Управленческий отпуск что это такое
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
ВАЖНО! Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Отражение резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете
Резерв на отпуска в бухгалтерском учете — кто обязан его формировать, а кто нет, как его рассчитать, как отразить в бухучете? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете в статье. И обязательно увидите пример расчета резерва на практике.
Резерв на отпуск как оценочное обязательство
Согласно ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства», организации должны формировать некие взвешенные по сумме обязательства на счетах бухгалтерского учета. То есть бухгалтерская отчетность должна содержать не только данные о документально подтвержденных обязательствах компании перед контрагентами и третьими лицами, но и информацию по планируемым расходам, которые неизбежны.
С появлением этой информации бухгалтерский баланс становится наиболее достоверным, поскольку отражает наиболее реалистичную картину финансового положения предприятия. Рассмотрим подробнее, что такое резерв на оплату отпусков.
Каждому работнику, в соответствии с трудовым законодательством, положено как минимум 28 календарных отпускных дней, причем в ряде законодательно установленных случаев эта цифра может быть и больше. Таким образом, на каждую из отчетных дат мы имеем дни отпуска, которые работниками еще не использованы (трудно представить себе организацию, в которой все сотрудники разом отгуляли 28 дней отпуска). Соответственно, на каждую отчетную дату существуют оценочные обязательства компании перед работниками по оплате этих дней и, как следствие, некие обязательства перед фондами по выплате страховых взносов.
Кто обязан отражать эту информацию в отчетности? В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010, отражать данные начисления обязаны все компании, за исключением малых предприятий (эмитенты ценных бумаг к таким исключениям не относятся), которые могут применять упрощенный способ ведения учета. Признаки таких компаний указаны в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Таким образом, если компания не подходит под определение субъекта малого бизнеса, начисление оценочных резервов становится обязательным, а отсутствие данной информации на бухгалтерских счетах может быть расценено как нарушение правил учета доходов и расходов. Ответственность за это наступает по двум основаниям:
Если компания создает резерв на оплату отпусков, необходимо прописать это в учетной политике — равно как и саму процедуру расчета данного резерва.
Отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете
Расчет и отражение резерва на отпуск в бухгалтерском учете должны производиться на каждую отчетную дату. Согласно действующим законодательным требованиям бухгалтерский баланс составляется раз в год — то есть 31 декабря и будет отчетной датой.
Однако точнее и корректнее (в первую очередь, для управленческого учета) формировать резервы на отпуск ежемесячно, поскольку данный вид резерва зависит от количества работников и отгулянных отпусков — а эти величины могут меняться очень часто. При этом надо понимать, что ежемесячный подсчет резерва является трудоемким. Организации необходимо самостоятельно определить желаемую периодичность расчетов и зафиксировать ее в учетной политике.
В бухучете для отражения подобных сведений предназначен счет 96. На нем аккумулируются все планируемые затраты компании, в том числе по оплате отпусков. При этом для каждого вида расходов открывается отдельный субсчет.
Рассмотрим типовые проводки по начислению и списанию резервов в корреспонденции со сч. 96:
Список отпусков, обязательных для работодателей
🍹 Отпуск — это время, когда работник не ходит на работу, но необязательно отдыхает. Мы составили список отпусков по Трудовому кодексу — с сохранением зарплаты и без содержания. В них работодатель должен отпустить работника, даже если не хочет.
Ежегодный отпуск
Что за отпуск. Для отдыха от работы. Полагается каждому работнику в штате, не зависит от должности и профессии. Основание — ст. 114, 122 ТК РФ.
Первый отпуск дают через 6 месяцев. Последующие — по графику отпусков. Беременным и женщинам в декрете отпуск дают раньше по их желанию.
Вне графика отдыхают несовершеннолетние, родители детей-инвалидов до 18 лет и многодетные. Эти работники сами выбирают время, как им удобно.
За время отдыха работодатель платит средний заработок. Эти выплаты принято называть отпускными.
Вызвать работника на работу из отпуска можно только с его согласия.
Продолжительность. 28 календарных дней в год.
В своей компании ежегодный отпуск можно установить и больше. Тогда это записывают в трудовой договор или локальный акт.
Несовершеннолетние отдыхают дольше — 31 календарный день. Педагоги садов, школ, колледжей и вузов — от 42 до 56 дней.
