на сколько можно взять административный отпуск за свой счет по закону
Отпуск за свой счет: что нужно знать работодателю
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Виктор Подгорский
Любой сотрудник может попросить отпуск за свой счет. В одних случаях работодатель обязан отпустить, даже если работа горит. А в других — спокойно отказывает, и компании ничего за это не будет.
Что такое отпуск за свой счет
У каждого сотрудника есть право на отпуск. Сколько дней он будет отдыхать и сколько получит денег, зависит от типа отпуска.
Типы отпусков можно условно разделить по тому, кто и зачем его получает, например:
Еще один критерий для разделения типов отпусков — оплата: есть оплачиваемые отпуска и нет.
Сотрудник может взять отпуск за свой счет. Он официально называется отпуском без сохранения заработной платы, или попросту — неоплачиваемым отпуском или без содержания. Для работодателя это значит, что сотрудник вправе получить каникулы, но компания не обязана ему платить в это время.
В чем отличие от отгула
Отгул — это когда сотрудник взял еще один выходной. В трудовом кодексе нет такого термина, это народное определение. Самое близкое, что есть из законодательства, — дополнительный день отдыха.
Отгул и отпуск по большому счету ничем не отличаются: в одних случаях работодатель обязан предоставить свободные дни, в других — нет.
Работодатель может отказать в отгуле. Сотрудник отпрашивается с работы по личным причинам. Например, встретить маму с самолета, сходить к детям на праздник, перевезти вещи в новую квартиру или просто отоспаться после дня рождения. Это все не считается веской причиной, поэтому работодатель сам решает, отпускать или нет.
Работодатель обязан предоставить отгул. Такие случаи описывает трудовой кодекс: например, если сотрудник сдавал кровь как донор или работал в выходные. Если сотрудник запросил день отдыха, компания не может ему отказать.
Формально при обоих вариантах — и когда сотрудник просит отгул по личным причинам, и когда компания обязана его дать — нужно оформлять документы. Как минимум заявление на отгул. Но чаще всего, если речь об одном дне, обходится без формальностей.
С оплатой то же самое. По трудовому кодексу многие отгулы не оплачиваются, даже если компания обязана их предоставить. Но запрета на оплату нет, поэтому компании часто не оформляют документы и не вычитают отгул из рабочих дней.
В оплате есть исключения, но это уже отдельная тема со своими тонкостями. Например, если сотрудник подписал срочный трудовой договор на два месяца и отработал в выходной, компания не может дать день отдыха — только денежную компенсацию.
Когда работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск
Неоплачиваемый отпуск — это дополнительные дни отдыха, которые добавляются к стандартному. Можно назвать еще этот отпуск внеплановым.
Стандартный отпуск для секретаря из Москвы — 28 дней. Она выходит замуж, и в честь этого события компания обязана предоставить отпуск — до 5 дней.
Внеплановый отпуск можно попросить в любое время, для него нет графика.
Берем все тот же пример — с секретарем. По графику она отдыхает в мае и июне.
В декабре она выходит замуж, и ей полагается еще один отпуск. Несмотря на то что его нет в плане, работодатель все равно дает этот отпуск, но не оплачивает его.
Категории сотрудников, которые всегда могут получить внеплановый отпуск, фиксирует трудовой кодекс и федеральные законы.
| Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Где зафиксировано право на отпуск |
|---|---|
| Работающие по совместительству, при условии, что длина отпуска на этой работе короче, чем на основной | ст. 286 Трудового кодекса |
| Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования или среднего образования. Отпуск — только на период экзаменов | ст. 173 Трудового кодекса ст. 174 Трудового кодекса |
| Работающие инвалиды | ст. 128 Трудового кодекса |
| Пенсионеры по возрасту | ст. 128 Трудового кодекса |
| Родитель, опекун, попечитель ребенка, работающий в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. |
Отпуск для сопровождения ребенка, поступающего на обучение по программам среднего профессионального или высшего образования в образовательные организации, расположенные в другой местности
— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
Закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ, ст. 16
В трудовом кодексе описаны случаи, когда нельзя отказывать в отпуске:
Кто считается близким родственником, нет единого определения. По семейному кодексу это супруг, родители, дети, сестры и братья, бабушки и дедушки, внуки.
Кодекс об административных нарушениях в этот список добавляет еще усыновителей и усыновленных.
Когда работодатель вправе отказать
Законно отказывать в отпуске за свой счет, если категория сотрудника или причина выходных дней не указана в трудовом кодексе или федеральных законах. Несколько примеров.
| Можно отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Нельзя отказать |
|---|---|
| Для поездки на свадьбу тети | Для поездки на собственную свадьбу |
| Студенту для похода на праздник в честь получения диплома | Студенту для сдачи выпускного экзамена |
| Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для поездки к родителям в Москву | Сотруднику, который работает на Крайнем Севере, для сопровождения ребенка для поступления в московский вуз |
Штрафы за нарушение прав работников
Если сотрудник обязан получить отпуск, а компания отказывает, ее ждут санкции — штраф 50 000 ₽ для компании.
Не стоит рассчитывать, что госорганы не узнают о нарушении. Для этого есть два способа. Первый — во время плановой проверки. Для этого разработаны целые методики — от анализа документов до интервью с сотрудниками и заполнения анкет. Они называются проверочными листами.
Еще один способ узнать о нарушении — если госорганы получат жалобу сотрудника. Ее можно отправить по почте, принести лично в трудовую инспекцию или заполнить заявление на сайте.
Может ли работодатель отправить в неоплачиваемый отпуск
Использовать отпуск без сохранения заработной платы — желание сотрудника. Если он не хочет, компания ничего не сделает. Даже если бизнес не работает кризиса, нет денег на зарплату, все равно самим отправить сотрудника в отпуск нельзя.
Единственный вариант — увольнение, сокращение или простой, но это уже совсем другая история.
Сколько дней отпуска можно взять
Период дополнительного отпуска зависит от того, кто его берет и почему. Его сроки фиксируют разные документы: трудовой кодекс или специализированный закон, например о ветеранах. Несколько примеров из трудового кодекса.
| Примеры категорий сотрудников, которым нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы | Количество дней отпуска |
|---|---|
| Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников | 5 дней на каждое событие |
| Работники, которые совмещают работу с получением высшего образования. Отпуск — только на период экзаменов | 15 дней в учебном году — для промежуточной аттестации |
4 месяца — для подготовки и защиты диплома и сдачи итоговых госэкзаменов
1 месяц — для сдачи итоговых госэкзаменов
До 2 месяцев — для государственной итоговой аттестации
— военнослужащих;
— сотрудников органов внутренних дел;
— сотрудников уголовно-исполнительной системы;
— сотрудников таможни;
— сотрудников федеральной противопожарной службы
Как оформить отпуск за свой счет
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется так же, как обычный: сотрудник пишет заявление, работодатель его принимает, выпускает приказ и показывает его сотруднику. Все — можно уходить в отпуск. В двух словах о шагах.
Получить заявление. Заявление пишет сам сотрудник: он может заполнить бланк компании или использовать свою форму. Обязательные пункты:
Убедиться, что сотрудник может уйти в отпуск. Для этого работодатель проверяет, входит ли сотрудник в категорию, которой нельзя отказать в отпуске без сохранения заработной платы. Если входит, то согласовывает отпуск. Если нет, то обдумывает просьбу и сам решает, как поступить.
Издать приказ о предоставлении отпуска. Отлично, сотрудник все-таки уходит в отпуск. Теперь дело за приказом — это официальное разрешение не ходить на работу.
Без приказа работодатель рискует. По умолчанию, пока сотрудник на работе, за его здоровье отвечает компания. Допустим, продавец шел по мокрому полу и упал. У него есть право предъявить претензию к работодателю и получить компенсацию. Но если он упал в свой выходной, компания платить не обязана. То же самое с отпуском: пока сотрудник официально в отпуске, он сам отвечает за свое здоровье.
