Утилизатор документов что за работа

Утилизация документов с истекшими сроками хранения, архивов, бухгалтерской и офисной документации

В какой-то момент в архивах любой компании скапливается большое количество неактуальной, отработанной документации с истекшим сроком хранения, которая подлежит утилизации.

Руководство компании должно принять решение, каким образом будет очищаться архив, чтобы не нарушались федеральные законы, и не было проблем с муниципальными службами из-за загрязнения окружающей среды.

Нельзя просто так выбрасывать архивы на свалку – таков закон.

В этой статье мы рассмотрим способы и порядок уничтожения документации.

Способы уничтожения документов

Существует несколько способов утилизации бумажной документации.

Механическое измельчение (шредирование)

Самый популярный и дешевый способ уничтожения архивной документации.

Явными преимуществами метода являются:

Сами же уничтожители бумаги (шредеры) отличаются высокой производительностью и справляются с большими объемами документов и дел.

Сжигание

Этот метод второй по распространенности после шредирования. Используется для ликвидации сразу большого объема бумаг.

Больше века данный способ был самым популярным и считался более надежным, чем все альтернативы. Его преимущество – полная уверенность в том, что документ нельзя будет восстановить.

Сжигание имеет и недостатки:

Закапывание

Ненадежный, но простой и дешевый метод, при котором архивы закапываются в землю.

Это считается выгодным решением для организаций с невысокой капитализацией или для физических лиц, так как метод не требует привлечения дополнительного оборудования.

Обратная сторона в том, что существует риск раскапывания документов с важной информацией, в том числе по распоряжению государства.

Также применяются методы промышленного прессования и утопления документов. Но они мало распространены.

Мобильный шредер

Существуют компании, с которыми можно заключить договор предоставления услуг по утилизации бумаги на своем оборудованием с выездом к заказчику. Есть смысл заказать их услуги, если они требуются нечасто (компания не имеет большого документооборота, и покупка шредера не оправдана).

Подобные организации в качестве инструмента используют мобильный шредер – грузовой автомобиль, оснащенный оборудованием для утилизации.

По своему типу и структуре мобильный шредер напоминает мусороуборочные машины: в него интегрировано механическое или гидравлическое подъемное устройство, рассчитанное на разные весовые категории (грузоподъемность обычно зависит от массы грузовика), а в кузове располагается само устройство для измельчения документации.

Мобильный шредер такого типа обладает высокой производительностью и способен перемолоть около двух тонн бумажной массы за один час.

Утилизация конфиденциальных и секретных документов

Химическая обработка — это дорогостоящий, но очень надежный метод уничтожения секретной информации, расположенной на бумажных носителях.

Документы перерабатывается в однородную скомканную массу при помощи воды и химических веществ.

Недостаток химической обработки в том, что этот способ финансово затратен, и используется только крупными компаниями и государственными учреждениями, если необходимо стопроцентное уничтожение закрытой документации без возможности восстановления.

Также метод химической обработки применяется как дополнительный способ утилизации после шредирования.

Стоимость услуг

Профессиональные услуги ликвидации документов включают в себя такие процедуры:

Все эти процессы входят в стоимость услуги по утилизации. Если заказчик предоставляет собственный транспорт, грузчиков и водителя, то эти услуги выходят из итоговой оплаты.

Общая цена зависит не только от количества бумаги, но и от степени секретности, а также от условий, при которых будет производиться работа.

Средняя цена уничтожения килограмма документов – 16-18 рублей. Исполнитель сам определяет минимальное количество бумаги на заказ, который он согласен выполнить. Стоимость всех дополнительных услуг также устанавливает исполнитель.

Перечень специализированных фирм по крупнейшим городам РФ

В Санкт-Петербурге можно также воспользоваться услугами социального Эко-Проекта NatureLife Project, который является единственным в Санкт-Петербурге поставщиком бесплатных сервисов по вывозу макулатуры небольшого веса — от 50 кг. Вывоз осуществляется как из офисов организаций, так и у частных лиц.

Прием архивов и документов с истекшим сроком хранения от 50 кг осуществляется на бесплатной основе. В качестве первичной обработки документов используется способ кипования при помощи промышленного прессового оборудования. Шредирование не производится.

