1с помощник расчета дней отпуска

— педагогическим работникам установлен удлиненный отпуск в размере 42 или 56 календарных дней в зависимости от места работы (ст. 334 ТК РФ и приложение к постановлению Правительства РФ от 01.10.2002 № 724);
— работникам моложе 18 лет установлен отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
— работающим инвалидам предоставляется отпуск не менее 30 календарных дней вне зависимости от группы инвалидности (ст. 23 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ) и т.д.

Источник

Расчет неиспользованных дней отпуска в «1С:Зарплате и Управлении Персоналом 8»

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.

Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.

Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.

Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.

Начиная с версии 2.5.8 конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.

Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.

Нормативное регулирование

В соответствии с Трудовым Кодексом РФ (глава 19) каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 дней, максимальная продолжительность отпуска не ограничена.

Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, предусмотренный ТК РФ (в связи с условиями труда) или коллективным договором.

Продолжительность отпуска исчисляется в календарных днях. В стаж работы, дающий право на отпуск, включается время фактической работы и оплачиваемого отпуска, а также время, когда работник был отстранен от работы не по своей вине. На отпуск работник имеет право по истечении шести месяцев со дня приема на работу, однако, по согласованию сторон, отпуск может быть предоставлен и ранее.

Часть ежегодного отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Очевидно, что количество дней отпуска, на которое работник имеет право, необходимо знать как при планировании отпусков, так и при расчете компенсаций за неиспользованный отпуск.

Начиная с версии 2.5.8 конфигурации «Зарплата и Управление Персоналом» в программе реализован учет количества использованных сотрудниками дней отпусков с последующим расчетом остатка неиспользованных дней в разрезе рабочих лет.

Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы заложены в программе.

Регламентированный учет

Виды используемых ежегодных отпусков объявляются в одноименном справочнике. Количество видов ежегодных отпусков не ограничено и остается на усмотрение пользователя. Однако, нужно отметить, что заполнять справочник стоит только теми видами отпусков, которые реально используются в организациях предприятия.

Для каждого вида отпуска можно настроить способ расчета оставшихся неиспользованных дней отпуска (по рабочим или календарным дням) и указать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в течение года (см. рис. 1).

На дополнительные отпуска могут иметь право не все работники предприятия, более того, на предприятии может существовать несколько видов отпусков и право работников на их использование может зависеть от различных критериев. В конфигурации реализована возможность определить список «доступных» отпусков для каждой должности организаций и указать для каждого вида отпуска его продолжительность применительно к этой должности. Заполнить этот список можно на закладке «Ежегодные отпуска» формы справочника «Должности организаций». В список необходимо добавлять только те виды отпусков, продолжительность которых для работников данной должности отличается от указанной в справочнике «Виды ежегодных отпусков». В частности, если дополнительный отпуск предоставляется ограниченному количеству категорий работников, в справочнике «Виды ежегодных отпусков» удобно оставить величину продолжительности отпуска не заполненной, а для конкретных должностей указать реальную продолжительность. Если же дополнительный отпуск используется большинством работников, то в справочнике «Виды ежегодных отпусков» целесообразно указать его продолжительность, а для должностей, которым такой отпуск не положен, в справочнике «Должности» оставить продолжительность этого отпуска пустой.

При регистрации отпусков используются виды расчета из плана видов расчета «Основные начисления организации». Каждому виду расчета здесь можно сопоставить вид ежегодного отпуска, заполнив группу реквизитов «Ежегодные отпуска» на закладке «Использование» (см. рис. 2). Предполагается, что предопределенному виду расчета «Оплата отпуска по календарным дням» будет сопоставлен вид ежегодного отпуска, соответствующий основному ежегодному отпуску. Программа позволит сопоставить основной ежегодный отпуск другому виду расчета, например оплате отпуска по шестидневке, но при этом следует понимать, что это нарушает условия корректности работы алгоритмов.

Для видов расчета, описывающих дополнительные отпуска, на закладке «Время» формы вида расчета должен быть установлен вид времени «Неотработанные полные смены, а также командировки», а в качестве вида времени по классификатору должен быть указан предопределенный элемент «Классификатора использования рабочего времени» «Дополнительный отпуск». Такие настройки необходимы для оформления кадровых приказов на дополнительный отпуск, а также для корректного расчета и учета времени отпуска.

Кроме вышеприведенных настроек, а также вида ежегодного отпуска, все остальные реквизиты вида расчета, описывающего дополнительный отпуск, чаще всего совпадают с реквизитами вида расчета, соответствующего основному ежегодному отпуску.

Виды расчета, предназначенные для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска, относятся к плану видов расчета «Дополнительные начисления организации». В системе введены шесть предопределенных видов расчета, соответствующих компенсациям отпусков при увольнении и без увольнения, удержаниям за неотработанные дни отпуска, рассчитываемым по календарным дням или из расчета шестидневной рабочей недели. Расширить список видов расчета для компенсации отпуска пользователь не может.

Для всех видов расчета, описывающих компенсации неиспользованных отпусков (удержания за отпуск, использованный авансом), необходимо в разделе «Компенсации ежегодных отпусков» на закладке «Использование» отметить, что это компенсация отпуска и указать вид ежегодного отпуска, остаток которого будет компенсирован (см. рис. 3). В данный момент предусмотрена компенсация только основного ежегодного отпуска.

Порядок расчета остатков для основного ежегодного отпуска система автоматически настроит при обновлении информационной базы до релиза 2.5.8 и выше. Однако условием успешного обновления является то, чтобы в информационной базе был заполнен регламентированный производственный календарь за все годы, по которым в программе есть отпуска. Для дополнительных же отпусков, после того, как все подготовительные настройки выполнены, необходимо перепровести все документы «Отпуска организаций», «Начисление отпуска работникам организаций» и «Расчет при увольнении работника организаций». При этом произойдет наполнение регистра накопления «Фактические отпуска организаций», влияющего на расчет остатков отпусков.

Актуальные на текущий момент остатки отпусков можно увидеть с помощью отчета «Регламентированные отпуска сотрудника», который формируется из карточки сотрудника с помощью одноименной команды меню «Печать».

Следует напомнить, что основной задачей описываемого механизма, является автоматический расчет остатка отпуска работника при увольнении. В документе «Расчет при увольнении работника организации» при выборе работника и приказа об увольнении автоматически рассчитывается количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (или количество неотработанных дней отпуска). Отчет, позволяющий проверить правильность расчета (см. рис. 4), можно получить с помощью кнопки открытия рядом с числом дней отпуска.

Как уже говорилось, система позволяет автоматически рассчитать количество неиспользованных дней только одного вида отпуска. Однако, в случае наличия дополнительных отпусков, имея в своем распоряжении подробный протокол расчета, не составит труда откорректировать автоматически рассчитанное число неиспользованных дней отпуска.

Пример

19 марта 2007 года на работу принят Насыров Семен Семенович. Он имеет право на основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней и дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней. 20 мая 2008 года он увольняется. За время работы он был в отпуске однажды, с 24 марта по 17 апреля 2007 года.

При увольнении работника из документа «Расчет при увольнении» получен протокол расчета количества неиспользованных дней отпуска (см. рис. 4). Из протокола видно, что работник использовал часть основного и часть дополнительного отпуска, а также в отчете указаны остатки отпусков на момент увольнения. Также в протоколе отображен факт ввода остатков (18 апреля 2008 г.)

Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения регистрируется документом «Начисление отпуска работникам организации». В этом документе не реализован автоматический расчет количества неиспользованных дней отпуска, поскольку предполагается, что документ будет использоваться для расчета отпускных гораздо чаще, нежели для расчета компенсации отпуска, и расчет остатка отпуска при каждом вводе нового документа не целесообразен. Более того, в случае компенсации отпуска без увольнения, работодатель вовсе не обязательно будет единовременно компенсировать работнику весь остаток неиспользованного отпуска. При проведении такого документа, система фиксирует факт компенсации и учитывает его при дальнейшем расчете остатка отпуска.

Управленческий учет

В управленческом учете основной задачей механизма расчета остатков отпусков является определение положенного размера отпуска для целей планирования отпусков.

Размер ежегодного управленческого отпуска, одинаковый для всех сотрудников предприятия, хранится в регистре сведений «Учетная политика по персоналу» и указывается в рабочих днях. Если в регистре нет ни одной записи, размер отпуска принимается равным 20 рабочим дням. Если запись в регистре есть, но количество дней отпуска не указано, размер отпуска принимается равным 0.

Кроме основного ежегодного управленческого отпуска, работники могут иметь право на отгулы, то есть дополнительные дни к отпуску. Право на такие отгулы чаще всего зависит не от служебного положения (т. е. должности) работника, а возникает вследствие конкретных заслуг: переработок, сверхурочных, досрочного выполнения работы и пр.

Поэтому приобретение права на отгулы для всех категорий работников регистрируется в системе специальным документом «Право на дополнительные дни отпуска» (см. рис. 5).

Остатки управленческих отпусков работников отображаются в отчете «Управленческие отпуска сотрудника», вызываемого из карточки сотрудника. Отметим, что в управленческом учете рабочим годом считается календарный год с 1 января по 31 декабря или с момента приема работника на работу до конца года.

Планирование отпусков осуществляется с помощью инструмента утверждения отпусков «График отпусков».

Двойной щелчок мыши на фамилии работника позволяет открыть карточку отпусков работника, в которой отмечаются все утвержденные и фактически использованные отпуска, а также остаток отпуска на текущий момент. С помощью кнопки «Подробнее по отпускам» можно сформировать отчет обо всех событиях, влияющих на продолжительность отпуска работника: приеме на работу, получении права на отгулы, приказе об отпуске (см. рис. 6).

Из карточки отпусков работника можно запланировать отпуск, то есть создать документ «Планирование отпуска». При выборе дат начала и окончания отпуска в графе «Примечание» автоматически сформируется строка комментария, содержащая сведения о том, отпуск за какие периоды и какой продолжительностью будет израсходован (см. рис. 7).

Алгоритм расчета следующий: система рассчитывает остаток неиспользованных дней отпуска на последний день планируемого отпуска, вычитает из них остаток за прошлые годы, и получает количество дней, которые приходятся на будущий период. Подробнее этот алгоритм проиллюстрирован в отчете по отпускам.

Для того чтобы зарегистрировать в системе тот факт, что работник действительно ушел в отпуск, необходимо сформировать документ «Отсутствие на рабочем месте» с указанием причины неявки «Ежегодный отпуск» на период отпуска.

После проведения документа в карточке отпусков работника отобразится произошедшее событие. Также оно отобразится и в отчете по отпускам (см. рис. 8).

Механизм расчета и хранения остатков отпусков

Заполнить остатки отпусков можно с помощью одноименной кнопки на панели инструментов основной формы соответствующего справочника. При этом программа автоматически пересчитает остатки отпусков за те рабочие годы, по которым не зафиксированы остатки. Факт фиксации остатков отражается в соответствующем отчете по отпускам.

Ввести остатки отпусков вручную, после того как их зафиксировали, можно в форме элемента справочников «Остатки отпусков организаций прошлых лет» или «Остатки отпусков прошлых лет». Основные формы справочников состоят из двух частей: списка работников и расшифровки остатка отпусков по работнику (см. рис. 9). В зависимости от положения курсора в левой части формы, в правой части отображаются данные об остатках отпусков по указанному работнику. С помощью кнопки «Изменить» (или двойного щелчка мышью на любом поле правой части формы справочника, или нажатия Enter) может быть открыта форма элемента, содержащая информацию по одному выбранному работнику. В форме отобразятся строки, соответствующие всем видам отпусков за все годы работы сотрудника. В каждой из этих строк в графе «Количество дней» нужно указать количество неиспользованных работником дней отпуска за указанный в строке год.

Фиксировать остатки отпусков можно и автоматически, с помощью регламентного задания (см. рис. 10). Настраивается автоматическая фиксация отпусков с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов основной формы справочника.

Для регламентного задания должно быть указано расписание, по которому оно будет выполняться. Гибкий механизм настройки расписания позволяет настроить выполнение по часам, дням недели, месяцам. После настройки регламентного задания процедура фиксации остатков отпусков будет запускаться автоматически по указанному расписанию.

Отметим, что исполнение регламентных заданий зависит от режима работы системы.

В клиент-серверном варианте дополнительных настроек не требуется, задачи регламентного задания выполняются на сервере от имени того пользователя, который указан в регламентном задании.

В файловом же варианте работы необходимо, чтобы в форме «Настройка параметров учета» на закладке «Обмен данными» был указан пользователь, от имени которого в системе будет настроено выполнение регламентных заданий (чаще всего, это фиктивный пользователь, созданный специально для выполнения таких функций). Необходимо также, чтобы сессия этого пользователя была запущена в то время, когда должны выполняться задачи регламентного задания.

Таким образом, в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» реализован эффективный механизм планирования отпусков, позволяющий менеджерам по персоналу получать актуальную информацию о праве работников на отпуск и о продолжительности этого отпуска. Также в программе реализован алгоритм расчета остатка неиспользованных дней отпуска (или неотработанных дней отпуска) для расчета работника при увольнении.

Источник

Начисление отпускных в 1С Бухгалтерия 8.3

Начислять отпуска в 1С: Бухгалтерия 8.3 необходимо в случае, когда на предприятии работает не большое количество работников. Учет кадровых и заработных документов выполняется при помощи 1С Бухгалтерия, но также можно использовать 1С: ЗУП. Принцип работы этих двух программ аналогичный. Разница между ними заключается в том, что в последнем софте нет необходимости выполнять предварительные настройки, чтобы включать данную функцию.

Предварительная настройка программы

Настройка в 1С Бухгалтерия 8.3 необходима для того, чтобы пользователи программы могли выполнять работу с кадровыми и заработными документами. Для этого следует перейти в раздел «Администрирование» и нажать «Параметры учета».

Теперь можно выполнить настройку больничных и отпускных начислений. Следует перейти в «Настройки зарплаты», чтобы пометить:

Это позволит программе понимать, что она будет вести кадровый и зарплатный учет. Без требуемых параметров невозможно будет создать соответствующие документы. Следует выделить, что учет кадров будет выполняться в полной мере. Это означает, что будут проверяться документы о приемах, увольнениях и различных переводах касательно сотрудников.

Работа с небольшими фирмами должна выполняться после еще одной настройки. Необходимо:

Выполнение начисления отпускных

Данный этап в 1С Бухгалтерия выполняется только после предварительных настроек, которые были описаны выше. В 1С ЗУП таких манипуляций выполнять не требуется. Теперь можно перейти непосредственно к начислению зарплат и отпускных.

Первым делом следует отправиться в раздел «Зарплата и кадры», где находится пункт «Все начисления». Далее следует выполнить пошаговый этап:

Данные манипуляции позволят в автоматическом режиме определить для каждого сотрудника сумму начисления отпускных и налога на доход физического лица (НДФЛ). В созданном документе необходимо правильно и аккуратно заполнить данными о сотрудниках и компании, в которой они работают. Теперь следует выбрать месяц, после чего можно приступать к основному оформлению документа во вкладке «Главное».

Расчет начислений для каждого сотрудника выполняется в автоматическом режиме. Система при подсчете ориентируется на данные о зарплате. Проверить это можно в дополнительной вкладке «Начисление», где предоставляется следующая информация:

Предоставляется данная информация в виде таблицы, которая имеет два раздела. Ниже можно наблюдать сумму среднего заработка и отпускных начислений, которые учитывают установленные отпускные дни.

Суммы, которые учитываются при составлении отпускных, является:

Последние два показателя можно корректировать вручную, нажав на специальную кнопку, которая имеет вид карандаша. Зеленый карандаш располагается рядом с тем полем, которое можно изменить.

Показатель среднего заработка основывается по данным за последний год. Берется во внимание фактическое отработанное время. В окне, где можно изменить все необходимые значения, можно отредактировать сумму ежемесячных начислений и отработанные дни. После выполненных изменений будет осуществлен автоматический счет, результат которого отобразиться в специальном поле «Средний заработок». Остается только нажать кнопку «Перезаполнить», чтобы изменения вступили в силу и можно было вернуться к основным расчетам. Похожие изменения можно выполнять с показателем НДФЛ.

Теперь необходимо выполнить проведение документа. После выполнения проводки может появиться ошибка. Такая ошибка содержит текст: «Дата документа не может быть больше планируемой даты выплаты».

Чтобы избавиться от данной проблемы, следует произвести некоторые поправки в параметрах документа. Необходимо изменить дату проведения документа, то есть дату, когда начисляется отпускная сумма. В соответствии с Трудовым кодексом работодателям необходимо выполнять оплату отпуска максимум за три дня до начала выходного периода. Также следует выполнять оплату до начала нерабочих и праздничных дней.

Если изменить дату не получается, так как программа не предоставляет для этого доступ, то следует выполнить следующие манипуляции:

Когда все настройки были выставлены, данные были вписаны, а сам документ был проведен, то можно его распечатать. Для этого программа 1С 8.3 обладает меню «Печать». В нем можно выбрать:

Движение документа

На верхней панели главного окна программы, где необходимо оформлять отпускной документ, располагается кнопка «Показать проводки и другие движения документа». Такая кнопка имеет вид разноцветных значений «Дт Кт». Перейдя в данное меню, можно подробно посмотреть проводки по отпускным и по удержанию налога. Дебет выполняется в зависимости от настроек.

Также на панели располагается кнопка «Выплатить». С ее помощью можно создавать документы для банков и касс, которые отображают информацию об отпускных значениях и налогах.

Отражение отпуска при начислении зарплаты

В разделе, где оформляется отпускное начисление, можно составить зарплатный документ. Для начала в шапке следует указать дату и название организации. Теперь необходимо нажать «Заполнить», чтобы программа автоматически рассчитала требуемые начисления. Таким образом, можно вести учет по всем сотрудникам указанной компании в соответствии с отработанным временем каждого.

Отображенная статистика имеет вид таблицы, в которой можно увидеть две колонки. В одной колонке отображаются значения по зарплате, а в другой по отпускным начислениям. Также предоставляется возможность составить расчетный лист. Его можно создать отдельно для каждого сотрудника, в котором будет учитываться оклад за отработанные и отпускные дни.

Если у вас возникли вопросы по расчету отпускных в 1С, то можете задать их прямо сейчас нашим специалистам. Позвоните по телефону в своем городе и закажите бесплатную консультацию.

Источник

• ← ручная коробка или автомат что лучше
• какое бывает назначение платежа →