Управленческий учет на предприятии что это простыми словами
Постановка управленческого учета с нуля
Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
Постановка управленческого учета с нуля
Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice
В условиях жесткой конкуренции и быстрых изменений внешней среды практически в каждой отрасли рынок заставляет взвешенно подходить к принятию управленческих решений. Задача по управлению компанией включает в себя управление персоналом, маркетингом, продажами, поставками и развитием компании.
По мере роста бизнеса собственникам/топ-менеджерам для выработки оптимального решения необходимо анализировать бόльшее количество информации. Для подготовки информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений, может использоваться управленческий учет, так как финансы являются связующим звеном всех областей управления и все принятые решения находят свое отражения в финансовом результате деятельности компании.
Управленческий учет подразумевает под собой систему правил сбора информации и методик ее интерпретации, используемых для обеспечения руководства компании (или других пользователей управленческих отчетов) максимально полными данными, необходимых для оптимального управления компанией.
Управленческий учет может состоять из различных модулей:
Организация управленческого учета на предприятии
При формировании методологии управленческого учета с нуля необходимо исходить из того, какой объем информации достаточен руководителям компании для выработки управленческих решений. Структура отчетов и состав показателей, характеризующих состояние компании, определяется конкретными задачами, стоящими перед пользователями отчетности.
На первом этапе, компания для ведения управленческого учета может использовать только «3 основных отчета»:
Методы составления управленческих отчетов на предприятии
Существует несколько методов составления управленческих отчетов на предприятии:
Организация управленческого учета на предприятии осуществляется в несколько этапов независимо от выбранного метода ведения учета.
Этапы внедрения управленческого учета на предприятии
Управленческий учет представляет собой инструмент, с помощью которого можно эффективно управлять финансовыми, материальными и людскими ресурсами. Основные этапы постановки и наладки управленческого учета включают в себя:
Остановимся на этих этапах подробнее:
Проведение анализа потребностей, диагностика бизнес-требований, описание существующей системы управления
Часто в компаниях уже используется управленческий учет в каком-либо виде – собираются показатели деятельности компании, формируются отчеты. Однако, эти отчеты могут не использоваться для анализа, так как содержат избыточную информацию или, наоборот, не позволяют сформировать суждение о состоянии компании.
Необходимо оценить требования к информации, которая требуется руководству компании для принятия решений, или для внешних пользователей отчетности (инвесторы, банки, заказчики, поставщики и пр.). Она должна быть достаточной, но не избыточной. Кроме требований к составу отчетности, необходимо проанализировать существующие в фирме системы учета на предмет оперативности, достоверности и полноты предоставления информации.
Определение целей деятельности компании, стратегии развития компании
Для проведения стратегического анализа деятельности компании необходимо разработать систему целей. Целей компании и методов их достижения может быть несколько, для каждой цели требуется выработать критерии оценки выполнения.
После оцифровки целей нужно провести стратегический анализ и выбрать приоритетные направления развития.
Описание бизнес-процессов компании
При описании существующих бизнес-процессов можно оценить их эффективность, увидеть проблемные места (дублирование ответственности, документов или, наоборот, отсутствие необходимых действий и документов).
Формирование требований к организационной структуре компании, финансовой структуре (определение различных ЦФО в рамках новой организационной структуре)
После описания бизнес-процессов может появится необходимость корректировки организационной структуры компании. Для качественной организации бизнес-процессов может возникнуть необходимость как в создании новых структурных подразделениях, так и в объединении существующих, чтобы исключить дублирование функций и ответственности.
На основе организационной структуры компании разрабатывается финансовая структура. В рамках этой работы из организационных звеньев (подразделений) формируются центры финансовой ответственности (ЦФО) и строится модель финансовой структуры.
Разработка методологии управленческого учета, модели учета, системы формирования управленческой отчетности, перечень и структура основных классификаторов.
Основной этап организации управленческого учета на предприятии, с помощью которого описывается структура всей внутренней управленческой отчетности. При этом не существуют жестких требований к разработке модели управленческого учета, так как для каждой компании она будет уникальной. На этом этапе необходимо определить какие отчеты (бюджеты) будут формироваться, их структуру и последовательность.
Разработка положения и стандарты по управленческому учету, учетную политику, систему контроля.
Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Система контроля предназначена для проверки корректности управленческого учета, точности и своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д. Так же формализуются и закрепляются регламентами этапы сбора, регистрации и хранения информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Подготовить техническое задание на автоматизацию управленческого учета.
Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.
Для этого необходимо изучить рынок программных продуктов и выбрать программу, позволяющую внедрить управленческий учет на предприятии.
Ошибки и проблемы при постановке управленческого учета
С помощью настроенного управленческого учета руководители могут получить объективную информацию о текущем финансовом состоянии компании.
Однако, при наладке управленческого учета возможны ошибки, которые затрудняют формирование и анализ управленческой информации. Основные ошибки при постановке системы управленческого учета связаны с плохой проработкой или отсутствием информации по этапам внедрения, особенно это касается этапов анализа существующей ситуации.
Помимо этих ошибок можно выделить следующие:
В итоге внедренная система управленческого учета позволит сформировать управленческую отчетность, максимально соответствующую потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.
Управленческий учет: опыт внедрения с нуля
Управленческий учет: опыт внедрения с нуля
Опытный финансовый аналитик, бизнес-консультант, на экспертном уровне владеющий МСФО, имеет диплом DipIFR, более 10 лет руководящей работы. Возглавляла финансовые подразделения компаний с миллиардным оборотом и штатной численностью более тысячи сотрудников. Успешно с нуля внедряла управленческий учет на базе «1С:Управление производственным предприятием», осуществляла трансляцию РСБУ – МСФО, финансовый контроль (P&L, AR и AP, cashflow), отвечала за бюджетирование и прогнозирование, за прохождение внутренних и внешних аудитов, предоставляла отчетность лично учредителям компаний, неся полную ответственной за реализацию финансовой стратегии. В 2017 году открыла частную практику. Занимается консалтингом малого и среднего бизнеса, написанием бизнес-планов, white paper, привлечением финансирования на российском и международном рынках.
Зачем нужен управленческий учет
Представьте себе производственно-торговую компанию, выросшую из небольшого частного бизнеса, где учредители сами считали объемы выпуска продукции и себестоимость, что называется, «на коленке». Ежедневно они проводили совещания в небольшом коллективе и знали, сколько продукции заказал тот или иной клиент, какие условия оплаты у него по договору и сколько товара осталось после отгрузки на складе. Бухгалтер в этой компании тоже попался толковый, вел бухгалтерский учет по всем нормам, отчитывался вовремя перед налоговой. И ни у кого в такой связке не возникало претензий к работе коллег, и бизнес постоянно рос.
Все бы хорошо, но компания увеличилась до таких оборотов, что
При новом масштабе, естественно, собственники не могли самостоятельно контролировать все участки бизнеса, да и не хотели. Теперь за работу отвечали приглашенные топ-менеджеры. Но вот беда, каждый отдел отчитывался о своей работе в таблице Microsoft Excel, а межотдельные коммуникации осуществлялись главным образом с помощью пересылки этих таблиц по электронной почте.
При этом ответственный главный бухгалтер все так же хорошо вел бухгалтерский учет в «1С», но данные бухучета не отвечали на вопросы, которые больше всего волновали учредителей, а именно:
Обычно в этот момент перед собственниками и топ-менеджерами встает вопрос о внедрении управленческого учета, как новой философии функционирования предприятия, где все бизнес-процессы объединены одной целью – получить прозрачную и управляемую деятельность, где каждая итоговая цифра может быть расшифрована по нажатию нескольких кнопок.
Сознательные собственники настаивают на ведении управленческого учета с начала функционирования предприятия, но никогда не бывает поздно внедрить управленческий учет с нуля даже в крупном бизнесе.
Меня пригласили участвовать в проекте внедрения управленческого учета с нуля в российскую группу компаний, которую недавно приобрел немецкий холдинг «Билфингер».
Положение дел было следующим.
Российская группа занималась обслуживанием коммерческой недвижимости в Москве и многих других городах России, Казахстана, Украины. Среди направлений деятельности были – непосредственно инженерная эксплуатация здания, строительный консалтинг, инфраструктурный менеджмент, написание технических документаций и заключений, разовые строительные проекты.
В каждом крупном регионе присутствия было открыто дочернее ООО, базы всех обществ велись в «1С:Бухгалтерии». Аналитиками учета были только статьи затрат на затратных счетах и номенклатурные группы, а именно инженерная эксплуатация и далее по списку.