Оставить заявку на вывоз архивов можно любым удобным для Вас способом:

Оборудование

Измельчители бумаги (шредеры) классифицируются на несколько групп.

Также шредеры разделяются на несколько уровней секретности:

Организации по утилизации могут предложить и шестой уровень, при котором бумага полностью перетирается, но этот уровень официально не зарегистрирован по международным стандартам.

Типы резки тоже имеют значение при классификации шредеров:

Стоимость машины низкой производительности в пределах 30-40 тысяч рублей.

Офисные аппараты для измельчения, способные резать бумагу не только вдоль, но и поперёк, и к тому же сохранять темп и производительность долгое время, можно купить за 140-180 тыс. рублей.

Для более серьезного подхода к ликвидации бумажной массы крупные компании закупают промышленные уничтожители бумаги, способные расправляться с 1-2 тоннами бумажной массы в час. Стоимость такого оборудования – от 400-500 тыс. рублей.

Порядок уничтожения документов

Перед самим процессом утилизации владелец документов обязан пройти через такие этапы:

Полезные статьи по теме утилизации: Куда сдать на переработку батарейки? Об утилизации оргтехники читайте здесь. Чтобы знать, куда деть ртутный градусник, который разбился, пройдите по этой ссылке https://rcycle.net/tehnika/bytovaya-i-orgtehnika/utilizaciya-orgtexniki-i-oborudovaniya.

Правила и процедуры

По закону, устранению подлежат лишь просроченные документы, к которым относится документация временного хранения (до десяти лет).

Остальная документация относится к типу регулярного хранения и подлежит сохранению в федеральных архивах и архивах местного самоуправления на неограниченный срок (от 75 лет), в соответствии пунктом 1, статьей 17 федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Для проверки пакета документов происходит создание экспертной комиссии, деятельность которой регламентируется Положением об экспертной комиссии. Перед началом ее работы составляется протокол заседания, в котором фиксируются вопросы, стоящие на повестке дня.

Если при экспертизе будет выявлены нарушения (например, одна часть принятой документации просрочена, а другая часть определена на регулярное хранение), пакет документов будет переоформлен и разделен на отдельные категории.

Экспертная комиссия может забраковать пакет документов из-за того, что в нем находятся повторения (к примеру, копии бланков, распечатки в нескольких экземплярах и прочие дубликаты). Их необходимо будет убрать.

Комиссия определит вероятность полного либо частичного восстановления поврежденной либо испорченной документации, и дифференцирует таким образом подлежащие удалению материалы. Если же признается возможной реставрация носителей информации, то они не утилизируются.

Документальное оформление

Когда экспертная группа определит формальную ценность всей предложенной к утилизации бумажной массы, и до того, как будет осуществлен процесс утилизации – нужно провести ряд административных мер, подтверждающих намерение организации уничтожить всю соответствующую бумажную массу.

Владельцы документов должны распределить и переписать все данные о них в отдельном в акте.

Следует показать количество дел, общие цифры списанных на утилизацию единиц документации, период осуществления делопроизводства, а также подтверждение того, что данный документ утвержден экспертной комиссионной группой.

Вот образец акта о группе распорядительных приказов, в виде таблицы:

Этот акт закрепляется руководством организации-держателя дел. На основании акта составляется приказ об уничтожении документов.

Важным аспектом формальной части является правильное указание дат составления акта, ведь в случае недочета или ошибки в оформлении акта документация с юридической точки зрения окажется незаконно уничтоженной.

Чтобы этого избежать, необходимо серьезно отнестись к срокам хранения каждого документа и сверять все подшитые в одной группе дела с регламентируемыми в федеральных законах сроками хранения:

Передача документов компании по утилизации оформляется приемо-сдаточной накладной на уничтожение документов.

Архивная и офисная документация

Если законом накладывается условие обязательного постоянного хранения, то руководство организации обязано обработать и систематизировать всю соответствующую документацию, а затем передать ее на сохранение в государственный архив.

К такого рода документации относятся:

Сроки хранения другой части документации (документов временного типа) могут различаться: некоторые из них назначаются самим руководством компании-держателя, а на некоторые накладываются строгие временные рамки в соответствии с законодательством: от пяти до десяти лет.

К таким относят:

Особенности уничтожения бухгалтерских документов

Бухгалтерская и другая финансово-отчетная документация подлежит особому вниманию со стороны законодательства.

Любые отчеты о финансовых операциях организаций привлекают налоговые органы.

Следовательно, существует ответственность за их целенаправленное уничтожение и попытку сокрытия, которые расцениваются как уголовное деяние и наказываются в соответствии с текущим законодательством.

Любой отчетный документ или аудиторское заключение о финансовой отчетности подлежит архивации и хранению компанией не менее 5 лет после даты формирования. В некоторых случаях на определенные виды отчетной документации государство может добавить дополнительное время хранения.

Что делать с уничтоженной документацией?

Если вы приобрели шредер для офисного, корпоративного или домашнего пользования, и не пользуетесь услугами мобильных шредеров, множество резанной бумаги остается у вас на руках.

Не стоит выбрасывать ее на свалку, ведь это ценное вторсырье. Из него изготавливается множество изделий (от яичных лотков и картонных коробок до новой беленой бумаги), благодаря этому удается защитить от вырубки множество деревьев.

Чтобы узнать больше о том, как макулатура получает новую жизнь благодаря переработке, читайте эту статью. Если интересно, как можно делать на этом деньги, читайте статью Переработка макулатуры как бизнес.

По мере накопления отработанной бумажной массы сдавайте ее в пункты приема вторсырья — это принесет вам небольшой доход, кроме того, вы почувствуете свое участие в сохранении природных ресурсов.

Заключение

Утилизация ненужных документов позволяет очистить вашу компанию, а правильная и экологичная утилизация – очистить планету.

В большинстве стран мира для утилизации мусора в крупных объемах используются экологически чистые методы, такие как измельчение и химическая утилизация. Это финансово выгодно, позволяет сохранять окружающую среду и не препятствует закону.

Смотрите в видео, как происходит процесс уничтожения документов при помощи шредера:

Источник

Как избавиться от старых документов: макулатура, камин на даче или шредер?

Пожалуй, в любой организации бывает такое явление, как старые документы. Это могут быть старые первичные документы, выставленные счета, акты, черновики из документов с ошибками, просто рабочие тетради и наброски. список можно продолжать до бесконечности.

Как правило, выглядит это нелицеприятно — заваленные бумагой шкафы, ящики столов, накопители, ящики и коробки в коридорах, в подсобках, на складах. Когда такое начинаешь разбирать, можно, к удивлению, найти рекламный буклет из стоматологии, договор с другой компанией (так и не заключенный), несколько резюме сотрудников, которых не взяли на работу и так далее.

А что мы нарушаем?

Вообще, такое «бумагохранилище» в принципе в офисе не допускается. Это — нарушение пожарной безопасности.

Во-вторых, если в компанию придет налоговая проверка (или проверка от другого ведомства, хоть от Роструда) — проверяющие скажут вам огромное спасибо. Особенно за рабочие заметки, тетради, да и просто за кучу документов с ошибками. Тот же Роструд, если жалоба к ним прилетела, придут, будут искать и рыть, что называется, до победного конца. А здесь вы им разве что красным бантиком все это добро не перевязали.

Различные черновики из резюме, трудовых договоров, анкет могут содержать в себе персональные данные. Их необходимо хранить в определенном порядке. И если жалоба будет в Роскомнадзор — они тоже найдут, чем для себя можно поживиться на вашем «Клондайке».

Наверное, о документах с образцами подписей и печатей, а также блокнотах с паролями, логинами, и прочей информации для доступа куда-либо говорить вообще не нужно, тут все и так понятно.

С другой стороны, если поспешить, и избавиться от документов, срок хранения по которым не истек, то можно попасть под административное правонарушение по ст. 15.11 КоАП. Ответственные лица могут подвергнуться штрафу от 5 до 20 тысяч рублей, а также могут быть дисквалифицированы на срок 1-2 года.

Просто выбросить коробки с документами на помойку нельзя. И для это есть как минимум три причины:

При этом в любое время вы можете сами забрать необходимые вам документы (например, при налоговой проверке) или работники компании Делис Архив доставят их вам в офис. Также мы поможем перевести документы в электронный вид (при необходимости предоставляем собственное локальное или облачное решение системы «Электронный архив»).

С чего тогда начать?

С того, что документы нужно рассортировать. Для начала хотя бы по направлениям — сюда кадры, сюда юридические документы, сюда бухгалтерские, вот это для продажников. А что-то — однозначно мусор.

Необходимо назначить комиссию из числа сотрудников, которая будет за этот разбор завалов отвечать. Резонно — из каждого направления, чтобы они могли понять и оценить, куда относится тот или иной документ. Хотя в небольших компаниях это делается, как правило, устно, и участвуют обычно все сотрудники, каждый разбирает завалы на своем рабочем месте.

Всякие черновики и буклеты старые рекламные брошюры и прочую бессистемную макулатуру описывать и фиксировать не обязательно. А вот с бухгалтерскими документами все сложнее. Решением — какие документы остаются, у каких закончился срок хранения и прочими аналогичными важными вопросами, занимается специальная экспертная комиссия.

Про экспертную комиссию мы рассказывали вам в прошлой статье блога и предлагали получить бесплатно типовые формы по комиссии на e-mail.

Документы для утилизации можно освободить от скрепок,, файлов, папок. Часть этого добра еще в будущем пригодится, а на канцелярии вы сэкономите.

Если на утилизацию идет небольшое количество документов, можно воспользоваться шредером. Если документов много, далеко не одна коробка, лучше обратиться в специализированную организацию, которая и документы вам разберет, рассортирует и разложит, а подлежащие уничтожению — уничтожит на промышленном оборудовании. В Делис Архив мы выполняем все эти операции, в том числе самостоятельно вывозим и утилизируем документацию на собственном шредере в вашем присутствии.

Макулатуру принимаете?

Как быть с затратами на утилизацию?

Бухгалтеров, конечно, в первую очередь интересует как учесть затраты на утилизацию и можно ли их учесть при расчете налогооблагаемой базы. Отвечаем:

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение бумаг включаются в состав прочих расходов: Дебет 91-2 «Прочие расходы» (п. 11 ПБУ 10/99) Кредит 76.

Источник

Уничтожение документов

Документы накапливаются, теряют актуальность и превращаются в макулатуру. Если документы содержат коммерческую тайну, сдать их как макулатуру нельзя. Потребуется услуга «Уничтожение документов», которую проводят специальные организации.

Чтобы уничтожить старые документы, сперва создайте новые. Ирония, но того требует закон и порядок.

Уничтожить ценные документы только физически нельзя. Придется пройти бюрократические процедуры. Компании-посредники проводят все необходимые манипуляции, то есть уничтожают документы под ключ, но стоят не дешево. Стоимость выделения документов и составления акта обойдется в среднем 35 р. за дело. Дело — это совокупность документов, которые относятся одному вопросу и помещаются под одну обложку. Если бюджет не позволяет воспользоваться такими услугами, проведите работу сами.

Алгоритм уничтожения документов

1. Экспертиза ценности документов

Для определения сроков хранения документов используйте номенклатуру дел организации. Номенклатура — это список дел, которые заводит организация. Номенклатура составляется по определенной форме. Каждое дело имеет свой срок хранения. В государственных учреждениях номенклатура обязательное требование. Но даже небольшим компаниям полезно заводить номенклатуру, так как она облегчает работу с документами.

Номенклатура дел. Образец

Срок хранения дела заканчивается к 1 января года, когда составлен акт. Если документ появился в 2013 году, хранится 5 лет, то внести его в акт можно не раньше 1 января 2019 года.

Чтобы не попасть под Статью 325 Уголовного Кодекса «Похищение или повреждение документов», не уменьшайте сроки хранения документов. Увеличивать не запрещено.

2. Акт о выделении дел к уничтожению

Нормативные требования гласят: чтобы отобрать документ для уничтожения, просмотрите каждый лист, чтобы случайно не уничтожить важный документ.

