Учет взаиморасчетов с контрагентами что это
Как вести взаиморасчеты с контрагентами
Как учитывать взаиморасчеты с контрагентами, оформлять взаимозачет задолженности, делать сверку расчетов.
Все взаиморасчеты с контрагентами (клиентами и поставщиками) ведутся в разрезе трех измерений:
В качестве объекта расчетов могут выступать:
Тип объекта расчетов выбирается на уровне соглашения.
Расчеты с клиентами
Для начала создадим типовое соглашение о продажах и в качестве объекта расчетов выберем заказы клиентов ЗК (самый детализированный вариант):
В соглашении также указывается и график оплаты ЗК (то, каким образом и в какие сроки будет оплачен ЗК). В нашем примере ЗК будет оплачиваться через 5 дней после отгрузки (т.е. постоплата):
Тут же можно наложить фильтр на тип оплаты, принятой в рамках соглашения:
Помимо постоплаты может быть выбран аванс и предоплата.
Разница между ними в том, что аванс предполагает вариант, что товара у нас еще вообще может не быть (т.е. мы даже не сможем организовать обеспечение товаров в ЗК, пока не зарегистрируем поступление аванса по нему), а предоплата предусматривает, что товар есть в наличии на нашем складе и будет отгружен сразу после оплаты.
Теперь создаем сам ЗК, видим что график оплаты заполнился по соглашению:
При этом дата платежа заполняется на основании поля Желаемая дата отгрузки (т.к. оно пустое, для расчета используется Дата отгрузки):
Теперь на основании ЗК оформляем реализацию:
В списке ЗК меняется текущее состояние:
При двойном клике на нем открывается отчет по состоянию выполнения:
Документ заполнился почти полностью, не забываем установить признак проведения платежа банком:
На второй вкладке видим, что в качестве объекта расчетов используется именно ЗК. Благодаря выбору статьи ДДС в соглашении, она теперь подставляется сама:
Теперь ЗК готов к закрытию, долгов нет:
Состояние расчетов можно отслеживать с помощью отчета Ведомость расчетов с клиентами:
В отчете можем увидеть, что в качестве объекта расчетов показаны именно документы продажи (несмотря на то, что взаиморасчеты ведутся по заказам):
Теперь зарегистрируем оплату от клиента по этим реализациям, при этом создадим одну платежку:
В расшифровке платежа выбираем тип заполнения Списком и нажимаем Подобрать по остаткам:
В списке выделяем нужные, переносим в платежку:
Обращаю ваше внимание, что в журнале нет информации о состоянии оплаты реализаций:
Эту информацию можно достать только из ведомости:
Взаиморасчеты с поставщиками
При этом объект расчетов оставим пустым:
В отчетах по закупкам будем использовать Ведомость расчетов с поставщиками:
Теперь создаем заказ поставщику (взаиморасчеты будем вести в разрезе заказов). Чтобы отнести на него оплату, нужно сделать зачет аванса:
В открывшемся окне помощника по зачету оплат находим аванс, при необходимости корректируем сумму зачета и нажимаем Зачесть/Перенести аванс:
Теперь видим, что аванс зачтен, нажимаем Выполнить в верхней части формы:
В результате заказ становится полностью оплаченным:
Сейчас в отчете можно увидеть, что часть аванса осталась нераспределенной, а по заказу для выведения расчетов в ноль осталось оформить приходную накладную:
Взаимозачет задолженности
В том случае, когда есть одновременно и дебиторская и кредиторская задолженность, нередко используют взаимозачет задолженности, чтобы компенсировать один долг за счет другого.
Т.е. дебиторская задолженность (долг поставщика перед нами) по платежке программа перебросила на кредиторскую задолженность (наш долг перед поставщиком) по заказу поставщику:
В комментарии есть отметка об автоматическом создании:
Вот список операций, для которых можно использовать взаимозачет:
Сверка взаиморасчетов
Из раздела Казначейство открываем журнал документов Сверка взаиморасчетов, создаем новый с использованием помощника:
Выбираем необходимых контрагентов по данному партнеру, по которым необходимо сделать сверку:
Устанавливаем дату формируемых сверок:
По окончании создается подобная сверка. Для большей информативности изменим вариант детализации:
К примеру, добавим вывод объектов расчетов:
После этого нажимаем Заполнить по данным организации:
По кнопке Печать распечатывается Акт сверки взаимных расчетов:
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Другие уроки по теме «Расчеты с контрагентами, подотчетными лицами»
Создание карточек партнера и контрагента, регистрационные и контактные данные, банковский счет.
Формирование сегментов партнеров, заполнение типовых и индивидуальных соглашений, договоров с контрагентами.
Вас может заинтересовать
Обработка позволяет выгружать любые товарные документы по произвольному шаблону с настраиваемой структурой в MS Excel.
Расширение отключает проверку заполненности электронной почты и телефона при создании карточки нового партнера.
Автоматическое заполнение колонки Количество по факту в табличной части документа Пересчет товаров из файла Excel.
Сверка расчетов с контрагентами. Бланки взаиморасчетов и примеры заполнения
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.
Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.
При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами
При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
Форма акта сверки взаиморасчетов
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.
При оформлении акта сверки, рекомендуется указывать следующую информацию:
Она включает в себя четыре столбца.
Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.
Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.
После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.
Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.
Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.
Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Взаиморасчёты с контрагентами в «1С:Бухгалтерия 8»
Деятельность любой коммерческой организации связана с работой с контрагентами. Взаимозачёты с контрагентами являются важнейшим элементом бухгалтерского учёта. Особое внимание стоит уделить счетам, без которых в повседневной жизни сложно обойтись: 62, 60 и 76. Обсудим документ «Корректировка долга» и поговорим о ситуациях, в которых имеет смысл его применять.
Для того чтобы мы могли создавать документ «Корректировка долга» в «С:Бухгалтерия 8», проверим функциональность программы в разделе «Главное». Она должна быть полной (рис. 1).
Документ «Корректировка долга» можно найти в разделе «Покупки» или «Продажи» в подразделе «Расчёты с контрагентами».
В таком случае мы без проблем сможем провести взаимозачёт с помощью документа «Корректировка долга». Для начала нужно будет сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 62 и 60 в разрезе конкретного контрагента (нашего партнёра), чтобы убедиться – на конкретную дату проведения взаимозачёта (дату создания документа «Корректировка долга») имеется остаток (рис. 2, 3).
Переходим к формированию документа «Корректировка долга». В реквизите «Вид операции» выбираем «Прочие корректировки» (рис. 4, 5).
Дебитором и кредитором будет одно и то же лицо. По кнопке «Заполнить» автоматически заполняем документ. Дебиторская и кредиторская задолженности не всегда могут быть равны, поэтому нам нужно будет скорректировать сумму вручную в сторону уменьшения. Закладку «Счета учёта» заполнять не нужно. Результат проведения документа – закрытый остаток по счёту 62 и оставшаяся часть суммы задолженности нашему партнёру.
В нашем примере мы должны оплатить задолженность поставщику по договору № 78 от 01.01.18, однако при проведении банковской выписки договор указали неправильный. Обнаружили ошибку при проверке ОСВ по счёту 60 в разрезе договоров с отбором по контрагенту (рис. 6).
Часто ошибки всплывают именно в тот момент, когда период закрыт и мы больше не имеем возможности изменить договор и перепровести документы. Для таких случаев отлично подходит документ «Корректировка долга».
В данном случае «Вид операции» будет иметь название «Зачёт авансов в счёт задолженности нашей организации перед поставщиком» (рис. 7, 8).
Заполняем табличную часть автоматически по верхней одноимённой кнопке. Если мы хотим зачесть только часть суммы, следует откорректировать информацию на двух закладках в ручном режиме.
В подобных ситуациях вид операции в документе будет называться «Списание задолженности», и списывать мы будем задолженность покупателя (рис. 9, 10).
На первой закладке «Задолженность покупателя» будем использовать кнопку «Заполнить», а на второй закладке «Счёт списания» укажем 91.02 и заполним аналитику «Прочие внереализационные доходы и расходы». Этот расход будет принят к налоговому учёту в том налоговом периоде, в котором истёк срок исковой давности. Если по каким-либо причинам отражать в составе расходов в декларации по налогу на прибыль мы не желаем, то в качестве субконто должны быть выбраны внереализационные расходы, не принимаемые к налоговому учёту (рис. 11).
В таком случае в ОСВ по счёту 62 обороты свернуться не могут. Нам нужно их закрыть принудительно уже знакомым документом «Корректировка долга» с уже знакомым видом операции «Прочие корректировки» (рис. 13, 14).
В этой статье мы разобрали взаиморасчёты с контрагентами в «1С:Бухгалтерия 8». Надеемся, что наш материал оказался вам полезен. Не забудьте поставить лайк и поделиться им с друзьями!
Также хотим напомнить, что у нас есть выделенная Линия консультации 1С, где вы можете решить любой вопрос по 1С. В месяц мы помогаем более 5 000 Клиентов. Работаем 7 дней в неделю с 9:00 до 21:00. Первая консультация совершенно бесплатно!
Как упростить работу с контрагентами в 1С и снизить риск ошибок
Главный камень преткновения при работе с контрагентами — огромное количество пресловутого «человеческого фактора». Забывчивость, невнимательность, одна мелкая пропущенная ошибка. казалось бы, ничего страшного, все мы иногда ошибаемся. Но только не в бухучете. Здесь каждая досадная мелочь может стоить штрафа или многочасовой «ловли блох».
И что делать? Либо прокачивать концентрацию и «стальные булки» до нечеловеческого уровня, либо — минимизировать риск ошибок. Сделать это можно самыми разными способами и средствами в зависимости от потребностей и особенностей работы. Давайте посмотрим, как в 1С можно упростить работу с контрагентами.
Удаление дублей
Одна из самых распространенных проблем при работе со справочником контрагентов — это «нечаянные» дубли. Например, при вводе документов на отгрузку сотрудник не находит по поиску контрагента (опечатался, название неправильно запомнил, не так искал), а документы надо проводить срочно. Тогда он создает нового контрагента, хотя на самом деле нужный уже существует в системе. В итоге дебиторская задолженность «висит» на одной компании, а кредиторская — на другой.
Вариаций такой ситуации — масса. Справиться с этой проблемой можно несколькими способами:
Метод ввода по строке
Большинство пользователей 1С для выбора контрагента в документе нажимают на кнопку «. » и ищут глазами нужного контрагента, иногда помогая себе вводом первых символов наименования с клавиатуры. Но гораздо удобнее делать это при помощи метода «Ввод по строке».
Его суть заключается в том, что необходимый элемент можно выбрать, написав необходимое наименование в самом реквизите документа. Программа сама найдет и подставит необходимый элемент. При этом можно писать наименование не полностью, а только ввести первые значащие символы: если найдутся совпадения, то появится список выбора, из которого нужно будет выбрать правильный элемент.
При таком поиске не остается шансов, что сотрудник не найдет контрагента и создаст дубль. Как мы уже говорили, это распространенная проблема.
Контроль данных
Еще один вариант свести к минимуму ошибки при вводе данных контрагентов — автоматически ограничить заполнение необходимых реквизитов. Сделать это можно при помощи простого сервиса 1С «Контроль данных».
Сервис дополняет 1С: Бухгалтерия и помогает исключать ошибки при работе с документами и справочниками.
Что можно сделать с его помощью:
Идеально подойдет тем, кто не хочет использовать дорогостоящие решения автоматизации или не имеет потребности глубоко автоматизировать процесс.
Правильное именование
Путаница с поиском контрагентов в справочнике часто возникает из-за того, что в базе организовано не самое удобное именование контрагентов. Как мы знаем, в карточке контрагента есть два поля для именования: «Наименование» и «Полное наименование». Обычно их заполняют одинаково по формуле ООО «Рога и копыта». И тогда для поиска по строке придется каждый раз набирать ООО пробел кавычка, а потом уже вводить значимые символы.
Гораздо логичнее в поле «Наименование» записывать Рога и копыта, ООО, а вот в поле «Полное наименование» — привычную формулу ООО «Рога и копыта». Казалось бы, мелочь, а облегчает жизнь.
Также при заведении нового контрагента стоит указывать ИНН и КПП для облегчения поиска возможных дублей контрагентов.
Первичка
Для тех, у кого контрагенты передают и подписывают документы в печатном виде, особенно остро стоит вопрос ввода первичной документации. Проблемы тут, собственно, две: прорва времени, потраченная на рутинный перенос данных, и большая вероятность ошибок — даже самый грамотный и внимательный бухгалтер может пропустить опечатку, которая потом всплывет в самом неожиданном месте (не сошлась одна цифра, а проблем, как будто спутник на орбиту не вышел).
Первую проблему можно решить наймом дополнительного сотрудника, но от человеческого фактора это не избавит. А вот обе проблемы одним выстрелом можно закрыть при помощи автоматизации решения. Сервис 1С «Fasta: автоматизация ввода первички» поможет избавиться от рутинной работы.
На одну страницу Fasta тратит не больше 30 секунд, в то время как человек справляется за 5-10 минут в зависимости от плотности. Сервис распознает следующие документы:
Fasta основана на технологии ABBYY Lingvo, что гарантирует высокую точность распознавания, отсутствие ошибок и опечаток. Идеально подходит тем, кто работает с большим количеством контрагентов.
Мегадок
Когда таких контрагентов много, а почта завалена документами, надо искать способы разгрузить себя. Для этого есть отличное решение — сервис 1С Мегадок, который можно настроить так, что он сам выгружал нужные документы из почты и переносил их в 1С.
Мегадок имеет многофункциональное использование: он умеет проверять почту, хранить файлы, обрабатывать загрузки. С его помощью легко найти исходный документ и открыть его в 1С — не нужно мучаться с файлами на диске. Можно задать условия и настроить автоматическую проверку почты на наличие писем с вложениями.
Но нет, Мегадок не устроит в 1С свалку из всех вложений, которые приходят к вам на почту. Он будет проверять только избранные письма, которые попадают в 1С согласно заведенным профилям. В профилях задаются настройки: от какого партнера, с какого адреса, с какими названиями темы письма, текста и прочими условиям проверять письма.
И даже если письмо соответствует всем условиям, Мегадок переносит только предварительный документ, который автоматически появляется в 1С. Остается только нажать пару кнопок, чтобы в 1С создался счет, заказ, приход. На каждое вложение создается отдельный входящий документ, который хранит файл и информацию.
Документы можно также загружать без почты — загрузка из файла на диске, по ссылке, другой источник данных. Достаточно зайти в журнал и создать новый входящий документ.
Сервис может стать настоящим спасением для тех, у кого не настроен прямой обмен документами с контрагентами в 1С.
Сверка документов
При большом количестве контрагентов сверка документов (регулярная или перед отчетным периодом) может превратиться в настоящую головную боль. Сверка требует не только большого количества времени, но и предельной концентрации, ведь от внимательности бухгалтера зависит очень многое.
Этот процесс тоже можно автоматизировать, для этого есть готовое решение от 1С — сервис 1С:Сверка. Он поможет снизить риск расхождений и ошибок при подаче сведений в ИФНС.
Проверка благонадежности
Каждый раз, заключая сделку с контрагентом, приходится сначала проверять его на благонадежность. Раньше этим не особенно заморачивались, но с тех пор, как компании стали нести ответственность за заключение сделок с неблагонадежными партнерами (ох уж эта формулировка «отсутствие должной осмотрительности при заключении контракта»), вопрос встал особенно остро.
Самостоятельная проверка одного контрагента может занять от нескольких часов до нескольких дней. И это не такая уж проблема, когда вы заключаете пару сделок в год. А что делать, если вы сталкиваетесь с новыми контрагентами по десять раз в месяц или чаще? Тут либо оплачивать услуги специальных сервисов, либо обращаться с готовому решению от 1С.
1С: Контрагент — это проверка благонадежности и быстрое заполнение реквизитов контрагентов в одном флаконе. Сервис помогает экономить время и здорово упрощает подготовку к проверке налоговой декларации по НДС — все реквизиты клиентов и поставщиков заполняются в соответствии с требованиями ФНС.
Какие у него есть функции?
При большом количестве новых контрагентов 1С:Контрагент — выгодное вложение средств. И этот же сервис решает проблему верного именования контрагентов, о которой мы говорили в начале статьи.
Все перечисленные в материале сервисы и методы могут существенно упростить работу с контрагентами, но с одной «поправкой на ветер». Как и любые другие способы автоматизации, эти надо применять там, где есть проблемные участки. Например, нет смысла оплачивать Мегадок, если ваши контрагенты не присылают вам документы на почту, или устанавливать 1С:Контрагент, когда у вас появляются новые партнеры раз в два года.