Утеряны накладные что делать
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
Утеряны накладные что делать
Законодательство определяет порядок действий при утере бланка строгой отчетности. Если же утерян первичный учетный документ, его нужно попытаться восстановить. А что делать, если бланк накладной утерян при заполнении, когда он уже не бланк, но еще не первичный учетный документ? Давайте разберемся.
Ситуация
Нередко для отправки небольшого товара прибегают к услугам почты и вместе с товаром либо отдельным почтовым отправлением в адрес покупателя высылают два экземпляра накладных ТН2. Получатель товара подписывает накладные и по почте возвращает продавцу второй экземпляр.
Так, одна организация отправила партнеру заполненные накладные ТН2 на подпись. А партнер утерял все экземпляры этих накладных. Организация сообщила об этом в ИМНС, но там сказали, что утеряны не бланки, а уже заполненные документы, о чем сообщать не надо. Как быть в такой ситуации? Ведь при проверке проверяющий не увидит эти утерянные накладные ни в использованных, ни в испорченных, ни в чистых бланках и может предположить, что был утерян бланк, а в ИМНС не сообщили. Замкнутый круг получается.
Когда создать комиссию и составить акт списания
Практически каждая организация использует бланки документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — бланки строгой отчетности). И если организация обнаруживает факты их порчи, утраты или хищения (не при проверках, а в повседневной деятельности), то не позднее 3 рабочих дней со дня такого обнаружения необходимо создать комиссию по проверке таких фактов. Как правило, для создания в организации любой комиссии, в том числе и этой, руководитель организации должен издать соответствующий приказ.
Итак, комиссия создается, если бланки строгой отчетности:
Комиссия должна проверить вышеуказанные факты и составить акт списания бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — акт списания) по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, утвержденной постановлением МНС, Минфина и Минсвязи от 12.08.2011 № 33/77/17 (далее — Инструкция № 33/77/17). Акт списания подписывается председателем и членами комиссии и не позднее рабочего дня, следующего за днем его составления, утверждается руководителем организации, а подпись заверяется печатью (часть первая пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
В акте списания кроме реквизитов утраченных бланков строгой отчетности указывается и причина их порчи, утраты или хищения.
Акт списания передается в ИМНС
О потере бланков строгой отчетности сообщается в ИМНС путем представления акта списания не позднее рабочего дня, следующего за днем утверждения акта руководителем организации. Это предусмотрено частью первой пункта 21 Инструкции № 33/77/17.
Обратите внимание на то, что мы ведем речь только о бланках (даже можно сказать, о чистых бланках). На основании представленного акта списания ИМНС передает в электронный банк данных информацию о бланках, указанных в акте, с признаком «Недействительно» (часть вторая пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
А что делать с неправильно заполненными бланками?
Приведенный выше порядок предусмотрен для того, чтобы утраченные бланки строгой отчетности невозможно было использовать в корыстных целях. Если же бланк, например, накладной начали заполнять и внесли в него неправильную информацию, которую нельзя исправить, воспользоваться таким документом практически невозможно. Поэтому в Инструкции № 33/77/17 написано, что под порчей бланка понимается повреждение его поверхности (дыры, стертость и прочее) при хранении, транспортировке бланка (часть вторая пункта 20 Инструкции № 33/77/17), а испорченные при заполнении бланки в акт списания не включаются (часть третья пункта 21 Инструкции № 33/77/17).
Таким образом, порча порче рознь, и при неправильном заполнении бланков строгой отчетности создавать комиссию и составлять акт списания не нужно. Такие бланки следует уничтожить согласно Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина от 18.12.2008 № 196 (далее — Инструкция № 196). Не будем подробно описывать порядок оформления и уничтожения испорченных бланков строгой отчетности, отметим лишь, что на такие бланки составляется реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, по форме согласно приложению 6 к Инструкции № 196.
Испорченные бланки строгой отчетности должны храниться с составленным на них реестром и могут быть уничтожены только по истечении 1 месяца после проверки соблюдения налогового законодательства (часть третья пункта 21 Инструкции № 33/77/17 и пункт 15 Инструкции № 196).
Подведем итоги
Итак, законодательство в отношении порчи и утраты бланков строгой отчетности предусматривает два варианта:
1) если чистый бланк строгой отчетности утрачен или испорчен в результате хранения, транспортировки и т. п. (например, сгорел или сгнил), необходимо составить акт списания и представить его в ИМНС;
2) если бланк строгой отчетности испорчен при заполнении, надо включить его в реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, и хранить до налоговой проверки, а также еще 1 месяц после нее.
В нашей ситуации утерян заполненный бланк, который не успел стать первичным учетным документом (а может, и успел, но нам об этом неизвестно, поэтому будем считать, что не успел), поскольку одним из необходимых условий отнесения документа к первичным учетным документам, подтверждающим факт совершения хозяйственной операции, является наличие на нем подписей должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов (абзац пятый части первой пункта 2 статьи 10 Закона от 12.07.2013 № 57З «О бухгалтерском учете и отчетности»). А как следует поступать при утрате заполненного бланка строгой отчетности, не успевшего стать первичным учетным документом, законодательством не урегулировано.
Какая возможна ответственность
В КоАП есть статья 23.21 «Нарушение порядка размещения заказов на изготовление бланков строгой отчетности, их изготовления и использования», согласно части 2 которой нарушение должностным лицом порядка изготовления (в том числе учета, хранения и перевозки) бланков строгой отчетности влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 БВ. Но эта ответственность применяется при нарушении Инструкции о порядке изготовления бланков строгой отчетности и специальных материалов, утвержденной постановлением Минфина от 01.03.2002 № 30, которая согласно ее пункту 1 регулирует порядок разработки, производства, учета, хранения и перевозки бланков строгой отчетности и специальных материалов. Естественно, что отсутствие должного учета бланков строгой отчетности у предприятия, которое их производит, может привести к серьезным последствиям и нанесению государству ущерба, если бланки попадут в руки злоумышленников. Соответственно, в КоАП за такое нарушение предусмотрена серьезная ответственность.
А какие негативные последствия могут наступить, если, например, испорченную при заполнении накладную, подлежащую уничтожению, не сохранили до налоговой проверки?
Полагаем, что ответственности за подобные нарушения учета бланков строгой отчетности КоАП не предусмотрено. Но, как говорится, был бы человек, а статья найдется. Поэтому вышеизложенные опасения имеют основания: при проверке могут признать, что или утерян чистый бланк, а в ИМНС об этом не сообщили (к этому нарушению больше подходит статья 13.8 КоАП, предусматривающая в том числе ответственность за непредставление налоговому органу сведений, штрафы по которой начинаются от 2 БВ), или до проверки не сохранили испорченный бланк строгой отчетности (что проверяющие могут подвести под статью 23.21 КоАП).
Что можно порекомендовать
В рассматриваемой ситуации можно попросить письменные объяснения от организации, в которую направлены накладные, о причинах их утраты, либо подтверждение того, что накладные утрачены. По результатам переписки следует составить акт, который вместе с копиями писем можно предъявить проверяющим, если у них возникнут вопросы по поводу утраченных накладных. Поскольку хозяйственная операция произведена — отгружен товар, для ее подтверждения надо выписать новую накладную.
Также рекомендуем письменно обратиться в ИМНС за разъяснениями о том, как следует поступить в данной ситуации.
Совет бывалого
Работаю главным бухгалтером 20 лет и имею большой опыт разных проверок. Обнаружив пробелы в законодательстве, всегда пытаюсь найти свой «ответ Чемберлену». В вашей ситуации я бы выписала другую накладную, а документы оформила бы так, чтобы из них следовало, что утрачены чистые бланки накладной. В объяснительной записке написала бы, например, что приготовленные к заполнению бланки были помещены в папку, которую нечаянно захватили на обед и потеряли, ну или чтото в этом роде. Составили бы акт списания и благополучно сообщили в ИМНС об утрате. Вероятность того, что утраченные при переписке бланки накладных найдутся позднее и это приведет к неприятным последствиям, равна нулю. По большому счету, это, конечно, неправильно, но не от хорошей же жизни приходится выкручиваться.
Налоговая требует документы по контрагенту, а они утеряны. Восстанавливать или отписаться?
Налоговики требуют документы по контрагенту, которые не сохранились. Причем, контрагент за время оказания услуг успел сменить компанию, ИНН другой. Отписаться что утеряны, или попытаться эти документы восстановить?
«Пришло требование, встречка по выездной, проверяют контрагента-транспортную компанию. Просят доки от них за 2015-2017 гг, судя по истории оплат, моя компания пользовалась их услугами в один раз в 2015, в 2016 году трижды, документы не сохранились. В 2017 году пользовались однократно, документы есть, но ИНН другой. В сухом остатке, нашла три транспортные накладные из четырех, актов выполненных работ нет, договоров тоже нет (подозреваю, что у них оферта). Собираюсь отправить что есть, по остальному написать „утеряно“. У фирмы УСН 15%, в расходы эти суммы не включены. Есть мысли, как от штрафа отписаться?».
Вот что советуют в комментариях:
«Позвоните в бухгалтерию транспортной компании, попросите дубликаты. Они от вас далеко?».
А дальше дополняют:
«Лучше съездить и попросить дубликаты, (если они в вашем городе) чем платить 10’000 руб. штрафа».
«Если ИНН другой, то вероятно контрагент формально „другой“, даже если название совпадает».
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина