Укажите правовые основания обработки персональных данных что указать
Персональные данные для digital-маркетинга: полный гайд и шаблоны документов
Вы собираете имейлы или телефоны клиентов — вы оператор персональных данных. Разбираемся, как не нарушить закон.
Polina Vari для Skillbox Media
Евгений Царёв
Управляющий RTM Group, эксперт в области IT-права и кибербезопасности. 15 лет в сфере защиты информации, из них более 10 лет — на руководящих позициях в крупных компаниях отрасли, включая Leta IT-Company и Swivel Secure. В 2018 году основал и возглавил группу компаний RTM Group, специализирующуюся на IT-праве, судебных компьютерных экспертизах и аудите в области ИБ и ИТ.
Самозанятый автор. Создаёт статьи в блог и коммерческий контент. Пишет о маркетинге, финансах, бизнесе и YouTube.
Что такое персональные данные
Понятие персональных данных и правила их обработки содержатся в федеральном законе №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ему, персональные данные — это «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».
Когда вы начинаете обрабатывать такие сведения, то становитесь оператором персональных данных. Под обработкой закон понимает любые действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, — вплоть до уничтожения. Полный список можно посмотреть в этой статье.
Почти все компании в России — операторы персональных данных, потому что обрабатывают хотя бы сведения о сотрудниках. Также операторами становятся все, кто обрабатывает сведения о клиентах. Вот несколько типовых ситуаций:
В тот момент, когда вы начинаете обработку персональных данных, запускается и механизм ответственности. Вы становитесь оператором со всеми последствиями.
О чём необходимо помнить операторам, когда они обрабатывают персональные данные граждан? Нужно определить цель и сроки обработки ПДн, содержание, объём, перечень и категории обрабатываемых данных, заручиться согласием субъекта. Ниже мы разберём подробнее, какие требования законодательства нужно выполнить.
Уведомление Роскомнадзора
Просто так начать обрабатывать персональные данные нельзя. До старта нужно уведомить Роскомнадзор. Только компании и учреждения, которые вели эту деятельность до выхода соответствующего закона, могут регистрироваться по факту. Другими словами, они могут уведомлять ведомство уже после того, как начали обработку.
Перед подачей заявления нужно подготовиться:
Уже после этого можно регистрироваться. Роскомнадзор разработал форму уведомления для всех, кто будет обрабатывать персональные данные. Есть три способа подать уведомление:
Регулятор вносит сведения в реестр операторов персональных данных в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Когда вы начнёте обрабатывать данные и потребуются какие-либо изменения, нужно будет сообщить о них Роскомнадзору. Также нужно будет уведомить, если вы прекратите собирать и обрабатывать данные.
Можно ли обойтись без регистрации в Роскомнадзоре? Можно, но в редких случаях — они описаны в статье 22 №152-ФЗ. В основном это прямые договоры с клиентами, когда вы никому не передаёте информацию о клиентах, а также не предоставляете им дополнительных услуг. Ещё можно обойтись без уведомления, если вы:
Но всё это — только если правоотношения строятся «в чистом виде», что на практике практически невозможно. Например, работодатель наверняка имеет зарплатный проект и передаёт сведения в банк.
Если у вас есть хотя бы небольшие сомнения, лучше спросить регулятора о вашем конкретном случае, чем в одностороннем порядке решить, что предписания к вам не относятся.
Случай из практики. Автосалон не зарегистрировали в качестве оператора персональных данных. Руководители организации решили, что организация подпадает под исключения из части 2 статьи 22 152-ФЗ. Все случаи обработки персональных данных, решили они, — это исключения: автосалон выдаёт разовые пропуска, заключает договоры купли-продажи авто и обрабатывает сведения о работниках.
Организация сообщила об этом в Роскомнадзор информационным письмом. В ответ регулятор разъяснил, что пройти процедуру придётся. Аргументы Роскомнадзора были такими:
Поскольку салон оказывает сопутствующие и посреднические услуги, ему пришлось зарегистрироваться в качестве оператора.
Необходимые документы и их шаблоны
Правильно разработанная юридическая документация поможет свести к минимуму риск, что компанию обвинят в нарушении законодательства о персональных данных. Список необходимых документов включает:
В разделе мы расскажем об этих документах подробнее.
Политика конфиденциальности и правила работы с персональными данными. В документах многих компаний содержится одна и та же ошибка: правила работы с персональными данными они называют политикой конфиденциальности. Однако это разные документы.
Правила работы с персональными данными должны содержать то, что рекомендует Роскомнадзор и требует 152-ФЗ. Политика конфиденциальности шире: документ описывает работу со всей конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными. В политику добавляют то, что нужно защитить дополнительно. Например, это договоры, переписка с клиентами и партнёрами, внутренняя документация.
Два документа можно объединить в один, это не противоречит законодательству. Когда пользователи регистрируются на сайте, их нужно познакомить с политикой конфиденциальности и правилами работы с персональными данными до процедуры регистрации.
Согласие на обработку персональных данных. Форма, которую должен заполнять субъект персональных данных. В ней обязательно должны быть сведения об информационных ресурсах оператора. Это адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имени файла веб-страницы. Нужно указать адреса всех сайтов, которые будут обрабатывать сведения о пользователях.
Согласие должно быть написано чёткими и ясными фразами, чтобы пользователь понял, кому и в каких случаях вы можете передавать его данные. Ошибкой будет написать что-то вроде « Пользователь ознакомлен и согласен с тем, что передача его персональных данных может осуществляться маркетплейсом в объёме, необходимом для получения Пользователем доступа к Платформе, любым третьим лицам, в том числе осуществляющим техническое обслуживание сайта и поддержку Пользователя».
Важно! Если на сайте можно зарегистрироваться, нужно знакомить пользователей с политикой конфиденциальности и получать согласие на обработку персональных данных перед тем, как он отправит анкетные сведения.
Согласие на обработку персональных данных
Когда клиент подписался на новостную рассылку на сайте, оформил заказ на маркетплейсе или оставил заявку на тест-драйв авто, он сообщил как минимум своё имя, номер телефона или email. Это основание запросить и получить согласие на обработку персональных данных.
Пользователь должен принять решение о предоставлении данных свободно и по своей воле. В подтверждение он должен подписать официальное согласие на обработку такой информации.
Законодательство не предполагает конклюдентного подтверждения: то есть пользователь не может дать согласие, выполнив определённые действия. Нельзя прописать в политике, что клиент выражает согласие на обработку его данных, заполняя форму для заказа в интернет-магазине.
Получить согласие на обработку можно в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Например, чекбоксом — пунктом, в котором пользователь должен поставить галочку. Предустанавливать её нельзя: субъект персональных данных должен сам выразить согласие. Разместить чекбокс нужно во всех формах, в которых собирают персональные данные.
Также можно поместить уведомление о согласии на обработку рядом с кнопкой. Нажав на неё, пользователь согласится с тем, что вы будете обрабатывать его данные. Часто веб-сервисы собирают разрешения в личных кабинетах, где пользователи также проставляют метки в специальных формах.
Важно! Если собираете биометрические данные (фото пользователей или аудио с их голосом), нужно получать только письменное согласие на обработку персональных данных. Чекбокс не подойдёт.
В любой момент пользователь может отозвать согласие на обработку персональных данных. Тогда вы должны будете прекратить обрабатывать их, то есть удалить.
Бывают ли случаи, когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных? Бывают, но их мало. Закон разрешает не брать согласие, если « обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора».
Не забывайте получать согласие на обработку персональных данных, даже если это кажется избыточным. Самые частые нарушения, за которые штрафуют операторов: компании обрабатывали данные без согласия владельцев или объём запрошенных данных не соответствовал целям обработки. Эти нарушения приводят не только к штрафам, но и к утечкам.
Ответственность за нарушения при обработке персональных данных
Правомерную обработку персональных данных контролирует Роскомнадзор, иногда это делают также Роструд и ФАС. Ответственность за нарушения в этой сфере год за годом ужесточается. Подробнее о видах ответственности читайте здесь.
По статье 13.11 КоАП РФ Роскомнадзор может возбудить дело об административном правонарушении и наложить штраф:
Риск привлечения к ответственности и размер штрафа не зависят от масштабов компании. Главное — характер и злостность нарушения.
Кейс. Роскомнадзор выявил нарушения на интернет-ресурсе, принадлежащем французскому регистратору доменов Gandi SAS. Когда клиент проставлял галочку о согласии на обработку персональных данных, он не получал информации об операторе.
Кроме того, компания обрабатывала личные сведения граждан России на территории США с нарушением требований 152-ФЗ. Согласно пункту 5 статьи 18 152-ФЗ, при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оператор обязан обеспечить обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории России. У компании также не было политики обработки персональных данных. В результате рассмотрения дела ресурс включили в Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных.
