приказ можно согласовать с
Приказ можно согласовать с
Согласование проектов приказов и распоряжений
4.1.39. Проект распорядительного документа до представления на подпись должен быть согласован с заинтересованными должностными лицами в следующей последовательности:
руководителем структурного подразделения, готовившего проект документа;
руководителями структурных подразделений, которым даются конкретные поручения, а также представители которых включены в состав комиссий, рабочих групп и т.п., утверждаемых проектом распорядительного документа;
начальником подразделения защиты информации;
руководителем структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведение правовой экспертизы проектов правовых актов;
руководителем структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства;
другими должностными лицами по усмотрению начальника (руководителя) территориального органа, организации системы МЧС России.
В случае отсутствия руководителя структурного подразделения (отпуск, командировка, болезнь) распорядительные документы могут быть согласованы с должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения в установленном порядке.
4.1.40. Проект распорядительного документа, предусматривающий расходы за счет средств федерального бюджета и внебюджетных источников финансирования (в том числе и командировочные расходы) либо предполагающий возникновение дополнительных обязанностей по финансированию расходов в результате его применения, в обязательном порядке подлежит согласованию с руководителем финансового подразделения (управления, отдела) территориального органа, организации МЧС России.
4.1.41. Согласование проекта распорядительного документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа проекта документа.
4.1.42. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа внесены изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию со структурными подразделениями, интересов которых касаются эти изменения, а также со структурным подразделением, созданным для правового обеспечения деятельности территориального органа, организации МЧС России, в том числе проведения правовой экспертизы правовых актов.
4.1.43. Порядок подготовки документа к согласованию внутри структурного подразделения определяет руководитель структурного подразделения.
Приказ можно согласовать с
IV. Согласование проектов документов.
Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют :
Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46 Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
Приложение 1. Порядок подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления
от 27 ноября 2012 г. N 750
Порядок
подготовки, согласования и подписания организационно-распорядительных документов Управления
2. Настоящий Порядок предусматривает ряд последовательных действий, совершаемых правомочными либо специально назначенными должностными лицами при подготовке и согласовании организационно-распорядительных документов Управления.
Подготовка документа включает в себя подготовку предварительного варианта текста документа, уточнение (редактирование и корректирование) предварительного варианта текста документа, подготовку приложений (при необходимости), оформление проекта документа.
Согласование представляет собой результат анализа уполномоченными должностными лицами проекта организационно-распорядительного документа Управления, представляемого на подпись начальнику Управления, в том числе на его соответствие действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России.
Согласование оформляется подписями участников согласования, как правило, на одном экземпляре документа.
3. Правом согласования проектов организационно-распорядительных документов Управления в соответствии с компетенцией обладают заместители начальника Управления, начальники служб, начальники непосредственно подчиненных начальнику Управления отделов (отделений), иные уполномоченные должностные лица структурных подразделений Управления.
4. Настоящий Порядок регулирует подготовку и согласование следующих документов: приказов, распоряжений, протоколов, положений, инструкций, докладных записок и не распространяет свое действие на финансовые, платежно-расчетные документы Управления, гражданско-правовые договоры, а также оперативные документы, касающиеся деятельности службы по противодействию коррупции.
5. Проект организационно-распорядительного документа Управления разрабатывается и составляется на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в нем вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проекте предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам ФТС России, обеспечивались материально-техническими средствами и финансированием. Текст документа должен содержать достоверную информацию.
6. Приказами и распоряжениями организационно-распорядительного характера оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления.
Проекты приказов и распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений начальника Управления, его заместителей либо в инициативном порядке.
Проекты приказов по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба Управления на основании соответствующих представлений или иных документов.
Приказы и распоряжения подписываются начальником Управления или лицом, исполняющим его обязанности.
Приложения к проекту приказа (распоряжения) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект приложения.
В случае, если приложение к приказу (распоряжению) имеет приложение, то данное приложение не подписывается и не визируется.
Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов приказов, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.
7. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
8. Положение, правила, регламент, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений правовых актов.
Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение положения (правил, инструкции) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
9. Докладные (служебные записки) являются внутренними документами, они реализуют в пределах аппарата Управления отношения субординации структурных подразделений с руководством, предназначены для координации деятельности структурных подразделений.
На имя начальника Управления подаются только докладные записки. Докладная записка начальнику Управления подписывается заместителями начальника Управления и начальниками структурных подразделений, непосредственно подчиненных начальнику Управления.
В докладных (служебных) записках в произвольной форме излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений Управления.
Докладные (служебные) записки оформляются в соответствии со структурой текста и стилистическими особенностями служебных писем.
II. Согласование организационно-распорядительных документов Управления
Представленный на подпись документ визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, вносящим проект, заместителем начальника Управления, курирующим структурное подразделение, вносящее проект, а также руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, уполномоченным должностным лицом правовой службы, начальником отдела документационного обеспечения или его заместителем.
11. Визы должностных лиц Управления проставляются:
Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия.
12. Подготовку проекта документа осуществляет исполнитель. Общее руководство подготовкой проекта документа возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения Управления.
13. Проект приказа (распоряжения) с визой руководителя структурного подразделения, подготовившего проект, представляется на редактирование в отдел документационного обеспечения Управления только исполнителем, полномочным обсуждать и вносить поправки в текст.
На оборотной стороне каждого листа (в нижнем левом углу) отредактированного проекта приказа (распоряжения) и приложений к нему помещается подпись редактора (полистное визирование).
Если в процессе согласования в структурных подразделениях в документ вносились изменения принципиального или редакционного характера, они согласовываются с редактором.