Праздничные выходные в ежегодный отпуск не засчитываются. В этом случае отпуск удлиняется на количество праздничных дней.
Отдых можно разбить на части. Но одна из частей должна быть минимум 14 дней. Если работник не успел отгулять и уволился, ему платят компенсацию. Основание — ст. 115, 120, 125, 127 ТК РФ.
Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку.
Дополнительный отпуск с сохранением зарплаты
Что за отпуск. Для отдыха работников с вредной и ненормированной работой. Это тот же самый ежегодный отпуск, только удлинённый. Основание — ст. 116 ТК РФ.
Продолжительность. Работникам с вредными условиями труда 2, 3 и 4 степени или опасными по результатам спецоценки добавляют минимум 7 дней. Ежегодный отпуск получается 28 + 7 = 35 календарных дней.
За ненормированный рабочий день добавляют минимум три дня. Получается 28 + 3 = 31 календарный день. Ненормированный день — это когда работодатель время от времени просит задержаться после смены. И это обязательно записано в трудовом договоре.
На Крайнем Севере к дополнительному отпуску плюсуют ещё 24 календарных дня. А в приравненных к ним районах — 16 календарных дней.
Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку.
Отпуск за свой счёт
Что за отпуск. Когда работник не может ходить на работу по семейным обстоятельствам или другим уважительным причинам. Например, ухаживает за умирающим родственником. Список обстоятельств неограничен. Основание — ст. 128 ТК РФ.
Зарплату за это время не начисляют, отпускные перед уходом не дают.
Заставить работника уйти в отпуск без содержания нельзя.
Продолжительность. Работодатель обязан отпустить в отпуск без содержания:
— участников ВОВ — на 35 календарных дней в году;
— пенсионеров по возрасту — на 14 календарных дней в году;
— родителей и супругов погибших военных, полицейских, пожарников, работников службы исполнения наказаний — на 14 календарных дней в году;
— инвалидов — на 60 календарных дней в году;
— при рождении ребёнка, свадьбе или смерти близких — на 5 календарных дней, можно несколько раз в год.
Во всех остальных случаях по сроку отпуска за свой счёт договариваются. Нижнего и верхнего предела нет, можно оформить и на три дня, и на год.
Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку. Плюс — документы, которые подтверждают, что работник не может работать. Например, свидетельство о смерти родственника. Если срок прошёл, а работник всё ещё не может выйти, он снова пишет заявление, а работодатель снова издаёт приказ.
Отпуск для исполнения государственных и общественных обязанностей
Что за отпуск. Работникам, которые ушли по вызову в присяжные заседатели, баллотируются в депутаты или мобилизованы во время чрезвычайной ситуации. Основание — ст. 170 ТК РФ.
Зарплату работнику не начисляют. Работник получит вознаграждение от госоргана, который привлёк его к исполнению обязанности.
Продолжительность. На всё время исполнения обязанностей.
Документы для оформления. Заявление работника, приказ, запись в личную карточку.
Учебный отпуск
Что за отпуск. Для учеников, студентов и аспирантов учебных заведений с государственной аккредитацией. Если работник учится в частном заведении без аккредитации или просто на курсах, учебный отпуск ему не полагается. Основание — ст. 173, 173.1, 174-177 ТК РФ.
На учебу отпускают только, когда образование данного уровня работник получает первый раз. При получении второго высшего отпуск можно не давать.
Продолжительность. Зависит от уровня образования и формы обучения.
Студентам вузов на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на сессии на 1 и 2 курсах — 40 календарных дней, на последующих курсах — 50 календарных дней;
— на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев.
Абитуриентам вузов дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на вступительные экзамены — 15 календарных дней;
— на подготовительные курсы — 15 календарных дней.
Студентам вузов на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на сессии — 15 календарных дней за весь год;
— на госэкзамены и защиту дипломной — до четырех месяцев.
Аспирантам и ординаторам на заочке дают дополнительный отпуск с сохранением зарплаты 30 календарных дней в год.
Студентам колледжей и училищ на заочной и очно-заочной форме дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на сессии на 1 и 2 курсах — 30 календарных дней, на последующих курсах — 40 календарных дней;
— на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.
Абитуриентам колледжей и училищ дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на вступительные экзамены — 10 календарных дней;
Студентам колледжей и училищ на очной форме дают отпуск без сохранения зарплаты:
— на сессии — 10 календарных дней за весь год;
— на госники и защиту дипломной — до двух месяцев.
Школьникам дают отпуск с сохранением зарплаты:
— на экзамены после 9 класса — 9 календарных дней;
— на экзамены после 11 класса — 22 календарных дня.
Документы для оформления. Справка-вызов из учебного заведения — в ней будет срок сессии и экзаменов, заявление работника, приказ, запись в личную карточку.
Отпуск на повышение квалификации
Что за отпуск. Для профессионального обучения и прохождения независимой оценки квалификации. Например, косметолог в салоне идет на курсы по аппаратной косметологии на три месяца. Такое ещё называют обучением с отрывом от производства. Основание — ст. 187 ТК РФ.
Во время учёбы работник получает средний заработок.
Продолжительность. На время учёбы и экзаменов.
Документы для оформления. Приказ работодателя, запись в личную карточку.
Курс молодого работодателя
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Декретный отпуск
Что за отпуск. Для рождения и ухода за ребёнком, пока ему не исполнится три года. Усыновители тоже имеют право на декретный отпуск. Основание — ст. 255-257 ТК РФ.
Вместо зарплаты работник получает пособия от Фонда социального страхования.
Продолжительность. Декрет делится на два отпуска — по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Сначала женщине дают отпуск по беременности и родам:
— на 140 дней при обычной беременности — 70 до родов и 70 после;
— на 194 дня при тяжёлых родах и многоплодной беременности — 84 до родов и 110 после.
Потом начинается отпуск по уходу — пока ребёнку не исполнится три года. В отпуск по уходу может уйти не только мать, но и отец, бабушка, дедушка или другой родственник.
Усыновителю дают отпуск с момента усыновления до дня, когда ребёнку исполнится 70 дней. Если взяли сразу несколько детей — 110 дней со дня их рождения.
Документы для оформления. Больничный лист, заявление работника, приказ, свидетельство о рождении, запись в личную карточку.
Статья актуальна на 01.04.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Отпуск
Временное освобождение от работы с сохранением должности и зарплаты
Если работник трудоустроен официально — в соответствии с конституцией и трудовым кодексом — он имеет право на отдых. Отпуск — это временное освобождение сотрудника от работы с сохранением его должности и зарплаты.
Рассказываем, какие бывают отпуска и кто их может получить.
Какие бывают отпуска
Есть несколько видов отпусков в зависимости от их периодичности, цели, наличия или отсутствия выплат.
Основной оплачиваемый отпуск. На ежегодный оплачиваемый отпуск имеют право все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, кто их работодатель, сколько часов в день и в каком формате они работают — удаленно или в офисе. Если сотрудник работает по договору подряда, оплачиваемый отпуск ему не положен.
Отпуск предоставляют один раз в год минимум на 28 календарных дней. Отдельные категории граждан могут рассчитывать на удлиненный отпуск:
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск у работника появляется после шести месяцев работы. Это не значит, что через полгода после трудоустройства можно отдыхать: у работника появится право обсудить с работодателем сроки отпуска.
Сотрудник может попросить работодателя разделить основной отпуск на несколько частей, но одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. Не предоставлять отпуск больше двух лет запрещено. При увольнении неиспользованные дни отдыха компенсируются работнику деньгами.
Дополнительный оплачиваемый отпуск. Некоторым категориям граждан полагается дополнительный оплачиваемый отпуск. К ним относят сотрудников:
Работодатель может сам устанавливать дополнительные отпуска. Их продолжительность зависит от места и характера работы. Дополнительный отпуск можно добавить к основному отдыху или взять отдельно.
Учебный отпуск. Если сотрудник совмещает работу с учебой по программам с государственной аккредитацией, он имеет право на учебный отпуск.
Чаще работодатель предоставляет оплачиваемые отпуска с сохранением среднего заработка при выполнении трех требований:
Если работник учится на дневном отделении, то есть очно, по закону оплачиваемый учебный отпуск ему не положен.
Время отпуска зависит от вида учебной деятельности: для поступления, сдачи экзаменов и подготовки к защите диплома предусматривается свой срок. Например, отпуск для сдачи госэкзаменов может длиться месяц.
Чтобы получить учебный отпуск, сотруднику нужно написать заявление и принести справку-вызов из вуза.
