расчетный лист на электронную почту можно ли получать
Можно ли выдавать расчетные листки по e-mail, через мессенджер или терминал
Обязанность выдавать работникам расчетные листки закреплена в ст. 136 ТК РФ. Там же указано, что форма расчетного листка утверждается работодателем, но сам порядок его выдачи не установлен. По мнению чиновников трудовых ведомств, не будет нарушением, если листки будут направляться сотрудникам по электронной почте (см. сайт Онлайнинспекция.рф, письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).
Выдачу работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp Роструд не одобрил, сослался на то, что такой способ законом не предусмотрен. Но столичная ГИТ не считает рассылку расчетных листков мессенджером нарушением, если такой способ прописан в ЛНА работодателя и работник письменно сообщил ему номер телефона для получения рассылки (письмо ГИТ в г. Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).
Также Роструд против того, чтобы выдача расчетного листка осуществлялась в виде размещения информации о зарплате в личном кабинете работника, доступ к которому он получает через специально установленные на территории предприятия терминалы, без возможности распечатать документ.
Чтобы у проверяющих не было к вам вопросов, такой порядок извещения работников о составе их зарплаты нужно прописать в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте. Ведь невыдача расчетного листка карается штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ: от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, от 1 до 5 тысяч рублей на должностное лицо фирмы или на ИП-работодателя.
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает:
Применение не утвержденной работодателем формы расчетного листка является нарушением трудового законодательства и может повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Утвердить форму расчетного листка вам помогут образцы от К+. Пробный доступ к системе бесплатный.
Выдача расчетных листков по электронной почте
vydacha_raschetnyh_listkov_po_elektronnoy_pochte.jpg
Похожие публикации
Что говорится в законодательстве
Трудовой кодекс предписывает выдавать персоналу расчетные листки, при этом обязательна их письменная форма. Про возможность электронной передачи документа прямо говорится только в статье 312.1 ТК РФ – для дистанционных сотрудников. Для них законом прямо предусмотрена возможность передачи данных в электронном виде, но для другого персонала такое указание отсутствует. Однако и выдача расчетных листков по электронной почте прямо в кодексе не запрещена.
Мнение Министерства труда
21.02.2017 г. в ответ на обращение работодателя Министерство труда и соцзащиты выпустило письмо № 14-1/ООГ-1560, в котором изложило позицию ведомства, возможна ли отправка расчетных листков по электронной почте. По мнению специалистов, такое извещение сотрудников о заработке не противоречит Трудовому кодексу, однако нужно, чтобы электронная форма была предусмотрена в коллективном или индивидуальном трудовом договоре, либо ином локальном документе работодателя. Позднее подобная позиция нашла подтверждение и в письме Минтруда от 24.05.2018 N 14-1/ООГ-4375. Таким образом, ведомством признано, что рассылка расчетных листков по электронной почте правомерна.
Правильное оформление
Работодатель несет ответственность за исполнение требований законодательства. За нарушения предусмотрены штрафы до 50 000 руб. для компаний и до 5000 руб. для ИП (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому, прежде чем направлять расчетные листки по электронной почте, нужно все правильно оформить. Для этого руководству компании придется:
Внести изменения в трудовой или коллективный договор, либо отразить изменение формы извещения в другом локальном документе организации.
Уведомить сотрудников о новых принятых правилах порядка оповещения. Ознакомить с нововведениями каждого из них под подпись.
Собрать заявления работников – рассылка расчетных листков по электронной почте должна производится с согласия сотрудников.
Чтобы избежать ненужных конфликтов, сначала придется должным образом оформить все кадровые документы, и только затем можно отправлять электронные сведения.
Заявление на получение электронного листка
Работодатель должен получить письменное обращение от каждого работника на получение расчетных листов по электронной почте. Заявление требуется и для того, чтобы узнать электронный адрес, по которому следует высылать данные по заработку. Сотрудник может самостоятельно определить, на какую почту работодателю следует направлять форму, либо компания сама выбирает, как организовать рассылку (например, это может быть личный кабинет работника на корпоративном сайте).
Потребуется и согласие на обработку персональных данных. Доступ к конфиденциальным сведениям, содержащимся в расчетном листке, должны иметь только сотрудник и уполномоченный представитель работодателя.
Образец заявления на получение расчетного листка в электронном виде:
zayavlenie.png
Подтверждение получения электронного документа
Можно ли применять бумажный и электронный вариант одновременно?
Может возникнуть ситуация, что расчетный листок некуда отправить – у сотрудника нет доступа в интернет, соответственно, и электронного адреса тоже. Тогда компании во внутреннем документе, содержащем порядок выдачи расчетных листков, стоит предусмотреть, что возможно применять бумажную форму и электронную одновременно.
Таким образом, законом не запрещается использовать электронный документооборот при извещении персонала о заработной плате. Компания имеет право воспользоваться электронной формой, но сначала потребуется привести в соответствие принятому порядку все кадровые документы.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Вправе ли работодатель рассылать расчетные листки работникам через мессенджеры
Государственная инспекция труда в Москве разъяснила, вправе ли работодатель рассылать расчетные листки работникам посредством мессенджеров.
В письме от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 ведомство напоминает, что по нормам ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения профсоюза.
При этом ТК РФ не устанавливает способ выдачи расчетных листков и не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись.
Вместе с тем эксперты ГИТ рекомендуют осуществлять выдачу (направление) расчетных листков таким образом, чтобы у работодателя было подтверждение факта выдачи (направления) расчетного листка работнику.
Кроме того, если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает ТК РФ.
Также, по мнению ГИТ, рассылка расчетных листков посредством мессенджеров, при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте и работник письменно сообщил номер телефона, на который должна осуществляться отправка, также не будет являться нарушением.
Ранее эксперты Роструда разъяснили, что работник может извещать своего работодателя через мессенджер о своей временной нетрудоспособности.
Выдать работнику расчетный листок работодатель вправе несколькими способами, в том числе посредством электронной почты
 |
| studiostock / Shutterstock.com |
К такому выводу пришел Минтруд России (письмо от 21 февраля 2017 г. № 14-1/ООГ-1560). Министерство напомнило, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
При этом целью выдачи расчетного листка является необходимость проинформировать работника, из каких выплат складывается его очередная заработная плата. А его форма утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). В тоже время ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы и форму направляемого расчетного листка.
Как рассчитывается доплата за работу в выходные и праздники при суммированном учете рабочего времени? – Ответ в «Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Таким образом, Минтруд России пришел к выводу, что работодатель вправе извещать работника о составных частях зарплаты посредством направления расчетного листка на электронную почту. Но только в случае, если такой порядок предусмотрен в трудовом или коллективном договоре, а также в локальном нормативном акте.
Как сэкономить время и силы при выдаче расчетных листков и не получить штраф
Невыдача расчетного листка сотруднику грозит организации штрафом в размере 50 тысяч рублей. При этом Трудовой кодекс РФ не дает определенных рекомендаций в какой форме – бумажной или электронной – должен формироваться расчетный листок.
Возможность использования расчетных листков в электронном виде подтвердило Министерство Труда РФ в своем письме № 14-1/ООГ-1560 от 21 февраля 2017 года.
Использование электронных расчетных листков, особенно в крупной организации, позволит более качественно использовать труд расчетчика, а так же незаменимо в организациях, имеющих обособленные подразделения и филиалы.
Для исключения вопросов со стороны проверяющих органов необходимо правильно оформить решение о применении электронных расчетных листков.
Для этого необходимо сделать следующее.
1. Отразить в какой форме передается сотруднику расчетный листок в кадровых документах (положении об оплате труда, правилах внутреннего трудового распорядка).
a) В этих же документах определите процесс предоставления сотрудником адреса электронной почты, укажите, с какого электронного адреса будут направляться листки.
b) Определите в каком формате будут предоставляться расчетные листки. Никаких рекомендаций законодатели по данному вопросу не дают, поэтому возможно использование любого общедоступного формата.
2. Ознакомить сотрудников о принятом решении под роспись.
3. Собрать с сотрудников в письменной форме информацию об адресе электронной почты, куда будут направляться расчетные листки. При этом необязательно использовать адрес рабочей электронной почты. Это может быть и личный E-mail.
Не забудьте про положение о защите персональных данных. Об этом мы писали в предыдущем материале. Сотрудник должен письменно дать согласие на использование его персональных данных для получения расчетного листка.
4. Настройте «уведомление о вручении» в параметрах почты, откуда направляются электронные листки для подтверждения отправки документа.
Первый БИТ предоставляет услуги по защите информационных баз «1С» и помогает в решении прочих вопросов безопасности. Специалисты компании выстраивают защиту от проникновения в базы извне и кражи данных собственными сотрудниками, обеспечивают бесперебойную работу серверов и телефонии, а также могут создать обслуживать удаленный «виртуальный офис».
Кроме того, специалисты Первого БИТа решают задачи, связанные с соблюдением требований и стандартов в области информационной безопасности, предъявляемых внешними регуляторами.