Унифицированные формы первичных документов (перечень)
Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?
На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.
Однако многие компании продолжают применять унифицированные бланки, т.к. они соответствуют всем требованиям законодательства. Эксперты КонсультантПлюс собрали все формы в единый материал. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Справочную информацию.
После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.
Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными
Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:
Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.
Как правильно оформлять первичные документы, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
А еще обязательными являются формы, установленные для бюджетников. Их можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета госорганов и бюджетников и указаний по их применению.
Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)
Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:
Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)
Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:
Унифицированная документация по учету кассовых операций
Повторимся: данные формы являются обязательными. Это значит, что составлять кассовые документы вы обязаны строго по формам, которые присутствуют в альбоме, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это всем известные:
Другие документы по кассе ищите на нашем сайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
А основные формы первичной учетной документации по другим участкам и объектам вы найдете в рубрике «Бухгалтерский учет > Документы бухгалтерского учета».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На нашем сайте для всех документов есть заполненные образцы, которые можно не только посмотреть на сайте, но и скачать в форматах Word или Excel.
Итоги
У организации есть выбор: самостоятельно разрабатывать первичные документы или применять их унифицированные формы. Но есть исключение: при совершении операций по перевозке грузов автомобильным транспортом или приемке/ выдаче денежных средств по прежнему необходимо применять утвержденную в нормативных документах форму транспортной накладной и документы для оформления кассовых операций (приходный/расходный кассовый ордера, кассовую книгу).
Унифицированная форма документа
Источник:
Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций»
Смотреть что такое «Унифицированная форма документа» в других словарях:
унифицированная форма документа — УФД Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие… … Справочник технического переводчика
унифицированная форма документа — 45 унифицированная форма документа; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
унифицированная форма документа организации — 2.28 унифицированная форма документа организации: Унифицированная форма документа, входящая в состав унифицированной системы документации организации и обязательная для применения только в данной организации (предприятии) или их группах,… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
унифицированная форма документа, УФД — 2.24 унифицированная форма документа, УФД: Созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
общероссийская унифицированная форма документа — 2.26 общероссийская унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав общероссийской унифицированной системы документации и обязательная для применения на всей территории Российской Федерации в определенном виде… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — 2.27 отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа: Унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Документа́ция медици́нская — система документов установленной формы, предназначенных для регистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно гигиенических и других мероприятий, а также для их обобщения и анализа. Во всех однотипных медицинских… … Медицинская энциклопедия
Шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме. Источник: Приказ Роскомнадзора от 01.02.2012 N 61 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных … Официальная терминология
КАРТОЧКА УЧЕТА В РЕГИСТРЕ — унифицированная форма документа, включающая совокупность реквизитов, установленных для идентификации объекта регистра и расположенных в определенном порядке на бумажном или магнитном носителе … Большой бухгалтерский словарь
Понятие «унифицированная форма документа». Общегосударственные, отраслевые УФД, УФД предприятия. Альбом форм унифицированных документов.
В результате совершенствования содержания документов создаются унифицированные формы документов.
Унифицированная форма документа (УФД)– совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятель-и задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
Основными задачами совершенствования форм документов следует считать:
при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления;
при стандартизации– формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.
Стандарты на документы должны способствовать унификации форм управленческой документации, организации централизованного изготовления бланков, созданию возможности централизованной обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персонала, а также уменьшению затрат на канцелярские расходы.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на категории:
2) отраслевые / ведомственные;
3) формы документов предприятий.
Результаты унификации форм документов закрепляются в альбоме форм документов.
ВАльбом унифицированных форм документов включаются:
классификатор унифицир-ных форм док-ов организации;
унифицированные формы документов;
приложения (список терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и др.)
Унифицированные тексты документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой и службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм документов утверждаются руководителями организации.
Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополняются словарями (синонимов, антонимов, толковым и др.).
Унифицированные формы первичной документации
В соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.
При этом документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 этого Закона.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Учитывая изложенное, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным документом, содержащим перечисленные выше реквизиты и оценку в денежной форме.
Унифицированные формы первичной документации
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
При этом, по-прежнему обязательны формы документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами и на их основании.
К ним относятся, во-первых, документы по учету кассовых операций, которые введены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации:
— приходные и расходные кассовые ордера (формы КО-1 и КО-2);
— книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);
— платежная и расчетно-платежная ведомости (формы Т-53 и Т-49).
При этом формы документов, которые прямо не поименованы в указанном Положении (например, авансовый отчет (форма АО-1), журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3)), можно изменять самостоятельно.
— транспортная накладная и товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), подтверждающие заключение договора перевозки;
— экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки), свидетельствующие о заключении договора транспортной
В-третьих, документы по учету труда и его оплаты, принятые в целях реализации требований Трудового кодекса.
Перечисленные документы содержат реквизиты, которые в Законе о бухгалтерском учете не отмечены как обязательные, однако в силу требований иных законодательных актов и специфики хозяйственных операций, которые оформляются этими документами, такие реквизиты должны присутствовать.
Таким образом, унифицированные формы первичных документов необходимо использовать при оформлении кассовых операций, операций по перевозке грузов, а также при учете труда и его оплаты.
Остальные унифицированные формы первичной учетной документации организация вправе отредактировать в соответствии со спецификой своей хозяйственной деятельности.
При этом организация вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных документов, так и унифицированные формы первичной учетной документации.
О возможности учесть расходы в целях налогообложения прибыли, подтвержденные первичными учетными документами, составленными по унифицированным формам
Глава 25 НК РФ устанавливает обязательное требование о надлежащем документальном подтверждении расходов, при этом надлежаще подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
И именно первичные учетные документы должны подтверждать расходы для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Если организация понесла расходы и подтвердила их документом, составленным по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, то такие расходы являются надлежаще документально подтвержденными и могут учитываться в целях налогообложения прибыли.
Ответственность за отсутствие первичных документов
За отсутствие первичных документов (причем независимо от того, повлияли они на формирование налоговой базы по налогам или нет) организация может быть привлечена к налоговой ответственности в виде штрафа:
в размере 5000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за один налоговый период;
в размере 15 000 руб., если налоговая база не занижена и первичные документы отсутствуют за несколько налоговых периодов;
