Утеряна ттн что делать
Как поступить, если обнаружили пропажу накладной
Причины, обстоятельства и места утраты (недостачи) документов могут быть различными. Для организации первостепенное значение имеет сам факт того, что бланк или уже оформленный документ утрачен. Рассмотрим основные действия бухгалтера при пропаже накладных (ТН или ТТН).
При приемке бланков не достает накладных
В такой ситуации нужно сделать следующее :
1) составить в произвольной форме акт обнаружения производственного брака бланков. Такой акт нужно оформить в четырех экземплярах и указать в нем типы, коды, серии и номера бланков, их количество, а также описать выявленный брак;
2) передать три экземпляра акта вместе с бракованными бланками в реализующую организацию. Последняя либо вернет стоимость бракованных накладных, либо произведет их замену.
Потеряна «новая» накладная
Если обнаружилась пропажа накладной, которая была не заполнена или заполнена, но не передана контрагенту (хозяйственные операции по ней не совершались), действовать нужно так.
Один из контрагентов потерял свой экземпляр
Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
— затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц ;
На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности .
Утеряны все экземпляры накладной, и нет возможности «раздобыть» ее копию
Иногда случается, что утрачены все экземпляры оформленной и подписанной обеими сторонами накладной или невозможно получить ее копию (например, контрагент ликвидирован). Конкретного порядка действий организации в такой ситуации законодательство также не содержит.
Полагаем, что в указанной ситуации стоит действовать так.
Комиссии при этом необходимо:
— взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена ;
— установить причины, по которым документ невозможно восстановить;
— собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у лиц, которые перевозили (переносили), принимали или отпускали товар со склада. Кроме того, стоит собрать документы (в том числе проверить их наличие), которые могли бы подтвердить факт того, что данная хозяйственная операция имела место (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
Налоговая требует документы по контрагенту, а они утеряны. Восстанавливать или отписаться?
Налоговики требуют документы по контрагенту, которые не сохранились. Причем, контрагент за время оказания услуг успел сменить компанию, ИНН другой. Отписаться что утеряны, или попытаться эти документы восстановить?
«Пришло требование, встречка по выездной, проверяют контрагента-транспортную компанию. Просят доки от них за 2015-2017 гг, судя по истории оплат, моя компания пользовалась их услугами в один раз в 2015, в 2016 году трижды, документы не сохранились. В 2017 году пользовались однократно, документы есть, но ИНН другой. В сухом остатке, нашла три транспортные накладные из четырех, актов выполненных работ нет, договоров тоже нет (подозреваю, что у них оферта). Собираюсь отправить что есть, по остальному написать „утеряно“. У фирмы УСН 15%, в расходы эти суммы не включены. Есть мысли, как от штрафа отписаться?».
Вот что советуют в комментариях:
«Позвоните в бухгалтерию транспортной компании, попросите дубликаты. Они от вас далеко?».
А дальше дополняют:
«Лучше съездить и попросить дубликаты, (если они в вашем городе) чем платить 10’000 руб. штрафа».
«Если ИНН другой, то вероятно контрагент формально „другой“, даже если название совпадает».
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Транспортная компания потеряла груз: как быть?
Транспортная компания потеряла одно место из нашего груза. В посылке было семь мест, получили только шесть мест. Эта коробка весит 8 кг, стоимость содержимого в потерянной коробке на 40 899 руб. Компания ищет недостающее место посылки, но не может найти. Предлагает доказать стоимость содержимого для возмещения убытков. У меня есть только бланки заказа клиента от отправителя, отправитель другие документы предоставить не может. Как нам возместить ущерб?
В силу п. 1 ст. 785 Гражданского кодекса РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю).
Согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ и ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав) заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной. Вместе с тем отсутствие, неправильность или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В этом случае наличие между сторонами договорных отношений может подтверждаться иными доказательствами (ч. 2 ст. 67 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 5 ст. 71 Арбитражного процессуального кодекса РФ).
По смыслу ч. 4 ст. 8 Устава лицо, выступающее грузоотправителем (экспедитор или клиент), несет риски, связанные с отсутствием у перевозчика документов, необходимых для беспрепятственного осуществления перевозки груза, в том числе документов, предусмотренных санитарными, таможенными, карантинными и иными правилами в соответствии с законодательством РФ. Проверка правильности и полноты этих документов не является обязанностью перевозчика. По общему правилу, грузоотправитель обязан возместить перевозчику убытки, в том числе суммы, выплаченные перевозчиком иным лицам в связи с отсутствием, недостоверностью или неполнотой указанных документов.
В силу ст. 796 ГК РФ, ч. 5 ст. 34 и ст. 36 Устава перевозчик несет ответственность за сохранность груза с момента принятия его для перевозки и до момента выдачи грузополучателю или управомоченному им лицу, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение (порча) груза произошли:
Перевозчик обязан возместить реальный ущерб, причиненный случайной утратой, недостачей или повреждением (порчей) груза, в том числе возникших вследствие случайного возгорания транспортного средства, дорожно-транспортного происшествия, противоправных действий третьих лиц, например, кражи груза (п. 23 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 26 «О некоторых вопросах применения законодательства о договоре перевозки автомобильным транспортом грузов, пассажиров и багажа и о договоре транспортной экспедиции»).
