Управление проектами что это такое

Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих

Мы пообщались с экспертами и подготовили гид по управлению digital-проектами. Если вы новичок в профессии, читать обязательно.

Управлять проектом сложно, особенно в первый раз. Есть много тонкостей, в которых без опытного проводника не разобраться.

Что такое управление проектами?

Управление проектом — процесс. Каким он будет, зависит от типа и сложности будущего продукта. Например, процесс создания сайта отличается от создания высоконагруженного ПО.

Процессы разные, но есть элементы, без которых не выживет ни один проект. Чтобы все получилось, нужны команда и менеджер, который будет направлять и руководить. Еще в процессе участвуют пользователи, если вы делаете b2c-продукт. И заказчик, если мы говорим о заказной разработке.

Простите, а вы тут цель не видели?

Чтобы собрать подходящую команду и спланировать проект, нужно разобраться, какой результат вы хотите получить. Поэтому начните с цели, чтобы знать, куда и как двигаться.

Первый вопрос, который нужно задать прежде, чем начинать проект: зачем его делать? Какая цель? Если проект — пожелание заказчика, то пытаемся понять цели бизнеса и как их достичь.

Зачем проекту менеджер?

Цель нашли, что теперь? Тут начинается самое интересное для менеджера-новичка. Нужно собрать все силы в кучу, успокоиться, осмотреться и начать планировать проект.

Менеджер проекта — это тот человек, который отвечает за результат всего происходящего. Он должен построить рабочий процесс так, чтобы все собрались вместе и продуктивно работали. Это не тот случай, когда руководитель раздает задания и уходит на обед. Менеджер не только организует процесс, но и участвует в нем, как никто другой.

Руководитель проекта — не тот, кто делает, что написано в ТЗ, а тот, кто помогает определить проблему, понять, что работа идет корректно. Следит за тем, чтобы все понимали процесс и задачи правильно.

Чтобы эта история работала, менеджер проекта должен обладать определенным набором качеств и навыков. А если таких нет, то их придется наработать. Без этого хорошего проекта не получится.

руководитель scrum-студии «Сибирикс»

Важный навык для менеджера проекта — умение планировать: рисовать у себя в голове картину того, как и что должно быть. Нужно уметь сформулировать правила игры и донести их до команды.

Команда: одна голова — хорошо, но не в этот раз

Менеджер проекта — руководящая должность, где нужно плотно работать с людьми. От того, какие люди работают в команде, зависит успех проекта. Поэтому менеджер либо сам собирает классную команду, либо обучает людей в процессе.

Качества идеальной команды:

Где найти или как вырастить таких бойцов — это тема для отдельной статьи. Поэтому мы по умолчанию считаем, что у нас таких много. И наша задача — просто собрать их вместе и научиться с ними ладить. Да, даже с очень крутой командой может быть непросто. Но нужно уметь договариваться в любых ситуациях. Как? Искать точки пересечения.

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Хорошо помогает общий опыт работы. Например, я отлично ладил с командами, которые разрабатывали веб-приложения (сайты, личные кабинеты), потому что сам начинал как разработчик и разбирался во всех тонкостях профессии и процесса.

Какую методологию брать будете?

Команда есть, руководитель проекта тоже. Цель определили. И что с этим всем делать? Как работать-то?

При выборе методологии важно смотреть на контекст проекта. Бывают типовые проекты, где хорошо себя показывает классический подход проект-менеджмента (водопадный). В современном бизнесе, например, если говорить про банковскую сферу, классического подхода недостаточно. Его здесь хорошо дополняют agile-методологии.

Оцениваем имеющиеся ресурсы и характер проекта и выбираем методологию, которую будем использовать.

руководитель scrum-студии «Сибирикс»

Госзаказчик — выбираете водопадный подход. Динамическая или конкурентная среда, неустаканившиеся требования, нет времени и смысла заниматься формализацией — берем Agile. Для разработки продукта — Scrum. Для поддержки и маркетинга — Kanban.

Все вокруг горит, но это нормально

С опытом вы поймете, что и как правильно делать. Какие процессы и инструменты работают, а какие — нет. А пока, чтобы ваша менеджерская жизнь была чуточку проще, вот вам простой чек-лист по управлению проектом от Владимира Завертайлова, руководителя scrum-студии «Сибирикс».

Проект закончился, но это еще не конец

Просто завершить проект в срок — мало. Менеджер проекта должен уметь оценить не только работу команды, но и свою. Это дает возможность совершенствоваться.

Для меня показатель успеха — реакция заказчика в конце проекта. Если клиент доволен результатом, значит, менеджер справился с поставленной задачей.

Нет единых критериев оценки. Все зависит от ситуации, типа и целей проекта.

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Когда закрываешь проект, то, как правило, чувствуешь, что сделал на отлично, а что можно сделать лучше в следующий раз. Таким образом я считаю, что основной критерий успеха — это внутреннее состояние руководителя проекта. Все остальное — вторично.

Подведем итоги: что самое важное в управлении проектами?

Быть или не быть… менеджером проекта

Если вы дочитали до этого момента, то точно хотите попробовать или уже начали менеджерить проекты. Тогда вот вам основные плюсы и минусы профессии: почему круто быть руководителем проекта, но иногда не очень.

Первый и очень жирный плюс — можно расти. Нет никаких пределов. Это тот самый случай, когда появляется возможность прыгнуть выше головы, причем своей собственной.

И как бонус — успокоительное, мятный чай и сертификат на йогу входят в набор молодого менеджера проектов. Потому что минусы у этой работы тоже есть: слишком нервно, что очень выматывает. Если вы не владеете своими эмоциями и настроением, то можете внезапно начать ненавидеть людей или просто захотеть в санаторий на годик-другой.

Хочу управлять проектами: что делать?

Мы подошли к самому главному: что делать, чтобы стать крутым руководителем проекта. Надо учиться, практиковаться, нарабатывать опыт и быть готовым к тому, что каждый день будет похож на непрерывный бег с препятствиями.

Источник

Что такое управление проектами

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Предикт

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Сквозная аналитика

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

« Kanban » переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Источник

Управление проектами в организации: структура, ответственные лица и методы организации работы

Из этой статьи вы узнаете:

Управление проектами – это популярная система, применяемая многими российскими и иностранными организациями для улучшения качества товаров и услуг, оптимизации издержек производства и максимизации прибыли. В чем же суть проектного управления и как его применять в работе компании?

Суть и цели управления проектами

Любой проект состоит из определенного количества этапов или стадий, для каждой есть свои цели, инструменты, необходимые виды деятельности. Для того чтобы все этапы проекта были пройдены максимально продуктивно и эффективно, им необходимо управлять.

Управление проектами (в англ. версии – project management) предполагает составление графика проведения работ, назначение ответственных лиц за каждую стадию, выделение из числа сотрудников компании исполнителей, которые будут работать над программой, непосредственное осуществление запланированного и контроль полученных результатов.

Главной целью управления проектами является достижение поставленной задачи в короткие сроки и минимизация потенциальных рисков, связанных с нехваткой ресурсов, производственным браком и пр.

Рекомендуемые статьи по данной теме:

Залог успешного проектного управления – планирование всех этапов и видов деятельности. В зависимости от особенностей проекта может применяться как краткосрочное, так и долгосрочное планирование. Так, если важно выполнить все работы без опоздания, то при составлении планов устанавливают жесткие временные рамки завершения каждой стадии. Если достижение поставленной цели важнее сроков, то проектные планы могут допускать определенную степень гибкости.

Основные преимущества применения управления проектами в компании: ориентация на итоговые показатели, налаженная коммуникация с клиентами и заказчиками, возможность измерить в количественных показателях достижение той или иной цели, инновационный характер методики.

Недостатки проектного управления: требует большего количества финансовых и временных ресурсов, чем стандартные методы управления, так как нуждается в тщательном планировании.

Интересные исторические примеры управления проектами

Основы управления проектами стали применяться на практике очень давно – много тысячелетий назад при строительстве городских и сельских поселений. В те времена не было четко сформулированного свода принципов и правил проектного управления, они были размыты, отдельные элементы можно было найти в философии, религии, юридических нормах и мифологии древних людей.

По мнению историков, самым ярким примером применения управления проектами стала Шумерская цивилизация, зародившаяся в Древней Месопотамии.

Как и в большинстве культур древности, в Шумере многие вещи, в том числе менеджмент, ассоциировались с магией. Считалось, что человек, наделенный правом управлять другими людьми, выбран высшими силами и обладает некими волшебными навыками. В результате он становился своего рода руководителем глобального проекта по достижению ниспосланных свыше общественных целей.

Чем же похожи магия и управление проектами? Для того чтобы достичь определенной цели в реальности, человек, обладающий магическими способностями, создает воображаемую модель объекта воздействия и с помощью магических ритуалов старается воплотить задуманное в жизнь.

Настенная живопись Древнего Египта – прямое доказательство того, что древние египтяне подходили к реализации каждого проекта с большой тщательностью и скрупулезностью. Считается, что именно в этом государстве впервые появились учебные заведения, где древние управленцы получали образование. Они носили название домов по учению писанию.

В Древнем Египте в рамках управления разработкой проекта намечался план, который в чем-то похож на планы стадий проекта, составляемые современными управленцами.

К самым известным проектам, реализованным древними египтянами, можно отнести:

В Древней Греции в рамках управления все реже применяли методы тирании и деспотии. Активно стали внедряться демократические подходы в менеджменте. Большое распространение получили временные проектные образования, ориентированные на достижение определенной цели.

В Древнем Риме в отличие от Древней Греции в рамках проектного управления стали использовать бюрократическую систему, работавшую преимущественно за счет выстроенной оптимальным образом структуры, а не действий отдельных исполнителей.

Среди главных проектов, реализованных древними римлянами, можно отметить Пантеон, Колизей, термы Караккулы, Форум и т. д. Кроме того, в Древнем Риме благодаря проектному управлению появились мощеные дороги и акведуки, обеспечивавшие города пресной водой.

В Средние века самым главным действующим лицом в управлении проектами была римская католическая церковь.

В Новое время проектное управление переходит в руки хозяйственных предприятий. В результате научно-технической революции на заводах вместо ручного труда стали активно использовать машины, что стимулировало развитие массового серийного производства.

До середины ХХ века в управлении проектами применялись преимущественно методы оптимизации внутренних вертикальных отношений и механистической формализации труда. Но были и те, кто осознавал потребность системного взгляда на управление.

Так, в начале ХХ века широкое распространение получили диаграммы Ганта, способствовавшие развитию системного подхода в проектном управлении.

Диаграмма Ганта – это графическое изображение плана проекта, позволяющее в наглядном виде отслеживать все процессы организации, планирования и реализации работ на всех его стадиях.

1950-е годы ознаменовались большим прорывом в управлении. Представители теории и практики менеджмента занимались активным поиском новых методов и инструментов управления проектами. Теперь внимание уделяется не тому, как максимально эффективно произвести продукт, а как быстрее и дороже его продать. В результате властно-вертикальный подход к управлению теряет свою актуальность.

Ему на смену приходит горизонтальный демократичный менеджмент. Наряду со стратегическим менеджментом, маркетингом и управлением сбытом начинает зарождаться теория и практика управления, из которой в дальнейшем появится и методология управления проектами.

В конце 1950-х начинает развиваться сетевое планирование и управление, которые впоследствии также лягут в основу проектного управления. Проектный менеджмент в постиндустриальную эпоху становится главной управленческой парадигмой. Каждая компания рассматривает производство и продажу продукта как отдельный проект.

В это же время появляются первые автоматические системы для обработки данных в рамках управления проектами. Так, в конце 1957 г. Дж. Келли и Р. Уокер представили программное обеспечение, работающее по методу критического пути (CPM), которое успешно было опробовано при составлении плана проекта по строительству завода химического волокна в г. Луисвилле в американском штате Кентукки.

Далее в 1957-1958 гг. компания Buz, Allen and Hamilton разработала и протестировала систему оценки и пересмотра планов проектов и программ (Program Evaluation and Review Technique) – PERT.

В 1959 году в NASA представили разработку системного подхода к управлению проектом на каждом его этапе, где первоочередное внимание уделялось предпроектному анализу.

Методы CPM и PERT получили в дальнейшем широкое распространение в практике проектного менеджмента.

В СССР развитию управления проектами дали толчок американские публикации о методах CPM и PERT.

Уже в конце 1960-х методы сетевого планирования и управления стали активно применяться в советском проектном менеджменте.

Но управление проектами в Советском Союзе носило национальный характер: достижение плановых показателей по стране было важнее, чем реализация отдельного проекта. Поэтому в середине 1970-х управление проектами ушло на второй план, а вместо него руководители стали уделять внимание управлению работой организации в целом.

Можно выделить основные вехи в развитии национального подхода к управлению проектами в нашей стране:

Активное развитие проектного менеджмента в нашей стране связано в первую очередь с крахом планово-распределительной системы.

Функциональные области управления проектами

Объект управления – сам проект. Основной инструмент управления – системный подход.

Включает в себя следующие элементы: цели и задачи проекта, виды работ в его рамках, необходимые ресурсы и инструменты управления (сетевой график проекта, дерево целей, дерево ресурсов).

Подразумевает: определение временных рамок реализации проекта, поиск путей сокращения этих сроков, периодический контроль их соблюдения. Инструмент управления – методы календарного планирования.

Финансовые ресурсы – это особый объект управления. В денежном эквиваленте можно выразить все другие ресурсы проекта, в том числе и время. Для этого применяются экономико-статистические методы и анализ эффективности инвестиционных вложений.

Осуществляется на протяжении всей реализации проекта. Инструменты управления: определение стандартов качества, внедрение системы контроля и поддержки.

Строится на согласовании целей сотрудников и целей компании. Состоит из: управления численным составом работников, обучения и повышения уровня квалификации сотрудников.

Состоит из следующих элементов: управление взаимодействиями и информационными связями, создание и эксплуатация информационной системы проекта, составление и ведение информационной базы проекта;

Реализуется через: мониторинг и анализ потенциальных рисков проекта, создание резервного фонда, применение инструментов страхования.

Включает в себя: определение стратегии контрактной деятельности, продвижение и рекламу компании, отбор поставщиков и контрагентов, подписание соглашений и договоров на закупку.

Последовательные процессы управления проектами и их взаимосвязь

Все процессы управления проектами можно разделить на шесть групп, отвечающих за разные функции менеджмента:

Инициация предполагает авторизацию, то есть намерение приступить к реализации следующей стадии проекта.

Планирование играет значимую роль в реализации любого проекта. В структуре управления проектом планирование состоит из множества процессов. Но не стоит сводить всё проектное управление лишь к составлению планов.

Исполнение предполагает воплощение в жизнь намеченных планов. В процессе реализации проекта необходимо периодически проводить мониторинг с целью оценки отклонения фактических показателей от плановых. Подобный контроль нужно осуществлять на всех стадиях проекта.

Анализ проводится с целью выяснения соответствия составленного плана проекта всем требованиям и ожиданиям. Результатом анализа выступает оценка плановых показателей всеми участниками программы.

Под управлением исполнения проекта понимается поиск и применение различных административных инструментов для достижения поставленных целей. Если реализация программы идет в плановом режиме, то управление проектом, по сути, заключается только в его исполнении.

Подразумевают подведение итогов проекта.