Отпуск на повышение квалификации. Такой вид отпуска называют обучением с отрывом от производства. Его продолжительность зависит от срока обучения и сдачи экзаменов и чаще занимает от 2—3 недель до 2—3 месяцев. В это время сотрудник получает среднюю зарплату, а работодатель фиксирует факт обучения в его личном деле.
Отпуск за свой счет. Отпуск за свой счет предоставляют по семейным обстоятельствам или для работников с инвалидностью. Продолжительность зависит от причины — например, если у сотрудника свадьба, он может взять отпуск на пять календарных дней.
Работнику-инвалиду полагается 60 календарных дней отпуска в год за свой счет, если есть такая необходимость. Чтобы его оформить, нужно написать письменное заявление и приложить подтверждающие документы. На их основании работодатель издает приказ об отпуске.
Отпуск в связи с рождением ребенка. Этот отпуск состоит из двух частей: первая — по беременности и родам. Он оформляется как больничный. Всего дают 140 дней: 70 до родов и столько же после. При осложненных родах дают еще 16 дней отдыха. Если мама вынашивает нескольких детей, отпуск увеличивают — дают 84 дня до родов и 110 после.
Чтобы уйти в отпуск, сотрудница должна принести работодателю заявление и листок нетрудоспособности от акушера-гинеколога.
Вторая часть отпуска — по уходу за ребенком до трех лет. В этот отпуск может уйти не только мама, его может взять один из родственников малыша или опекун. Главное — предоставить подтверждение, что мама работает и не может находиться с ребенком.
Родственник или опекун, который находится в отпуске по уходу за ребенком, имеет право на социальные выплаты, сохранение гособеспечения, должности и зарплаты. А период отпуска включается в трудовой стаж.
Как оформить ежегодный отпуск
Ежегодный оплачиваемый отпуск планируют заранее. Микропредприятия — те, у кого меньше 15 сотрудников и доход до 120 млн рублей в год, — могут подписать с сотрудниками соглашения об отпусках. Остальные компании должны составлять график отпусков и следовать ему, иначе трудовая инспекция оштрафует и организацию, и руководителя.
Обычно порядок оформления ежегодного оплачиваемого отпуска выглядит так:
Шаг 1. Бухгалтер составляет годовой график отпусков для всего предприятия.
Шаг 2. Бухгалтер утверждает график у руководителя и членов профсоюзного комитета за две недели до нового календарного года.
Шаг 3. Сотрудники ставят подпись в своей графе — это значит, что они ознакомились с графиком и согласны с ним.
Шаг 4. За две недели до отдыха работодатель выдает работнику уведомление об отпуске под подпись.
Шаг 5. Сотрудник подает заявление на отпуск. Согласно трудовому кодексу, работник не обязан писать заявление, если есть график, но такое требование может быть у работодателя.
Шаг 6. До ухода сотрудника в отпуск работодатель издает приказ.
Шаг 7. Работодатель заполняет учетные и кадровые документы.
Период отпуска можно изменить, если работодатель не против. Для этого сотрудник должен принести заявление в свободной форме.
Сколько денег выплачивают в отпуске
В большинстве случаев отпускные рассчитывают так:
Средний дневной заработок — это доход за 12 месяцев, деленный на количество отработанных дней. В доход включают зарплату, годовую и разовую премии, переработки, районный коэффициент.
Командировочные, компенсацию проезда, питания и проживания, больничные выплаты, материальную помощь при расчете не учитывают.
Если средняя зарплата сотрудника на полной ставке ниже прожиточного минимума, считают, что она ему равна.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Вне зависимости от вида отпуска сотрудника на выплаты начисляются налоги и страховые взносы, которые работодатель должен рассчитать и заплатить.
Налог с отпускных нужно рассчитать и удержать в день, когда работник получит деньги. Перечислить его в налоговую можно в тот же день или до конца текущего месяца.
Страховые взносы и компенсации можно перечислить до 15-го числа следующего месяца.
Наказание за нарушения по отпускам
За нарушения трудового законодательства работодателя могут оштрафовать. Например, если он не предоставит сотруднику отпуск или оформит его задним числом, нарушит график или задержит выплату отпускных.
Если работодатель — организация, оштрафуют дважды: и компанию, и ее руководителя. Если в течение года после первого нарушения обнаружат еще одно, руководителя или ИП могут дисквалифицировать на срок от одного до трех лет.