Для возмещения ущерба вам необходимо будет обратиться к компании-грузоперевозчику с претензией, в которой указываются:
В случае неудовлетворения данной претензии далее вы вправе обратиться в суд общей юрисдикции с соответствующим исковым заявлением.
Как товарно-транспортная накладная может привести к многомиллионным доначислениям
Инспекция любит сделки, в которых есть транспортировка товара. Ведь перевозка оставляет документальный cлед — товарно-транспортные накладные, из которых инспекция получает много информации. Кроме того, товар привозит водитель. Если инспекция подозревает, что сделка фиктивна, и никакой перевозки на самом деле не было, она тщательно проверяет сведения в ТТН касательно груза, транспортного средства и допрашивает водителя — перевозил ли он спорный груз? И конечно, инспекция склоняет водителя к ответу «нет».
Есть пример дела, когда инспекция заподозрила фиктивность сделки и перевозки товара. Инспекция провела выездную проверку, по результатам которой установила, что:
Но это всё ладно. Мы хотим, чтобы вы обратили внимание на то, как инспекция доказывала, что в этой сделке на самом деле не было транспортировки товара налогоплательщику, хотя документы составлялись, как будто транспортировка была.
Как товарно-транспортные накладные помогли инспекции доказать фиктивность перевозки и сделки
По договору поставки товар должен был быть выбран на складе поставщика в транспорт покупателя или иной компании, с которой у покупателя заключён договор транспортно-экспедиционных услуг.
Но ни у самого налогоплательщика, ни у его поставщика не было транспорта, позволяющего перевезти товар со склада. Налогоплательщик мог бы нанять какую-либо компанию, которая перевезла бы товар. Но он этого не сделал. Во всяком случае, никаких подтверждающих это документов он не представил.
Директор налогоплательщика попытался возразить, заявив, что он из личных средств нанял грузовой транспорт, который привёз спорный товар. Ни налоговая, ни суды этому не поверили, потому что компания не компенсировала своему директору эти траты. Суды сказали:
оплата за свой счет расходов в интересах Общества его директором не согласуется с экономическими целями предпринимательской деятельности и с трудовыми отношениями, а также требованиями бухгалтерского и налогового учета.
Но самыми убойными аргументами налоговую снабдила товарно-транспортная накладная.
В ней было указано, что транспортировка осуществлялась на Volvo номер такой-то водителем таким-то (ФИО). Но согласно сведениям, которые есть в федеральном информационном ресурсе ФНС, этот номер принадлежал автомобилю марки «Тойота», и собственником её был совершенно другой человек.
Суды согласились с налоговой и оставили в силе доначисления на 16,5 млн руб.
Как ещё инспекция используют товарно-транспортные накладные, чтобы доказывать нереальность сделок?
В товарно-транспортной накладной указан водитель, который доставлял груз. Поэтому инспекция может вызвать его на допрос, что и делает при малейшем подозрении нереальности сделки.
На допросе инспекция задаёт такие вопросы и в таком количестве, чтобы в дальнейшем заявить «водитель не подтвердил факт перевозки». Например:
инспектор: вам знакома компания «Альфа»?
водитель: я не помню, я каждый месяц вожу разные товары в десятки разных компаний.
инспектор: ответьте, знакома или не знакома.
Если водитель отвечает, что не знакома, то инспектору только это и нужно. Если водитель отвечает, что знакома, инспектор начинает задавать уточняющие вопросы до тех пор, пока водитель не будет вынужден сказать, что он этого не помнит. Такой ответ будет истолкован как подтверждение нереальности перевозки.
В результате в протокол допроса заносится что-то вроде
«Компания Альфа мне незнакома, что-либо об этой компании сообщить не могу, какой груз и по какому адресу для этой компании возил, сказать не могу, добавить по этому поводу мне нечего».
Готово. У инспекции есть один аргумент в пользу нереальность сделки. Она будет собирать и другие аргументы.
Бывает, что предприниматели сами лажают, «рисуя» товарно-транспортные накладные. Например, по документам перевозились трубы длиной 8 метров, а длина кузова машины — 4 м. То есть груз банально не влезет в машину.
Или согласно товарно-транспортной накладной автомобиль перевозил груз намного больше массы, чем этот автомобиль в принципе может перевести. Например, грузоподъёмность газели — полторы тонны, а в ТТН сказано, что автомобиль перевозил груз весом 10 тонн. Для инспекции это — однозначный сигнал, что никакой перевозки не было.
Или происходит так, как получилось в описанном деле — указали номер совершенно другого автомобиля другой марки.
Выводы
Признать сделку фиктивной инспекция может через оспаривание перевозки груза.
Перевозка груза — это операция, которая оставляет документальный след и в которой участвует водитель. Это даёт инспекции возможность проанализировать ТТН и допросить водителя, выискивая противоречия с целью поставить сделку под сомнение.
На допросах инспекторы задают вопросы так, чтобы добиться ответа, который можно истолковать как «компания мне незнакома, груз не перевозил».
Случается, что бизнесмены, создавая фиктивные ТТН, допускают нелепые ошибки, из-за которых фиктивность ТТН становится очевидной.