На страницах нашего онлайн портала alivahotel.ru мы расскажем много самого интересного и познавательного, полезного и увлекательного для наших постоянных читателей.
Если вы работаете на компанию в сфере консалтинга, аудита, ИТ-интеграции или оказания иных услуг, то знаете, что показатель утилизации персонала критически важен для экономической эффективности бизнеса и составляют основу для мотивации.
На западных рынках управление утилизацией лежит в основе управления бизнесом в секторе услуг, а показатели утилизации включаются в ежегодные отчеты.
Тем не менее учет рабочего времени и расчет утилизации представляет собой непростую задачу с которой справляются не все компании.
Постараемся ответить на вопросы:
Что такое утилизация
Термин «Утилизация» распространен, но не всем нравится. Часто используются термины «Эффективная загрузка», «Полезное использование» и так далее.
В простом понимании утилизация — это мера эффективности труда. Исчисляется как отношение полезного времени (числитель) к доступному времени (знаменатель).
Почему утилизация так важна? Все просто — до 75% расходов в секторе услуг приходится на заработную плату. Снижение утилизации означает рост издержек или себестоимости, если бизнес продает услуги.
Для чего применяются показатели утилизации
Применение зависит от типа бизнеса, рассмотрим по порядку распространённости:
Какие используются виды утилизации
Чаще всего рассчитывают три вида утилизации. Некоторые компании применяют только один вид, другие сразу три.
Базовая или утилизация ресурсов
Утилизация ресурсов — это отношение полезных трудозатрат к доступным трудозатратам.
Полезные трудозатраты — это работа на внешних и внутренних проектах. Полезные задачи не включают административные работы, простой, обучение сотрудников и так далее.
Утилизация ресурсов — самая простая для понимания и расчета, чаще применяется компаниями, учитывающими рабочее время, но не продающими время напрямую. Например, управляющими компаниями, банками и так далее. С помощью контроля утилизации ресурсов менеджеры сокращают операционные расходы, выявляют и поощряют эффективных сотрудников.
Коммерческая или оплачиваемая утилизация
Коммерческая утилизация точнее определяет полезное время — это трудозатраты, которые оплачиваются клиентом. Иногда в коммерческую утилизацию включают также внутренние инвестиционные проекты. Коммерческая утилизация ниже, чем утилизация ресурсов.
Коммерческую утилизацию сложнее посчитать, т.к. работы даже на одном проекте могут оплачиваться, а могут не оплачиваться. Коммерческая утилизация применяется в бизнесе, продающих услуги напрямую — консалтинговом, аудиторском и так далее.
Оплаченная утилизация
Оплаченная утилизация еще больше сужает понимание полезного времени — это работы, по которым компания получила выручку, т.е. «пришли деньги».
Применяется компаниями, в которых значимая часть работ, выставляемых к оплате может быть не оплачена. Например, акты выставлены, но клиент не принял работы или добился снижения объема оплачиваемых работ.
Как рассчитать доступное время
Итак, с числителем — полезным временем, разобрались. Теперь разберемся со знаменателем.
Расчет доступного времени — это дискуссионный вопрос, и встречаются различные способы. Посмотрим на варианты расчёта доступного времени за 1 год от самого грубого до самого детального:
В зависимости от управленческого уровнях в одной компании могут применятся разные подходы для расчёта доступного времени. В России чаще встречается 3 и 4 варианты, но 5-ый, с почасовой оплатой, набирает популярность в высокотехнологичных компаниях.
Как рассчитать утилизацию
Как уже разобрались нужно два значения: числитель — полезное время, и знаменатель — доступное время.
Для получения значений необходимо учитывать рабочее время.
Классический способ — таймшиты:
Например, мы рассчитываем коммерческую утилизацию для сотрудника за март 2017 года.
Проект, Отсутствие
Трудозатраты
Коммерческие проекты (оплачиваемые клиентами)
124 часов.
Непроектные задачи (совещания, планирование рабочего времени, отчетность и тому подобное).
30 часов.
Простой
19 часов.
Отсутствия (отгул на 2 дня)
16 часов.
Итого
189 часов.
Учитывать рабочее время и рассчитывать утилизацию по всем сотрудникам без автоматизации достаточно сложно. На помощь приходят решения класса Professional Services Automation, такие как Timetta.
Какое значение утилизации считать правильным
Целевые значения утилизации могут сильно различаться для сегментов бизнеса.
Рекомендуется для категорий квалификации (грейдов) устанавливать отдельные нормы. Например, ИТ-интегратор, выделены 6 грейдов:
Грейд
Норма
Замечание
1 — стажер
50%
Сотрудник учится
2 — младший специалист
75%
Основной ресурс, максимум на выработку
3 — специалист
75%
Основной ресурс, максимум на выработку
4 — ведущий специалист, менеджер проекта
65%
Сотрудник часть времени тратит на передачу опыта, развитие внутренних технологий
5 — линейный менеджер, ведущий руководитель проектов
40%
Сотрудник большую часть времени тратит на управление, но не теряет навыков и тоже приносит доход
В общем случае правило простое — утилизация должна быть максимальной, но в зоне комфорта трудолюбивых сотрудников. И тут затрагивается важная составляющая утилизации — ее влияние на управление персоналом.
Timetta — решение для учета рабочего времени и контроля утилизации.
Ключевые показатели деятельности в проектно-ориентированной компании
Страница 4 из 8
Версия для печати
Соответственно и типовые КПД для проектно-ориентированных компаний главным образом относятся к этим областям.
КПД для организационной структуры
В значительной степени успешность проектно-ориентированной компании зависит от того, насколько хорошо используются человеческие ресурсы. Для проектно-ориентированных компаний характерно использование матричных организационных структур, предполагающих формирование на базе постоянных функциональных подразделений компании временных коллективов, создаваемых под конкретные проекты. При использовании таких структур усложняются как распределение ресурсов, так и процедуры управления. Соответственно, важнейшими показателями являются проектная утилизация персонала и доля объема работ в проектах, приходящаяся на управленческий персонал проектов.
Утилизация показывает эффективность использования ресурсов и сигнализирует либо о слабой загрузке персонала и необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов.
[Утилизация] = 100% * [Рабочее время, затраченное сотрудниками в рамках проектов] / [Общий фонд рабочего времени]
Доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал проектов, характеризует зрелость процессов управления проектами, использование стандартных процедур, шаблонов документов.
[Доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал проектов] = 100% * [Рабочее время, затраченное управленческим персоналом проектов] / [Общий фонд рабочего времени проектов]
КПД для бюджета
В проектно-ориентированной компании центрами затрат и прибылей являются проекты, поэтому для всех финансовых показателей компании проекты рассматриваются в качестве важнейшего аналитического разреза. Но, кроме того, существует целый ряд бюджетных показателей, характерных именно для проектно-ориентированной компании. К ним относятся, например, доля своих ресурсов в проекте, доля накладных затрат в проекте, экономия резервных фондов проекта и т. д.
Являясь самостоятельным центром затрат и прибыли, проект тем не менее обычно «принадлежит» одному из подразделений компании, то есть попадает в зону его прямой ответственности. При этом в проект могут привлекаться ресурсы из других подразделений. Соотношение «своих» и «чужих» ресурсов в проекте показывает, во-первых, насколько разумно сформирована постоянная организационная структура компании (департаменты, отделы), соответствует ли она реальной структуре бизнеса, а также правильно ли в компании формируются центры ответственности за проекты.
[Доля своих ресурсов в проекте] = 100% * [Собственные ресурсы подразделения, используемые в проекте] / [Все ресурсы, используемые в проекте]
предыдущая
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
следующая
Страница 4 из 8
Управление портфелями проектов
Матвеева А.А.
Управление программой проектов
Процессное и проектное управление: сходство и различие
В. Гагарский
Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь для участия в обсуждении.
Ключевые показатели деятельности в проектно-ориентированной компании
Страница 4 из 8
Версия для печати
Соответственно и типовые КПД для проектно-ориентированных компаний главным образом относятся к этим областям.
КПД для организационной структуры
В значительной степени успешность проектно-ориентированной компании зависит от того, насколько хорошо используются человеческие ресурсы. Для проектно-ориентированных компаний характерно использование матричных организационных структур, предполагающих формирование на базе постоянных функциональных подразделений компании временных коллективов, создаваемых под конкретные проекты. При использовании таких структур усложняются как распределение ресурсов, так и процедуры управления. Соответственно, важнейшими показателями являются проектная утилизация персонала и доля объема работ в проектах, приходящаяся на управленческий персонал проектов.
Утилизация показывает эффективность использования ресурсов и сигнализирует либо о слабой загрузке персонала и необходимости повышения качества ресурсного планирования, либо, наоборот, о необходимости привлечения дополнительных рабочих ресурсов.
[Утилизация] = 100% * [Рабочее время, затраченное сотрудниками в рамках проектов] / [Общий фонд рабочего времени]
Доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал проектов, характеризует зрелость процессов управления проектами, использование стандартных процедур, шаблонов документов.
[Доля объема работ, приходящаяся на управленческий персонал проектов] = 100% * [Рабочее время, затраченное управленческим персоналом проектов] / [Общий фонд рабочего времени проектов]
КПД для бюджета
В проектно-ориентированной компании центрами затрат и прибылей являются проекты, поэтому для всех финансовых показателей компании проекты рассматриваются в качестве важнейшего аналитического разреза. Но, кроме того, существует целый ряд бюджетных показателей, характерных именно для проектно-ориентированной компании. К ним относятся, например, доля своих ресурсов в проекте, доля накладных затрат в проекте, экономия резервных фондов проекта и т. д.
Являясь самостоятельным центром затрат и прибыли, проект тем не менее обычно «принадлежит» одному из подразделений компании, то есть попадает в зону его прямой ответственности. При этом в проект могут привлекаться ресурсы из других подразделений. Соотношение «своих» и «чужих» ресурсов в проекте показывает, во-первых, насколько разумно сформирована постоянная организационная структура компании (департаменты, отделы), соответствует ли она реальной структуре бизнеса, а также правильно ли в компании формируются центры ответственности за проекты.
[Доля своих ресурсов в проекте] = 100% * [Собственные ресурсы подразделения, используемые в проекте] / [Все ресурсы, используемые в проекте]
предыдущая
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
следующая
Страница 4 из 8
Управление портфелями проектов
Матвеева А.А.
Управление программой проектов
Процессное и проектное управление: сходство и различие
В. Гагарский
Пожалуйста, авторизуйтесь или зарегистрируйтесь для участия в обсуждении.
Это зависит от принятой на предприятии формы учета отработанного времени. Она может быть:
ВАЖНО! Режим работы может быть ненормированным (ст. 101 ТК РФ). Тогда периодическое привлечение к работе в часы, когда другие работники отдыхают, как сверхурочная работа не рассматривается.
В отработанное сверх норматива время попадают:
Пример 1
Повар трудится с графиком 2/2, смена 12 часов. В месяце по графику выпадает 15 смен — 180 часов. В месяце 22 рабочих дня, норма часов по ТК — 176. То есть переработка составляет 4 часа.
Продолжительность внеурочного труда не должна превышать нормативы
Ст. 99 ТК РФ установлены нормативы максимальной продолжительности сверхурочного труда. Сверхурочная работа не должна превышать:
Оплата сверхурочной работы по ТК РФ в 2021 году
Сверхурочная работа оплачивается в повышенном размере по ст. 152 ТК РФ. В ней установлены минимальные размеры повышающих коэффициентов при оплате:
ВАЖНО! Работа в праздничные дни оплачивается в двойном размере полностью. В эти дни повышающие коэффициенты вторично не применяются.
В связи с коронавирусной инфекцией в ТК РФ внесен новый термин нерабочие дни. Такие дня оплачиваются по одинарной ставке вне зависимости от того трудился ли работник или отдыхал. Последние нерабочие дни были в РФ установлены на 04-07 мая 2021г.
Как правильно оформить и оплатить такие дни, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
По договоренности с работниками выплаты за сверхурочные часы могут быть больше, но не меньше.
Пример 2
Сотрудник по распоряжению руководителя задерживался на работе:
10 февраля — 3 часа;
12 февраля — 2,5 часа;
15 февраля — 1,5 часа.
Рабочее время ему учитывается поденно. Оклад работника 32 000 руб.
Бухгалтер сделал расчет по норме часов в феврале:
32 000 / (17 × 8 + 7 (27.02.2017)) = 223,77 руб.
223,77 × 1,5 = 335,65 руб.;
201,26 × 2 = 447,54 руб.
Часы по ставке 1,5: 2 + 2 + 1,5 = 5,5
Часы по ставке 2: 1 + 0,5 = 1,5
Итого к доплате сотруднику за февраль:
335,65 × 5,5 + 447,54 × 1,5 = 2517,33 руб.
ВАЖНО! При суммированной форме учета часы переработки по каждому дню не распределяются. Считаются первые 2 часа в периоде по 1,5 и все остальные — по 2 (письмо Минздрава РФ от 31.08.2009 № 22-2-3363).
Оплата сверхурочных часов при сменном графике
Специальные методики расчета переработок для смен не установлены. Отсюда возникают вопросы при расчете.
Пример 1 (продолжение)
Тариф за 1 час: 2 400 / 12 = 200 руб.
200 × 1,5 = 300 руб. (первые 2 часа)
200 × 2 = 400 руб. (последующие часы)
Вопрос в том, как считать эти часы. Последний день месяца был у работника выходным, то есть сверхурочные по графику уже есть — это 4 часа, из которых 2 по 300 руб. и 2 по 400 руб. Как следует считать 6 часов замены? 2 по 300 и 4 по 400 или все 6 по 400? Четкого ответа на этот вопрос в законах нет.
По смыслу ст. 152 ТК РФ требования едины к любым видам расчетов по сверхурочным. Если нет внутрифирменных стандартов, лучше предпочесть вариант: 6 по 400. Это будет совпадать с выводами судов по зарплатным спорам.
Таким образом, доплата за сверхурочные составит:
2 × 300 + 8 × 400 = 3 800 руб.
Работник вправе рассчитывать на отгул продолжительностью не менее времени, отработанного сверхурочно. Как оформить предоставление работнику отгула за ранее отработанное сверхурочно время, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Расчеты за отработанное сверх нормативов время — технически сложный процесс, не вполне четко обеспеченный методически, поэтому его следует дополнительно организовать:
Подробнее об оформлении трудового договора читайте в статье«Унифицированная форма ТД-1».
предыдущая
предыдущая