Материнской же компании требовалась управленческая отчетность в разрезе клиентов, обслуживаемых зданий, статей затрат из плана счетов МСФО, да еще и нужно было разделить длительные контракты (например, годовые с ежемесячным закрытием) и разовые дополнительные проекты. Веселее работу делало то, что информацию нужно было предоставлять на третий рабочий день после окончания отчетного периода.
Сказать, что российские реалии ведения бухгалтерского учета не укладывались в необходимую детализацию и необходимые сроки – это не сказать ничего.
Собственно поэтому материнская компания настояла на приеме на работу технически подкованного финансового директора и старте программы внедрения управленческого учета.
Перед постановкой управленческого учета. Несколько важных правил
Внедрение управленческого учета – это процесс масштабный, затрагивающий всех работников предприятия, хотя, казалось бы, он должен затрагивать только сотрудников финансовых служб. Но нет, настраивая управленческий учет, вы должны сделать стройную систему, в которую исходные данные попадают в самом начале процессов (данные о заказе – из CRM, данные о начислении заработной платы – из табеля и т.д.), и лишь обрабатываются далее.
Иначе получится повторение уже пройденной многими лоскутной автоматизации. Доказано опытом – лоскутная автоматизация это дорого и неудобно.
Любой масштабный проект требует нескольких важных шагов:
«Билфингер» решил проводить внедрение управленческого учета собственными силами, поэтому на работу были приняты два сотрудника финансового отдела, имевшие богатый опыт автоматизации на базе «1С». Несколько раз в течение проекта привлекались внешние консультанты на отдельные блоки внедрения.
Основы постановки управленческого учета предприятия
Как и в любом масштабном проекте, первым и самым важным шагом к построению системы управленческого учета будет построение методологической модели, т.е. определение ситуации as is («как есть») и to be («как должно быть»).
Анализ текущей работы предприятия – это описания состояния as is. Нужен он для того, чтобы:
В идеале модель as is должна быть начерчена в виде бизнес-процессов, но если вы этого не умеете, то не страшно – любой понятный вам, группе внедрения управленческого учета и ключевым работающим сотрудникам формат подойдет.
Второй итерацией будет построение модели to be.
Вам необходимо описать, как должны строиться бизнес-процессы по-новому. Методология управленческого учета основана на:
Без преувеличений, этот шаг – самый ответственный из всего проекта. Цена ошибки здесь высока, поэтому убедитесь, что вы выполнили все пункты из приведенного ниже списка:
В роли схемы формирования управленческих отчетов хорошо выступает ментальная карта (майнд-мэп) – карта взаимосвязей аналитик в различных формах и отчетах.
В частном случае внедрения управленческого учета в группе компаний «Билфингер» нам повезло, ведь материнская компания спустила нам сверху корпоративные гайдлайны, в которых четко было прописано, как в итоге должны были выглядеть управленческие отчеты, дан консолидационный план счетов с расшифровкой по каждому счету и субсчету. Было представлено понимание структуры себестоимости, объяснено, что понимается под ЦФО. Были представлены формы отчетов по оборотному капиталу и по портфелю договоров. Бери и делай, что называется.
Сложностями в нашем случае были:
Поэтому следующее, что мы сделали – структурировали статьи затрат и заполнили их как третью аналитику майнд-мэп.
Так, разделив учет всего на три аналитики, и проанализировав бизнес-процессы, мы получили майнд-меп управленческого учета.
Немного отклонясь от темы статьи, скажу, что еще мы ввели номенклатуру учета запасов. Это был, наверное, самый «больной» вопрос, но теперь на складе материалов лежали действительно ТМЦ, а не «материалы» одной строкой.
Выбор программного обеспечения
Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.
Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.
Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.
Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.
Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.
Еще одной особенностью нашего бизнеса было формирование себестоимости на 20 счете и потом его закрытие на 90-й, ведь бизнес по сути был – услуги. В этой логике классическая связка «1С:Управление производственным предприятием» <Заказ покупателя – Заказ в производство – Заказ поставщику>была чрезмерна для наших бизнес- процессов, поэтому мы доработали механизм закрытия и формировали себестоимость прямо на заказ покупателя.
Доработкой было также и создание формы коммерческого предложения для дополнительных работ, а потом формирование из нее заказа покупателю.
Были доработаны табели и кадровое делопроизводство с тем, чтобы персонал можно было принимать по управленческому учету на конкретный ЦФО – здание, и можно было переводить между зданиями и формировать табели в разрезе ЦФО, а не только отдела эксплуатации.
Была проделана большая работа.
Оговорюсь по срокам: мы начали проект в сентябре, разрабатывали майнд-меп и объединяли базы в «1С:Управление производственным предприятием» вплоть до декабря, а с января начали вести учет по-новому. При этом январь – март мы вели сами в офисе, не посвящая в новости производственный персонал на местах, а с апреля начали потихоньку подтягивать пользователей в систему.
Активная фаза внедрения
Эта фаза потому и называется активной, что на ней придется изрядно попотеть и попортить немало крови себе и окружающим. Ведь, чтобы новая система учета заработала, должны правильно заполняться исходные формы (помните, мы говорили ранее, что информация должна попадать в систему в точке «входа»).
Пресловутая точка входа очень редко находится в финансовых службах, чаще на производстве, когда речь идет об отчете производства за смену, в отделе продаж, когда заключается новый контракт, в отделе закупок, когда заказывается сырье или услуги и так далее. Это значит, что новым аналитикам учета и заполнению новых форм а иногда и работе с новой программой придется всех этих сотрудников научить и никому иному, как группе внедрения.
Согласитесь, любая, самая хорошая, система не будет работать, если ее неправильно эксплуатировать. На активной фазе инструментами общения с пользователями станут тренинги, презентации, инструкции, нормативная документация. И поддержка со стороны руководства, естественно.
В «Билфингере» активная фаза внедрения управленческого учета заняла 9 месяцев, так как нужно было обучить команды инженеров на 120 объектах в Москве и регионах, и 100 пользователей центрального офиса (в основном менеджеров по продажам, закупкам, кадровиков, бухгалтеров) работе в «1С:Управление производственным предприятием». Для многих пользователей это был первый опыт работы с продуктами «1С». Многие противились нововведениям, тем более, что сначала это действительно была дополнительная работа. Представьте, если раньше инженеру достаточно было отправить письмо в отдел закупок по почте и попросить купить лампочки, то теперь нужно было создать заказ поставщику в «1С:Управление производственным предприятием», найти свой ЦФО, найти нужную номенклатуру в справочнике, дождаться согласования. Через некоторое время, правда, пользователи оценили, что заказы можно копировать и ни один из них не теряется, в отличие от писем в почте. А еще можно контролировать, привезли ли материал на склад.
Кадровые менеджеры оценили, что табеля им теперь сдаются вовремя и в электронном виде, а менеджеры объектов – что они видят маржинальность объекта в режиме реального времени. Но это понимание приходит потом, сначала же нужно преодолеть «зону отчуждения».
После внедрения. Поддержка и исправление ошибок
Однозначно правильно заполнять формы, не пытаться сократить время на заполнение и не пропускать важные этапы станут только образцовые сотрудники (помните про ключевого сотрудника ответственного за коммуникацию с группой внедрения в каждом отделе?).
Несколько месяцев после активной фазы в группе внедрения должна быть открыта горячая линия поддержки пользователей. Ключевые сотрудники в отделах должны своим примером показывать правильное заполнение базы. База должна регулярно проверяться на ошибки, которые должны в мягкой форме быть разъяснены пользователям. Рано или поздно наплыв ошибок и вопросов спадет. И нас ушло на это полгода.
Формирование итоговых управленческих отчетов
Это один из самых простых этапов введения управленческого учета, потому что правильно структурированные исходные данные у вас уже есть, ни от каких сотрудников и пользователей вы не зависите. Осталось только автоматизировать логику построения отчета из данных системы, тем более что стандартизированные отчеты уже есть во многих ПО.
В «1С:Управление производственным предприятием», допустим, есть управленческий отчет о доходах и расходах, который повторяет логику PnL если статьи затрат вносятся верно. Есть валовая прибыль, которая отражается в разрезе заданных ЦФО, есть отчет по заказам, который разворачивает структуру себестоимости по каждому заказу покупателя.
Отчет по оборотному капиталу также присутствует – это дебиторская и кредиторская задолженность по срокам долга. Остатками запасов можно управлять через отчет по заказам поставщику и так далее.
Конечно, настраивать отчеты и дописывать свои тоже придется, но это не сложно сделать опять же при структурированных исходных данных.
Мы в «Билфингере» настроили отчет по заказам покупателя в разрезе Заказчиков, договоров и ЦФО, таким образом, закрывали потребность учредителей видеть рентабельность проектов.
Общий PnL делали через трансляцию в МСФО (но это уже другая история).
Оборотный капитал формировали через дебитору по срокам долга.
Был у нас еще отчет по портфелю договоров, его дорабатывали в «1С:Управление производственным предприятием» отдельно.
Общими усилиями нам удалось достичь нормы закрытия финансового месяца на третий рабочий день, при этом требовалась работа только двух финансовых аналитиков.
Надеюсь, что наш положительный опыт поможет вам избежать части ошибок в построении управленческого учета на предприятии и поспособствует более легкому и быстрому процессу внедрения.
В чем отличие бухгалтерского учета от управленческого
Понятия бухгалтерского и управленческого учета
Чтобы разобраться с основными отличиями бухгалтерского учета от управленческого, воспользуемся теоретическими данными.
Бухгалтерский учет — это приведенная в единое целое система подготовки информации о состоянии задолженности, обязательств и капитале организации в финансовом выражении путем сплошного и документального отражения фактов всей хозяйственной деятельности фирмы.
Объектами учета в этом случае становятся как имущество организации и ее обязательства, так и все хозяйственные операции, осуществляемые в процессе работы.
Более подробно о целях и принципах БУ можно прочитать в рубрике «Бухгалтерский учет».
Основной целью финансового учета является получение общей реальной информации о работе компании и ее имущественном положении. По факту деятельности будет возможен контроль над целесообразностью хозопераций, наличием и движением капитала, задолженности, использованием ресурсов предприятия.
Пользователями итогов финансового учета компании будут руководители, учредители, участники и собственники капитала организации. Внешними пользователями будут госорганы, инвесторы, аудиторы, кредиторы.
Подробнее о пользователях бухгалтерской финансовой отчетности смотрите в статье «ПБУ 4/99 — бухгалтерская отчетность организации (нюансы)».
Управленческий учет — обобщенная система сбора, учета, толкования, подготовки и предоставления пользователями необходимой информации для принятия решений по деятельности организации. Основной задачей управленческого учета становится детальный анализ фактов деятельности фирмы для определения состояния текущих дел компании.
Как можно увидеть из сказанного выше, система 2 видов учета различна. Остановимся на этом подробнее.
Образец учетной политики для целей управленческого учета вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе модно получить бесплатно.
Основные отличия бухгалтерского учета от управленческого
Бухгалтерский учет и управленческий учет существуют для различных целей, и это главное их отличие друг от друга. Цель бухгалтерского учета — в записи фактов хозяйственной деятельности для контроля над жизнью предприятия. Цель управленческого учета — оперативный анализ и планирование деятельности.
В связи с разными целями возникают дальнейшие расхождения.
1. Основным отличием является конечный потребитель информации. Если бухгалтерский баланс больше интересен руководству при оценке деятельности за прошедший период, налоговой службе для анализа прибыльности, аудиторам для проверки отражения фактов хозяйственной деятельности, то данные управленческого учета нужны только руководителям предприятия для краткосрочного и долгосрочного планирования деятельности.
2. Различаются методы ведения учета. При формировании проводок по бухгалтерскому учету бухгалтер будет руководствоваться ПБУ и прочими нормативными актами. При формировании оперативных данных по управленческому учету опираться необходимо на указания руководителя, к какой статье дохода или расхода относится та или иная цифра. Так, например, расходы по оплате труда отдела ИТ в бухгалтерском учете будут просто отнесены на счет 26 по статье «Заработная плата», а в управленческом учете необходима более детальная информация «Заработная плата» — «Отдел ИТ». То есть мы приходим к выводу, что управленческий учет должен быть более детализирован.
3. Разными будут и отчеты. Если в бухгалтерском учете формы отчетности строго регламентированы, то в управленческом предоставление информации может быть в любой удобной пользователям форме.
Подробнее о сроках составления и сдачи бухгалтерской финансовой отчетности читайте в рубрике «Бухгалтерская отчетность организации».
4. Различаются временные рамки предоставления информации. Отчет по бухучету будет представлен в сроки, установленные законодательством, тогда как управленческая отчетность формируется в те периоды, которые нужны управляющему персоналу. Например, на производстве данные по выпуску продукции и по себестоимости в бухучете будут видны в конце месяца, после подсчета всех затрат и формирования финальной себестоимости товара, тогда как в управленческом учете эти отчеты нужны на ежедневной основе в плановых ценах для анализа плана и своевременной коррекции.
Таблица расхождений между бухгалтерским и управленческим учетом
Для наглядности представим расхождения в форме таблицы: