процесс управления можно разделить на несколько этапов выбери верные этапы
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ
Содержание процесса управления
Типология процесса управления
Основные этапы процесса управления
Содержание процесса управления
Процесс управления
Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения своих определенных целей. Имеется различные точки зрения в определении процесса управления.
Представим некоторые из них:
1. Управление как деятельность реализуется в совокупности управленческих процессов, то есть целенаправленных решений и действий, осуществляемых менеджерами в определенной последовательности и комбинации.
2. Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного набора специфических взаимосвязанных действий. Особенность процесса управления, состоит в том, что он в своей содержательной трактовке не эквивалентен всей деятельности организации по достижению определенных взаимосвязанных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности.
Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, напрямую зависят как от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская), от размеров организации, а также от сферы ее деятельности (производство товаров или оказание услуг), от уровня управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.
Для процесса управления внутри организации характерно наличие однородных видов деятельности.
Ученые считают, что можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в общие функции управления:
. К этому надо добавить, что целеполагание, т.е. выбор целей и формулировка задач, также относится к управлению.
Процесс управления складывается из чередования определенных этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов.
Процесс разделения на этапы является определенным аналитическим инструментом, который позволяет выявить закономерности процесса управления, и выделить те пути, которые будут способны его определенным образом усовершенствовать.
Этап процесса управления можно определить как совокупность управленческих операций, действий, который характеризуется качественной определенностью и однородностью, отражает необходимость их существования.
Традиционно управленческий процесс представлен в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, таких как целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, выработка управленческого решения. Схематично данный процесс представлен на рис.1
 |
Рис. 2 Содержание этапов в процессе управления
По мнению ряда ученых, логическая схема процесса управления имеет следующий вид.
1. Первый шаг началом развития процесса управления здесь происходит появление новых целей и структурирование новых задач. Поэтому целеполагание можно рассматривать в качестве первого шага к логической схеме развития управления как процесса.
2. Вторым шагом в этой схеме является выработка в системе управления реакции на новые задачи –которые должны привести к развитию процесса управления. Возможно появление трех типов реакции.
Первый тип – попытка ничего не менять в управлении либо провести небольшие, частичные изменения, основное внимание сконцентрировать на выявлении причин, требующих изменения..
Второй тип – стереотипный подход к решению возникающих задач. Это попытка решать управленческие задачи практически независимо от их содержания, природы и динамики с помощью ранее оправдавших себя подходов к преобразованию системы управления. Наиболее широко распространенным подходом к решению любых новых задач является проведение организационных перестроек в управлении, создание новых управленческих органов.
Третий тип – комплексная перестройка системы управления в соответствии с содержанием и сущностью новых задач, возникающих перед управлением, и возможностью преобразования управления.
3. Третьим шагом логической схемы развития управления является перестройка основополагающих начал, на которых строится система управления. Это предполагает проведение принципов, положенных в основу системы управления, в соответствие с сущностью и содержанием задач, которые стоят перед управлением.
После того, как в системе управления происходит формирование новой подсистемы принципов, наступает следующий шаг
4 Четвертый шаг перестройки структуры и элементов системы управления. Часто данный шаг рассматривается в качестве эквивалента собственно процесса управления, потому, что именно перестройка структуры, методов управления, кадров управления и рассматривается как процесс управления.
Перестройкой структуры и элементов в системе управления логическая схема развития управления не завершается. Остается завершающий шаг – закрепление в процессе управления новых качеств и свойств, привитых ему в процессе изменения. Это предполагает, во – первых, соответствующее развитие информационно – поведенческой подсистемы. Во- вторых, на данном шаге проводится регулярное изучение хода развития и анализ результатов мероприятий, проводимых в рамках перестройки.
В – третьих, на данном шаге осуществляется целенаправленная корректировка как всего процесса управления, так и его отдельных составляющих. Корректировка осуществляется с целью отказа от неоправдавших или невозможных для полноценной реализации направлений развития управления, а также проведения новых, ранее не предусмотренных преобразований управления, целесообразность и необходимость которых возникла в процессе его развития.
Выделение тех или иных этапов процесса управления связано с учетом определенных аспектов процесса.
Немного теории о бизнес-процессах
Является организация коммерческой, некоммерческой или государственной, ее главным предназначением является создание продукции и услуг, обладающих ценностью для потребителя. Цели организации достигаются путем осознанного управления бизнес-процессами. К этому должны сводиться все цели организации. Сущность стратегического планирования заключается в определении основных векторов развития организации и показателей его деятельности на определенный временной период, идентифицирующий желаемый результат его активности в целом. «В рамках стратегического планирования обеспечивается комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие, и определяются действия по их разрешению, а также разрабатывается конкретный план управленческих действий (стратегии) по выполнению миссии предприятия и достижению сформулированных целей».
Организация – это система, воплощенная в реальную модель. Хорошо работающая модель должна быть непротиворечивой, быстрой, синхронизированной и экономичной. Для построения таких моделей нужно использовать определенные алгоритмы действий, которые получили название бизнес-процессы. «Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе». Бизнес-процесс существует только пока в нем есть наличие человека. Если какой-либо процесс или алгоритм осуществляется автоматизированной системой или компьютерной программой, он становится технологическим процессом. В бизнес-процессе принимают участие люди в разной форме, уровне вовлеченности и ответственности.
Допустим, человек работает один (например, музыкант), у него все равно имеются люди, вовлеченные в его бизнес-процесс (например, студия звукозаписи) и потенциальные потребители (слушатели). Ничто не существует в «вакууме» – так же и у музыканта одиночки есть люди, которые непосредственно являются фактором влияния на его работу. В данном случае — это студия звукозаписи и потенциальные слушатели. Эти люди тем или иным образом оказывают влияние на бизнес-процесс. Для дальнейшего продвижения по теме, необходимо подробнее рассмотреть понятие «бизнес-процесс».
«Бизнес-процесс – это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе». «Бизнес процесс – это четкий, зафиксированный письменно алгоритм выполнения некой деятельности». Бизнес-процессы необходимы для визуализации действий, происходящих внутри организации, для изображения реальных зон ответственности рабочих, для выявления потенциальных слабых сегментов деятельности предприятия, для детальной систематизации и стандартизации рабочих процессов и повышения эффективности принятия решений. Бизнес-процессы присутствуют в любой организации, иногда они являются задокументированными, что приносит огромный скачок в качестве, а иногда нет, что является плохим признаком в рамках развития организации, так как исчезает возможность работать над эффективностью процесса. Организацию в большинстве случаев рассматривают, как набор подразделений, каждое из которых выполняет определенные функции, но у процессного подхода есть свои преимущества. Рассмотрение предприятия с точки зрения процессного подхода позволяет разделить организацию на две части – основную и поддерживающую. Помимо этого, можно выделить управленческую часть и часть ответственную за развитие развития.
Рисунок 1.1 – Графическая интерпретация иерархии бизнес-процессов
«Основные бизнес-процессы – это процессы, которые непосредственно создают ценность». «Поддерживающие – процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, бизнес-процессы обеспечения разнообразными ресурсами». Остальные процессы описания не требуют. Углубимся еще немного. Бизнес-процесс можно разбить на сегменты, которые в нем есть:
Рисунок 1.2 – Поток создания ценности
Поток начинается от запроса потребителя и направляется к исходному сырью – другими словами это несколько процессов, которые один за другим вносят полезные качества и определенную ценность для потребителя. В целом все легко и просто. Что еще нужно знать про бизнес-процессы? Их можно разделить на задачи к которым они относятся. На задачи которые они решают. Из этого следует, что разновидностей бизнес-процессов может быть сколь угодно много, выделим основные из них:
Для более детального рассмотрения сути бизнес-процессов требуется ввести понятие жизненного цикла бизнес-процесса. Жизненный цикл бизнес-процесса представляет собой прохождение четырех основных этапов, каждый из которых характеризуется набором определенных действий, которые направлены на бизнес-процесс на этом этапе. Жизненный цикл бизнес процесса выглядит следующим образом.
Рисунок 1.4 – Жизненный цикл бизнес-процесса
Улучшение бизнес-процесса на этапе «Проектирование» состоит из таких этапов, как:
Управление бизнес процессами
Управление бизнес процессами — это термин, обозначающий системный подход к руководству предприятием с целью улучшения его деятельности. По-другому эту концепцию называют BPM или Business Process Management. Возможно, вы встречали именно такое название.
Любую фирму можно сравнить с ребенком, она тоже проходит этап рождения, развития и обучения. На каждом из этапов руководителю нужно организовать эффективное взаимодействие между сотрудниками и подразделениями. Время не стоит на месте и в любой предпринимательской деятельности появляются более современные технологии, но как их безболезненно внедрить в свой проект?
А как быть, если появилась необходимость быстро изменить функционал целого филиала? Автоматизировать все так, чтобы это не помешало достичь цели управления персоналом? Снизить расходы производства? Как раз для решения этих проблем существует BPM.
Грамотная система управления бизнес процессами дает возможность все тщательно организовать и задать правильную последовательность действий, которую будет выполнять персонал предприятия.
Виды бизнес процессов
Бизнес-процессами принять называть логически взаимосвязанные мероприятия по преобразованию имеющихся ресурсов в конечный продукт, ценный для потребителя. Условно их делят на четыре категории:
Разработка бизнес процессов
С разработки бизнес-процессов должно начинаться любое новое дело. А как часто бывает в жизни: захотел человек открыть магазин, нашел место и просто начал заниматься торговлей. Но принесет ли новое дело прибыль? Правильнее было бы вначале все описать и рассчитать: что продавать, сколько и у кого лучше закупаться, как хранить, почем продавать. Все бизнес процессы, в том числе бизнес процесс управления производством и продажами нужно продумать заранее и периодически подвергать мониторингу. С чего же начать обычному предпринимателю? Чтобы было проще, разделите разработку на несколько этапов:
Этап разработки будет удачным, если вы хорошо разбираетесь в специфике своего бизнеса и понимаете, какие цепочки действий и для чего нужны.
Цикл управления бизнес процессами
Если рассматривать управление бизнес процессами, нельзя не сказать, что любой бизнес процесс управления компанией проходит определенный цикл от создания до внедрения. Затем какое-то время он работает в первозданном виде, но рано или поздно требует модернизации. Почему? Обнаруживаются слабые места, меняется законодательство, появляются новые конкуренты, требуются более современные инструменты или нужна автоматизация — вот уже несколько причин, чтобы руководящий менеджмент подумал об изменениях.
Цикл от создания до внедрения может повторяться несколько раз, ведь работать на современном рынке — значит уметь подстраиваться под постоянно изменяющиеся условия. Любой цикл состоит из пяти фаз:
Оптимизация управления (совершенствование) бизнес процессов
«Вовремя остановиться», — так звучит главное правило специалиста, который занимается оптимизацией. Здесь важно четко анализировать стоимость и трудоемкость нововведений и посмотреть, какова будет выгода. Если к оптимизации подойти разумно, то благодаря ей улучшится система управления бизнес процессами в целом, в том числе какой-либо отдельный бизнес процесс управления отделом или филиалом.
Оптимизация действительно нужна, если есть необходимость сократить штат без ущерба качества производства, при уменьшении производственных мощностей, когда не дают дышать конкуренты или для совершенствования существующей системы труда.
Схема бизнес процесса
Выше мы уже говорили о том, что бизнес-процесс представляет собой определенную последовательность. Чтобы эту последовательность было удобнее анализировать, ее схематично отражают на бумаге или цифровом носителе. При проектировании схемы следует опираться на эти правила:
Получившуюся схему обязательно нужно связать со смежными процессами.
Автоматизация бизнес процессов
В наше время автоматизация — это тренд. Внедрение компьютерных технологий позволяет автоматизировать важные задачи и сделать их более понятными и простыми. В реальности это обеспечивает беспрерывный процесс сбора данных, отчетность нажатием одной кнопки, скоординированные между собой отделы и уровни управления предприятием, оперативный обмен информацией. Автоматизированные бизнес процессы гарантируют создание продуктивного информационного пространства между работниками и в результате бизнес процесс управления компанией упрощается в разы. Так, за пару кликов можно спланировать совещание, скорректировать график или разослать письма по базе.
Внедрение бизнес процессов и пример внедрения
Внедрение бизнес-процессов — это все, что связано с переводом работы персонала на новый алгоритм. Данная задача включает в себя несколько этапов:
Если вас интересует пример внедрения или другая информация, оставьте заявку на сайте!
Отличительные особенности и основные этапы внедрения процессного управления
В статье рассмотрены основные характеристики процессного управления, а также приведены основные этапы внедрения: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый.
Процессное управления строится на трех основных столпах: делегирование, систематизация и совершенствование. Исключение любого из этих особенностей означают, что у вас в компании не внедрено процессное управление. Более подробно о каждой из особенностей.
Делегирование предполагает передачу полномочий и ответственности одному из участников бизнес-процесса, который в дальнейшем выступает в качестве владельца процесса. Таким образом, руководитель освобождает себя от операционной деятельности, чтобы заняться планированием и развитием компании. Анализ эффективности процессов осуществляется на основании метрик (ключевых показателей эффективности бизнес-процессов). Владелец процесса также делегирует полномочия и ответственность участникам подконтрольных видов деятельности (владельцам подпроцессов). Таким образом осуществляется разграничение зон ответственности при декомпозиции процессов на подпроцессы. Стоит отметить, что уровней декомпозиции процессов не должно быть больше двух. В противном случае, компании грозит излишняя бюрократизация и отсутствие возможности быстрых изменений в бизнес-процессах.
Систематизация характеризуется тем, что компания рассматривается, как система взаимосвязанных процессов, которые взаимодействую между собой посредством измеряемых входов/выходов. Систематизация также предполагает четкое разграничение зон ответственности каждого участника бизнес-процесса. Структурирование и классификация входов/выходов позволяет организовать в компании систему управления операционной эффективностью. Систематизация деятельности компании является фундаментом для любых дальнейших изменений и позволяет быстро и эффективно спланировать изменения, оценить возможные риски и т.д.
Ключевой особенностью процессного управления является совершенствование основных видов деятельности, повышение качества выходов и квалификации сотрудников. Циклы непрерывного совершенствования, изложенные Эдвардсом Демингом (PDCA) или к концепции six sigma (DMAIC) должны быть реализованы в компании, которая внедряет процессное управления.
Как внедрять процессное управление у себя в компании? Для того, чтобы внедрить процессное управления необходимо ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО пройти четыре основных этапа: бессистемный, системный, измеряемый и совершенствуемый. Давайте рассмотрим характерискики каждого из этапов.
Бессистемный этап — это начало пути по внедрению процессной методологии управления. Данный этап характеризуется тем, что вы не рассматриваете работу компании как систему взаимодействующих и/или взаимосвязанных процессов. На этом этапе проект инициируется и планируется. Главной отличительной особенностью данного этапа является создание в компании атмосферы безотлагательности изменений. Далее определяется внутренний заказчик, формируется команда реформаторов и пропагандируется необходимость изменения сотрудникам. Желательно оформить ваше видение проекта на бумаге, то есть, сформировать базовый календарный план внедрения, определить заинтересованные стороны, каналы внутренней коммуникации, отчетность, человеческие и финансовые ресурсы и, разумеется, конечный результат проекта. Необходимо, чтобы все понимали что мы делаем, куда мы движемся и что нас ждет.
Для того, чтобы перейти на следующий этап — системный, необходимо сделать следующее: выделить и классифицировать бизнес-процессы компании; определить владельцев бизнес-процессов; сформировать процессную модель компании (карту бизнес-процессов); графически визуализировать (смоделировать) все бизнес-процессы компании «как есть», то есть, описать текущую ситуацию в компании.
Обеспечивающие (вспомогательные) процессы.
Управляющие процессы — это процессы, связанные с контролем реализации деятельности, а также стратегическим и операционным планированием компании в целом. К таким процессам относятся: стратегическое планирование, управление финансами, управление системой менеджмента качества (интеграционный менеджмент) и другие в зависимости от вида деятельности компании.
Основные процессы — это процессы, направленные на создание конечного выхода (результат деятельности компании), имеющего ценность для потребителя. Примерами основных процессов являются: продажи, производство, логистика, хранение и многие другие в зависимости от специфики деятельности компании.
Обеспечивающие процессы — это процессы, которые осуществляют поддержку эффективной работоспособности основных и управляющих бизнес-процессов. В отличие от основных процессов, обеспечивающие не представляют ценности для конечного потребителя, а их клиентами являются внутренние заказчики. К обеспечивающим процессам можно отнести: бухгалтерский и налоговый учет, административно-хозяйственное обеспечение, маркетинг, юридическую поддержку, HR, IT и прочее.
Итак, переходим к следующему этапу жизненного цикла процессного подхода — измеряемому. Для того, чтобы предпринимать шаги по совершенствованию своей операционной деятельности необходимо осуществить анализ и измерение текущей ситуации. Измерение бизнес-процессов осуществляется с использованием ключевых показателей эффективности (КПЭ или KPI). При формировании КПЭ процессов необходимо руководствоваться следующими правилами: «как процесс влияет на конечный результат, ценный для потребителя?» и «как процесс влияет на прибыль компании?». К характеристикам КПЭ бизнес-процессов можно отнести:
Минимально возможное количество.
На совершенствуемом этапе, когда вы знаете как работает ваша система процессов компании, когда вы провели измерения и выявили уязвимые, не устраивающие вас участки процессов, пора приступать к мероприятиям по оптимизации бизнес-процессов. Для этого необходимо четко сформулировать видение развития компании (стратегия развития, система сбалансированных показателей и т.д.) и донести ее до сотрудников. Также основными инструментами по оптимизации бизнес-процессов выступают: цикл Деминга (цикл PDCA «Plan-Do-Check-Act») или методология DMAIC («Define-Measure-Analyze-Improve-Control»). Цикл PDCA представляет собой алгоритм последовательности действий, необходимых для повышения качества бизнес-процесса: планирование, реализация, контроль и реагирование (корректировка). Методология DMAIC основана на цикле Деминга и представляет собой алгоритм с более расширенной последовательностью действий, нежели PDCA: определение, измерение, анализ, совершенствование и контроль.
Другими словами, проанализировав бизнес-процесс происходит осознание, что текущее состояние дел вас не устраивает. Далее ставится конкретная цель (измеримая), которую необходимо достичь при реализации данного процесса. Осуществляете планирование мероприятий, направленных на совершенствование процесса, контролируете выполнение и в случае если это необходимо, корректируете реализацию этих мероприятий. Оптимизация бизнес-процессов компании осуществляется на всем этапе жизненного цикла компании с разной периодичностью в зависимости от стратегии развития.
Для эффективных или оптимизированных бизнес-процессов формируется нормативно-методическая документация, которая, в свою очередь, создает корпоративную культуру в компании. Для чего нужна регламентация бизнес-процессов? Система регламентов процессов предназначена для выполнения следующих функций:
Стандартизация работы процесса (сокращение ошибок в работе сотрудников).
Контроль выполнения эффективности операций.
Анализ и совершенствование бизнес-процессов.
Внутренний аудит компании.
В завершение хочу отметить следующее, данный материал сформирован мной и представляет мое видение внедрения процессного управления. Если вам интересно продолжение данной тематики и детальный разбор каждого из этапов, напишите, пожалуйста, в комментарии. Всем удачи!