Упаковочный лист для чего
Зачем нужен упаковочный лист и как его правильно оформить. Документы и сроки
При пересечении товаром границы важную роль играет сопроводительная документация. Она нужна для правильного таможенного оформления и расчета пошлин. Ошибки в ее заполнении или неполный комплект документов приводят к задержкам груза. Что такое упаковочный лист, чем он отличается от инвойса и как его правильно заполнять, расскажут специалисты компании «Калипсо».
Что такое упаковочный лист и для чего он нужен
Упаковочный лист актуален для перевозчиков, а также лиц, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы, сортировку, учет и хранение товаров. Сверяясь с его данными, проверяют наличие, объем и целостность груза.
Перевозчик оперирует понятием «грузовое место», в качестве одного места может выступать коробка, паллета, ящик или сверток. Категория является основной для контроля перевозчиком. Именно по грузовым местам он определяет успешность транспортировки: важно, чтобы их количество совпадало с документацией, а упаковка была целой.
Отличия от инвойса
Информация, которую приводят в упаковочном листе и инвойсе, схожа. Среди отличий можно назвать следующие.
В Packing List указаны характеристики товаров и их упаковок (объем, вес, размер).
В случае, если содержимое грузомест различно, это отражают в листе.
Не указывается рыночная стоимость груза в целом или его составляющих.
Как правильно оформить
Строгого шаблона, регламентированного законодательством, в этом случае нет. Важно, чтобы информация в нем была оформлена понятно, доступно и не противоречила действующему законодательству России.
Информация упаковочного листа должна включать в себя следующие пункты: данные об отправителе и грузе, адрес конечного пункта назначения. При оформлении не стоит допускать помарок и ошибок. Если оплошность произошла, есть смысл начать заполнение документов заново.
Важно знать! С момента принятия груза за сохранность ответственен перевозчик. Но под данным требованием понимается только целостность упаковки.
Бумага оформляется в рукописном или печатном виде на стандартном листе А4. Достоверность информации подтверждает живая подпись отправителя или упаковщика. Мокрая печать для заверения необязательна.
Упаковочный лист составляют в двух экземплярах. Один из них остается у отправителя, другой отдают представителю перевозчика. По договоренности может быть оформлен третий экземпляр, который предоставляется получателю.
Какая информация содержится в документе
Хотя документ составляют произвольно, образец упаковочного листа содержит обязательные блоки.
Наименование документа с указанием названия компании-отправителя.
Информация о предприятии-получателе, адрес доставки.
Ссылка на главный документ (например, накладную).
Таблица с описанием товарно-материальных ценностей, для каждого пункта указываются единица измерения, количество и масса.
Пометки об особых характеристиках товара (хрупкости, опасности).
Вес нетто и брутто.
Подписи упаковщика и должностного лица, проверившего упаковку (как правило, это делает представитель компании-перевозчика).
Дата оформления документа.
Законодательная база
Ротация упаковочного листа регулируется сразу несколькими законодательными документами. Поскольку бумага используется для транспортировки как внутри государства, так и за его пределами, основные положения описаны в таможенном кодексе ТС. Кроме этого, нормативное регулирование осуществляется следующими документами.
Бернские грузовые конвенции для ж/д транспорта от 1985 года.
Женевская конвенция для автодорожного транспорта от 1975 года.
Варшавская конвенция для воздушных сообщений от 1955 года.
Конвенция ООН для смешанных перевозок от 1980 года.
Федеральный закон, касающийся контроля транспортировки грузов автомобильным сообщением.
Постановления правительства Российской Федерации.
Почему важно оформить упаковочный лист
Упаковочный лист относится к обязательной товарно-транспортной документации. Его оформляют в дополнение к инвойсу, если товары принадлежат к разным категориям и каждое место груза имеет индивидуальные параметры. Документ также может быть составлен на однородный груз. Как правило, его располагают на поверхности упаковки, чем обеспечивают простой и удобный доступ.
Упаковочный лист содержит много полезных данных и выполняет следующие задачи:
идентифицирует принадлежность груза к партии;
позволяет установить факт целостности товара;
уточняет его количественные характеристики;
экономит время на сортировке и логистике;
предупреждает ошибки с назначением товаров;
предупреждает утерю товарного места на разных этапах транспортировки.