Перенесите данные с обложек уничтожаемых документов в акт. Акт — это документ, который свидетельствует факт жизни или произошедшее действие. Есть более 20 видов актов. Акт «О выделении дел к уничтожению» — это разновидность. То есть этот акт констатирует выбор документов с истекшим сроком хранения. Акт имеет юридическую силу. Это гарантия, что действие действительно произошло. Все лица, упомянутые в акте, знакомятся с его содер­жанием под расписку.

Если на обложке дела не хватает информации, которую нужно внести в акт, так же обратитесь за недостающими данными в номенклатуру дел организации. Сотрудник, который провел экспертизу ценности документов, подписывает акт. Далее соберите экспертную комиссию компании и проведите заседание. Рассмотрите акт и составьте протокол. Этот документ свидетельствует все происходящее на заседании.

Состав экспертной комиссии для составления акта об уничтожении документов. Корректируется в зависимости от состава сотрудников фирмы

Срок хранения таких актов — постоянно.

Нельзя использовать документы, которые уничтожаете, для хозяйственных нужд. Например, как черновики. После всех процедур, переходите к следующему этапу.

3. Физическое уничтожение документов

Уничтожить документы берутся специальные компании. Оформите накладную или приемо-сдаточный акт, укажите дату, вес и количество документов. На заключительных этапах работы производятся погрузочные работы в присутствии специалиста архивного предприятия, а также транспортировка документов до терминала утилизации с использованием транспорта компании.

Если вы проводите утилизацию самостоятельно, то воспользуйтесь нашими услугами по погрузке и перевозке утилизируемых документов.

После прочтения — сжечь

Сжигать документы — давняя традиция. Этот способ утилизации подходит для конфиденциальных документов.

Там, где тара подвергается сожжению повышенным спросом на современном рынке пользуются бумажные пакеты. Подобные изделия обладают рядом характерных особенностей, отличающих их от прочих разновидностей тары. Бумажные пакеты обладают повышенной прочностью и выполняются трехслойными. Бумажная тара отличается экологической безопасностью, поэтому при сжигании (утилизации) не выделяет в атмосферу вредных веществ. Что касается сжигания бумажных архивов, то для данных целей применяют только бумажные мешки крафт.

Бумажный крафт мешок

Не сжигайте документы самостоятельно. Привлечете пожарную службу, санэпидемстанцию, а и того хуже, экологические организации. Кроме того, это опасное дело, и прибегать к самодеятельности крайне не советуем. Для этого работают специальные компании.

Термическая обработка подходит для всех видов документов. Кроме бумаги, к сжиганию допускаются видеокассеты, диски, жесткие диски, флешки и др.

Мусоросжигательную печь вы найдете только на специализированных заводах. За сжигание документов придется заплатить.

В некоторых странах от метода сжигания постепенно отказываются по причине вреда окружающей среде.

Бумажный уничтожитель — шредер

Шредер — аппарат для измельчения бумаги на мелкие кусочки или полоски. В магазинах техники продаются компактные шредеры. При небольшом количестве документов такое устройство приобретите в офис.

Для утилизации документов в больших масштабах используют промышленный шредер. За час работы промышленный шредер перерабатывает до 3 тонн документов. Способ надежный и экологически чистый. Затем бумага прессуется под прессом.

Легко найти компании, которые займутся измельчением документов с помощью шредера бесплатно. А некоторые еще и заплатят за большие тиражи. После измельчения документы используют как вторсырье и перерабатывают.

Для дополнительной надежности после шредирования документы подвергают химической обработке. Эта процедура превращает бумагу в размягченную массу, и информацию на бумаге точно никак не спасти. Химическая обработка — дорогой способ

4. Акт о физическом уничтожении документов

После промышленного уничтожения документов, компании выдают акт о физическом уничтожении. Снимите на видео или сфотографируйте процесс физического уничтожения документов. Это даст дополнительную отчетность. Компании-подрядчики гарантируют строгую конфиденциальность.

Четкое соблюдение установленной технологии ведения работ и использование качественных, надежных, прочных бумажных мешков позволяет максимально эффективно решить задачи, поставленные на предприятии, и исключить утечку информации.

И помните: уничтожение документов в России по истечению сроков хранения — это право, а не обязанность.

Источник