14. Подготовленный проект приказа (распоряжения) по основной деятельности должен быть согласован (завизирован) в следующей последовательности:
исполнитель, ответственный за подготовку проекта приказа (распоряжения);
руководитель структурного подразделения, вносящего проект приказа (распоряжения);
заместитель начальника Управления, курирующий соответствующее направление деятельности;
руководители заинтересованных структурных подразделений Управления;
уполномоченное должностное лицо правовой службы;
начальник отдела документационного обеспечения или его заместитель.
15. Заинтересованными структурными подразделениями считаются подразделения в тех случаях, когда:
в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
в их адрес даются поручения;
из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.
16. При согласовании руководители заинтересованных структурных подразделений определяют целесообразность оформления данного вопроса организационно-распорядительным документом, его обоснованность, соответствие проекта организационно-распорядительного документа ранее изданным правовым актам.
17. В случае наличия замечаний руководители заинтересованных структурных подразделений вносят соответствующие поправки в проект организационно-распорядительного документа и возвращают его исполнителю.
18. Согласование проектов организационно-распорядительных документов в структурных подразделениях Управления осуществляется в срок не более 3-х дней с момента их поступления.
19. Проект организационно-распорядительного документа представляется на согласование руководителям заинтересованных структурных подразделений с обязательным приложением всех нормативных и иных правовых актов, а также поручений вышестоящих органов и иных документов, на основании и во исполнение которых издается документ.
К проектам организационно-распорядительных документов, касающихся результатов проведения проверок, должны прилагаться материалы данных проверок.
Виза уполномоченного должностного лица правовой службы подтверждает отсутствие в проекте организационно-распорядительного документа противоречий действующему законодательству Российской Федерации и право Управления на издание соответствующего распорядительного документа.
22. Проект приказа (распоряжения) по основной деятельности, не завизированный лицами, указанными в пункте 14 настоящего Порядка, признается неподготовленным и не может быть передан на подпись.
23. Проекты приказов (распоряжений) представляются на подпись начальнику Управления через отдел документационного обеспечения, который несет ответственность за соблюдение требований по оформлению приказов (распоряжений).
24. После подписания начальником Управления подлинник приказа по основной деятельности или распоряжения передаётся в отдел документационного обеспечения для регистрации и рассылки в установленном порядке.
25. Внесение изменений в приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа осуществляется в установленном порядке.
26. Особый порядок согласования устанавливается для приказов по личному составу, так как каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявление должностного лица, докладная записка, график отпусков, лист изучения, лист согласования, трудовой договор и т.д.), который уже завизирован или подписан начальником Управления, его заместителем или руководителями других таможенных органов по принадлежности.
27. Приказы по личному составу готовят должностные лица кадровой службы Управления в соответствии с установленными требованиями.
После подписания начальником Управления приказы по личному составу передаются в кадровую службу для регистрации и рассылки в установленном порядке.
III. Рассмотрение замечаний к документам, подлежащим согласованию
28. Если в процессе согласования должностными лицами Управления в проект организационно-распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если устранены орфографические и стилистические ошибки.
29. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту правового акта излагаются в виде точно сформулированного пункта или мотивированного предложения на отдельном листе и прилагаются к документу. При этом на листе согласования делают запись «замечания прилагаются», помещаемую перед личной подписью визирующего.
Отказ в визировании проекта документа не допускается.
IV. Согласование отдельных правовых актов Управления
31. С кадровой службой Управления согласовываются:
приказы о приеме и увольнении должностных лиц Управления;
приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления;
приказы о переводе должностного лица на другую должность в том же таможенном органе, в другой таможенный орган в той же местности или на службу в другую местность по инициативе начальника Управления;
приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;
приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки;
распорядительные документы, содержащие поручения в адрес кадровой службы или должностных лиц кадровой службы.
Приказы о назначении служебных проверок и о мерах по их результатам кроме руководителя кадровой службы также согласовываются с начальником отдела инспектирования и профилактики правонарушений.
32. С организационно-инспекторской службой Управления согласовываются:
приказы о наложении дисциплинарных взысканий и их снятии с должностных лиц Управления и таможен;
приказы о назначении проверок и о направлении в служебные командировки; приказы о поощрении, премировании должностных лиц Управления или подчиненных таможенных органов;
распорядительные документы, содержащие решения по следующим направлениям деятельности таможенных органов, а именно: управленческой, выполнения контрольных показателей эффективности деятельности таможенных органов, организационно-структурной работе.
33. Со службой по противодействию коррупции согласовываются наградные материалы, материалы о поощрении и досрочном снятии ранее наложенных дисциплинарных взысканий на должностных лиц Управления.
34. Проекты организационно-распорядительных документов Управления, в которых затрагиваются вопросы финансово-хозяйственной деятельности, материального обеспечения и поощрения, согласовываются с финансово-бухгалтерской службой Управления.
35. В целях обеспечения законности при проведении инспекторских, функциональных и служебных проверок, объективности при принятии управленческих решений акты и заключения по результатам проведения проверок представляются на утверждение начальнику Управления с докладной запиской, в которой должно быть отражено:
подтверждение (либо указание нарушений) соблюдения установленных требований к проведению проверки, включая сроки её проведения;
подтверждение (опровержение) соблюдения законности при осуществлении проверки;
Акты об итогах инспекторских и функциональных проверок (кроме комплексных инспекторских проверок) должны быть завизированы начальниками служб (отделов и отделений прямого подчинения), подчиненными должностными лицами которых осуществлялась проверка. Виза размещается ниже подписей членов комиссии по проведению проверки и состоит из слова «согласовано», должности визирующего, подписи и расшифровки подписи.
Начальник отдела
документационного обеспечения
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.