остаток по авансовому отчету можно оставить на следующий раз
Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?
Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?
Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. С 30.11.2020 оно действует в редакции указания Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Согласно обновленному документу срок, в течение которого подотчетное лицо обязано отчитаться, теперь устанавливает сама организация. Напомним, ранее срок был нормативно закреплан и был равен 3-м дням. Это означает, что с 30.11.2020 обязательный 3-х дневный срок для авансового отчета отменен.
Пример определения даты возврата подотчетных сумм
Деньги выданы 12 марта 2021 г. на срок до 19 марта 2021 г. включительно. Срок, установленный руководителем для представления авансового отчета, составляет три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет. В соответствии с инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами для возврата неизрасходованных сумм отводится пять рабочих дней с момента окончания срока представления авансового отчета.
При таких условиях подотчетное лицо должно представить отчет не позднее. и вернуть деньги в кассу не позднее.
Посмотреть пример полностью в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.
ВАЖНО! Правило о сроке подачи авансового отчета необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).
Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом дни отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).
Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация «Образец заполнения авансового отчета».
Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?
Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?
Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).
При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.
Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Проверьте, правильно ли вы оформляете взаиморасчеты с подотчетными лицами в бухучете с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.
В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.
Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?
Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:
ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.
В каком еще документе можно отразить нюансы расчетов с подотчетными лицами, узнайте из публикации «Положение о расчетах с подотчетными лицами — образец».
Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.
Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по ссылке ниже:
ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?
Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства — потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.
Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.
ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.
Можно ли выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи «Порядок учета расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».
Итоги
Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.
Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа
Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.
Кто вправе получать деньги
Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.
Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.
Как получить деньги
Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:
Заявление от работника
Приказ о подотчетных лицах
Какую сумму выдавать подотчет
Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.
Необходим ли отчет за полученную сумму
Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.
Сроки отчета
Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.
А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.
Что учесть в 2020 году
Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:
1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.
2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.
Изменяем положение о ведении кассовых операций
Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.
Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:
1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.
Главные правила
1. Под отчет выдается любая сумма.
2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.
3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.
4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.
5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.
Ответственность
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Авансовый отчет в организации. Правила заполнения, возможные нарушения и варианты исправления ошибок
Практически каждой организации приходится выдавать сотрудникам денежные средства в подотчет на хозяйственные нужды, оплату поставщикам, командировочные расходы. Подотчетное лицо отчитывается и составляет авансовый отчет. Как все-таки правильно оформить авансовый отчет, какие существуют правила при оформлении авансового отчета, как исправить ошибки и какие могут быть нарушения, постараемся рассмотреть в данной статье.
Что все это такое?
Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денежных средств подотчетными лицами.
Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые могут получать денежные средства на хозяйственные нужны, расчеты с поставщиками, командировочные расходы и оплата услуг сторонних компаний. Тратить денежные средства подотчетное лицо может только на те цели, на которые он их получил.
Чаще всего компании оформляют приказ со списком лиц, которые могут получать денежные средства в подотчет.
Существует несколько правил, которые должен соблюдать бухгалтер при формировании авансового отчета.
Как пошагово заполнить авансовый отчет?
Авансовый отчет, заполняется в одном экземпляре самим подотчетным лицом и бухгалтером.
Отчету присваивается номер и проставляется дата. На лицевой стороне отчета указывается наименование организации, ФИО генерального директора, подразделение, ФИО подотчетного лица, должность, табельный номер сотрудника, наименование аванса.
В табличной части необходимо указать сведения о наличии остатка, перерасходе по предыдущему авансу (если он есть), а также сумму текущего аванса. Указывается общая сумма полученных и израсходованных денежных средств, сумма остатка либо перерасхода и информация о бухгалтерских счетах, на которых отражается подотчет.
На оборотной стороне (в графах 2-4) в хронологическом порядке работник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в 5 графе — указывается сумма затрат. В 7 графе бухгалтер вписывает сумму расходов, принятых к расходу, в 9 графе — счета (субсчета), 8 графу заполняет бухгалтер, если денежные средства сотрудник получил в валюте.
Обратите внимание на то, что подтверждающие первичные документы, указанные в авансовом отчете, работник прикрепляет к отчету. К этим документам относятся кассовый или товарный чек, товарные накладные, ПКО и т.д. Без этих документов организация не сможет отразить производственные расходы и принять к вычету НДС.
Авансовый отчет включает отрывную расписку о принятии отчета к проверке. Заполняет ее бухгалтер, отрезает ее и отдает подотчетному лицу. В расписке указывается ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денежных средств и количество документов.
Вроде бы все просто и понятно, но есть риск ошибки при составлении авансового отчета.
Как исправить ошибки в авансовом отчете?
Если вы нашли ошибку в авансовом отчете, то исправления можно сделать по общим правилам исправлений в первичных документах:
Какие существуют нарушения, если нет авансового отчета?
Если в установленный срок подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет, то это является нарушением кассовой дисциплины. Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:
Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:
Сколько необходимо хранить авансовые отчеты?
В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода. Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.
Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет.
Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:
Таким образом, выдача в подотчет денежных сумм может обернуться головной болью для компании, если не соблюдать нехитрые, но жесткие требования законодательства.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Как правильно списать подотчет (нюансы)?
Выдаем подотчет
На многих предприятиях есть подотчетные лица. Их назначает директор, а бухгалтер на основании заявления подотчетника или распорядительного документа выдает им деньги из кассы или перечисляет с расчетного счета. Работник их тратит на нужды организации.
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорную статью.
Когда подходит срок, подотчетник должен отчитаться за полученные деньги.
Этот срок определяется установленными в локальном акте работодателя рабочими днями со дня окончания срока взятия денег, указанного в заявлении, или со дня выхода подотчетника на работу (п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
ВАЖНО! Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Но это не распространяется на командировки, по возвращении из которой подотчетник все равно обязан отчитаться в 3-х дневный срок.
И с этого момента задача бухгалтера внимательно проверять все документы: нельзя допустить, чтобы в представленных бумагах были какие-либо ошибки. Ведь именно эти документы определяют, как именно будет списываться выданный аванс в учете организации.
Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Варианты списания подотчетных средств
Рассмотрим возможные варианты списания:
Вариант 1 : Подотчетник правильно составил авансовый отчет и подложил все подтверждающие документы. Бухгалтер делает запись, основываясь на цели выдачи аванса Дт 26 (44, 10, 41…) Кт 71.
Если у подотчетного лица был перерасход, бухгалтер выдает необходимую сумму.
Когда после произведенных трат у подотчетника остаются неизрасходованные деньги, он должен внести их в кассу.
Вариант 2 : Работник уволился. Не отчитался за подотчетные средства, не оформил возврат.
Вся сумма признается дебиторской задолженностью и по истечении срока исковой давности может быть списана на убытки предприятия. Срок исковой давности составляет 3 года с даты, когда подотчетником должны были быть выполнены обязательства (ст. 196, 200 ГК РФ; письмо Минфина России от 15.09.2010 № 03-03-06/1/589; п. 2 ст. 265 НК РФ). После признания задолженности безнадежной необходимо включить сумму аванса в доход подотчетного лица и до 1 марта года, следующего за истекшим, письменно сообщить ему и в налоговую о невозможности удержать налог и о сумме задолженности (п. 1 ст. 210, п. 5 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610).
Все о порядке списания дебиторской задолженности читайте в статье «Порядок списания дебиторской задолженности».
Вариант 3 : Подотчетник продолжает работать, но по какой-то причине не может отчитаться за взятый аванс.
Организация имеет право удерживать с его зарплаты всю сумму долга. Это можно сделать только с письменного согласия работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0) и не более 20 % от его заработной платы ежемесячно (ст. 138 ТК РФ).
Более подробно об этом читайте в материалах:
Вариант 4 : Подотчетное лицо — директор. Если он все сделал правильно, то списание будет такое, как и всегда. А если нет? Мы можем списать его долг с причитающихся ему дивидендов.
Вариант 5 : Произошла трагическая ситуация. Работник умер, не успев отчитаться за полученные деньги. В следующем разделе рассмотрим подробнее, какие действия должен предпринять бухгалтер в такой ситуации.
Списание подотчета при смерти подотчетного лица
Как оформить бухгалтеру списание при смерти подотчетного лица?
После этого составляется приказ о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника на основании п. 6 ст. 83 ТК РФ.
ВНИМАНИЕ! Дата приказа должна совпадать с датой смерти, указанной в свидетельстве о смерти или в постановлении суда.
Когда приказ составлен, нужно составить обходной лист. Именно в момент проверки дел погибшего и может выясниться, что у него есть незакрытые подотчетные деньги.
В каком порядке и как заполняются документы в связи со смертью работника, читайте в статье «Порядок увольнения работника в связи со смертью».
Бухгалтер не может обратиться к родственникам с просьбой вернуть недостающие деньги, т. к. все обязательства работника прекращаются с его смертью (ст. 418 ГК РФ) и они не входят в состав наследства (ст. 1112 ГК РФ). Обязанность наследников погашать задолженности имеется только по региональным и местным налогам (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
В данном случае этот аванс признается безнадежной дебиторской задолженностью и списывается в прочие расходы (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н; ст. 418 ГК РФ; п. 11-12, 14.3 ПБУ № 10/99). Такое же мнение рассматривается в письме Минфина России от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.
Включить или не включать сумму аванса в доход подотчетника? В обычной ситуации мы бы поступили, как в варианте 2, и отразили сумму в доходах.
Но в случае смерти работника у нас, как у налогового агента, нет оснований для начисления НДФЛ (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).
Сумму можно списать из резерва по сомнительным долгам.
Если такого резерва нет, в учете делаем запись: Дт 91 Кт 71 (73) — списана дебиторская задолженность в расходы.
Итоги
Что бы ни произошло с работниками, работа предприятия все равно продолжается. Выданные авансы необходимо списывать, и главная задача бухгалтера состоит в том, чтобы верно определить вариант, по которому будет проходить списание.