Все рассмотренные процессы управления проектами могут происходить не последовательно, а параллельно на одной и той же проектной стадии.

Многие процессы взаимосвязаны: итоги одного используются для начала другого процесса управления проектом.

Так же тесно сопряжены группы процессов на разных стадиях жизненного цикла проекта. Так, завершение одного этапа может быть сигналом для начала следующего. На практике многие стадии проекта идут не последовательно, а одновременно, накладываясь друг на друга.

Организация управления проектами в фирме

Применение проектного управления в практике руководства деятельностью фирмы подразумевает группировку всех бизнес-процессов в отдельные проекты, имеющие конкретные цели и сроки реализации. Под каждый проект выделяется группа исполнителей и проектный менеджер, который отвечает перед руководителем организации за реализацию программы.

Для того чтобы проектный подход в управлении был максимально результативным, необходимо:

На линейных менеджерах лежит ответственность за обеспечение проекта всеми необходимыми ресурсами. Распределение ответственности между участниками проекта фиксируется с помощью матрицы ответственности.

В процессе реализации проекта осуществляется взаимодействие разных субъектов:

Для того чтобы это взаимодействие было эффективным, необходимо определить полномочия всех участников, а именно:

Наиболее популярные методы управления проектами

Классический метод

Главное преимущество классического метода в том, что он обеспечивает высокую управляемость проекта. Его основное отличие заключается в том, что, не завершив одну стадию программы, нельзя перейти к следующей. Подобная линейность в управлении проектами создает более структурный подход к их реализации.

В классическом методе управления проектами выделяют следующие этапы:

Среди практиков бытует мнение, что классический метод потерял свою актуальность. Но на самом деле это не так. Главное достоинство этого подхода в том, что для начала проекта всем участникам необходимо уже на первом этапе договориться, каких результатов они хотят достичь.

Подобное погружение в суть предстоящего дела уже на ранних стадиях придает определенную стабильность проекту. Также преимуществом классического подхода является использование инструментов мониторинга и тестирования, что имеет большое значение для оценки эффективности реализации программ любого масштаба.

Ключевой недостаток классического подхода к управлению проектами – в непринятии изменений. Яркий пример – проекты строительной и инженерной тематики, где не допускаются никакие отклонения от первоначальной версии программы. Для проектов, предполагающих более гибкий подход к распределению финансовых, материальных и человеческих ресурсов и установлению сроков реализации, имеет смысл использовать более толерантные к изменениям проектные методы.

Agile

Agile – более гибкий способ управления проектами, в основе которого – выделение мини-проектов в рамках одного большого. Такой метод применим для программ, предполагающих не поэтапную реализацию, а одновременное выполнение нескольких стадий.

В рамках Agile-подхода инициация и планирование осуществляются для всего проекта в целом, а дальнейшие процессы управления реализуются в рамках отдельных подпроектов. Это позволяет обеспечить более быструю передачу результатов (здесь они называются инкрементами), а при начале нового мини-проекта (по-другому – иратации) избежать чрезмерных расходов и влияния на другие части проекта.

Преимущества Agile:

Недостатки Agıle:

Scrum

Метод Scrum в управлении проектами строится на их разделении на составные элементы, каждый из которых может использоваться заказчиком. Основные субъекты подобного подхода к проектному управлению – проектная команда, проектный менеджер и непосредственно инициатор. Ответственность за достижение поставленных целей и конечные результаты распределяются среди всех участников.

Можно выделить основные этапы проектного управления по Scrum:

Преимущества Scrum:

Недостатки Scrum:

На первый взгляд, Scrum кажется чересчур сложным для применения на практике. В нем используется абсолютно новая организационная структура, появляются новые роли, по-другому организуется процесс реализации проекта, совершенно иначе осуществляется делегирование ответственности и полномочий. Но при этом Scrum – очень гибкий метод управления бизнес-проектами, отличающийся более структурированным подходом, чем, например, Agile.

