Установочное совещание что это
Первое совещание на проекте. О чем оно?
От того, насколько хорошо удастся старт ракеты, во многом зависит успех всего полета. Так же и проектом – установочное совещание по проекту серьезно влияет на старт проекта. В английском языке для первого совещания проекта используется термин kick-off meeting.
Нужно ли проводить kick-off meeting? Я слышал о проектах, где руководитель не организовывал никакого установочного совещания, а сотрудники получали задачи по проекту через e-mail и задавали друг другу вопросы: кто тот человек, что прислал мне задачу, и что за это проект, в котором я что-то кому-то должен сделать? Уверен, вы можете догадаться, как в таком проекте сотрудники относились к необходимости реализовывать задачи, и что было со сроками этого проекта.
Или другой пример, когда над проектом несколько месяцев официально ведутся работы, но кроме руководителя проекта никто толком не знает, какие продукты проекта должны быть получены.
Для меня ответ на вопрос о надобности kick-off meeting очевиден.
От первого совещания на проекте во многом зависит настроение вашей команды, общее понимание целей проекта. И косвенно – то количество проблем, с которыми вы можете столкнуться, если его не проведете или сделаете это бездарно.
Какие вопросы стоит обсудить на первом совещании? Единой точки зрения по этому вопросу нет и вряд ли может быть. На проектах, где я выступаю руководителем, обычно для kick-off meeting предлагаю следующий список:
Можно, конечно, предложить и большее количество вопросов на обсуждение, но, как мне кажется, kick-off meeting не должен продолжаться более двух часов, а на эти четыре вопроса их с трудом может хватить.
Пройдемся подробнее по этим вопросам.
Психологи пишут о том, что чем яснее человеку цель, тем с большим интересом он берется за ее реализацию. Мой опыт показывает, что сотрудникам, участвующим в проекте, не безразлично понимание целей проекта и результатов. В принципе, если к моменту первого совещания уже готов Устав проекта, то его и можно презентовать и обсудить с участниками проекта. В Уставе проекта обычно содержатся цели проекта, описание результатов проекта, продукты проекта, ограничения и допущения проекта и иногда даже требования к продуктам проекта (или ссылки на документы, содержащие их). Обсуждение всех этих вопросов позволит участникам совещания сформировать общее информационное поле проекта, задать некоторые вопросы по целям и продуктам проекта, обсудить свои ожидания от проекта.
Знакомство участников друг с другом особенно важно, если участники команды проекта ранее не работали вместе, или если на совещании присутствуют представители нескольких заинтересованных сторон. Руководитель проекта может представить «костяк» своей команды и объяснить всем участникам митинга, кто чем будет заниматься в проекте и кто за что будет отвечать. У участников совещания появляется возможность задать вопросы относительно опыта друг друга и уточнить права и ответственность в проекте.
Если в вашей компании только что закончился похожий проект, пригласите руководителя этого проекта на установочное совещание по проекту и попросите рассказать об «усвоенных уроках» его проекта. Это может навести вас на мысль о том, какие лучшие практики можно использовать в вашем проекте и о том, с какими проблемами вы можете столкнуться. Обсуждение усвоенных уроков похожего проекта плавно подведет участников к теме о рисках вашего проекта. Для идентификации рисков вы можете на совещании использовать диаграмму Исикавы (подробнее тут: http://project-management.zis.by/upravlenie-riskami/kak-uchest-neopredelennost-pri-planirovanii-proekta.html) или другие известные вам инструменты.
Обсуждение рисков очень полезно устроить на первом совещании, чтобы у всех было единое понимание того, с какой неопределенностью вы столкнулись в проекте, что позволит руководителю проекта в дальнейшем втянуть участников проекта в обсуждение антирисковых мероприятий по проекту. Но это лучше сделать на отдельном совещании.
Кого стоит приглашать на установочное совещание?
Я сторонник того, чтобы информировать о проекте все заинтересованные стороны, но не всегда стоит приглашать всех их представителей. Возможно, в каком-то проекте не стоит пытаться собрать на это совещание и представителей заказчика проекта, и поставщиков, и пользователей – у них могут быть разные ожидания от проекта, а вы можете оказаться не готовы обсуждать их на этом совещании. Я предпочитаю выяснять ожидания от проекта у заинтересованных сторон не на первом совещании, а сделать это после того, как спланирую подходы к тому, как выявлять ожидания.
Кого точно стоит пригласить, так это участников команды проекта и представителя заказчика. Стоит ли приглашать представителей остальных заинтересованных сторон – решайте, исходя из вопросов повестки первого совещания и специфики вашего проекта.
Вот и все, что я хотел написать в этой заметке.
Подумайте о первом совещании вашего проекта – оно является мощным инструментов придания импульса вашему проекту.
Первое совещание на проекте. О чем оно?
От того, насколько хорошо удастся старт ракеты, во многом зависит успех всего полета. Так же и проектом – установочное совещание по проекту серьезно влияет на старт проекта. В английском языке для первого совещания проекта используется термин kick-off meeting.
Нужно ли проводить kick-off meeting? Я слышал о проектах, где руководитель не организовывал никакого установочного совещания, а сотрудники получали задачи по проекту через e-mail и задавали друг другу вопросы: кто тот человек, что прислал мне задачу, и что за это проект, в котором я что-то кому-то должен сделать? Уверен, вы можете догадаться, как в таком проекте сотрудники относились к необходимости реализовывать задачи, и что было со сроками этого проекта.
Или другой пример, когда над проектом несколько месяцев официально ведутся работы, но кроме руководителя проекта никто толком не знает, какие продукты проекта должны быть получены.
Для меня ответ на вопрос о надобности kick-off meeting очевиден.
От первого совещания на проекте во многом зависит настроение вашей команды, общее понимание целей проекта. И косвенно – то количество проблем, с которыми вы можете столкнуться, если его не проведете или сделаете это бездарно.
Какие вопросы стоит обсудить на первом совещании? Единой точки зрения по этому вопросу нет и вряд ли может быть. На проектах, где я выступаю руководителем, обычно для kick-off meeting предлагаю следующий список:
Можно, конечно, предложить и большее количество вопросов на обсуждение, но, как мне кажется, kick-off meeting не должен продолжаться более двух часов, а на эти четыре вопроса их с трудом может хватить.
Пройдемся подробнее по этим вопросам.
Психологи пишут о том, что чем яснее человеку цель, тем с большим интересом он берется за ее реализацию. Мой опыт показывает, что сотрудникам, участвующим в проекте, не безразлично понимание целей проекта и результатов. В принципе, если к моменту первого совещания уже готов Устав проекта, то его и можно презентовать и обсудить с участниками проекта. В Уставе проекта обычно содержатся цели проекта, описание результатов проекта, продукты проекта, ограничения и допущения проекта и иногда даже требования к продуктам проекта (или ссылки на документы, содержащие их). Обсуждение всех этих вопросов позволит участникам совещания сформировать общее информационное поле проекта, задать некоторые вопросы по целям и продуктам проекта, обсудить свои ожидания от проекта.
Знакомство участников друг с другом особенно важно, если участники команды проекта ранее не работали вместе, или если на совещании присутствуют представители нескольких заинтересованных сторон. Руководитель проекта может представить «костяк» своей команды и объяснить всем участникам митинга, кто чем будет заниматься в проекте и кто за что будет отвечать. У участников совещания появляется возможность задать вопросы относительно опыта друг друга и уточнить права и ответственность в проекте.
Если в вашей компании только что закончился похожий проект, пригласите руководителя этого проекта на установочное совещание по проекту и попросите рассказать об «усвоенных уроках» его проекта. Это может навести вас на мысль о том, какие лучшие практики можно использовать в вашем проекте и о том, с какими проблемами вы можете столкнуться. Обсуждение усвоенных уроков похожего проекта плавно подведет участников к теме о рисках вашего проекта. Для идентификации рисков вы можете на совещании использовать диаграмму Исикавы (подробнее тут: http://project-management.zis.by/upravlenie-riskami/kak-uchest-neopredelennost-pri-planirovanii-proekta.html) или другие известные вам инструменты.
Обсуждение рисков очень полезно устроить на первом совещании, чтобы у всех было единое понимание того, с какой неопределенностью вы столкнулись в проекте, что позволит руководителю проекта в дальнейшем втянуть участников проекта в обсуждение антирисковых мероприятий по проекту. Но это лучше сделать на отдельном совещании.
Кого стоит приглашать на установочное совещание?
Я сторонник того, чтобы информировать о проекте все заинтересованные стороны, но не всегда стоит приглашать всех их представителей. Возможно, в каком-то проекте не стоит пытаться собрать на это совещание и представителей заказчика проекта, и поставщиков, и пользователей – у них могут быть разные ожидания от проекта, а вы можете оказаться не готовы обсуждать их на этом совещании. Я предпочитаю выяснять ожидания от проекта у заинтересованных сторон не на первом совещании, а сделать это после того, как спланирую подходы к тому, как выявлять ожидания.