Ознакомить сотрудника с приказом. Для этого сотрудник ставит свою подпись на заполненном приказе. С этого момента считается, что сотрудник знает условия отпуска без сохранения заработной платы и может уйти.
Как отразить отпуск за свой счет во внутренней документации
В оформлении без сохранения заработной платы много нюансов. Их знают бухгалтеры и кадровики, поэтому советуем обратиться к ним. Чтобы вам представить процесс, рассказываем самое основное.
Шаблоны документов есть в трудовом кодексе, примеры можно посмотреть на сайте «Консультант Плюс».
Как считается трудовой стаж во время отпуска
Законодательство выделяет два вида стажа: страховой и трудовой. Страховой нужен для расчета пенсии: чем больше стаж, тем больше выплаты.
В страховой стаж входит только период, когда компания выплачивает зарплату, а значит, и отчисления в госбюджет. Поэтому отпуск без сохранения заработной платы не входит в страховой стаж.
Для назначения обычных пенсий по старости термин «трудовой стаж» используют только для периодов до 2002 года. Все, что заработано позже, называется страховым стажем.
D законодательстве о государственных пенсиях, к примеру полицейским или пожарным, трудовой стаж остался. Но там он фактически приравнен к страховому стажу на государственной или муниципальной службе. То есть отпуск без сохранения заработной платы за свой счет и тут не засчитывается.
Краткий вывод такой: если сотрудник хочет понять, войдет ли его отпуск без оплаты в стаж для расчета пенсии, то ответ — нет.
Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска за свой счет
Если сотрудник ушел в отпуск без сохранения заработной платы, компания не обязана выплачивать больничные. Но запрета на мотивационные выплаты нет: например, компания может премировать заболевшего, оплатить лечение в больнице и помочь любым другим способом.
Можно ли уволить во время отпуска за свой счет
Работодатель не вправе уволить сотрудника во время отпуска, неважно, что это за отпуск, — запланированный или нет, с оплатой или без нее. Основное правило отпуска — гарантия сохранения рабочего места и размера зарплаты.
Единственный вариант, это если сотрудник ушел в отпуск без заявления, приказа и предупреждения. Но это требование относится только к дополнительному отпуску. Если дни отдыха включены в график, сотрудник может идти на отдых просто так — как только подошел согласованный срок.
Можно ли досрочно выйти из неоплачиваемого отпуска
Заявление сотрудник заполняет в свободной форме или по шаблону компании.
Статья 128 ТК РФ. Отпуск без сохранения заработной платы (действующая редакция)
По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Комментарий к ст. 128 ТК РФ
1. Помимо ежегодных оплачиваемых отпусков, работникам в соответствии с комментируемой статьей могут предоставляться отпуска без сохранения заработной платы.
В соответствии с ч. 1 ст. 128 продолжительность таких отпусков определяется по соглашению между работником и работодателем. Таким образом, в каждом конкретном случае продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон в зависимости от обстоятельств (причин), по которым возникла необходимость в таком отпуске.
2. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен (по письменному заявлению работника) только при наличии уважительной причины. Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходим отпуск.
Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейся практике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близких родственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей на отдых в летние лагеря и т.п.
3. Отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 128, подразделяются на две группы: те, которые даются по усмотрению работодателя (т.е. работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска), и те, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника.
К первой группе относятся отпуска, предоставляемые по семейным и другим уважительным причинам.
В частности, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
К другим, предусмотренным ТК и иными федеральными законами случаям предоставления отпусков без сохранения заработной платы можно отнести отпуска, предоставляемые:
4. Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы независимо от их назначения и продолжительности, они должны оформляться приказом (распоряжением) об отпуске.
Получив отпуск без сохранения заработной платы, работник может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.
Отпуск за свой счет. Что нужно знать работодателю?