Только за 2020 год число заблокированных Роскомнадзором ресурсов превысило 190 тысяч. У регулятора есть широкий список оснований, в соответствии с которыми он может включить ресурс в список нарушителей. Подробный список представлен здесь.
Кроме того, в июле 2021 года вступил в силу 355-ФЗ, который внёс поправки в статью 7 115-ФЗ — закона о борьбе с легализацией доходов и финансированием терроризма.
Согласно новой редакции закона, банки обязаны принимать на обслуживание только те компании, сайт которых работает легитимно. А значит, он не заблокирован, не нарушает правила обработки персональных данных и другие предписания Роскомнадзора. Если есть какие-то нарушения, банк обязан отказать в обслуживании: компания не сможет совершать любые операции по расчётному счёту.
Закон касается не только новых компаний, но и тех, кто давно работает с расчётным счётом. Сфера бизнеса и организационно-правовая форма не имеют значения — никаких исключений нет. Банкам предписано выборочно проверять сайты на соответствие закону и бить тревогу, если выявлены нарушения.
Поле, в которое нужно поставить галочку при заполнении формы.
Владельцам сайтов: изменения в законе
о персональных данных
Почти все владельцы сайтов обрабатывают персональные данные — например, собирают почтовые адреса для рассылки.
1 июля 2017 года вступают в силу изменения в законе о персональных данных, из-за которых в разы вырастут штрафы. Максим Лагутин, эксперт по персональным данным в компании Б-152, рассказывает, на кого это повлияет и как избежать штрафов.
Сейчас по статье 13.11 есть только одно нарушение со штрафом 10 000 рублей для юрлиц. После 1 июля их станет семь и общий штраф может составить до 295 000 рублей.
Почему сейчас? Все штрафы, которые вступают в силу с 1 июля, являются наиболее частыми нарушениями, которые Роскомнадзор выявлял в течение последних пяти лет. Ужесточение нашего законодательства связано с ужесточением законодательства в Евросоюзе.
Например, если в форме обратной связи нет ссылки на соглашение на обработку персональных данных, компания должна будет заплатить 50 000 рублей. Если на сайте нет политики конфиденциальности, ИП оштрафуют на 10 000 рублей, компанию — на 30 000 рублей.
Хостинг и база данных с персональными данными должна располагаться на территории России. Об этом прямо говорят данные проверок Роскомнадзора (снова LinkedIn) и закон № 242-ФЗ, который обязывает записывать, хранить, обновлять и извлекать персональные данные граждан РФ с использованием баз данных на территории России с 1 сентября 2015 года.
Это касается иностранных компаний с юрлицом в России и без него, а также российских компаний, которые пользуются иностранными хостинг-провайдерами, дата-центрами и облачными платформами. Все осложняется тем, что требования Роскомнадзора до конца не ясны, приходится догадываться самим.
Если вы не понимаете, где хранить данные и что делать, обратитесь с запросом в Роскомнадзор или Минкомсвязи. И возможно у вашего хостинг-провайдера есть готовые решения на такой случай.
Какая информация должна быть в соглашении об обработке персональных данных
Согласно ч.4 ст. 9 закона 152-ФЗ «О персональных данных» в соглашении обязательно должна быть следующая информация:
Также нужно указать информацию о том, как физическое лицо может отозвать свое согласие на обработку персональных данных (ч.2 ст. 9 152-ФЗ «О персональных данных»).
Укажите правовые основания обработки персональных данных что указать
ПАМЯТКА ОПЕРАТОРАМ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ о форме, способах и механизмах получения согласия на обработку персональных данных .PDF
Уважаемые заявители!
Заполнение электронных форм заявительной документации позволяет сократить сроки оформления лицензий, разрешений, свидетельств о регистрации, внесения сведений об операторах персональных данных в реестр операторов персональных данных и т.д.
К сожалению, действующее в настоящий момент российское законодательство не позволяет полностью исключить бумажные носители. Правовыми основаниями для совершения официальных регистрационных действий являются бумажные варианты оригинальных или заверенных в установленном порядке документов.
По мере совершенствования действующего законодательства Российской Федерации и развития инфраструктуры единого пространства доверия электронной подписи Роскомнадзор сможет исключить бумажные носители из всех процедур разрешительной деятельности.
Уважаемые заявители!
Для исполнения ч.2.1. ст.25 Федерального закона №152-ФЗ (в редакции от 25.07.2011 N 261-ФЗ )»О персональных данных» необходимо представлять информационное письмо (вариант письма смотри ниже).
Методика составления информационного письма о внесении изменений в сведения в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных
В случае изменения сведений, указанных в уведомлении об обработке персональных данных оператор, зарегистрированный на территории Свердловской области, обязан направить в адрес Управления Роскомнадзора по Уральскому федеральному округу информационное письмо о внесении изменений сведений в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных, в течение десяти рабочих дней с даты возникновения таких изменений.
Порядок внесения изменений:
— зайти на сайт Управления 66.rkn.gov.ru (вкладка «Направления деятельности», раздел «Персональные данные»);
— заполнить электронную форму информационного письма (заполнять только те поля, которые изменяются или дополняются) При этом обязательно заполнить: реквизиты организации (наименование, адрес, регистрационный номер записи в Реестре, основание изменений, регион, ИНН, ОГРН, ОКВЭД, ФИО и контактная информация исполнителя); поле «ОСНОВАНИЕ внесения изменений»; поле «Срок или условие прекращения обработки ПД»;
— ввести защитный код;
— распечатать письмо в 2х экземплярах на бланке организации (или поставить угловой штамп на отпечатанных листах);
— подписать (законный представитель организации);
— зарегистрировать письмо в журнале исходящих документов (при наличии);
2. Подготовить заверенную печатью организации копию документа – основания изменения данных об организации (Указ Губернатора, Постановление Правительства СО, или другое).
3. Направить заказным письмом указанные документы в адрес Управления Роскомнадзора по Уральскому федеральному округу.
Методические рекомендации по составлению уведомления об обработке персональных данных
(сопроводительный документ не делать. )
Угловой штамп, бланк организации
Руководителю Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Уральскому федеральному округу
Исх. №, дата
УВЕДОМЛЕНИЕ
об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных
Тип оператора: юридическое лицо (выбрать: государственный, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо)
Стачек ул., д.1, г. Заречный, Каменский р-н, Свердловская обл., РФ, 620014.
ИНН7717036194; ОГРН1056601892159; ОКВЭД 45.2; КПП 663001001.
Цель обработки персональных данных (то, что отражено в Уставе; Положении; Лицензии и другие цели):
Предоставление услуг связи ; выполнение договорных обязательств; проведение расчетов с клиентами; ведение личных дел сотрудников; работа с жалобами, заявлениями; обеспечение кадрового резерва.
Правовое основание обработки персональных данных (обязательно указать соответствующие статьи, пункты определяющие обработку персональных данных) например:
Ст.ст. 86-90 Трудового кодекса РФ; ст. 53, ч. 2 ст. 54 Федерального закона от 07.07.2003г. № 126-ФЗ «О связи»; п. 4.5 Лицензии № 33799 от 10.08.2005г., выдана ООО «Совинтел» Федеральной службой по надзору в сфере связи на осуществление деятельности по оказанию услуг связи; п.3 Устава ООО «Совинтел», утверждённого на общем собрании акционеров 20.01.2006г., протокол № 1.
Описание мер, предусмотренных статьями 18.1 и 19 Федерального закона «О персональных данных» ( обязательно заполнить два поля: а) описание мер и б) средства обеспечения безопасности ):
а) Организационные меры : разграничение прав доступа сотрудников к базе персональных данных; наличие положения и инструкций об обработке персональных данных. Технические меры : обеспечение охраны помещений с базами персональных данных; информация передается на магнитных и бумажных носителях, а также по специально выделенной сети.
б) Средства обеспечения безопасности (обязательно заполнить поле!) :
Сейф, шкаф (запирающийся на ключ) для хранения носителей информации с персональными данными; наличие установленного антивирусного программного обеспечения; сигнализация; видеонаблюдение; сетевые экран; решетки на окнах.
C ведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации. Лица, осуществляющие обработку персональных данных, обучены и проинструктированы под роспись. Хранение носителей баз данных, содержащих персональные данные, обеспечено. Несанкционированный доступ к базам персональных данных, исключён. Не контролируемое проникновение или пребывание посторонних лиц в помещениях, где ведётся обработка персональных данных, исключено. Контроль учета лиц, допущенных к работе с персональными данными, ведётся. Модель угроз безопасности персональных данных при их обработке определена, система защиты разработана.
(п. 11 введен Федеральным законом от 25.07.2011г. № 261-ФЗ). (В соответствии с ПП РФ от 01.11.2012г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и ПП РФ от 15.09.2008г. № 687 «Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»).
Дата начала обработки персональных данных (число, месяц, год): 31.05.2006г.
Срок или условие прекращения обработки ПД: выбрать по условию:
Ликвидация (реорганизация) ООО «Совинтел».
Сведения об информационной системе
непосредственно персональные данные (фамилия, имя, отчество; год, месяц, дата рождения; место рождения; адрес; семейное, социальное, имущественное положение; образование; профессия; доходы);
специальные категории персональных данных (расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья, состояние интимной жизни);
Обязательно заполнить поле « Другие категории персональных данных, не указанные в перечне» (например: Данные документов: паспорта РФ, военного билета, свидетельства о рождении, свидетельства о браке/расторжении брака, об образовании, пенсионного удостоверения, водительского удостоверения, ИНН; СНИЛС; номер контактного телефона).
4. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: Сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры; ближайшие родственники сотрудников; граждане, обратившиеся с жалобами, заявлениями; граждане, направившие мини-резюме при устройстве на работу, для участия в конкурсе на замещение вакантных должностей; клиенты и их законные представители; физические лица, состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях;
6. Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных: Обязательно заполнить поле «Перечень действий с персональными данными»! :
Сбор, анализ, обобщение, хранение, изменение, дополнение, передача, уничтожение персональных данных.
способ обработки персональных данных: смешанная обработка персональных данных; без передачи (или с передачей) по внутренней сети юридического лица; c передачей (или без передачи) по сети Интернет.
использование шифровальных (криптографических) средств :
Сведения о местонахождении базы данных информации содержащей персональные данные граждан РФ:
выбрать: страну, адрес ЦОДа и указать имеется ли собственный ЦОД
Ответственные за организацию обработки персональных данных: фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты.
Директор подпись (И.И.Иванов)
Исполнитель: ФИО; номер контактного (рабочего) телефона.
Информация размещена на сайте: 66.rkn.gov.ru
Регистрацию в РОПД можно посмотреть на сайте: pd.rsoc.ru (набирать только ИНН. )
Адрес: 620000, Екатеринбург, Ленина пр-т, д. 39, а/я 337.
Подписанное Уведомление на бумажном носителе направлять обязательно!
Первоочередные задачи оператора персональных данных по организации обработки персональных данных
1. Проверить, как ведется в организации обработка ПД на данный момент, устранить выявленные нарушения, не ждать проверки надзирающего органа исполнительной власти.
2. Подготовить требуемую действующим законодательством в области персональных данных документацию по обработке ПД, разработать инструкции для сотрудников, довести. Разработать (уточнить в соответствии с новой редакцией 152-ФЗ и подзаконными актами) и утвердить положение об обработке ПД в организации.
3. Получить согласие субъектов ПД на обработку ПД (в случаях, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в соответствии с ч. 4 ст. 9).
4. Утвердить списки лиц, допущенных к обработке ПД.
— факт допуска их к обработке ПД;
— о способе обработки ПД;
— о перечне категорий персональных данных, которые они будут обрабатывать.
Обязать работников (сотрудников), обрабатывающих ПД, обеспечить безопасность обработки ПД.
6. Обеспечить надежное хранение носителей ПД.
7. Зарегистрироваться в установленном порядке в Реестре операторов ПД.
8. Дополнить договоры с организациями, которым оператор поручил обработку ПД, перечнем действий (операций) с ПД, целями обработки ПД, обязанностью обеспечения конфиденциальности при обработке ПД переданных им для выполнения условий данного договора, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
9. Привести в соответствие с требованиями действующего законодательства в области персональных данных деятельность по обработке ПД (если этого ещё не сделано).
10. Организовать периодический контроль руководства организации за работой лиц, допущенных к обработке персональных данных.
11. Проверить порядок хранения документов, содержащих персональные данные, и порядок их уничтожения по достижению цели обработки этих персональных данных.
12. Представить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных сведения, указанные в пунктах 5, 7.1, 10 и 11 части 3 статьи 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»:
— п.5 ч.3 ст.22 – правовое основание обработки персональных данных;
— п.10 ч.3 ст.22 – сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
— п.11 ч.3 ст.22 – сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленные Правительством Российской Федерации (ст.19 ещё не установлены! С июня 2012).
* Типичные ошибки при составлении Уведомления об обработке персональных данных см. здесь
Время публикации: 16.12.2015 08:42
Последнее изменение: 23.05.2019 10:58
© 2009-2021, Версия 2.15.18
Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору
в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций