наиболее важные деловые письма желательно не сгибать можно складывать
Письмо отправлено
Письмо отправлено
Так, древние римляне писем не подписывали, если только это не были письма к самому императору. Адреса на конвертах не писали и в более поздние времена. Письма вручались посыльными лично адресату.
Древнегреческий философ Эпикур выразил в письмах свою философскую доктрину. До нас дошли обнародованные письма древнеримских государственных деятелей Цицерона и Плиния. Письмо Плиния Младшего, например, описывающее извержение Везувия, считается типичным образцом древнеримского рассказа.
Большой вклад в эпистолярный жанр внесли Данте и Петрарка, Вольтер и Руссо, Ломоносов и Достоевский. Михаил Васильевич Ломоносов написал «Письмо к Шувалову о пользе стекла» в стихотворной форме.
Формы написания и оформления личных, деловых (служебных) и дипломатических писем имеют одинаковый для всех стран характер. Если вы в деловом письме вашему заграничному корреспонденту опустите общепринятую заключительную формулировку вежливости, вы тем самым измените содержание, тональность письма. Получивший его подумает, что вы чем-то недовольны или вообще хотите прервать переписку.
За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хорошие взаимоотношения с вашими коллегами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться. Причем не только в деловом, но и в личном письменном общении.
Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три-пять дней после их получения.
Личные письма составляются, как правило, от руки, чернилами. Можно печатать и на машинке. Но приглашения и ответы на них, благодарности, поздравления и соболезнования пишутся всегда от руки. Это подчеркивает искренность пишущего, доверительность, лучше выражает личное отношение к тому или иному человеку, событию в его жизни.
Говорят, что бумагу для письма и конверт надо выбирать, как мебель для вашей квартиры. Для длинных писем следует употреблять большие листы и конверты большего, чем обычный, размера. В конверте письмо рекомендуется складывать не более чем в два раза.
Бумага для письма должна быть абсолютно чистой, аккуратно обрезанной.
Дата написания ставится под адресом.
Само собой разумеется, что письма должны быть написаны аккуратно, ровным почерком, без помарок и клякс.
Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру. Кстати заметим, что мелочами не пренебрегали и люди, оставившие заметный след в мировой культуре.
Не все были столь старательны. Анатоль Франс писал на всем, что попадало под руку, и даже на оборотной стороне старых писем. Но в основном «орудия производства» были пишущим небезразличны.
В переписке с гражданами капиталистических стран вам не надо употреблять все термины и титулы, принятые во внутренней переписке в этих странах. В США, например, при обращении к сенатору пишут «Достопочтенный Джеральд Смит, сенатор Соединенных Штатов». Вам достаточно будет вместо «достопочтенного» написать «господин». Вообще обращения «господин» и «госпожа» наиболее пригодны для всех случаев. К остальным надо относиться осторожнее, консультируясь со специалистами. Например, нельзя писать «уважаемая мисс», поскольку «мисс» употребляется только вместе с фамилией.
В США и Англии замужние женщины пишут имя и фамилию своего мужа, например, «госпожа Джон Смит». Если дама разведена, то к фамилии своего бывшего мужа она может добавить свою девичью фамилию.
Адресуя письма незамужним женщинам, всегда следует указывать имя.
В деловой переписке в социалистических странах принято обращение «товарищ».
К международной специфике относится и широко распространенная практика рекомендательных писем. К ним часто приходится прибегать и нам самим во время пребывания за границей и при поездках наших друзей. К этим письмам следует относиться особенно внимательно. Ведь рекомендательное письмо по смыслу значит: «Предъявитель сего имеет право требовать от вас вашего внимания и гостеприимства». Поэтому не принято просить у кого-то, чтоб вам дали рекомендательное письмо. Не стоит и самим раздавать их направо и налево.
По форме рекомендательное письмо выглядит примерно так:
«Уважаемый господин Тейлор,
10 марта мой коллега по университету Юрий Горбунов, совершающий поездку по Вашей стране, будет в Нью-Йорке. Он мой старый друг, приятный, на мой взгляд, собеседник. Надеюсь, что Вам будет интересно встретиться и побеседовать с ним. Он же, в свою очередь, ждет этого с нетерпением.
Если у вас есть визитная карточка, то ее можно вложить в конверт, посылаемый вашему знакомому. А имя рекомендуемого напишите на карточке карандашом над своим именем.
Во многих странах считается, что в некоторых случаях отправлять письма обязательно. К их числу относятся письма с благодарностью хозяевам, если вы ночевали у них в доме или гостили более суток. Обязательны также письма, в которых выражается благодарность за подарки, присланные вам, если вы не сумели лично поблагодарить. Особенно распространена рассылка таких писем после вручения свадебных подарков. Таковы правила этикета в западноевропейских странах и США.
За границей письма можно не только отправлять по почте, но и направлять с курьером или через третье лицо. В последних случаях конверт не запечатывают.
Деловая переписка
Все больше и больше коллективов предприятий, институтов, школ, обществ дружбы, молодежных организаций поддерживают регулярные контакты, обмениваются опытом, переписываются со своими зарубежными коллегами. Думается, будет небесполезно напомнить о некоторых правилах деловой официальной переписки.
Стиль деловой переписки в последние годы упрощается, приближаясь к личным письмам и к обычной разговорной речи. Тем не менее условностей в служебной переписке значительно больше.
Служебные письма, как правило, пишутся по установленной форме на машинке. Ширина поля с левой стороны листа должна быть не менее двух сантиметров для удобства подшивки письма к делу. Печатаются они через два или полтора интервала. Абзац начинается с красной строки, отступя пять интервалов от поля.
Обращение в письме пишется без абзаца, сразу же у поля, от которого начинается текст. Надо стремиться избегать переноса слов. Поэтому с правой стороны края поля могут быть немного неровными.
Письмо делится на следующие части: заголовок, дата, наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, заключительная формула вежливости, текст, указания на приложения.
Заголовок обычно печатается типографским способом. Он содержит наименование и адрес организации, отправляющей письмо. Под названием организации иногда указывается род ее деятельности. В качестве примера приводим один заголовок:
«ЦЕНТРОМОР. Центральное морское экспортно-импортное объединение. ул. Окопова, 7 Гданьск, Польша».
Фамилия и адрес лица или наименование организации, куда вы направляете письмо, проставляются в самом тексте на левой стороне, немного ниже строки с датой.
Вступительное обращение является по смыслу общепринятой формулой вежливости, нечто вроде приветствия при беседах. Пишется оно на левой стороне письма, под адресом, непременно на отдельной строке.
В письмах, направляемых в капиталистические страны, употребляются следующие обращения:
«Уважаемый господин (госпожа)».
Обращение «Ваше превосходительство» сейчас почти совсем вышло из употребления.
В начале основного текста письма надо спрашивать не о здоровье или погоде, ни тем более рассказывать о своем самочувствии. Такое возможно лишь в личных письмах. В деловых письмах дается указание на основную цель письма, предмет предыдущих встреч или бесед.
«Уважаемый господин Говард,
Имея в виду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам охраны окружающей среды. «
Обратите внимание на то, что после вступительного обращения ставится не восклицательный знак, а запятая.
Подпись на письме ставится на правой стороне листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего печатается на машинке под его рукописной подписью.
Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа. Например: «Приложение: упомянутая резолюция».
Адрес на конверте такой же, как и в тексте письма, пишется на машинке прописными буквами. Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта или на его оборотной стороне вверху.
Постскриптумом, то есть припиской в конце письма после подписи, не следует злоупотреблять. Такая приписка допустима лишь в том случае, когда после подписания произошло событие, о котором надо незамедлительно сообщить вашему корреспонденту. В конце постскриптума снова ставится подпись.
Деловые письма пишутся только на лицевой стороне листа. Если письмо не помещается на одном листе, оно пишется на нескольких. При этом каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами, с двух сторон которых ставится тире.
Складывается письмо текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. Менее официальные можно складывать в два раза.
Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать можно складывать
Протокол и этикет дипломатического и делового общения
ОСНОВЫ ДИПЛОМАТИИ И МЕЖДУНАРОДНЫХ ДЕЛОВЫХ СВЯЗЕЙ
§ 1. Понятие дипломатии
Само слово «дипломатия» происходит от греческого «диплома» — так на земле древней Эллады называли сдвоенные дощечки с нанесенными на них текстами, выдававшиеся посланцам в целях особого подтверждения их полномочий. И хотя дипломатия как специфическая сфера общественной жизни существует с незапамятных времен, для обозначения государственной деятельности в области внешних сношений это слово начинает применяться и прочно входит в обиход в Западной Европе лишь с конца XVIII века. Под дипломатией в наши дни принято понимать официальную деятельность глав государств, правительств, специальных органов внешних сношений и их зарубежных представительств по осуществлению переговоров, переписки, невоенных практических мероприятий с учетом конкретных условий и характера решаемых задач ради отстаивания внешнеполитических целей, защиты прав и интересов государства, его учреждений и граждан за границей.
Характер и формы дипломатической деятельности государств позволили некоторым ученым и дипломатам определять дипломатию как «применение ума и такта к ведению официальных сношений между правительствами государств» (Э.Сатоу); «науку о внешних сношениях или иностранных делах государства, а в более узком смысле — науку или искусство переговоров» (Г.Мартенс); «науку о взаимных интересах в отношениях государств или искусство взаимно согласовывать интересы народов, а в более точном смысле — науку или искусство переговоров» (Гарден). (Сатоу Э. Руководство по дипломатической практике. М., 1947, с. 27).
И хотя переговоры являются ключевым методом осуществления дипломатии, последняя не может быть сведена только к ним. С точки зрения современных представлений о формах дипломатической деятельности они включают в себя:
— периодически проводимые встречи глав государств и их специально уполномоченных на это представителей дипломатические конгрессы, конференции и др.);
— дипломатическую переписку посредством обмена нотами, меморандумами, личными письмами и т. п.;
— подготовку и заключение двусторонних и многосторонних международных договоров и соглашений, регламентирующих широкий круг вопросов межгосударственных отношений;
— постоянное представительство государства за границей, осуществляемое его посольствами и иными миссиями, поддержание через них на регулярной основе контактов с дипломатическим ведомством страны пребывания;
— участие представителей государства в работе международных организаций, — и в первую очередь ООН, выделяющейся на фоне других как поистине универсальный форум глобального масштаба, на котором страны мира могут обсуждать на равноправной основе интересующие их проблемы;
— изложение в средствах массовой информации официальных позиций государства по тем или иным внешнеполитическим вопросам, периодические публикации официальной информации о важнейших международных событиях, официальное, от имени правительства, издание международных документов.
Иногда понятия «дипломатия» и «внешняя политика» употребляют как тождественные, что не вполне правомерно. Цели и интересы государства, определяющие основные направления его деятельности на международной арене, (а это и составляет существо внешней политики), осуществляются посредством дипломатии и благодаря усилиям экономических, торговых, культурных и иных представительств как по государственной линии, так и поддерживаемых общественными и частными учреждениями и организациями (банками, фирмами, религиозными обществами ит.п.). Нельзя сбрасывать со счетов и то, что при определенном стечении обстоятельств прямым орудием осуществления внешней политики становятся вооруженные силы, которые могут служить как агрессивным, так и оборонительным, мирным целям.
В Российской Федерации и большинстве других стран мира дипломатические ведомства носят название министерств иностранных дел. Встречающиеся различия в наименовании соответствующих ведомств (в США, например, — Государственный департамент, в Англии — Форин оффис, во Франции — Министерство внешних сношений) их существа и функций, естественно, не меняют.
Министерство иностранных дел РФ, осуществляя свою внешнеполитическую деятельность, представляет Россию на международной арене в контактах с другими государствами, перед дипломатическим корпусом в Москве. Оно координирует также деятельность других российских ведомств и органов, поддерживающих внешние связи.
На Министерство возложена обязанность получать, обобщать и анализировать информацию по различным аспектам международного положения, готовить на этой основе предложения по вопросам внешней политики РФ. В этих целях поддерживаются постоянные контакты с российскими посольскими и консульскими учреждениями за рубежом, осуществляются руководство их работой, а также связь с иностранными дипломатическими представительствами в Москве. МИД участвует в подготовке и приеме иностранных государственных и правительственных делегаций, в осуществлении визитов официальных российскихпредставителей в зарубежные страны. Представители Министерства принимают участие в работе международных форумов, разрабатывают проекты договоров и соглашений, защищают личные и имущественные интересы граждан и юридических лиц Российской Федерации, находящихся за границей.
§ 2. Дипломатия как наука и искусство
Вучебниках и наставлениях по дипломатии дипломатию нередко определяют как «науку о внешних сношениях» и «искусство переговоров». И в этом, несомненно, есть немалый смысл. Взвешенный анализмировой обстановки, правильный учет соотношения сил на международной арене являются важнейшим условием выработки подлинно научных, глубоко обоснованных рекомендаций в областивнешней политики. Необходимо внимательно изучать исторические тенденции, в полной мере учитывать различные направления и течения в международных отношениях, уметьискать ипривлекать на свою сторону союзников, добиваться изоляции наиболее агрессивных и враждебных кругов. Реально можнорассчитывать на успех только в том случае, если дипломатия действует принципиально и в то же время прагматично и гибко, избегает догматизма и сектанства, не боится компромиссов, идущих, в конечном счете, на пользу национальным интересам. Отсюда значимость овладения в полном объеме данными ряда наук: истории отдельных стран и международных отношений, международного права, комплекса наук, связанных с изучением мирового хозяйства и экономики отдельных стран, сравнительного государствоведения и правоведения, философии, психологии идр. Словом, дипломатия должна опираться на законы общественной жизни и учитывать выводы соответствующих наук.
Общие правила деловой переписки
Из произведений античной литературы известно, что уже в те времена существовал этикет делового письма. Так, письма античного периода должны были начинаться с имени отправителя, затем следовали имя адресата, потом приветствие, сопровождавшееся приятными пожеланиями, и только затем шел текст.
С годами видоизменялись категории морали и нравственности, этические нормы и формы выражения, что не могло не коснуться этикета письменной речи, особенно деловой.
Каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально. На него накладывают отпечаток, прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего.
Качество делового текста составляет следующее:
Деловая переписка является разновидностью официальной переписки, поэтому стиль письма и его оформление должны основываться на правилах, определяемых международной практикой и условностями.
Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность написания фамилии адресата и указания его должности, ранга или титула.
Деловые письма желательно писать на бланке организации. Чем официальнее бланк, тем официальнее тон письма.
Конверт. Мы перешли на мировую практику написания адреса, начиная с имени. Полагается писать сначала инициалы, потом фамилию. Сейчас перед инициалами часто пишут Г-ну или Г-же. Если вы знаете должность, то лучше ее указать. Например, возможны следующие варианты: Г-ну И.И. Иванову, Генеральному директору…; Генеральному директору… Г-ну И.И. Иванову; И.И. Иванову, Генеральному директору….
В деловом письме обязательно должны присутствовать:
Обращение. Уже сложились формы обращения в официальной письменной речи, одной из которых является «Уважаемый». Причем запятая после обращения придает письму будничный характер, а восклицательный знак, наоборот, указывает на то, что факту обращения придается особое значение.
Если в обращении указываются имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает несколько личный характер. Включение же в формулу обращения фамилии адресата придаст тексту документа вежливо-официальный характер.
Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Эти формы обеспечивают уважение служебного положения, как отправителя, так и адресата. Всякое изменение этих форм (неправильное обращение, отсутствие комплимента в конце письма или отсутствие титула, должности в адресе и др.) может быть воспринято, как намеренное игнорирование этикета или недостаточное уважение. В неясных случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.
Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.
Однако как бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит содержанию.
Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.
Деловое письмо должно быть составлено на языке официальной пере-писки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакцией с его стороны.
Если вы пишите человеку, которого не знаете, необходимо постараться узнать его имя. Если все попытки, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
? письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;
? в международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);
? каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;
? исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы лишь на экземпляре, который остается у отправителя. Подчеркивание фраз или абзацев в письме означает сомнение отправителя в уме получателя, в его способности отличить главное от второстепенного, поэтому оно не допускается.
? резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются.
? письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;
? в случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений;
? поздравления, благодарности, соболезнования, так же как заявления пишутся от руки.
Структура делового письма
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества:
экономия времени отправителя и адресата;
гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути;
гарантированность получение вразумительного, четкого ответа.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Дадим краткую характеристику каждому элементу.
Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Запомните, обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие модного салона. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию, то по сложившейся практике используется общее для всех обращение «Уважаемые господа». В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Первый абзац письма, в котором изложены причина, побудившая Вас его написать, и его цель. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Заключение
Деловой письмо реквизит
Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
ЭТИКЕТНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКЕ
ЛЕКЦИЯ 10.
Типы деловых писем.
Деловая переписка является разновидностью официальной переписки, поэтому стиль письма и его оформление должны основываться на правилах, определяемых международной практикой и условностями.
Протокольные требования к официальной переписке предусматривают: оказание адресату знаков уважения, на которые он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности.
Прежде всего, отправитель письма должен обратить внимание на правильность написания фамилии адреса и его титулования (по рангу или должности).
Деловые письма желательно писать на бланке организации. Чем официальнее бланк, тем официальнее тон письма. Но следует заранее узнать, может быть, письмо на таком бланке подписывает только высшее руководство фирмы.
Конверт. Мы перешли на мировую практику написания адреса, начиная с имени. Полагается писать сначала инициалы, потом фамилию. Сейчас перед инициалами часто пишут Г-ну или Г-же. Если Вы знаете титул, то лучше указать его. Во всех странах Европы и США опускать титулы в устной и письменной речи считается невежливым. В Германии пишут Господин + Титул + Фамилия. Возможные варианты: Г-ну И. И. Иванову Генеральному директору…; Генеральному директору… Г-ну И. И. Иванову; И. И. Иванову Генеральному директору….
Обращение: Г-н, Г-жа. Г-да. Имя Фамилия, титул или звание. «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия»
Цельноблочный стиль, без отступов. Но с интервалами.
Нужно помнить, что первое предложение письма имеет важное значение, т. к. задает тон для остального текста. Итак, следуйте первому правилу деловой корреспонденции – первое же предложение начните с благодарности. «Спасибо за ваше внимание…», «Для меня было большим удовольствием встретиться с Вами» и т. д. Это не только задаст вашему письму благожелательный и любезный тон, но и создает впечатление, что вы ставите на первое место своего читателя. Избегайте использовать вначале письма местоимение «я», т. к. иначе возникает впечатление, что вы ставите себя на первое место.
В деловом письме обязательно должны присутствовать обращение, личная подпись, дата, адрес, комплимент.
Обращение указывает официальный и почетный титул адресата.
Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо (например, «Искренне Ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.).
Подпись – удостоверяет данный документ. Фамилия лица уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце письма.
Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.
Адрес – полная фамилия, титул и адрес помещаются либо в левом верхнем углу листа, либо внизу страницы ниже даты письма и воспроизводятся на конверте.
Эти формы обеспечивают уважение служебного положения, как отправителя, так и адресата. Всякое изменение этих форм (неправильное обращение, отсутствие комплимента в конце письма или отсутствие титулования в адресе и др.) может быть воспринято, как намеренное игнорирование этикета или недостаточное уважение. В неясных случаях эти формы могут видоизменяться, но всегда следует помнить о том, что есть люди, которые очень щепетильны в данных вопросах.
Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.
Однако как бы ни важны были форма и атрибуты вежливости, приоритет все же принадлежит содержанию.
Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.
Деловое письмо (коммерческое, научное, юридическое и др.) должно быть составлено на языке официальной переписки, которая характеризуется отсутствием избыточной информации, предельной рациональностью построения предложений, ясностью и четкостью изложения, учетом особенностей адресата и возможной реакцией с его стороны.
Если вы пишите человеку, которого не знаете, необходимо в начале потратить время на поиск имени человека, который получит ваше письмо. Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил:
1. Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;
2. В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over»);
3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;
4. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы на экземпляре, который остается у отправителя;
5. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются;
6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;
7. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней. На письмо – до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней;
8. В случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений.
Поздравления, благодарности, соболезнования, так же как заявления пишутся от руки.
Типы деловых писем:
Письмо – просьба «Прошу Вас…» Коротко, аргументировано. Подчеркнуть личную заинтересованность и заранее поблагодарить за исполнение. Вариант «Служебная записка», «Заявление». Адресат, резолюции и визы.
Сопроводительное письмо. Может быть послано вместе с Вашим Резюме. Конкретное обращение в фирму или к ее руководителю с просьбой рассмотреть документы.