Если вы затрудняетесь в оформлении Packing List или первый раз сталкиваетесь с данной документацией, таможенный брокер компании «Калипсо» поможет решить все юридические вопросы. Важно понимать, что данный документ во многом определяет успешность транспортировки и сохранность груза.
Выводы
Упаковочный лист (Packing List) – сопроводительный документ, который нужен для благополучной транспортировки товара. На территории Российской Федерации его оформление обязательно.
Упаковочный лист
Оформление упаковочного листа применяется при транспортировке различного рода грузов. Это товаросопроводительный документ, составляемый в виде описи, которая отражает наименование перевозимых товарно-материальных ценностей, их количество, вес и т.п. параметры.
В перечень содержащихся в упаковочном листе сведений могут входить любые показатели груза, кроме его стоимости.
Это вполне закономерно, учитывая тот факт, что документ располагается снаружи упаковки и является легкодоступным (т.е. не указывая цену товара, отправитель обеспечивает дополнительную меру по его сохранности). Грубо говоря, случайный человек цену груза не узнает.
Когда применяется упаковочный лист
Упаковочный лист используется при перевозке грузов с помощью транспортных компаний – в этом случае применение данного документа хоть по закону и не является обязательным, но часто бывает зарегистрировано в учетной политике перевозчика.
В случае переправки товарно-материальных ценностей за границу, составление документа является необходимостью (для предоставления его на таможне).
Упаковочный лист может оформляться на однородный груз или же различный товарный ассортимент, упакованный в одно товарное место (коробку, ящик, паллету, сверток, бочку и т.п.). Он располагается на поверхности упаковки таким образом, чтобы его можно было легко найти и ознакомиться со всей необходимой информацией.
Упаковочный лист может быть самостоятельным документом или же служить приложением к счету-фактуре, например, если вес, количество и вид каждого товарного места различны или переправляется большой объем товарно-материальных ценностей.
Зачем нужен упаковочный лист
Роль данного документа довольно проста: он служит неотъемлемым приложением к транспортируемому грузу. Поскольку перевозимый товар так или иначе проходит через склады логистических компаний, задействованных в его перемещении, он смешивается с другими грузами.
Упаковочный лист, содержащий всю необходимую информацию и прикрепленный непосредственно к упаковке, помогает сотрудникам транспортных компаний быстро определить целостность товара, сориентироваться в том, куда именно он перевозится, его количественных характеристиках, весе и т.д.
Это дает возможность сэкономить время при сортировке грузов, не ошибиться с пунктом назначения конкретного товара, и не потерять его на различных этапах транспортировки.
Правила составления упаковочного листа
Определенной, обязательной к применению формы упаковочного листа нет – бланк может быть оформлен в произвольном виде с включением любых пунктов, не противоречащих законодательству РФ. Главное, чтобы он содержал:
К оформлению документа следует относиться внимательно, стараться не допускать ошибок, а если таковые все же случились, лучше составить новый лист. Это важно, поскольку с момента принятия груза к транспортировке и до момента его сдачи принимающей стороне, ответственность за целостность товарно-материальных ценностей несет перевозчик.
Здесь следует акцентировать внимание на том, что ответственность на транспортной компании лежит именно за целостность упаковки, а вот за сохранение качества товара при перевозке он ответственности не несет.
Иными словами, если заказчик сэкономил на упаковке и упаковал товар в ненадлежащую тару, то в случае его внутренних повреждений при перемещении, доказать вину перевозчика будет проблематично.
Правила оформления
Оформлять упаковочный лист можно на обычном листе А4 формата, как в печатном, так и в рукописном виде. При этом документ обязательно должен содержать «живую» подпись отправителя груза, т.е. упаковщика. Удостоверять упаковочный лист печатью не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица полностью освобождены от требования использовать в своей деятельности штампы и печати.
Оформляется документ минимум в двух экземплярах, один из которых остается у отправителя, второй передается на руки представителю транспортной компании. По мере надобности может быть создан и третий экземпляр, который отправляется получателю груза.
Пример составления упаковочного листа
Что такое упаковочный лист. Объясняем простыми словами
Упаковочный лист (aнгл. packing list) — документ, который сопровождает груз и содержит список всех перевозимых товаров отдельно по каждому товарному месту (ящик, коробка и др.).
В нём указывают ключевую информацию о содержании каждой упаковки и её характеристиках (объём, размеры, вес, сколько единиц товара содержится и т. п.).
Один экземпляр упаковочного листа остаётся у отправителя, второй — у перевозчика. При необходимости печатается третий экземпляр для получателя.
Упаковочный лист помогает перевозчику при сортировке грузов на различных этапах транспортировки, а получателю позволяет узнать, что и в каком количестве содержится в грузе, не вскрывая его.
Пример употребления
«Правоохранительные органы запросили у российского представительства IBM документы, контракты, упаковочные листы и накладные на поставки оборудования из-за рубежа в Россию в связи с подозрениями в незаконном импорте оборудования».
Нюансы
Упаковочный лист обязателен, если вы отправляете товар за границу: он необходим для прохождения таможни. Для перевозок внутри страны закон не требует оформлять упаковочный лист. Но это распространённая практика, облегчающая организацию грузоперевозок, и его заполнение может быть прописано в условиях транспортных и логистических компаний.
Упаковочный лист не имеет унифицированной формы. Каждая компания может разработать свой шаблон документа с учётом специфики товаров. Главное, чтобы он содержал сведения об отправителе и получателе груза, пункте назначения, виде упаковки, наименовании товара, количестве и весе. Обычно оформляется на листе формата А4. Печать не требуется, но нужна подпись ответственного лица.
Упаковочный лист крепится снаружи упаковки и должен быть легкодоступен для ознакомления. В том числе и по вышеуказанной причине (его может увидеть любой человек) упаковочный лист не должен содержать стоимость транспортируемых товаров — для этого есть накладная, счёт-фактура или инвойс.
Упаковочный лист: зачем нужен и как его оформлять
Упаковочный лист (он же packing list) — это документ, который сопровождает поставку. В этой статье мы разберемся, как должен выглядеть упаковочный лист, что в нем должно содержаться и как его правильно оформлять. Мы также разберем ситуации, когда он необходим, а когда поставка может обойтись без него.
Что такое упаковочный лист
Упаковочный лист — это документ, который прикладывается к каждой упаковке. В документе указывают важные сведения о содержании упаковки и ее характеристиках. Сюда входит описание коробок или паллет, количество штучного товара в каждой коробке, вес товара с коробкой и без нее и так далее. Проще говоря, упаковочный лист помогает получателю не вскрывая упаковку узнать, что и в каком количестве в ней содержится. Получив поставку с упаковочными листами, покупатель сразу понимает, по сколько товаров в каждой коробке, может быстро подсчитать и проверить количество привезенного товара.
Сверяться по упаковочному листу обычно удобнее, чем по накладной, особенно если в поставке несколько разновидностей товаров, упакованных вместе.
Единственный случай, когда без упаковочного листа не обойтись — это поставки через границу. Если вы отправляете товар за рубеж, то вам придется приложить к нему упаковочный лист. С ним будут знакомиться сотрудники таможни. В остальных случаях packing list — инициатива добровольная, но полезная, упрощающая работу всем участникам поставки.
Упаковочный лист не составляют, если отправляется сыпучий товар или продукты «навалом» без какой-либо внешней упаковки.
Что указывают в упаковочном листе
Упаковочный лист может оформляться в разных компаниях с некоторыми различиями, но его содержание обычно более-менее совпадает. Напоминаем, что этот документ составляется отдельно для каждой упаковки. Итак, в упаковочном листе обычно указывают следующие характеристики:
Этот список — лишь ориентир. Вы можете не указывать одну или несколько характеристик, перечисленных выше, или добавить какие-либо свои, эксклюзивные для вашего товара характеристики в упаковочном листе. Главное, чтобы лист доносил до получателя важную информацию, которая упрощает поставку и контроль над ней.
Правила составления упаковочного листа
Упаковочный лист не имеет регламентированной формы — компания вправе составлять этот документ так, как посчитает нужным. Можно разработать собственную форму упаковочного листа, а можно воспользоваться уже готовыми шаблонами, которых полно в интернете. Какую бы форму вы ни выбрали, позаботьтесь о том, чтобы все упаковочные листы были оформлены одинаково. Разнородные документы не помогут приемщику, а только запутают его!
В идеале, конечно, стоит разработать упаковочный лист под собственную продукцию. Найденные в открытом доступе формы могут не учитывать особенностей вашего товара и упаковок.
Ниже представлен пример упаковочного листа, который описывает поставку одного товара в коробке. В документе указаны наименования компаний, адрес доставки, номер накладной, тип упаковки, количество товарных мест, наименование товара, вес нетто и брутто. Документ подтвержден подписями сотрудников, ответственных за эту поставку.