В основе метода Lean лежит разделение проекта на небольшие пакеты работ, реализация которых идет параллельно, независимо друг от друга. У каждого пакета есть свой поток операций и соответствующие этапы. В зависимости от вида работ они могут различаться. Чаще всего это: планирование, поставка, тестирование, разработка и производство.

При управлении проектами по методу Lean возможна одновременная работа над несколькими задачами на разных стадиях, это обеспечивает высокую гибкость и уменьшает время реализации проекта.

Преимущества Lean:

Недостатки Lean:

С точки зрения проектного управления, Lean, как и Agile, скорее, не метод, а особая управленческая концепция и философия, на основе которой можно создать собственную систему управления проектами, отвечающую вашим индивидуальным требованиям.

Kanban

В основе метода Kanban лежит передача инкремента продукта от одной стадии проекта к другой, в итоге на выходе вы получаете новый продукт. Интересная особенность управления проектами по Kanban заключается в том, что если планы поменяются (возникнут более срочные проекты или изменятся приоритеты), можно поставить реализацию проекта на какой-то стадии на паузу. В Kanban вполне допускаются незавершенные редакции, подвешенные даты, неопределенная часть функции.

Если настроить метод Kanban под ваши индивидуальные нужды, то он может быть достаточно гибким. Но не стоит забывать про основные составляющие этого метода управления проектами:

Преимущества Kanban:

Недостатки Kanban:

Если требуется соблюдение жестких дедлайнов, то лучше использовать метод Scrum.

Six Sigma

Метод управления проектами Six Sigma (в русской версии – 6 сигм) отличается большей структурированностью, чем Lean и даже Kanban. Особенность этого подхода в том, что он еще сильнее акцентируется на планировании. Это обеспечивает дополнительную экономию ресурсов, улучшение качества товаров или услуг и снижение процента брака.

Главная идея метода 6 сигм – чтобы заказчик был доволен качеством конечного продукта. Это достигается за счет скрупулезного анализа всех показателей реализации проекта и постоянного улучшения всех его составляющих. Решению проблем, возникающих в процессе работы над проектом, в методе 6 сигм уделяется особое внимание.

Структурно метод можно разделить на 5 этапов, которые получили название DMEDI:

Преимущества Six Sigma:

Недостатки Six Sigma:

Таким образом, можно сказать, что метод управления проектами 6 сигм похож на Kanban. Основное отличие – в определении последовательности выполнения тех или иных задач (сначала планирование, затем целеполагание и потом тестирование качества). Кроме того, проектное управление по этому методу требует более частых совещаний проектной команды.

PRINCE2

Ключевое отличие метода PRINCE2 (аббревиатура от английского PRojects IN Controlled Environments version 2) в отсутствии итеративного подхода. Этот способ сочетает в себе элементы традиционной модели управления проектами и компоненты метода 6 сигм, делающего акцент на качестве.

Метод PRINCE2 ориентируется в большей степени на поставленные цели, в отличие от классического подхода, концентрирующегося на средствах их реализации.

План управления проектом по методу PRINCE2 включает в себя определение следующих 3 аспектов:

PRINCE2 в отличие от других методов управления проектом уделяет особое внимание структуре персонала. Это объясняется применением метода в реализации проектов больших корпораций и государственных программ.

В PRINCE2 управление персоналом проекта предполагает четкое распределение ролей на каждой из 7 стадий:

Преимущества PRINCE2:

Недостатки PRINCE2:

Таким образом, метод управления PRINCE2 применим для проектов разных размеров и направлений, так как позволяет вносить корректировки в процесс реализации программы и порядок распределения ролей, основываясь на поставленных целях.

Система управления проектами: автоматизация на страже эффективности

Под системой управления проектами понимается совокупность методов и способов воздействия на объект управления для достижения поставленных целей. В современном управлении проектами обычно применяется специальное программное обеспечение, позволяющее автоматизировать многие процессы.

Выделяют основные цели системы управления проектами:

Для достижения поставленных целей система управления проектами должна решить следующие задачи:

Многие крупные компании применяют системы управления для работы над своими проектами, так как они дают им множество преимуществ:

Большинство автоматизированных систем управления проектами очень просты и понятны в использовании. Не нужно проводить специальные обучающие тренинги, чтобы дать членам проектной команды базовые знания по работе с ними.

Несмотря на наличие существенных выгод, системы управления обладают и определенными недостатками:

Считается, что компании, внедрившие автоматизированные системы управления проектами, будут получать более высокие доходы за счет оптимизации расходов и повышения эффективности работы всех членов проектной команды. Но на практике многие предприятия сталкиваются с тем, что прирост прибыли не покрывает расходы на приобретение и поддержку программного обеспечения, ведь, помимо самой программы, нужно будет периодически тратить деньги на ее обновление и настройку под индивидуальные потребности проектной команды.

Системы управления нецелесообразно использовать для простых проектов. Они могут лишь усложнить выполнение тривиальных, не требующих автоматизации задач.

Работа над проектом с помощью системы управления требует от участников выполнения таких незначительных, но отнимающих время дел, как расстановка статусов, изменение приоритетных задач, обновление сведений. В итоге подобная работа может создать видимость прогресса, отвлекая внимание от выполнения проектных целей и задач.

Рассмотренные недостатки систем управления не являются критичными. При грамотном подходе их легко можно нивелировать.

Выбор той или иной системы управления проектами должен основываться на следующих критериях:

Система управления проектами также должна отвечать критерию гибкости, чтобы члены проектной команды могли легко ее подстроить под выполнение поставленных перед ними проектных задач.

На рынке представлено множество автоматизированных систем управления проектами. Одни предназначены для использования профессионалами, другие подходят и для новичков. Самыми популярными среди них являются следующие программные комплексы:

Основные возможности: объединение задач по проектам, мониторинг и контроль их исполнения. Главное преимущество – функционал профессионального уровня, позволяющий всем участникам одновременно работать в программе. Дополнительные возможности: напоминания, установка сроков исполнения задачи.

Применяется в компаниях малого и среднего бизнеса. Возможно использование для дистанционной работы. Основные возможности: менеджер задач, выставление счетов, контроль над сделками, локальная почта.

Главный плюс: эффективность и простота. Основные функции: профайлы, календарь, задачи. Есть возможность работать удаленно. Можно применять в работе не только членам проектной команды, но клиентам организации.

Основные возможности: учет времени, тэги, хранилище файлов, менеджер задач.

Плюсы: мобильный доступ, возможность интеграции с электронной почтой.

Также среди основных систем управления стоит упомянуть MS Project от компании Microsoft. Обычно все базовые системы управления имеют стандартный функционал.

Как происходит управление проектами в «Газпроме»: разработка месторождений

Пример управления проектами от компании Apple

Apple объявил о масштабной акции – расширении образовательной программы «Программировать может каждый». Планируется ее внедрить в нескольких десятках высших учебных заведений за пределами страны (в том числе в Mercantec в Дании, университете Hogeschool van Arnhem en Nijmegen в Нидерландах, Технологическом институте Unitec в Новой Зеландии и Плимутском университете в Великобритании). Студенты, независимо от возраста и уровня подготовки, смогут пройти годовой курс по разработке приложений на языке Swift. Эту программу составили ведущие инженеры и преподаватели, работающие в Apple.

Один из крупнейших австралийских вузов – королевский технологический университет в Мельбурне (RMIT) – самая большая площадка, на которой студенты проходят обучение по образовательной программе от Apple. Занятия организованы как в очном формате, так и дистанционно.

Также в RMIT планируется организовать курсы по программированию для преподавателей средней школы и бесплатную летнюю школу для учеников.

Руководство Apple считает, что с помощью проекта «Программировать может каждый» оно сможет дать заинтересованным студентам инструменты для изменения мира к лучшему.

Источник