Укд и упд в чем разница
УПД и УКД. Найдите отличия
Несколько лет назад ФНС разработала для бухгалтера два «гибридных» НДС-документа – универсальный передаточный (УПД) и универсальный корректировочный (УКД). По сути, два документа – счет-фактуру и первичный документ можно заменить одним – УПД. А вместо корректировочного счета-фактуры с «первичкой» выставить УКД. Эксперты бератора расскажут о том, как правильно их заполнять.
Сразу подчеркнем, что формы УПД и УКД рекомендуемые. Если вам они не удобны, можете их не оформлять. В то же время формы этих документов и рекомендации ФНС по их составлению согласованы с Минфином. Так что, если правильно их заполнять, можно подтвердить одновременно право на вычет НДС и расходы по налогу на прибыль. А для бухгалтеров одной «бумажкой» станет меньше.
Итак, чтобы не оформлять на каждую операцию по реализации два документа – первичный и счет фактуру – можно использовать универсальный передаточный документ (УПД).
Он объединяет в себе и счет-фактуру, и накладную на передачу товаров (либо акт о выполнении работ или оказании услуг).
Порядок заполнения УПД и форма этого документа приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.
Несмотря на универсальность УПД, ФНС разрешает применять его только при оформлении реализации внутри РФ. А вот использовать этот документ для подтверждения нулевой ставки НДС экспортеры не могут.
Поскольку УПД применяется и как счет-фактура, и как первичный документ, то допущенная в нем ошибка может повлечь за собой проблемы с получением вычетов по НДС. Или по учету расходов при расчете налога прибыль.
Чтобы при предоставлении скидки на уже отгруженный товар или при его возврате не оформлять два документа – первичный и корректировочный счет-фактуру – можно использовать универсальный корректировочный документ (УКД).
УКД объединяет в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий согласие или уведомление покупателя об изменении стоимости отгрузки. То есть, имеет формат, аналогичный формату УПД.
Форму УКД и порядок его заполнения можно взять из письма ФНС России от 17 октября 2014 года № ММВ-20-15/86@.
Переходить на применение УКД не обязательно, вы вправе оформлять привычный пакет документов.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Универсальный корректировочный документ
Универсальный корректировочный документ включает в себя корректировочный счет-фактуру и извещение об изменении цены товара, услуги и т.д. Документ важен для компаний, которые платят НДС, поэтому надо серьезно отнестись к его заполнению, чтобы у налоговой не было претензий. Расскажем подробнее, что представляет собой эта бумага и как правильно внести в нее все сведения.
Общие сведения
Налоговая в своем письме от 17 октября 2014 года №ММВ-20-15/86@ рекомендовала фирмам новый документ — универсальный корректировочный. В Приложении №1 к письму опубликована сама форма, в остальных рассказывается, в каких ситуациях ее нужно заполнять, как правильно это делать и т.д.
Характер названного бланка рекомендательный, поэтому организации сами решают, будут они использовать эту бумагу или нет.
Документ формируют на основании ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года («Закон о бухучете»), поскольку изменение цены товара после его отправки — это факт хозжизни организации, его надо подтвердить первичным учетным документом.
Кроме того, п. 3 ст. 168 НК РФ гласит, что при изменении стоимости отправленных или переданных товаров и т.д. организация-продавец должна выставить корректировочный счет-фактуру (далее — КСФ) за 5 рабочих дней. Сам бланк КСФ уже включен в УКД — он помещен в черную рамку.
Когда компании заполняют УКД
Документ не нужно использовать:
Как заполнить УКД
В форме много реквизитов, разберем каждый из них.
Что такое статус УКД и что отметить
Данный реквизит носит информационный характер. Выбирают код «1», если документ выступает как КСФ + первичка, то есть соглашение или уведомление об изменении цены. В этом случае бумага будет основанием для вычета НДС.
Цифру «2» пишут, если документ применяют только в качестве первичного учетного, то есть это просто соглашение или уведомление об изменении цены. Хозсубъекты на упрощенке могут использовать документ со статусом «2», обязанности по перечислению НДС не будет.
Шапка УКД
Здесь необходимо указать такие сведения (они аналогичны тем, что прописаны в бланке КСФ):
Обратите внимание! Если документ выступает как КСФ, то номер присваивают согласно общей хронологии нумерации счетов-фактур. Следует брать во внимание особый порядок нумерации корректировочных документов обособленными подразделениями. Когда УКД имеет статус «2», номер обозначают согласно общему порядку номеров корректировочных документов. Такой реквизит, как номер, не указан в списке обязательных в ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
Что важно знать о датах! В бумаге указывают 2 даты: дату составления (строчка (1)) и дату, когда покупатель согласился на изменение стоимости товара (или дату получения оповещения о изменении стоимости), — это строчка [13]. Первую дату ставит продавец, а вторую — фирма-покупатель.
Если статус «1», то в строку (1) вписывают реальную дату оформления первичного документа и КСФ. День составления — обязательный его реквизит. Выставлять этот документ, согласно законодательству, нужно не позднее 5 календарных дней с момента формирования бумаг, на основании которых осуществляется изменение стоимости товаров.
Если в договоре с клиентом не обозначено, что при изменении стоимости требуется его согласие, то УКД оформляется только для оповещения покупателя, а дата выставления КСФ будет такой, которая указана в строке (1). Если же требуется согласие, то такой датой будет считаться та, что значится в строке [13].
Если статус «2», то должна стоять дата совершения хозоперации (ст. 9 ФЗ №402-ФЗ).
Даты в строках (1) и [13] могут совпадать либо отличаться: в строке [13] отмечена более поздняя, чем в (1).
Основная часть
Здесь нужно заполнить таблицу. Она аналогична той, которая представлена в корректировочном документе.
В конце таблицы нужно подвести итоги — указать получившуюся стоимость.
Далее нужно обозначить реквизиты передаточных/отгрузочных бумаг, документ-основание для корректировки стоимости и какие-либо другие данные.
Особенности подписания
В бланке УКД создано 6 строк для подписания документа. Подписи под таблицей проставляются всегда при статусе бумаги «1». Там расписываются глава фирмы или доверенное лицо и главный бухгалтер. При статусе УКД «2» такие подписи не являются обязательными.
В строчках для подписей [8] и [9] надо отметить сотрудника, который имеет право предлагать покупателю изменить стоимость товаров или оповещать о таком факте. Нужно написать должность сотрудника, его ФИО. Если у него есть право на подписание данной бумаги, то снова подписывать ее не надо. Можно обозначить только должность и ФИО.
В строке [10] надо отметить информацию о сотруднике, который отвечает за оформление факта хозжизни компании. Это лицо может совпадать с тем, что указано выше (строки [8] и [9]): аналогично обозначают только должность и ФИО без постановки подписи.
В строку [12] вписывают данные о работнике, который имеет право согласовывать изменение стоимости товара и т.п. от лица покупателя, если требуется данное действие. В строке [14] расписывается сотрудник, который отвечает за оформление факта хозяйственной жизни организации. Если это тот же сотрудник, что и в строке [12], то указывают ФИО и должность, а подпись второй раз ставить не нужно.
Важно! О заполнении счета-фактуры и КСФ можно прочитать в нашей статье.
В каких случаях оформлять УПД, а в каких —
Один УПД — универсальный передаточный документ — заменяет собой два документа.
Сергей Скрябин
УПД можно применять вместо накладной либо акта и счета-фактуры. Кто и когда может применять УПД, как его заполнять и можно ли применять одновременно два документа, например счет-фактуру и УПД, читайте в статье.
Что такое УПД
УПД — это универсальный передаточный документ. Компания или ИП могут использовать его для того, чтобы упростить свой документооборот.
Если предмет сделки — прослеживаемый товар и продавец на спецрежиме, он обязан выставлять электронный УПД. В остальных случаях УПД применяют по желанию.
Продавцы на общем режиме используют УПД вместо счета-фактуры и товарной накладной (форма ТОРГ-12) или акта.
Продавцы на спецрежимах используют УПД только как накладную или акт, так как счет-фактуру не выставляют.
УПД подтверждает налоговые расходы, а у покупателей на ОСН — еще и вычеты по НДС. УПД содержит все реквизиты первичного документа и счета-фактуры, а потому с ним не будет проблем при налоговой проверке.
Это значит, что при отгрузке товаров или выполнении работ, оказании услуг можно не оформлять счет-фактуру с товарной накладной или актом. Их можно объединить в один универсальный передаточный документ.
Есть исключение: УПД не сможет заменить транспортную накладную, поскольку для нее обязательно использовать форму, утвержденную правительством.
Кто может применять УПД
УПД могут применять любые компании и предприниматели без ограничений. Главное — согласовать с контрагентами использование УПД.
Для этого в договоре между продавцом и покупателем нужно прописать условие, что сделка оформляется УПД. Если в договоре указано, что продавец на ОСН выставляет счет-фактуру и накладную, оформлять УПД нельзя. То же самое, когда в договоре прописано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, но не УПД.
Чтобы начать использовать универсальный передаточный документ, компании или ИП нужно:
УПД подойдет тем компаниям, которые хотят сэкономить на учете и хранении первичных документов и упростить свой документооборот. Покупатель на основании УПД от поставщика может не только оприходовать товары, материалы или основные средства, но и предъявить сумму НДС к вычету, если работает на общем режиме.
Для каких операций можно использовать УПД
УПД подойдет не для всех продаж: сфера его применения ограничена. Разрешенные операции собраны в специальный перечень. Например, это может быть поставка товаров, услуг или работ, передача имущественных прав, передача результатов выполненных работ, выполнение услуг.
Если компания или ИП иногда оформляют УПД, это не значит, что они должны использовать этот документ по всем сделкам. Можно по своему усмотрению применять как универсальные документы, так и обычные счета-фактуры и товарные накладные. Все зависит от договоренностей с контрагентами.
Разные документы можно оформлять даже по одному договору. Например, если по одному договору поставки планируется несколько отгрузок. После первой поставки контрагент передумал использовать УПД, и стороны составят допсоглашение, по которому, начиная со второй поставки, будут оформлять накладные и счета-фактуры.
Форма и формат УПД
Оформлять универсальные документы можно на бумаге или электронно. При продаже прослеживаемых товаров УПД оформляют только в электронном виде.
На бумаге. Официально утвержденных форм УПД нет. Налоговая предлагает использовать рекомендованные ею формы универсальных документов. Эту форму применять необязательно — можно разработать собственную.
Электронно. Электронные форматы универсальных документов утверждены приказом ФНС.
Форма и формат — это не одно и то же. Форма — это то, как выглядит документ на бумаге и экране компьютера. А формат — это набор данных для составления в электронном виде.
Форму УПД можно разработать самостоятельно, главное, она должна содержать все реквизиты счета-фактуры и первичного документа. Формат УПД формализованный, то есть утвержден ФНС. Форматом заведуют учетные программы. Если УПД есть в программе, значит, формат у него подходящий.
Особенности заполнения УПД и статус документа
В УПД есть реквизит «Статус». От него зависит, в качестве какого документа применяется УПД.
Статус бывает двух видов: 1 или 2.
Статус 1. Он означает, что продавец на ОСН одновременно использует УПД и как первичный документ, например вместо накладной, и как счет-фактуру.
Если продавец освобожден от НДС по ст. 145 Налогового кодекса, он также ставит в УПД статус 1.
В таком УПД нужно заполнить все реквизиты. Если вы покупатель и вам нужен вычет НДС, критически важно, чтобы из документа четко читались стороны сделки, предмет и сумма сделки, а также ставка и сумма НДС.
УПД со статусом 1 продавец на ОСН должен зарегистрировать в книге продаж, а покупатель на общем режиме — в книге покупок. В журнале учета счетов-фактур его регистрируют только посредники и застройщики. Покупатель на спецрежиме — УСН или патенте — книгу покупок не ведет и потому нигде УПД не регистрирует.
Статус 2. Он означает, что УПД применяется только как первичный документ,: например как накладная. Продавцу на ОСН поступать так нерационально, потому что дополнительно к УПД придется составить отдельный счет-фактуру.
Если продавец работает на спецрежиме или отражает в УПД операции, которые не облагаются НДС, он тоже ставит в документе статус 2.
В УПД со статусом 2 на продажу непрослеживаемых товаров, а также работ или услуг нужно заполнять лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной или акта. Это значит, что можно оставить пустыми:
Если же УПД со статусом 2 оформляется на прослеживаемый товар, в нем нужно заполнить все реквизиты.
Форма УПД содержит строки 14 и 19 «Наименование экономического субъекта». Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.
УПД со статусом 2 не нужно нигде регистрировать — ни в книге покупок, ни в книге продаж, ни в журнале учета счетов-фактур.
Когда нельзя использовать УПД вместо счета-фактуры
УПД нельзя оформить в одном случае: он не подойдет при получении продавцом на ОСН частичной или полной предоплаты — аванса. В этом случае нужно выставлять покупателям обычные счета-фактуры. А продавцы на спецрежиме в принципе не обязаны выдавать покупателям отдельный документ на аванс.
Когда нельзя использовать УПД вместо накладной
Универсальный документ не может заменить накладную в четырех ситуациях.
По условиям договора, если стороны прописали в нем, что применяется товарная накладная или иной отгрузочный документ, кроме УПД. Например, указали, что накладная составляется по форме ТОРГ-12, или привели в приложении к договору совместно разработанный бланк. В этом случае поставщик обязан оформлять поставку документами, указанными в договоре.
При исправлении ранее выданных документов другой формы. Если ранее выдавали накладную ТОРГ-12, исправления нужно вносить в нее, оформить УПД не получится.
При оформлении корректировочного документа. Если нужно изменить стоимость или количество товара, нужно составить универсальный корректировочный документ — УКД. Это документ, который совмещает в себе корректировочный счет-фактуру и первичный документ об изменении стоимости или количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг. Но УКД не подходит, если первоначальную поставку оформляли комплектом ТОРГ-12 плюс счет-фактура.
При оформлении дубликатов документов иной формы. Если первичный документ утрачен или испорчен, может понадобиться дубликат. Его нужно составить по форме первоначального документа. Если требуется дубликат накладной ТОРГ-12, оформляют накладную.
Подписка на новое в
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как оплачиваются новогодние каникулы в 2022 году
Если в один из праздничных дней нужно вызвать сотрудника на работу, скорее всего, придется заплатить за этот день вдвое больше обычного. Но есть нюансы
Как заполнять форму 4-ФСС
Расчет 4-ФСС обязаны сдавать все работодатели, даже если они не начисляли выплаты сотрудникам и страховые взносы с них. Отчет подают раз в квартал
Как платить НДФЛ за сотрудников
НДФЛ — налог на доходы физических лиц, с ним сталкивается каждый работодатель. В статье — как правильно рассчитать НДФЛ, применить налоговые вычеты и отчитаться в налоговую
Будьте в курсе событий бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Универсальный корректировочный документ: разбираемся с применением и заполнением
Налоговики обнародовали давно ожидавшуюся многими бухгалтерами форму универсального корректировочного документа (УКД). Она приведена в приложении № 1 к письму ФНС России от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@. Сегодня мы публикуем первую статью, посвященную УКД. В ней мы расскажем, кем, в каких ситуациях и как именно может применяться новая форма УКД. Последующие материалы будут посвящены вопросам регистрации УКД в книгах продаж и покупок, отражению показателей в регистрах налогового учета, а также исправлению ошибок, допущенных в универсальных передаточных документах.
Что такое универсальный корректировочный документ
Для начала напомним, что при отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав (далее — «ценностей») не обязательно оформлять отдельно счет-фактуру и отдельно передаточный документ (например, товарную накладную). Все сведения из этих документов можно объединить в одном универсальном передаточном документе — УПД (см. «Универсальный передаточный документ: как его зарегистрировать и как отразить в налоговом учете»). Теперь же ФНС России выпустила форму универсального корректировочного документа (УКД). Область его применения поясним на простом примере.
Пример
Между продавцом и покупателем заключен договор на поставку товаров. Продавец составил передаточные документы и отгрузил продукцию. Однако по факту отгрузки объем товаров отказался меньше запланированного. Продавец и покупатель готовы изменить общую стоимость по договору в сторону уменьшения. В связи с этим стороны заключили соглашение об изменении цены.
По общему правилу, если стороны договорились об изменении стоимости отгруженных ценностей, то при наличии документа (договора, соглашения, иного первичного документа), подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя, продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).
При этом законодательство РФ не запрещает вводить в корректировочные счета-фактуры дополнительные реквизиты. В связи с этим налоговики объединили информацию корректировочных счетов-фактур с информацией, которая относится к документу, подтверждающему согласие покупателя на изменение стоимости отгрузки. В результате такого объединения и получился «универсальный корректировочный документ».
Появление формы направлено на решение проблемы избыточного документооборота. При этом налоговики подтвердили, что УКД позволяет:
Кто может применять УКД
Форму УКД могут применять любые организации и индивидуальные предприниматели. В частности, УКД могут применять и те, кто не платит НДС (к примеру, организации, применяющие спецрежимы и использующие освобождение на основании статьи 145 НК РФ, могут применять УКД лишь как первичный документ). Выставление ими УКД не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС.
Когда начинать применять УКД
Форма УКД является рекомендуемой. То есть, ее применение — это право, а не обязанность. Это дает хозяйствующим субъектам следующие возможности:
Если хочется применять именно рекомендованную форму, то начать это делать можно в любой момент.
Форма УКД
В форме УКД можно выделить два блока:
Таблица 1. Обязательные реквизиты первичных документов в УКД
Обязательный реквизит первичного документа
Значение в УКД
«Универсальный корректировочный документ»
Дата составления документа
Соответствует дате составления корректировочного счета фактуры (строка 1)
Наименование экономического субъекта, составившего документ
Отражается в строках 11 и 15 или в печатях сторон
Содержание факта хозяйственной жизни
Отражается как в составе показателей корректировочного счета-фактуры (в строках 2, 2а, 3, 3а, и в графе 1), так и в строках 5, 6, 7 (то есть, в блоке, который относится к первичному учетному документу);
Величина натурального и (или денежного) изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
Отражается в графах 2–6, 9 счета фактуры и строке 4.
Наименование должности лиц, ответственных за оформление
Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.
Подписи ответственных лиц
Строка 10 для продавца, 14 — для покупателя.
Случаи оформления УКД
В комментируемом Письме налоговики обобщили случаи оформления УКД. Мы приведем их в Таблице 2.
Таблица 2. Когда применятся УКД
Применяется
Не применяется
Для оформления изменения общей стоимости ранее произведенной (надлежащим образом документированной) поставки из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) ценностей, в том случае, когда предложение о таком изменении исходит от продавца и:
— либо требует согласия покупателя;
— либо не требует согласия покупателя, так как возможность изменения стоимости была согласована предварительно.
Во всех случаях возврата товаров, для которых установлен специальный порядок выставления и регистрации счетов-фактур, к примеру:
— возврат принятых к учету товаров покупателем (плательщиком НДС), сопровождающийся выставлением покупателем счета-фактуры, как при реализации товаров (письмо ФНС России от 05.07.12 № АС-4-3/11044@);
— возврат всей партии товаров, не принятых на учет покупателем (плательщиком НДС) при котором продавец регистрирует в книге покупок собственный счет-фактуру, выставленный при отгрузке товаров (письмо ФНС России от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103@).
Для документирования продавцом согласия с претензией покупателя при выявлении покупателем расхождения по количеству и качеству ценностей при их приемке, в случае, если документ о расхождениях (односторонний акт) представителем продавца не подписывался.
Если изменение стоимости отгрузки обусловлено исправлением ошибки, допущенной продавцом в первоначальном комплекте документов (УПД, иного первичного документа на отгрузку и счета-фактуры).
Поле «Статус» в УКД
В левом верхнем углу УКД есть поле «Статус». В это поле можно вписать или «1» или «2». В зависимости от присвоенного статуса меняется и назначение УКД:
Статус «1»
Статус «2»
При статусе «1» в УКД отражаются все обязательные показатели первичных учетных документов и корректировочного счета-фактуры. В таком случае УКД может применяться одновременно:
— в качестве первичного учетного документа;
— в качестве корректировочного счета-фактуры.
При статусе «2» УКД может использоваться в качестве первичного учетного документа, подтверждающего изменение стоимости ранее отгруженных ценностей. В таком случае не заполняются (или ставятся прочерки) в показатели, которые обязательны для корректировочного счета-фактуры, например:
— «к счету-фактуре (счетам-фактурам) №. от. с учетом исправления №. от. » (строка 1б);
— «В том числе сумма акциза» (графа 6);
— «Налоговая ставка» (графа 7).
Заметим, что статус документа, по сути, носит лишь информационный характер. Если ошибиться и поставить статус «2», но заполнить все поля УКД, то такая ошибка не лишит продавца и покупателя права на налоговый вычет.
Подписание УКД и проставление печатей
В первом блоке УКД, дублирующем корректировочный счет-фактуру, предусмотрены подписи:
Подписи в этих строках должны проставляться обязательно. Таково требование пункта 6 статьи 169 НК РФ, предъявляемое к заполнению корректировочных счетов-фактур (разумеется, если УКД присвоен статус «1» и планируется получить налоговый вычет). Если же планируется использовать УКД только как первичный документ (со статусом «2»), то проставлять подписи в первом блоке не нужно. В этом случае подписи сторон нужно проставить в нижней части УКД.
Заметим, что формой УКД предусмотрено место для проставления печатей (со стороны продавца и покупателя). Однако печать не является обязательным реквизитом первичного учетного документа, поэтому отсутствие печати не является препятствием как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль. При этом если проставить печать, то полное наименование продавца и покупателя (строки 11 и 15) можно не заполнять.
Дополнительные графы и строки
В УКД можно встретить графы и строки, которые не обязательны для заполнения, например:
С полным перечнем граф и строк и их описанием можно ознакомиться в приложении № 3 к письму № ММВ-20-15/86@. Скажем лишь, что принимать решение о внесении информации в «необязательные» графы налогоплательщик вправе самостоятельно.