Наиболее распространен подобный «скелет» упаковочного листа:
Правила оформления упаковочного листа
Перечислим основные правила, которые помогут вам хорошо заполнить упаковочный лист:
Заключение
Поставки внутри страны не обязывают поставщика оформлять упаковочный лист. Но этот документ помогает и самому поставщику контролировать наполнение грузовика, и приемщику быстрее все проверить, и экспедитору — прикинуть расход топлива на поездку. Оформление упаковочного листа — это признак хорошего тона для транспортных и логистических компаний.
Пакинг лист в международных перевозках
Можно выделить три основных товаросопроводительных документа в морской перевозке: коносамент, пакинг лист (Packing List) и коммерческий инвойс (Commercial Invoice). Сразу отметим, что пакинг лист и упаковочный лист используются как синонимы. Многие грузоотправители осведомлены о важности коносамента и его ключевой роли…
Можно выделить три основных товаросопроводительных документа в морской перевозке: коносамент, пакинг лист (Packing List) и коммерческий инвойс (Commercial Invoice). Сразу отметим, что пакинг лист и упаковочный лист используются как синонимы. Многие грузоотправители осведомлены о важности коносамента и его ключевой роли в организации качественной перевозки. Однако значимость пакинг листа также важно правильно оценивать. Существуют определенные аспекты, которые необходимо учитывать при заполнении данного документа. Это поможет избежать целого ряда недоразумений, возникающих при некорректной работе с ним. В настоящей статье рассмотрим наиболее распространенные заблуждения о пакинг листе.
Пакинг лист не имеет большого значения
Одно из самых частых заблуждений, но это один из самых важных документов при транспортировке. Фактически, он необходим для формирования коносамента. Его задача информировать все стороны, участвующие в процессе доставки, о содержании груза. Он требуется таможенным органами в пункте назначения. С его помощью определяется соответствует ли груз местным законам и требованиям безопасности.
Между перевозчиком и грузоотправителем могут возникнут споры, связанные с весом груза. Кроме того, груз могут повредить во время транспортировки. Пакинг лист используется в этом случае в качестве доказательства. Прикладывается к исковому заявлению, если дело доходит до суда.
В пакинг лист нужно вносить минимальное количество информации
Это утверждение ошибочно. В пакинг листе должны быть указаны:
При создании пакинг листа для международной перевозки для каждой позиции товара должно быть дано общее описание. Для коммерческих перевозок Вы также должны указать условия Инкотермс, по которым будет осуществлена отгрузка. Убедитесь, что во всех ваших документах указаны одни и те же условия Инконтермс. Корректное и единообразное заполнение сведет к минимуму риск путаницы и ошибок.
В пакинг листе можно указать приблизительный вес
Этого делать не следует, поскольку может привести к дополнительным проверкам и задержкам. Когда груз прибывает в порт (как в месте отправления, так и в пункте назначения) он обычно взвешивается и измеряется. Любые расхождения между фактическим весом и весом, указанном в пакинг листе, могут вызвать подозрения. На их основании таможенные органы могут принять решение о задержке груза и проведении инспекции. Груз не будет отправлен пока содержимое контейнера и его параметры не будут определены правильно.
Пакинг лист – то же самое, что и коммерческий инвойс
Пакинг лист и коммерческий инвойс схожи по содержащейся в них информации. Тем не менее существует разница в их функциональности. Номер коммерческого инвойса необходимо указывать в пакинг листе. В сведениях, которые содержатся в этих двух документах, не должно быть противоречий. Однако коммерческий инвойс не может заменить пакинг лист и наоборот.
Ранее уже упоминалось, что в пакинг листе указывается количество, тип, вес и размеры отправляемого груза. Именно пакинг лист служит ключевым документом в случае возникновения каких-либо споров и претензий. Что касается коммерческого инвойса, то он является юридическим документом между поставщиком и клиентом. Инвойс не только описывает продаваемые товары, но и сумму, которую клиент должен заплатить за товар.
Можно рассмотреть это и с другой стороны. Пакинг лист обычно отправляется получателю товара, а коммерческий инвойс отправляется стороне, ответственной за оплату товаров.
Образцы пакинг листов
Ниже представлены некоторые образцы упаковочных листов в вертикальном и горизонтальном исполнении на русском и английском языках.