Кого точно стоит пригласить, так это участников команды проекта и представителя заказчика. Стоит ли приглашать представителей остальных заинтересованных сторон – решайте, исходя из вопросов повестки первого совещания и специфики вашего проекта.
Вот и все, что я хотел написать в этой заметке.
Подумайте о первом совещании вашего проекта – оно является мощным инструментов придания импульса вашему проекту.
Успешный старт проекта
Полное руководство по осуществлению запуска проекта
Просмотр тем
Что такое старт проекта? Это первое, вводное, совещание с проектной командой и, по возможности, с клиентом. На этом совещании определяют общие цели и целевое назначение проекта.
Запускать проект без проведения вводного совещания — это все равно что отправляться в путешествие, не имея конкретного плана. Возможно, что в пути вам встретится что-нибудь интересное, но, скорее всего, вы закончите свой отпуск в компании утомленных попутчиков и с полупустым фотоальбомом. Успешное вводное совещание задает курс на эффективную и бесперебойную совместную работу по проекту.
Зачем нужно вводное совещание?
Поскольку это первое совещание между участниками команды проекта и, возможно, клиентом или куратором, оно оптимально подойдет для определения ожиданий и укрепления духа команды. Обычно старт проекта проводят, после того как завершено техническое задание или карта проекта и все стороны готовы к работе.
Вводное совещание — это возможность сориентировать команду на предстоящую работу, определить способы взаимодействия, поставить общие цели и запланировать рабочие встречи. На нем можно обсудить, например, способы коммуникации, периодичность проведения собраний, график проекта, а также факторы, которые могут замедлить работу над проектом (и способы их избежать).
Планирование вводного совещания
Как говорится, не подготовившись, готовьтесь к провалу. Нет ничего хуже, чем прийти на встречу с кем-то, кто не нашел времени к ней подготовиться. Чтобы не оказаться в таком неловком положении, тщательно планируйте вводное совещание
Подготовка
Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.
Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.
Организация совещания
Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:
Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.
В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?
Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.
При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.
Какие темы рассматриваются на вводном совещании?
Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:
Представление участников
Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.
Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта
Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.
В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.
Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.
График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.
Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.
Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них
Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.
Инструменты и методы
Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.
Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.
Управление рисками и проблемами
Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.
Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.
Документируйте старт проекта
Желаете поскорее вывести свой проект на старт, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта в Confluence подскажет правильное направление. Попробуйте бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.
Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи
Правило 4. Дайте слово спонсору
Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.
Часть спонсора в идеале выглядит так:
Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick–off прошел успешно
Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:
Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kick–off, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kick–off хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.
Kick–off – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.
Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kick–off вам этого не надо
При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kick–off.
Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.
В рабочей группе такие же люди, как и вы
Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют
Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kick–off был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».
Для чего нужна стартовая встреча
Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде
Обсудить основные вопросы по проекту
Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль
Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском
Установить правила работы
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
Представьтесь и попросите участников сделать то же
Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании
Роль каждого в проекте уточнят позже.
#2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
#3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу. Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей
Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
#4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
#5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты
Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке
#6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
— статус выполнения проекта в %
— соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)
— статус соблюдения бюджета (те же три цвета)
— состояние удовлетворения в команде (аналогично)
— краткое изложение того, что было сделано, результат работы
— вопросы, ожидающие решения
— риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
#7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
#8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
When to Use Kick-Off
What does kick-off mean? Kick-off is a variant spelling of the closed compound kickoff. It has all of the same meanings and functions as kickoff, which means it can be a noun or an adjective, but it is used in different language communities.
The below graphs show the preference for each language community.
These graphs chart the use of kick-off vs. kickoff in American and British English, respectively, and, as you can see, the preferences are almost the complete opposite.
When to Use Kickoff
What does kickoff mean? Kickoff can be a noun or an adjective.
As a noun, kickoff means the beginning of something. In the case of American football, the kickoff is literally one team kicking the ball to the other team. In other contexts, though, kickoff is more figurative than literal.
Here are a few examples,
As an adjective, kickoff describes something that comes first, whether the first play in a sporting event, the first seminar in a professional conference, or many other things.
The closed compound kickoff is more common in the American English than British English. The AP Stylebook prescribes kickoff as an adjective or a noun.
Outside of North America, many publications hyphenate the compound.
Правило 5. Краткость и профессионализм!
Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который: