перечень приемов тайм менеджмента которые можно использовать в деятельности психолога
Как все успевать: советы психолога по тайм-менеджменту
Когда-то я смотрел на управление временем через призму консультанта и бизнес-тренера (в 2011-м на канале «Успех ТВ» даже вышел с моим участием телевизионный тренинг на эту тему). Сейчас тоже случаются проекты, в которых тайм-менеджмент рассматривается, как инструмент достижения целей и улучшения показателей. Но в этой статье я хотел бы откликнуться на вопросы своих клиентов, которые приходят ко мне, как к психологу: «почему ничего не успеваю?».
Успевать много или как побороть «ничего не успеваю»
Разве не знакомый вопрос? В нашей жизни иногда бывают периоды, когда думается «почему я не кварцевые часы – почему не успеваю за временем?». Дел бывает так много, что хочется растянуть сутки до 36 часов. Знание простых методов тайм-менеджмента помогает решить большинство проблем с нехваткой времени. Ну, или облегчить ситуацию.
Психологические ловушки тайм-менеджмента
Упомяну лишь основные негативные установки (если просто, «установка» — неосознанное отношение к чему-либо, предрасположенность, стойкое мнение и т.д.), которые «отнимают» у нас время:
Слышите, как большинство из них звучат голосами родителей или «общества»? Эти, иногда полезные, но некритично воспринятые «советы» влияют на всю нашу жизнь. И определяют наши поступки, а также отношение с другими людьми. Например, опоздание на полчаса для приятеля неприемлемо. А вы можете это себе позволить: «пробки, мегаполис…».
Это часто неосознанно воспринятые «нормы», которые нужно серьезно пропустить через себя, чтобы выделить полезное именно для вас, наделить индивидуальным смыслом. За этим и ходят к психологу.
Сходили, «прочистились», подняли уровень осознанности… Теперь о простых приемах, которые позволят перейти от «ничего не успеваю» к «успеваю многое».
Принципы или правила тайм-менеджмента
Постараюсь в двух словах передать суть тайм-менеджмента: «учет и управление». Мало? хотите еще? Пожалуйста: «действуйте, исходя из целесообразности». А проще – расставляйте приоритеты. Разделяйте и властвуйте управляйте.
Методы тайм-менеджмента
В действительности, методов, которые помогли бы вам эффективнее управлять своим временем, не так много. И они довольно просты.
Наличие цели, которая мотивирует
Поездка на отдых в интересную страну… Домик в деревне…в Испании… Научиться писать маслом… Сдать квартальный отчет или завершить дипломную работу… Создать самую известную рок-группу… Все это цели. Одни цели спущены нам кем-то, другие мы ставим сами себе. Но все они требуют напряжения сил, т.е. вызывают мотивацию к действию.
Да, мотивация может быть по типу «избегания». Например, вот тот самый квартальный отчет. Он нам зачем? Правильно, не вылететь с работы. А чем нам полезно «не вылететь с работы»? Правильно, вкусно покушать, что-то себе купить или самому стать начальником через пару лет. Каждому свое. Но, что важно, за, казалось бы, негативной целью, стоит положительная. Та, что ближе к телу.
Вот поэтому очень важно научиться ставить цели, к которым хочется стремиться. Или уметь видеть в повседневных задачах светлое, ради которого хочется что-то делать.
Успевать много помогает план
Планируйте свой рабочий день. Планируйте свой отдых. Планируйте свою жизнь. Планируйте даже поездку к любимой бабушке. Если вы хотите успевать много – планируйте. Реально, простой список «to do» значительно увеличивает количество дел, которые вы можете успеть.
Лист в блокноте, заполненный вечером. Приложение в смартфоне. Стикеры на холодильник. Выбирайте любой способ. Управляйте своей жизнью!
Действовать по плану можно равномерно или скачкообразно. Об этом чуть ниже.
Расстановка приоритетов и осознанность
Все в нашей жизни можно распределить по 3-4 секторам или «корзинам». Первая «корзина» — то, что, действительно, движет нас к той самой заветной цели. Вторая – «неизбежное зло» или «повседневная рутина». Третья – «приятности/расслабуха».
Вы понимаете к чему я клоню? Правильно, всякий раз, когда вы принимаетесь за что-то новое или возвращаетесь к чему-либо, спрашивайте себя: «…а движусь ли я в данный момент к своей цели? насколько важно то, что я сейчас делаю?».
Да, верно, не все время можно планомерно двигаться вперед. В жизни есть еще место рутине и отдыху. Просто найдите свой баланс этих трех «корзин». И сделайте это осознанно, принимая всю ответственность.
Ведите учет времени
В какой пропорции вы сегодня тратили свое время на дела из трех «корзин»? Это нормально в связи с вашими целями?
А что конкретно было в «корзинах»? Может быть в списке есть дело, которое у вас по каким-то причинам отнимает много времени. Или эти операции появляются необоснованно часто. Не говорит ли это, что вы что-то неправильно запланировали или не умеете что-то делать?
Анализируйте. Ищите пути оптимизации. Управляйте корзинами. Непонятно что делали? Декомпозируйте.
Декомпозиция
Декомпозиция – вот магическое слово, которое помогает нам в управлении временем. Чем полезна декомпозиция? Когда мы смотрим на гору, то кажется, что туда не подняться. Но когда разделяем весь склон на отдельные отрезки и распределяем их по времени, то становится не так страшно. Трудно пришлось в прошлый день? Значит нужно отрезок пути чуть уменьшить – сделать легче. Но все равно продолжать двигаться! «Ешьте слона по кусочкам». Вам понятна метафора?
Разделяем на отдельные операции наши цели/задачи/проекты. И начинаем оптимизировать. Ведь каждую операцию можно оценить по времени. Можно «параллелить» несколько дел. Вот вам и получится одновременное движение к нескольким целям.
Не можете сделать все самостоятельно? Делегируйте (см. ниже).
Делегирование — инструмент тайм-менеджмента
Нельзя все пытаться сделать самому. Невозможно быть сразу везде и знать/уметь все. Поэтому делегируйте. Или покупайте время другого. Поверьте, проще заплатить профессионалу, чем тратить время и разбираться во всех тонкостях. Если вы, конечно, не хотите стать профессионалом именно в этой сфере.
Делегирование – процесс передачи полномочий и части власти по решению вашего вопроса. Вы лишь задаете параметры цели (ставите задачу), а исполнитель сам решает, как качественно и быстро ее достичь. Только не пытайтесь контролировать процесс. Ведь с точки зрения тайм-менеджмента вы будете тратить на это много времени.
Делегирование позволяет концентрироваться на главном. И учит нас четче ставить цели/задачи.
Способы реализовывать задач чтобы успевать многое
Есть еще один вариант как разбираться с делами – для тех, кто не любит следовать планам. Для вас подойдет вариант «Аврал»: взять и сделать все накопившиеся дела разом. Но сами понимаете, это не тайм-менеджмент.
Упражнения для управления временем
Как в быту научиться успевать многое? Несколько советов и упражнений поднимут ваш уровень тайм-менеджмента.
Упражнение «Копилки времени»
Используйте корзины/баночки или любые емкости. Названия можно использовать аналогичные тем, что я описал выше. Или придумайте свои. Например, работа-рутина-движение к целям-развлечения. Интересно, кстати, куда вы отнесете занятие спортом? Или, женщины, к какой корзине вы отнесете свой долгий макияж?
Итак, сделали корзины-копилки. Придумайте для себя валюту. Самый простой вариант – монеты. Всякий раз, когда вы потратили на что-то свое время (лучше брать время бодрствования за вычетом 1-1,5 часов), кладете монету в соответствующую корзину-копилку.
По истечении 2 или 3 недель подсчитайте сумму в каждой копилке (или количество монет, если применяли один номинал). В какой корзине оказалось больше? Это соотносится с вашими жизненными планами и ценностями? Не нужно ли что-то изменить?
Можно проделать еще такой трюк: деньги, оказавшиеся в корзине «движение к цели» можно потратить на себя – сделать подарок; деньги, которые оказались в корзине «развлечение/отдых» продолжайте копить или положите в банк. Когда-нибудь ваше безделье станет хорошей прибавкой к пенсии.
Упражнение «Званый ужин»
Представьте, что вам предстоит позвать гостей к себе домой. И вы хотите угостить их тремя блюдами. Вы знаете технологию приготовления каждого. Теперь продумайте способ, как за максимально короткое время приготовить это угощение (но не потеряв в качестве).
Как уже говорилось выше, один из приемов – делать параллельно несколько дел. Делить на задачи (что требует вашего участия) и процессы (что не требует вашего участия: например, поставили кастрюлю на огонь и ждем, пока закипит).
Чтобы успевать многое, выработайте привычку
Вырабатывайте в себе привычку (управлять временем). Не надо начинать с понедельника или пенсии. Старайтесь делать возможное сейчас. Найдите способ оптимизировать время рутинной задачи. Придумайте свой вариант составления плана. Просто, сделайте тайм-менеджмент игрой с самим собой, выработайте в себе полезные привычки.
Еще несколько советов про то, как сберечь свое время
Тайм-менеджмент – все идет по плану?
Все это писалось для тех, кто готов в той или иной степени следовать планам. Кому комфортно управлять своей жизнью. У кого есть достаточно воли напрягать самого себя. Таким людям нужно только подсказать инструменты тайм-менеджмента.
А что делать, если этой воли нет? Признать это. Понять, что жизнь может быть интересной в процессе. Во всяком случае, стараться искать «плюшки» в процессе или отсутствии четкого сценария. «Ну да, не успел(а) что-то важное потому что…».
Можно научиться работать и получать удовольствие от аврального способа работы с жизненными и рабочими задачами. Важно, чтобы это был осознанный и принятый выбор.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах:
15 популярных техник тайм-менеджмента
Методик тайм-менеджмента много, но как выбрать подходящую? Мы отобрали самые популярные — и рассказали о них так, чтобы было удобнее сравнивать.
Мы все что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Наверное, каждый из нас мог бы больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем, удачнее организовал свою работу и жизнь.
Если вам время от времени приходят такие мысли, то можно подобрать для себя одну из техник тайм-менеджмента — они помогают лучше управлять своим временем и делами. Но таких методик очень много, и разобраться в них непросто. Чтобы облегчить вам выбор, мы собрали в одной статье 15 разных техник тайм-менеджмента. Они описаны так, чтобы было удобно сравнивать, а полезные ссылки были у вас сразу под рукой.
Пишу научпоп, люблю делать сложное понятным. Рисую фантастику. Увлекаюсь спелеологией. Люблю StarCraft, шахматы, «Монополию».
Но сначала — небольшое отступление.
Если вам скучно вникать в нюансы тайм-менеджмента просто чтобы успевать сделать больше рутинных задач, у нас есть для вас достойная и очень крутая цель. Можно получить новую профессию — ту, которая вас действительно вдохновляет. Или сделать шаг вперёд в той, что уже есть, — если вы любите вашу работу.
У Skillbox много курсов по дизайну, программированию, маркетингу и управлению. Хотите создавать компьютерные игры? Нравится дизайн интерьера? Мечтаете о программировании и data science? Хотите писать сильные тексты? У нас есть курсы, где все эти профессии можно освоить с нуля. И ещё множество других, не менее интересных.
Приглашаем заглянуть в наш каталог — возможно, тогда и тема тайм-менеджмента зазвучит для вас по-новому.
А теперь, когда вам есть о чём подумать, вернёмся к тайм-менеджменту.
«Метод помидора», или «Система 25 минут»
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.
Где узнать больше
Метод «90 на 30»
Кто придумал: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project.
В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.
Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на менее важные.
Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.
Кому подходит: метод универсальный. Лучше подойдёт тем, кто привык мыслить временными интервалами и отводить на работу определённое время. А чтобы понять, какой временной интервал лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта метода.
Где узнать больше
О личном опыте использования этого метода можно почитать здесь: The 90/30, 8/10 Rule (на английском языке).
Принцип «девяти дел», или Принцип «1–3–5»
В чём заключается: подход простой — за день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.
Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами (как в предыдущей методике), сколько в категориях дел и задач.
Особенности: во-первых, метод помогает выстроить чёткую иерархию задач. Во-вторых, в конце дня вы можете легко подвести итог. Кроме того, вы всегда помните о первоочередном деле.
Где узнать больше
Чуть больше информации есть в этой статье.
«Принцип трёх дел»
Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.
В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела.
Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач. Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.
Где узнать больше
Почитайте книгу автора методики, она переведена на русский: Крис Бейли. Мой продуктивный год.
Техника временных блоков
Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.
В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.
На практике это может выглядеть так:
10:00–12:00. Написать отчёт
12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам
14:00–14:30. Сходить в магазин
15:00–17:30. Сделать проект
18:00–19:00. Убраться дома
Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.
Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы. Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем. Но им может пригодиться сама идея.
Где узнать больше
Метод GTD
GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.
Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.
В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:
1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.
2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.
3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.
4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.
Система строится на таких правилах:
Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.
Где узнать больше
Метод ZTD
Кто придумал: Лео Бабаута, ведущий блога Zenhabits про личную эффективность и тайм-менеджмент.
В чём заключается: ZTD расшифровывается как Zen to Done. Это упрощённая версия GTD, так как Лео считает, что GTD слишком сложен для обычных людей. ZTD строится на 10 простых привычках:
Кому подходит: универсальный метод. ZTD создан на основе GTD, но проще. Если GTD вам нравится, но показался слишком сложным, — попробуйте ZTD.
Где узнать больше:
Канбан
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».
В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.
Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.
Кому подходит: канбан изначально придумали, чтобы использовать на предприятиях. Там с его помощью контролировалась работа команды и прогресс проектов. Однако канбан годится и для личного планирования. Его, кстати, можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с временными блоками (о них мы рассказали выше).
Особенности: сейчас канбан популярен, его часто внедряют в компаниях — и на то есть причины. Однако, чтобы это принесло пользу, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о её нюансах и постараться избежать ошибок.
Где узнать больше
Zero Inbox
Кто придумал: Мерлин Манн, американский писатель и блогер.
В чём заключается: суть в том, чтобы папка «Входящие» (это не только почта, но и любая неразобранная информация и задачи, с которыми вы пока не решили, что делать) всегда оставалась пустой.
Как это осуществить? Очень просто: раз в день вы садитесь и разбираете всё содержимое папки «Входящие». И решаете, что сделать с каждым пунктом: выполнить, отложить, передать, ответить или удалить. Не прекращайте это занятие, пока не закончите.
Кому подходит: тем, кто ведёт активную деловую переписку или просто часто ощущает, что скопилось слишком много информации и задач, с которыми непонятно что делать.
Автор метода, Мерлин Манн, использовал его для работы с электронной почтой. Но этот метод можно применять и в работе с любой другой документацией. Также его можно комбинировать с GTD: ведь в разделе «Входящие» постоянно скапливается всякая всячина.
Fresh or Fried
В чем заключается: с утра, после сна мозг человека ещё свеж. Затем, со временем, он «жарится», то есть устаёт. Ясно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.
Поэтому сделать нужно вот что:
Кому подходит: тем, кто любит откладывать важные дела в долгий ящик и в итоге не успевает их выполнить.
«Автофокус»
Кто придумал. Марк Форстер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.
В чём заключается: сначала нужно записать все ваши дела (все — это значит всё, что вы хотите когда-либо сделать). Потом неспешно читайте этот список, пока не остановитесь на какой-то задаче — это должно произойти как бы само собой, интуитивно. Если почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь ей, и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если вы закончили дело — вычеркните его из списка, а если нет — перенесите в конец списка. После этого продолжайте работать со списком задач, каждый раз выбирая себе дело по душе.
Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определённому плану. А также тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но когда нужно чётко соблюдать сроки и есть много внешних обязательств, «Автофокус» может не подойти.
Где узнать больше
Матрица Эйзенхауэра
Кто придумал: Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США.
В чём заключается: нужно записать все ваши дела, распределив их на четыре группы по важности и срочности:
Кому подходит: тем, кто не понимает, чем стоит заняться в первую очередь, а какие дела можно отложить.
Особенности: помогает распределить дела по степени важности, но не организует сам рабочий процесс. Для этого можно использовать другие методы.
Система 4D
Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.
В чём заключается: 4D — метод для тех, кто не знает, как таки взяться за свои задачи. К каждому делу можно применить одно из четырёх действий, а именно:
Выбирайте любую задачу из своего списка — и сделайте с ней одно из этих действий. Потом переходите к следующей.
Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел, если вы уже не понимаете, что с ним делать. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда заниматься тем или иным делом.
Где узнать больше
«Хронометраж»
Кто придумал: Глеб Архангельский, автор книг по тайм-менеджменту, основатель компании «Организация времени».
В чём заключается
Первый этап. На первом этапе хронометража ваша задача — узнать, на что же тратится ваше время. Для этого раз в 1-2 часа записываете всё, что делаете и сколько времени на это тратите. Автор рекомендует делать записи в тетрадке или блокноте, чтобы не быть привязанным к компьютеру. Дела, которые занимают меньше 2-3 минут, можно не записывать.
Первый этап длится несколько недель, возможно пару месяцев. Важно, чтобы за это время у вас сложилась полная картина, на что тратится ваше время.
В это время вы не предпринимаете никаких активных действий. Сейчас что-то кардинально поменять всё равно не выйдет, так что постарайтесь абстрагироваться и посмотреть на картину со стороны.
Второй этап. Теперь в дневнике нужно также отмечать, насколько эффективно вы потратили какой-либо отрезок времени. Например:
Теперь, ориентируясь на эти оценки, действуйте: постарайтесь увеличить промежутки, когда время тратится эффективно, и сократить пустые временные траты.
Теперь вы научитесь автоматически, без записи и анализа оценивать, тратите ли время с пользой или впустую — и корректировать своё поведение.
Кому подходит: тем, кто под вечер осознаёт, что ничего не успел, и не понимает, на что ушло время.
Где узнать больше
Система Тима Ферриса
Кто придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.
В чём заключается: в основе системы лежат два правила. Первое правило — это принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило — работа заполняет всё отведённое на неё время. Также это правило известно как закон Паркинсона.
Исходя из этих правил, Тим Феррис делает вывод, что нужно не уделять работе больше времени, а максимально на ней концентрироваться. Рабочий период должен составлять около 20%, но в это время ваши отдача и концентрация должны быть максимальны — и на важных задачах. Оставшееся время можно потратить на простые рутинные дела и отдых.
Кому подходит: людям с гибким рабочим графиком, которые могут сами планировать своё время; людям творческих профессий и фрилансерам. Автор считает свою систему универсальной, но наёмному работнику сложно её применить, если его рабочий день строго регламентирован. Однако можно попробовать провести так выходные — например, чтобы наконец сдвинулись с мёртвой точки ваши личные проекты.
Где узнать больше
В книге Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю». Книга не только о тайм-менеджменте, но и о стиле жизни в целом.
И ещё 10 советов
Мы рассказали о 15 подходах к управлению временем. Теперь у вас большой выбор. А как быть, если вы пока не готовы перестраивать свою жизнь по одной из методик, но всё-таки хотите успевать больше?
На этот случай мы дадим несколько универсальных советов: они взяты из разных подходов, но их можно комбинировать, и пригодятся почти любому.
И напоследок.
А может быть, вы не успеваете всё выполнить потому, что эти дела вас не привлекают? Бывает, что нам просто неинтересно само занятие, поэтому и выполнять план не очень хочется.
Если это так, то надо действовать. Например, можно сменить профессию. Сейчас это гораздо проще, чем раньше. Не обязательно менять всё радикально и сразу бросать работу: можно выбрать подходящую систему тайм-менеджмента (теперь вы знаете о них много!), выделить время на регулярные занятия — и осваивать новую профессию онлайн.
На сайте Skillbox есть курсы по дизайну, программированию, маркетингу — и даже о том, как открыть своё дело. Посмотрите описания курсов и программ — наверняка вас что-то заинтересует.
Заниматься можно в удобное время, доступ ко многим учебным материалам бессрочный, домашние задания проверяют опытные преподаватели-практики. У студентов есть личные наставники, которые дают полезные рекомендации. А ещё мы помогаем нашим выпускникам с трудоустройством.