Трудовым законодательством работникам гарантирован оплачиваемый отпуск (ежегодный и дополнительный). Однако работник вправе рассчитывать не только на оплачиваемые отпуска: ТК РФ предусмотрена возможность предоставления отпуска без сохранения заработной платы. Данному виду отпуска посвящена всего одна статья кодекса. Соответственно у работодателей возникает немало вопросов, связанных с ее применением. В каких случаях работодатель не имеет права отказать в предоставлении неоплачиваемого отпуска? Как его оформить? Какова максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы? На эти и некоторые другие вопросы вы найдете ответы, прочитав статью.
Когда предоставляется отпуск без сохранения заработной платы?
Несколько слов скажем о неоплачиваемом отпуске по решению работодателя. Частью 1 ст. 128 ТК РФ установлено, что по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Из данной нормы можно сделать вывод, что обязательными условиями предоставления такого отпуска являются соответствующие обстоятельства, письменное заявление работника и согласие работодателя.
Отметим, что работодатель, принимая решение о предоставлении отпуска, на свое усмотрение оценивает причины, по которым отпуск требуется сотруднику, и если сочтет их незначительными или неуважительными, вправе отказать. Рекомендуем объективно подходить к этому вопросу, поскольку в случае спора суд или контролирующий орган может встать на сторону работника. Например, Пермским краевым судом рассматривалось дело о признании приказа о применении мер дисциплинарной ответственности незаконным. Б. обратилась к работодателю с заявлением о предоставлении неоплачиваемого отпуска на день, не указав причину, по которой он требуется. Соответственно работодатель отказал в предоставлении отпуска, однако Б. на работу не вышла. За это ей объявили выговор. Суд, исследовав материалы дела, выяснил причину отсутствия – необходимость явки в прокуратуру и суд (вызов оформлен соответствующими документами) – и признал приказ о применении дисциплинарного взыскания незаконным (Апелляционное определение Пермского краевого суда от 12.08.2013 по делу № 33‑7452).
Не всегда, конечно, суд встает на сторону работника. Если тот не явится на работу после того, как работодатель откажет в предоставлении неоплачиваемого отпуска, применение мер дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул суд может признать законным и обоснованным (см., например, Определение Московского городского суда от 08.09.2015 № 4г/8‑8669/2015, Апелляционное определение Омского областного суда от 02.09.2015 по делу № 33‑6239/2015).
Когда отказ работодателя будет незаконным?
Приведенный в ст. 128 ТК РФ перечень оснований, когда работодатель не вправе отказать в отпуске, далеко не исчерпывающий: соответствующие случаи могут быть установлены ТК РФ или другими федеральными законами.
Например, согласно ст. 173 ТК РФ работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработной платы сотрудникам, допущенным к вступительным испытаниям при поступлении в высшее учебное заведение, а также слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней. Чуть меньше – 10 календарных дней неоплачиваемого отпуска – обязан предоставить работодатель сотрудникам, совмещающим работу с получением среднего профессионального образования (ст. 174 ТК РФ).
Работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней (ст. 263 ТК РФ).
В некоторых случаях неоплачиваемый отпуск полагается совместителям. Так, в силу ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе сотрудника должен предоставить ему отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.
Но не только Трудовой кодекс определяет случаи, когда работодатель не может отказать в неоплачиваемом отпуске: такие случаи могут быть установлены и иными федеральными законами. Для наглядности представим их в таблице.
08.08.2014 З. поступил телефонный звонок, ей сообщили о необходимости явиться в администрацию МО, где она пробыла с 13.00 до 18.00. 11.08.2014 З. подала объяснительную записку, в которой указала причины отсутствия и реквизиты удостоверения доверенного лица, и приложила справку из администрации МО. Однако руководство МУ все‑таки уволило З.
В силу ст. 43 Закона № 67‑ФЗ на период полномочий доверенного лица работодатель обязан дать доверенным лицам по их просьбе неоплачиваемый отпуск. Поскольку такой отпуск З. предоставлен не был, даже при том, что она не писала заявления, а поставила в известность руководство о необходимости отсутствия по телефону, увольнение признали незаконным: для убытия с работы имелась уважительная причина – осуществление деятельности, связанной с выборами, о чем З. в последующем предоставила справку (Апелляционное определение Московского областного суда от 18.03.2015 по делу № 33‑5980/2015).
Случаи предоставления неоплачиваемых отпусков могут быть установлены коллективным договором или отраслевыми соглашениями. Например, Отраслевым соглашением по организациям Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии на 2015 – 2017 годы женщине, имеющей ребенка в возрасте до 16 лет, предоставляется право на один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы.
Подводя итог раздела, скажем, что если работодатель предоставил определенное законом, коллективным договором или соглашением количество дней неоплачиваемого отпуска в полном объеме, то при новой просьбе в течение этого же года работодатель вправе отказать работнику льготной категории в таком отпуске. Например, работник-инвалид в апреле и августе 2015 года получил неоплачиваемые отпуска по 30 дней (всего согласно ст. 128 ТК РФ инвалид вправе рассчитывать на 60 дней в год). Если о неоплачиваемом отпуске он попросит еще, например, в ноябре – работодатель вправе отказать в предоставлении такого отпуска и это не будет нарушением закона.
Срок неоплачиваемого отпуска
Как быть, когда у работника несколько оснований для отпуска без сохранения зарплаты, например, работник – пенсионер и инвалид, соответственно имеет право на 14 и 60 календарных дней отпуска? Трудовое законодательство не содержит ответа. Полагаем, что в таком случае работник вправе рассчитывать лишь на отпуск большей продолжительности.
Отметим, что вести учет отпусков без сохранения заработной платы необходимо по нескольким причинам.
Во-первых, как мы уже говорили, это поможет работодателю обосновать отказ в предоставлении отпуска сотрудникам, которым по общему правилу работодатель обязан его предоставить (Апелляционное определение Алтайского краевого суда от 22.01.2014 по делу № 33‑502/2014).
Во-вторых, количество дней неоплачиваемого отпуска важно для подсчета стажа для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска. Напомним, что согласно ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Время отпуска (отпусков) без сохранения зарплаты, превышающее 14 дней, включению в указанный стаж не подлежит.
Невключение такого времени отражается увеличением рабочего года на соответствующее количество дней, что в кадровом делопроизводстве означает смещение начала либо окончания рабочего года, в котором использовался отпуск без сохранения заработной платы (Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 18.03.2013 по делу № 33‑2432).
Например, работник устроился в учреждение 10.03.2015. Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы в 2015 году у него составила 20 дней. Поскольку ему было предоставлено больше 14 дней административного отпуска, продолжительность рабочего года увеличится на число дней, превышающее 14, – 6. Таким образом, рабочий год начнется с 10.03.2015 и закончится 15.03.2016.
Оформляем документы
Согласие (несогласие) с заявлением работодатель может выразить, сделав на нем соответствующую запись, например, «Не возражаю», «Согласовано». На основании такого завизированного заявления издается приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Для этого применяется унифицированная форма Т-6 (Т-6а) [2] или форма, утвержденная учреждением. В приказе необходимо указать вид отпуска, количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Некоторые работники уходят в отпуск, не дождавшись приказа. В таком случае, если они не относятся к льготным категориям, которым отпуск необходимо предоставлять, работодатель может зафиксировать прогул и применить меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения. Например, Ленинградский областной суд в Определении от 03.07.2014 № 33‑3394/2014 указал, что наличие резолюции руководителя на заявлении с просьбой о предоставлении дополнительного неоплачиваемого отпуска не свидетельствует о достижении работником соглашения с работодателем по данному вопросу, так как предоставление отпуска должно оформляться приказом.
Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). С приказом обязательно ознакомьте сотрудника под роспись.
Если в учреждении работают дистанционные сотрудники, оформление неоплачиваемого отпуска для них может происходить путем обмена электронными документами с усиленными квалифицированными подписями (ч. 4, 5 ст. 312.1 ТК РФ).
Ну и конечно, сведения о неоплачиваемом отпуске нужно внести в разд. VIII личной карточки.
Можно ли отозвать сотрудника из неоплачиваемого отпуска?
В заключение
[1] Статья 21 Федерального закона от 02.03.2007 № 25‑ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
[2] Утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь