не уснуть. Кто-то аккуратно листает соцсети в беззвучном режиме, кто-то переглядывается с коллегой рядом, отчаянные пытаются занять себя разглядыванием маникюра. Привычная картина, согласны?
Чтобы встречи проходили более эффективно, а каждый чувствовал себя важным, нужна фасилитация, а точнее, фасилитатор, – человек, который займется улучшением командной работы.
Фасилитатор решает следующие задачи:
Так фасилитатор создает те самые комфортные условия, которые помогают людям продуктивно работать в команде. При этом фасилитация не требует полной перестройки бизнес-процессов фирмы, на нее не нужно тратить месяцы, а изменить формат встреч можно прямо здесь и сейчас.
Во время собрания фасилитатор проводит свою команду через все основные процессы:
1. Принятие правил и ознакомление с регламентом;
В результате должно получиться готовое решение или план действий, к которому нужно будет стремиться.
Фасилитацию может проводить Scrum Master, Project Manager или Team Lead. Главное, чтобы у этих людей была личная мотивация и понимание содержания встречи. Но самоконтроль тут тоже необходим.
Поэтому некоторые компании приглашают человека со стороны. Такой специалист не имеет личной заинтересованности и скрытых мотивов, поэтому может сохранять нейтралитет во время работы с командой.
Инструментов фасилитации много, но существует несколько базовых методик, о них мы сейчас и расскажем.
Технология используется, когда при участии большого количества людей необходимо получить картину будущего, на основе уже имеющегося опыта. Кстати, такая схема проведения мероприятий положена в основу гражданских собраний в коммунах Германии.
Еще методика обладает важной особенностью — она объединяет группы людей с разными мнениями для поиска единого решения.
Этот метод используют в компаниях с целью поиска инновационных способов взаимодействия, ухода от бюрократии и модернизации бизнес-процессов.
Занимает она, как правило, 2-3 часа. Проводится так: в помещении ставят столики с большими листами бумаги, на которых можно писать, рисовать, делать пометки, чертить, — в общем, фиксировать информацию.
За каждым столиком сидит модератор, а остальные участники свободно перемещаются между ними, когда объявляется новый круг обсуждения. Параллельно модератор фиксирует возникшие идеи и решения. В конце каждого тура подводятся итоги в презентациях.
Метод очень вовлекает участников, поэтому часто они даже не могут оторваться от дискуссии, когда наступает время перехода к другому столу. Поэтому за процессом следит фасилитатор, подсказывая, когда пора переходить к другой дискуссии. В конце фасилитатор ведет заключительную часть собрания, где демонстрирует результаты и подводит итоги.
Метод используется, когда большой группе сотрудников необходимо ответить на много частных вопросов или найти решения проблем в рамках одной темы.
Во время совещания каждый озвучивает вопрос или проблему и записывает на доске суть вопроса, время и дату. Это значит, что сотрудник, который задал вопрос, готов начать обсуждение. После того, как все желающие предложили темы, напротив каждого из вопросов свои имена записывают присутствующие, которые хотят обсудить эту тему.
Дальше сотрудники сами распределяются по группам и начинают дискуссию. Когда время подходит к концу, авторы вопросов собирают полученные ответы и решения. Так за несколько часов можно собрать разные мнения по теме и отыскать креативное решение. Чем свободнее будет атмосфера, где будет проводиться такое собрание, тем эффективнее будет технология.
В комментариях делитесь, что влияет на вашу концентрацию во время совещаний? Вам интересно их посещать?
Фасилитация совещания или как сделать управляемым обсуждение на совещании
Как управлять обсуждением на совещании или других встречах? Это не совсем простая задача. Поэтому давайте разберемся, чем отличается модель управляемого обсуждения (фасилитация совещания) от модели неуправляемого обсуждения на совещании или встречах.
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению и обучению (офлайн и онлайн) фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]
Фасилитация совещания. Управляемое и неуправляемое обсуждение.
Неуправляемое обсуждение
Когда люди собираются вместе ради вопроса, который необходимо решить. Решить вопрос, не встречаясь (по мнению участников) нельзя. Они встречаются и обсуждают вопрос ради поиска решения. У большинства руководителей бытует представление, что для того, чтобы решить вопрос вполне достаточно собрать людей с экспертизой и они смогут дать решение. На таких встречах люди начинают решать вопрос, начиная высказывать свое мнение:
Как правило высказывается примерно 20 %. Можно видеть такую картину: кто-то взял слово, затем высказывается еще несколько человек и часто эти люди приходят к выводу: в чем проблема и обозначают границы, в которых нужно искать решения. Затем предлагают решения. Люди, те который высказались, в этом случае говорят очевидные вещи, а рискованные идеи держат при себе. Предлагаемые решения часто уже известны. Получается, что тот, кто высказывался, тот и дал решения. Проблема становится понятна только тем, кто высказывался, так как они «сложили» в проблему свою реальность.
При таком обсуждении большей части группы не понятна проблема и что нужно делать. И более того, у них есть собственное мнение по этой проблеме. Но они его не высказали. Это может быть по разным причинам. При этом они часто заявляют, что выработанное решение не сработает и они не согласны с решением. Можно услышать такую фразу: «Вы решили — Вы и делайте». Далее возникает конфликт и взаимные обвинения.
Другой вариант, когда многие начинают высказывать свое мнение. Появляется большое количество мнений и возникает турбулентность (зона стонов). Это ситуация, когда, обсуждая, люди сталкиваются с разными идеями и возникает желание раскритиковать идеи другого, особенного те, которые не совпадают с собственной картиной мира. Люди сталкиваются с ситуацией «или – или». Часто здесь выносятся взаимоисключающие решения (что одним хорошо, то другим плохо). Лидер, конечно, может взять на себя всю ответственность, но это не лучший вариант.
Еще одна ситуация, когда люди начинают обсуждать какой-либо вопрос, они начинают продвигаться в понимании проблемы. Затем зацикливаются в обсуждении и начинают «ходить по кругу», теряя много времени и сил. Их высказывания по отношению к решению часто неточные и плохо сформулированы. И люди опять попадают в турбулентность (зона стонов). Время обсуждения затягивается, а решение не находится. В таких случаях руководитель предлагает собраться еще раз встретится либо сам единолично принимает решение, взяв всю ответственность на себя. Тоже не лучший вариант. На этом этапе неплохо выслушать каждого, так как каждый принес свою реальность. При этом желательно добиться, чтобы каждый понял кто и что имел в виду. Неплохо приложить усилия к пониманию и продвижению по процессу и постепенно выходить из зоны турбулентности (зоны стонов). Собрать весь список реальностей, оценить его по критериям и зафиксировать выводы.
Управляемое обсуждение
Это модель, когда мы можем включить в обсуждение максимальное количество участников. Собрать все реальности, а затем систематизировать их и оценить по заранее заготовленным критериям. В результате этой работы получается результат, который всем понятен и все согласны с ним. Такой вариант обсуждения можно назвать моделью управляемого обсуждения. Спонтанно, не применяя специальных техник и инструментов, этого достичь невозможно.
Фасилитация совещания. Каковы составляющие управляемого обсуждения?
Чтобы получить результат, ради которого собрали людей, нужно заранее собрать информацию, которая необходима для разработки решения. Необходимо сформулировать так называемые фокусирующие вопросы, которые помогут участникам конструктивно двигаться к решению проблемы. Подобрать необходимый состав участников. Желательно заранее обсудить цель и формат результата встречи.
Нам нужно понять как участники будут обсуждать проблему. Как будет строиться процесс, чтобы все люди вложили в обсуждение свою реальность (свое понимание проблемы). То есть нужно знать:
Необходимо проработать критерии, используя которые участники могут прийти к решениям.
На каждом этапе необходимо понимать:
При этом нужно помнить, выход из одного этапа является входом в другой этап.
Фасилитация совещания. Роль фасилитатора в проведении встреч
Фасилитатор побуждает участников к полноценному участию во время встречи и помогает каждому участнику думать наилучшим образом. Помощь фасилитатора незаменима, когда необходимо группе помочь найти инновационные идеи, которые включали в себя точки зрения каждого участника. Он знает, как помочь группе освободиться от ограничений типичной дискуссии и как использовать силу расходящегося мышления (дивергенция).
Он может помочь группе преодолеть зону дискомфорта, пока члены группы пытаются найти общее взаимопонимание. При этом он помогает группе сформулировать творческие предложения, представляющие собой переплетение нескольких точек зрения.
Фасилитатор понимает, как на выходе достичь жизнеспособного соглашения и как привести дискуссию к завершению. Он помогает группе перейти от привычной почтительности и подчиненности к целенаправленному сотрудничеству и коллективной ответственности.
Фасилитация совещаний. Когда можно использовать фасилитацию.
Фасилитация совещаний. Когда не стоит использовать фасилитацию.
HighAdvance Consulting Group оказывает услуги по проведению и обучению (офлайн и онлайн) фасилитации.
За дополнительной информацией обращайтесь к ведущему эксперту Максиму Александровичу Логинову +7 921 334 67 62 | [email protected]
Простое руководство по фасилитации: как к ней подготовиться и чего избегать
Что делать, если дискуссия заходит в тупик, работа стопорится, а члены команды конфликтуют друг с другом? Лучший выход — устроить фасилитационную сессию. Что это такое расскажем в этой статье.
Что такое фасилитация
«Слово «фасилитация» происходит от английского facilitate — «облегчать», которое очень точно отражает суть процесса: первая задача фасилитатора — облегчить диалог, дискуссию, помочь сделать ее конструктивной».
Фасилитатор — хороший переговорщик и психолог, который умеет настроить команду на общение и помогает разрешить все внутренние конфликты. Но фасилитация действенна не только в стрессовых ситуациях. Она помогает бизнесу понять, какова миссия компании, какой ее видят сотрудники, какие новые направления можно развивать.
Цели фасилитации
Согласно руководству по фасилитации Стэнфордского университета, ведущий должен:
Как подготовиться к фасилитации
Выберите ведущего. Важно не только то, что ваш кандидат разбирается в нужной теме и остается объективным, но и то, как его принимают члены группы.
Узнайте себя поближе. Ответьте на следующие вопросы:
Определите цели сессии.
Сделайте план обсуждения: определите размер группы, попробуйте понять, насколько участники знакомы и близки между собой, решите, будет ли разговор в формальном или неформальном тоне. Запланируйте, когда именно вы коснетесь ключевых моментов обсуждения.
Обратите внимание на место, в котором вы планируете провести сессию: оно должно быть достаточно удобным для того, чтобы все участники могли общаться друг с другом, а не только с вами. Подсказка: люди, сидящие кругом, склонны больше разговаривать друг с другом, а не сосредотачиваться на фасилитации.
Подготовьте несколько интересных вопросов, чтобы начать обсуждение, а также материалы, которые вам могут для него понадобиться (доска, маркеры, бумага).
С чего начать сессию
Познакомьте участников с целью и структурой обсуждения, убедитесь, что все одинаково понимают, о чем будет сессия, когда она закончится и что за ней последует. Например: «Сегодня мы обсудим конфликт между отделом А и Б. Мы будем говорить в небольших группах в течение часа, затем потратим еще полчаса на общую дискуссию. Мы закончим в 17:00 и любой, кто захочет продолжить обсуждение, может остаться. Если заинтересованных будет много, мы продолжим наше обсуждение в четверг в 15:00».
Объясните свою роль фасилитатора — человека, который должен оставаться нейтральным и объективным, целенаправлено развивать обсуждение и создавать комфортную среду, в которой каждый может принять участие в разговоре. Это не означает, что вы сами нейтральны по отношению к объекту обсуждения, но, как фасилитатор, должны таким оставаться в группе.
Выберите нужный тон. Очень важно создать безопасную и открытую среду, в которой остальные чувствуют, что могут честно поделиться своими взглядами.
Например: «Я здесь, чтобы помочь вам обсудить эту тему. Мы собрались, чтобы научиться друг у друга чему-то новому, понять, как и что каждый из нас думает и чувствует. Чтобы достичь этого, мы должны постараться установить связь друг с другом. Моя задача — помочь вам провести обсуждение, в котором все мнения будут высказаны в безопасной и комфортной обстановке. Это не значит, что у нас не будет противоречий и даже некой напряженности, но я надеюсь, что вы будете открыто высказывать свое мнение. Я понимаю, что это вызов самим себе — поделиться своим наболевшим, внутренними проблемами и показать уязвимые места, поэтому каждый из участников должен следовать определенным правилам дискуссии, чтобы не задеть оппонентов».
Попросите участников представиться и немного рассказать о себе.
Установите основные правила и обязательно уточните у группы, все ли могут их придерживаться. Вот несколько вариантов:
Во время фасилитации
Оставайтесь нейтральными. Обычно фасилитаторы не высказывают своего мнения, а помогают членам группы делиться своим. Ваша роль — способствовать обсуждению в группе, но если у вас есть ценные идеи, которые могут помочь, попросите кого-то еще выступить в роли фасилитатора, а сами примкните на время к группе.
Учитесь слушать, а не говорить. Избегайте высказывать «экспертное мнение». Даже если участники обсуждения обратятся к вам за советом, постарайтесь не давать ответ сразу, а для начала вынесите его на общее обсуждение. Постарайтесь не задевать собственных триггеров — вопросов или тем, которые вызывают у вас большой эмоциональный отклик.
Контролируйте процесс. Еще одна из ваших задач — признавать вклад участников группы в обсуждение. Благодарите за выдвинутые идеи, обращайте внимание, если человеку трудно дается участие в общем разговоре. Несколько действенных техник контроля обсуждения:
11 частых проблем
Безусловно, ни одна сессия не может пройти идеально, как бы вы ни готовились. Мы постарались разобрать несколько главных проблем, с которыми вы можете столкнуться.
Книги, которые расскажут, как стать фасилитатором
2021, ООО «Альпина Диджитал»
Все права защищены