какое понятие шире по объему менеджмент самоменеджмент тайм менеджмент
Тема 1.4. Самоменеджмент и тайм-менеджмент
Тема 1.4. Самоменеджмент и тайм-менеджмент
1. Понятие и цели самоменеджмента
2. Планирования времени: тайм-менеджмент
3. Организация учебы студентов во время семестра
§ 1. Понятие и цели самоменеджмента
Самоменеджмент – это последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.
Самоменеджмент – это, прежде всего, самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова – во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в личной жизни.
Преимущества овладения искусством самоменджмента состоят в следующем:
· выполнение работы с меньшими затратами времени, лучшая организация труда;
· меньше спешки и стрессов;
· больше удовлетворения от работы;
· снижение загруженности работой;
· сокращение ошибок при выполнении своих функций;
· достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций может охватывать шесть фаз:
1. 
постановка цели – анализ и формирование личных целей;
2. планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
3. принятие решений по конкретных делам. Принятие решений допускает выбор первоочередных заданий и дел. Принять решение — значит установить приоритетность.
4. организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
5. контроль – самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости – корректировка целей);
6. информация и коммуникации – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.
§ 2. Планирования времени: тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Оно включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием.
Время — это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Его важнейшей особенностью является безвозвратность — его нельзя накопить, передать, взять в кредит, потому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Недаром же говорят: время — деньги.
Чувство времени – это умение правильно оценить время, успеть уложится в отведенный ранее срок. Оно есть у любого человека, вот только степень его развитости у всех различна. Свои внутренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в детстве, день казался длинным, и время тянулось. Именно тогда наше чувство времени было латентным и давало большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что урок длится 45 минут, перемена 10 минут, дорога от школы домой – 15 минут. И сейчас каждый из нас может сказать, сколько времени займет то или иное событие, особенно если мы делали его многократно. Будь то домашние дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от дома до работы и прочее.
Чувство времени имеет огромное значение для успешной работы и вообще жизни человека.
· Первое важное значение чувства времени – для планирования деятельности. Многие из нас составляют план на день, но только единицам удается сделать все так, как задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать. Планировать умеем: расписываем задачи на день, отмечаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты. И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Почему? Основная причина иллюзий – слабое чувство времени.
· Следующая область использования чувства времени – это управление собой во время работы. К примеру, вы запланировали подготовиться к занятиям за 60 минут. Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано только 10% работы.
· Третья область применения чувства времени – контроль стресса. Роль чувства времени в контроле стресса заключается в том, что вы всегда можете следить за уровнем рабочей нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию.
Упражнения для развития чувства времени
· калибровка. Решив что-то сделать, в уме «прикиньте», какое время вам понадобится на выполнение этой задачи, а после сравните затраченное время с прогнозируемым.
· хронометраж. В течение дня отмечайте на бумаге, сколько времени у вас заняло выполнение того или иного дела. Таким образом, вы разгружаете память. Цель — выработать чувство времени, а не запоминать, что и когда мы делали, а делая запись, мы переводим фокус нашего внимания на время.
· который час? Перед тем, как поглядеть на часы, каждый раз, пробуйте угадать, сколько времени они покажут. Чем чаще вы будете выполнять это упражнение, тем точнее будут ваши предположения.
Чувство времени – очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий – и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе – это положительные результаты наших усилий. Тем более, если эти результаты адекватны затратам.
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 минут на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.
Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени. При планировании следует учитывать такие основные правила:
Ускоренный анализ по принципу Дуайта Эйзенхауэра. Этот принцип является простым вспомогательным средством в тех случаях, когда необходимо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать преимущество. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Все дела подразделяются на 4 группы:
1) срочные (важные дела). Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2) срочные (менее важные дела). Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
3) менее срочные (важные задачи). Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
4) менее срочные (менее важные задачи) — от их выполнения можно воздержаться.
Поглотители времени (хронофаги)
Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени.
Хронофаги делятся на контролируемые и неконтролируемые, прогнозируемые и непрогнозируемые.
Контролируемые – мы в состоянии их изменить, ограничить, исключить из своей жизни. Например, каждый может контролировать просмотр телевизора, выбрав только интересующие программы или фильмы.
Неконтролируемые – мы не можем влиять на их появление и длительность. Например, время в пробке человек не может по своей воле увеличить или уменьшить.
Прогнозируемые – мы с большой долей вероятности можем предсказать, что в это время и в этом месте нас ожидает промежуток времени, который не будет непосредственно связан с полезным делом. Например, ожидая своей очереди в поликлинике, частенько можно просидеть 30-40 минут, а иногда и больше.
Непрогнозируемые – внезапные события, которые предвидеть довольно сложно. Например, поломка стиральной машины, автомобиля или соседи затопили вашу квартиру.
Поглотители времени в современном мире
Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон.
Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы.
Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.
Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта.
Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум?
Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности.
Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует.
Перерывы в работе. Обязательно должны быть. Но частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.
Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.
§ 3. Организация учебы студентов во время семестра
Окончив школу, и поступив в среднее профессиональное учебное заведение, бывшие школьники вступают во взрослую жизнь. Новые товарищи, новые преподаватели, новое учебное заведение со своими порядками пугают и вселяют неуверенность. Большинство первокурсников испытывают стресс, который необходимо преодолеть. Правильная организация труда во время занятий и дома значительно облегчает снятие стресса и помогает в учебе.
В колледже процесс обучения ограничен планом учебного процесса и расписанием занятий и звонков, а дома студент должен сам составить такой распорядок, который бы помог успеть подготовиться к занятиям, участвовать в общественной жизни колледжа, читать книги, общаться с друзьями. Для этого нужно соблюдать несколько не сложных правил:
1. Заведите дневник или ежедневник, где планируйте время на учебу, развлечения, общения и т. д. Недаром записную книжку называют вторым мозгом культурного человека. Причем планирование ведите не только на один день, но и на неделю, месяц и т. д. Это связано с тем, что учебная нагрузка распределена неравномерно и есть задания, которые требуют длительной подготовки.
2. Выделите определенное время для занятий, точно соблюдайте его и постарайтесь не выходить за рамки отведенного времени (при этом вырабатывается условный рефлекс на работу и повышается эффективность и продуктивность труда).
3. Организуйте свое постоянное рабочее место, это способствует созданию делового и рабочего настроения. Важно при этом соблюдать санитарно-гигиенические правила: температура, влажность, шум освещение, положение за столом, расстояние до книги. Во время работы на столе не должно быть посторонних предметов, книг, тетрадей. Каждый предмет должен иметь свое постоянное место. На столе стандартного размера левый и правый дальние углы практически выбывают из обращения, поэтому здесь можно располагать предметы, которыми пользуются редко.
4. Во время работы нужно сохранять активную мыслительную деятельность, не отвлекаться на посторонние предметы, мысли, иначе можно просидеть над учебниками долго, но так ничего и не усвоив. Готовить домашнее задание нужно не более 2-3 часов в день.
5. Работа не может быть продуктивной без полноценного отдыха, поэтому после колледжа нужно хорошо пообедать и отдохнуть. Хорошо, если этот отдых будет активный и в течение 1-1,5 часов. Во время занятий отдыхать нужно через каждые 40-45 минут. Причем помните, что лучший вид отдыха, это не лежание на диване, а смена деятельности: после умственного труда нужно заняться физическим трудом. Так, после занятий, можно заняться приготовлением обеда, уборкой квартиры, физзарядкой, если же все по дому уже сделано, то просто потанцевать или прогуляться до соседнего магазина.
Правила подготовки к экзаменам
Составьте некоторый план занятий: сколько вопросов надо выучить, сколько дней до экзамена, сколько литературы надо прочитать, какой объем информации хотите усвоить за один день.
· Перед тем как учить билеты, стоит прочитать конспекты лекций, чтобы представлять себе общую логику предмета. И только после этого разбирайте конкретные вопросы. Законспектируйте ключевые моменты и тезисы ответа.
· Через каждые 60-90 минут занятий делайте небольшие перерывы. Разомнитесь, попейте сока, просмотрите газету – главное, дайте отдых своей голове. Информационная перегрузка еще никому не шла на пользу. Кстати, для лучшей работы мозга рекомендуем в час съедать по дольке шоколада. На фильмы и художественную литературу (если только это вам не надо к экзамену) не отвлекайтесь. Зрительная информация подобного рода может свести на нет все ранее выученное. Разумнее для расслабления послушать хорошую музыку.
· Накануне экзамена опять просмотрите весь материал: лекции, учебники, конспекты ответов. Подучите особо каверзные места, напишите шпаргалки (не особенно рассчитывайте на них, но повторенье – мать ученья. К тому же многие лучше запоминают, когда пишут все своей рукой) и ложитесь спать.
· А с утра бодрые, опрятно одетые, что хорошо действует на преподавателей, идите на экзамен. Можете положить под пятку пятак, оставить дома стакан воды и попросить родных и друзей, чтобы ругали вас почем зря. Если это и не сработает в плане вытаскивания счастливого билета, то уж уверенности в своих силах вам прибавит наверняка.
· После экзамена хорошо отдохните, а со следующего утра начинайте готовиться к очередному экзамену.
1. Дайте определение самоменеджмента. Какова основная цель самоменеджмента?
2. Дайте определение тайм-менеджмента. Назовите основные правила планирования.
3. Что такое матрица Эйзенхауэра?
4. Что такое хронофаги? На какие виды они делятся?
5. Дайте рекомендации по самоменджменту для студента.
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: