Утеряны журналы по охране труда что делать
Потеряли журнал по охране труда, что делать?
Журнал по охране труда можно потерять, испортить, забыть в офисе во время переезда и так далее. Потеря документа редко связана с утаиванием информации о произошедшем, но любая проверка выявит отсутствие журнала по охране труда. В законодательстве нет однозначного ответа, как поступать в случае утери документа. Поэтому на практике сложилось несколько способов решения проблемы, если этот нормативный акт потеряли.
Журналы по охране труда
Это локальные нормативные акты, обязательные в любой организации. В них фиксируются все мероприятия, проводимые компанией. В записях указывается место проведения, дата и участники. Список участников формируется пофамильно, а от каждого участника требуется подпись в журнале охраны труда. В документе указывают всю информацию о проведении инструктажей перед обучением или началом работ.
Государственная инспекция в первую очередь проверяет именно эти записи, если проводится внеплановая или плановая проверка.
Наличие такого акта — подтверждение, что организация выполнила все требования по обучению работника, а также ознакомила его с требованиями по безопасности. Сотрудник знает, что делать в нестандартной ситуации, при возникновении опасности и так далее.
О регистрации вводного инструктажа. В нем перечислены слушатели, дата проведения мероприятия и информация о лекторе.
О регистрации первичного инструктажа. Содержит аналогичную информацию.
Об учете инструкций. Для отдела или должности может быть создана уникальная инструкция с присвоением номера. Это фиксируется в соответствующем акте.
О регистрации несчастных случаев на производстве. Вносятся все травмы сотрудников и происшествия, которые привели к травме. В будущем планируется вносить даже незначительные травмы работников.
Ответственность за утерю
Первое, что не нужно делать, если документ утерян — замалчивать этот факт. Если никаких действий по восстановлению журнала по охране труда не предпринято, это приведет к штрафам.
Трудовая инспекция в ходе проверки способна установить, что необходимый акт отсутствует, в этом случае работодателю грозит штраф по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в размере от 110 до 130 тысяч рублей.
Ответственность распространяется и на ответственного за утерю или порчу журнала по охране труда.
Восстановление
В связи с потерей нужно выполнить обязательные действия, чтобы, в случае проверки, инспекция не предъявила претензий.
Что делать при утере или порче журнала:
Составить акт об утрате документа. В акте будет содержаться информация о том, что специалист по охране труда должен завести новый книгу для учета данных. Также в акте отмечается, что нужно провести внеплановые инструктажи, так как основной журнал был испорчен или утерян.
Выпустить приказ о восстановлении книги.
Создать новую книгу по охране труда.
В новом журнале перечисляются все работники и проводится внеплановый инструктаж. Если инспекция назначила проверку в срок, когда факт утери или порчи книги был установлен, избежать штрафа помогут оправдательные справки и иные акты. Это возможно:
при пожаре — справка от МЧС о происшествии;
в случае затопления — акт осмотра от специалиста, занимающегося обслуживанием здания;
при переезде — объяснительные от участников переезда, приказ о расследовании происшествия.
Комиссия, созданная для расследования, должна включать в себя минимум трех человек:
специалиста по охране труда;
другого заинтересованного лица.
Цель создания комиссии — в письменной форме зафиксировать объяснения работников и причастных лиц, которые связаны с потерей книги охраны труда. Внесенные данные позволяют объяснить, почему за указанный срок не содержится обязательных для фиксации сведений. Также устанавливается возможная причина, почему документ потеряли.
Если утерянный акт создан недавно, а работодатель способен восстановить внесенные записи на основании имеющихся данных, он вправе создать дубликат.
Как восстановить утерянный журнал по охране труда
Эксперты Роструда уточнили порядок действий при восстановлении утерянного журнала вводного инструктажа по охране труда.
Ведомство отмечает, что нормами действующего законодательства указанный порядок не урегулирован.
По мнению Роструда, для восстановления утраченного журнала проведения вводного инструктажа необходимо издать соответствующий приказ, завести новый журнал и повторно провести с работниками вводный инструктаж, о чем внести записи в новый журнал.
В данном случае следует руководствоваться требованиями статьи 212 ТК РФ, а также действующим порядком обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников (утв. постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2003 № 1/29).
Такие разъяснения приведены в Обзоре актуальных вопросов от работников и работодателей за август 2019 года.
У каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, численность работников которого превышает 50 человек, должна быть создана служба охраны труда. Службу охраны труда разрешается заменить должностью специалиста по охране труда. Работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда по своему усмотрению.
Все работники, в том числе руководители организаций, обязаны проходить обучение по охране труда и проверку знания требований охраны труда. Для всех поступающих на работу лиц, а также для работников, переводимых на другую работу, работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда, организовывать обучение безопасным методам и приемам выполнения работ и оказания первой помощи пострадавшим.
Работодатель обеспечивает обучение лиц, поступающих на работу с вредными и опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов. Обучение осуществляется за счет средств работодателя. При этом работодатель обязан обеспечить недопущение к работе лиц, не прошедших обучение, инструктаж, стажировку и проверку знаний требований охраны труда. Кроме того, работодатель обязан обеспечить недопущение работников к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обязательных медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований.
Все про утерю журнала по охране труда: восстановление документов, образцы
В практике СОТа случается всякое, в том числе и утеря журналов по охране труда. Первое ощущение, которое возникает – это паника, что теперь делать, а если проверка? К сожалению от этого никто не застрахован и нужно как-то выкрутиться так, чтобы не вразрез с законодательством.
У нас часто буровые бригады переезжали с одного месторождения на другое, редко конечно, но возникали такие ситуации, когда забывали папку с документами по охране труда, а когда возвращались за ней уже все заметено снегом. И как быть? Очевидный ответ, что восстанавливать, а как это правильно сделать, расскажу подробно в этой заметке.
И если у вас был такой опыт, практика общения с инспектором и есть что рассказать, присоединяйтесь в комментариях, это будет полезно остальным читателям. Давайте помогать друг другу!
Утеря журналов по охране труда
Утеря журналов по охране труда в случае проверки грозит серьезными последствиями, а существенная доля работы СОТа в организации связана с ведением и контролем соответствующих документов. И конечно же никому не хочется “влететь” за недостаточный контроль!
Сам специалист по охране труда крайне редко теряет журнал, ответственность все таки, но могут произойти форсмажоры, например, затопит или еще какой-то катаклизм. А вот руководители подразделений склонны к потерям, это проверено на своей “шкуре”.
Поэтому лучше им знать про ответственность, которая может возникнуть, если в самый неподходящий момент будет обнаружена утеря документов по охране труда.
Ответственность за утерю документов по охране труда
Самая большая ошибка, которую можно совершить после обнаружения факта утери – ничего не делать, замалчивать происшествие, надеяться, что оно само как-то «рассосется». Этого не произойдет, а шансов дождаться окончания установленных нормативами срока хранения не так много.
Первая же проверка сразу выявит отсутствие журнала и пометок о его утере. Пропажа журнала о проведении вводного или первичного инструктажа приравнивается к отсутствию инструктажа и размер штрафа составляет:
Также ответственность несет лицо, по вине которого произошла утеря журнала по охране труда или уничтожение (сотрудник охраны, водитель, специалист по охране труда, иные работники). В большинстве форма вины определяется руководством предприятия – от выговора до штрафа.
Весь спектр услуг по охране труда
Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – профессиональное решение ваших задач по охране труда. Качественно и в срок!
Восстановление документов по охране труда
Помимо обязательных к ведению журналов есть и те, заполнение которых рекомендовано, но необязательно. И восстановление документов по охране труда проводится в том же порядке, что в и случае с обязательными документами.
Однако по решению руководства и согласованию со специалистом по охране труда их можно не восстанавливать. Никаких штрафов не последует, главное не перепутайте обязательные и рекомендованные!
Восстановление документов по охране труда процедура непростая и конечно же бюрократическая с подготовкой кучи бумаг, но они вам впоследствии помогут избежать штрафа:
Обязательно проводится внеплановый инструктаж, о котором делается запись с соответствующей пометкой. Последующие инструктажи ведутся согласно ранее разработанному плану.
Одна из целей – получить в письменной форме объяснение от сотрудника, отвечающего за документ. Выводы заносятся в акт утери журнала по охране труда с указанием причин случившегося, ответственных, предпринятых мерах. Если комиссионно было принято решение о депремировании или штрафе,необходимо сделать отдельная запись.
Акт об утере журналов по охране труда
Акт об утере журналов по охране труда должен содержать требования о необходимости завести новый журнал в связи с обстоятельствами, которые обязательно указываются. Тут же уточняется необходимость проведения внепланового инструктажа. Если утеря журналов по охране труда произошла по вине сотрудника, вписывается ФИО и принятое в его отношении решение.
Зачем нужен акт? Одна из причин – объяснить, в случае проверки, отсутствие старых записей. Данная работа комиссии убережет от штрафа, поэтому стоит потратить время и оформить новый документ, как можно раньше.
Дубликаты документов
Часто возникает вопрос о том, надо ли в случае восстановления документа вносить в него информацию «задним числом»? Обычно заводится «чистый» от записей журнал, в котором первым делом ставится пометка о внеплановом инструктаже.
Специалист по охране труда может повторить вводный инструктаж, который проводится обычно только для новых сотрудников, лишним не будет 🙂 Тоже самое относится и к руководителям подразделений, если утеря журнала по охране труда была по их вине.
Далее можно сделать завершающую запись “Внеплановый инструктаж проведен”. Поставить дату, подпись и далее уже продолжать ведение журнала и регистрацию инструктажей, как того требует трудовое законодательство.
Все необходимые документы для восстановления документов по охране труда вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Сроки хранения журналов по охране труда
В п. 423 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 установлен срок хранения журналов по охране труда – 45 лет, поэтому даже если утерян старый журнал, который давно не ведется (переполнен, заведен новый), обязательно проводится расследование. Окончания срока хранения журнала явно не дождаться 🙂
Именно поэтому, во избежание неприятных проблем, которые могут вылиться в штрафы, следует соблюдать правила хранения и перевозки документов. Также рекомендуется по окончанию обязательного 45-летнего срока не уничтожать документы.
Основные выводы
Во избежание штрафов лучше заранее подготовиться к возможным проверкам и для этого, если выявлена утеря журналов по охране труда, необходимо собирать документы, которые можно предоставить по запросу инспекции по труду. В зависимости от причин утери они могут отличаться.
При пожаре: нужна справка от МЧС о пожаре, с указанием места и площади возгорания, а также протокол осмотра места происшествия.
При затоплении: прикладывается справка и акт осмотра места происшествия. Выдает, обслуживающая объект организация и прикладываются объяснительные от работников.
При переезде: прикладывается приказ о расследовании обстоятельств, объяснительные сотрудников, производивших перемещение документов (грузчик, водитель, иные лица), акты об утрате и восстановлении. Прикладывается Приказ о восстановлении документа.
Если документы вообще не велись, должен быть приказ о расследовании причин и акт с результатами расследования, а по окончанию заводится новый журнал.
Это основная информация, которая может быть вам полезна, но если что-то осталось непонятным или у Вас нестандартная ситуация, обращайтесь.
Желаю вам безопасной и эффективной работы!
разработаю документы за вас
Введите номер телефона, рассчитаю смету по вашим задачам. Вводите без восьмерки. «Бюро Екатерины Воронцовой» – весь спектр услуг по охране труда. Качественно и в срок!
Понравилась статья? Поделись!
20 комментариев
Автор: Екатерина Воронцова
Здравствуйте.
На Ваше усмотрение, например, можно в строке написать что внеплановый вводный проведен на основании приказа № и дата. И далее всех оформить, в конце указать завершающую запись
Добрый день. Екатерина, нужен Ваш совет. Обнаружила, что в подразделении в районе проведен первичный инструктаж и журнал дальше не заполнялся. Руководитель уволился и не передал полномочия новому сотруднику. Как лучше поступить: акт составить и новый журнал завести или внеплановый инструктаж в старом журнале оформить и вести его дальше?
Автор: Екатерина Воронцова
Добрый день.
Сначала нужно написать служебную записку на имя руководителя организации об обнаружении данной ситуации, провести внеплановый и вести дальше, потому как контроль должен быть. Но если Вы хотите, как утерю провести, то акт, новый журнал и внеплановый инструктаж.
Здесь все зависит от ситуации, какой вариант выбрать
Здравствуйте, столкнулась с такой ситуацией, работники переводились внутри структурного подразделения, но первичный инструктаж руководитель не провел, записи в журнале нет, теперь естественно вписать некуда, что делать в такой ситуации, подскажите, пожалуйста!
Автор: Екатерина Воронцова
Здравствуйте. А сколько времени пошло от даты, когда должен был быть проведен инструктаж и на момент обнаружения?
Екатерина Воронцова, а это идет с июня 2020 года, обнаружила недавно только
Автор: Екатерина Воронцова
«Задним» числом смысла вписывать нет, лучше с руководителя подразделения взять объяснительную о причине пропуска, чтобы таких нарушений больше не допускалось. Судя по срокам, этим работникам уже проведен повторный инструктаж на рабочем месте (перевод)
Добрый день, подскажите пожалуйста, как отличается ситуация и алгоритм действий, если утерян журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности?
Автор: Екатерина Воронцова
Добрый день.
Можно использовать аналогичный алгоритм
Спасибо Вам за работу. Мне кажется, будет правильно написать в разделе «Дубликаты документов», какими датами проводить заново вводный инструктаж. А уже внеплановый инструктаж в дубликате журнала инструктажей на рабочем месте. И есть опечатки в статье. В разделе «Акт об утере», второй абзац и др.
Автор: Екатерина Воронцова
Спасибо большое за дополнения и корректировки, исправления внесла, иногда глаз замылен и не все сразу углядишь
Даты проведения вновь вводного инструктажа указываются в приказе
Автор: Екатерина Воронцова
На основании ст 93.1 НК РФ инспектор вправе затребовать данный журнал, но включить в протокол нарушение за отсутствие журнала не смогут
Автор: Наташа
Автор: Екатерина Воронцова
Приказ о приеме и хорошо, если есть служебная записка на имя руководителя о том, что документация в части охраны труда не велась до Ваше появления, то будет вообще то, что доктор прописал
Автор: Наташа
Екатерина Воронцова, спасибо, так с сделаю)
Добрый день, очень полезные статьи, огромное спасибо. Подскажите пожалуйста вводный инструктаж и на рабочем месте это одинаковый инструктаж или содержание разное?
Екатерина, Вы как обычно в своих статьях затрагиваете самые частые и проблемные ситуации на предприятии, не регулирующие НПА, но требующие их решения.
Спасибо Вам за передачу опыта!
И небольшое мое недопонимание, требующее разъяснения:
В предоставленном образце Акта об утрате документа, прописано, что необходимо провести первичный инструктаж со всеми работниками предприятия в новом журнале.
А по тексту статьи Вы говорите, что необходимо провести внеплановый инструктаж со всеми работниками предприятия с записью в новом журнале.
Как все-таки при утере вписать в новый журнал инструктажей проведение инструктажа имеющим работникам на предприятии?
Им нужно провести внеплановый инструктаж и записать их всех по фактической дате?
Автор: Екатерина Воронцова
Спасибо большое, Екатерина, что так внимательно читаете и указываете на недочеты, как говорится одна голова хорошо, а две лучше :))
В данной ситуации банальная опечатка, необходимо провести внеплановый инструктаж, в акте сейчас внесу корректировки.
Как правильно заполнять журналы по охране труда (образец)?
Какие есть журналы по охране труда
Законодательство РФ в сфере охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12.0.004-2015, постановление Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает российским работодателям ведение журналов:
Данные регистры выступают основными журналами по охране труда на российских предприятиях.
Перечень документов по охране труда, которые нужно иметь работодателю, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Посмотреть его можно, получив бесплатный доступ к системе.
Кто отвечает за ведение журналов по охране труда
Отдельными приказами руководства компании назначаются ответственные за ведение:
В компетенцию лиц, назначенных руководством ответственными за ведение указанных журналов по охране труда, входит:
Что касается журналов учета и выдачи инструкций, руководство также может назначить сотрудника, ответственного за их ведение и хранение. Если же документ разработан для конкретного структурного подразделения фирмы, его хранение должен осуществлять руководитель данного подразделения.
Специфика заполнения журналов по охране труда
Теперь рассмотрим, на какие нюансы должен обратить внимание работодатель, заполняя журналы по охране труда.
Что касается обоих типов журналов инструктажа, важно обратить внимание на:
Порядок проведения вводного инструктажа по охране труда подробно описан в Путеводителе от К+, доступ к которому можно получить бесплатно.
Для заполнения журнала учета инструкций наибольшее значение имеет:
В отношении журнала выдачи инструкций следует обратить особое внимание на:
При заполнении журнала регистрации несчастных случаев важно указание:
Данные нюансы заполнения журналов по охране труда — в числе наиболее критически значимых. Это не означает, что иные графы или пункты документа можно не заполнять в принципе. Работать с ними тоже необходимо, но ошибки или пропуски записей в них могут быть не столь критичными, чем в элементах журналов по охране труда, отраженных выше.
Журнал нужно прошить. На оборотной стороне или на последней странице приклеить лист с указанием количества прошитых листов, подписью руководителя и печатью организации. Остаток нити нужно подклеить под этот лист. Пример такой надписи:
Печать предприятия нужно ставить так, чтобы она частично попадала на страницу журнала и лист с подписью.
Где бесплатно скачать журналы по охране труда
Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем портале. Соответствующие источники составлены с учетом тех критериев, которые мы обозначили в статье.
Скачать журналы по охране труда можно по следующим ссылкам:
Итоги
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.
Инструктажи: обязанности специалиста по охране труда
юрист, эксперт по охране и экономике труда, руководитель направления «Охрана труда» в Контур.Школе
Разберемся, для чего проводить, как оформить инструктажи по охране труда. И что делать, если руководитель заставляет проводить все виды инструктажей. В статье найдете четыре образца ЛНА
Для чего проводить инструктажи по охране труда
Инструктажи по охране труда нужны, чтобы:
По каким программам проводить инструктажи по охране труда
Чтобы проводить инструктажи по охране труда, а также определить перечень лиц, освобожденных от первичного и повторных инструктажей:
Шаг 1. Разработайте программу вводного инструктажа по охране труда. Поручите ее разработку специалисту по охране труда.
Шаг 2. Разработайте программы первичного инструктажа по охране труда на рабочем месте для структурных подразделений. Поручите разработку таких программ инструктажей руководителям структурных подразделений. Специалист по охране труда должен оказать при этом руководителям подразделений методическую помощь в разработке инструкций.
Шаг 3. Составьте перечень лиц, освобожденных в организации от проведения первичного и повторного инструктажей на рабочем месте по охране труда.
Шаг 4. Утвердите приказ об организации инструктажей по охране труда работников в организации.
Образцы этих документов вы найдете в нашей шпаргалке. Скачайте их и используйте в работе.
В конце статьи есть шпаргалка
В Контур.Школу поступают вопросы: можно ли не проводить инструктажи, если сотрудники прошли обучение и проверку знаний требований охраны труда?
Ответ: обучение по охране труда, которое проводят по программе 40 часов с выдачей удостоверения, не заменяет инструктаж по охране труду. Такую позицию подтверждает Минтруд России в Письме от 27.07.2018 № 15-2/ООГ-1880. Проводите для сотрудников и обучение по охране труда, и инструктажи.
Кто проводит инструктажи по охране труда
Можно ли возложить обязанности по проведению первичного и повторного инструктажей на специалиста по охране труда
Нет, это незаконно возлагать на специалиста по охране труда обязанность проводить инструктажи на рабочем месте — первичный, повторный, внеплановый, целевой (абз. 2 пункта 2.1.4 Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда, утв. Постановлением Минтруда и Минобразования РФ № 1/29 от 13.01.2003). Специалист по охране труда проводит только вводный инструктаж по охране труда (п. 2.1.2 Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда).
Что делать, если руководитель организации пытается возложить обязанности проводить первичный и повторный инструктажи на специалиста по охране труда?
«Чтобы не усугублять взаимоотношения, разъясните руководителю организации, что согласно п. 2.1.4 Порядка обучения и проверки знаний требований охраны труда, утв. Постановлением Минтруда и Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29, все инструктажи на рабочем месте проводит не специалист по охране труда, а руководители структурных подразделений организации. Для этого руководители структурных подразделений обязаны разработать программы первичного инструктажа, а руководитель учреждения — утвердить их.
Программы надо разработать в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, локальных нормативных актов организации, инструкций по охране труда, технической и эксплуатационной документации.
Когда и с кем проводить инструктажи по охране труда
1. Вводный инструктаж проводите:
С вновь принятыми сотрудниками вводный инструктаж по охране труда проводят в первый рабочий день, после заключения трудового договора с сотрудниками. Главное, чтобы до проведения вводного инструктажа работники не приступили к своим трудовым обязанностям.
2. Первичный инструктаж проводите на рабочем месте:
Первичный инструктаж на рабочем месте проводите до начала самостоятельной работы работников, сразу после вводного инструктажа по охране труда. На первичном инструктаже ознакомьте сотрудников с теми вредными и опасными производственными факторами, которые негативно воздействуют на здоровье, научите пользоваться средствами индивидуальной защиты, правильно применять оборудование и инструмент.
Предоставьте сотрудникам для изучения инструкции и руководства по обслуживанию оборудования и инструментов, инструкции по охране труда, технологические инструкции и проекты (планы производства работ).
Сроки повторного инструктажа:
Утвердите локальным актом работодателя перечень профессий, должностей работников и видов работ, к которым предъявляют повышенные требования охраны труда.
3. Внеплановый инструктаж по охране труда проводят при наступлении одного из обстоятельств:
4. Целевой инструктаж проводят, когда работники:
Как зафиксировать проведение инструктажей по охране труда
Кого и когда можно освободить от первичного и повторных инструктажей
Работников, которые не связаны с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов, можно освободить от первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.4. Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утв. Постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29).
Чтобы освободить работников от прохождения первичного и повторного инструктажа, утвердите перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного и повторных инструктажей.
Освобождая таких сотрудников от первичного и повторного инструктажей, работодатель берет под личную ответственность их безопасность. Если с таким работником произойдет несчастный случай, к руководителю организации будут вопросы со стороны инспектора по труду.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Перечень сотрудников, освобожденных от инструктажей 624.6 КБ
Приказ об организации инструктажей 628.9 КБ
Программа вводного инструктажа по охране труда 634.3 КБ