Укажите что понимается под оформлением документов в учреждениях уис
Укажите что понимается под оформлением документов в учреждениях уис
от 10 августа 2011 года N 463
(с изменениями на 31 октября 2013 года)
Документ с изменениями, внесенными:
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 13.10.2004 N 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 42, ст.4109; 2005, N 29, ст.3037, N 49, ст.5204; 2007, N 11, ст.1283; 2008, N 18, ст.2009, N 43, ст.4921, N 47, ст.5431; 2010, N 4, ст.368, N 19, ст.2300, N 20, ст.2435; 2012, N 14, ст.1615; 2013, N 26, ст.3314), постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060; 2011, N 37, ст.5263) и от 28.07.2005 N 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233; 2007, N 43, ст.5201; 2008, N 9, ст.852, N 14, ст.1413, N 46, ст.5337; 2009, N 12, ст.1443, N 19, ст.2346, N 25, ст.3060, N 47, ст.5675, N 49 (ч.2), ст.5970; 2010, N 9, ст.964, N 22, ст.2776, N 40, ст.5072; 2011, N 15, ст.2131, N 34, ст.4986, N 35, ст.5092; 2012, N 37, ст.4996, N 38, ст.5102, N 53 (ч.2), ст.7958; 2013, N 13, ст.1575)
2. Начальникам учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений обеспечить исполнение Инструкции работниками уголовно-исполнительной системы.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами ФСИН России полковника внутренней службы Ветрову И.В.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федеральной службы
исполнения наказаний
от 10 августа 2011 года N 463
Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
(с изменениями на 31 октября 2013 года)
I. Общие положения
5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждениях и органах УИС, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях и органах УИС с применением журналов учета документов или автоматизированной системы обработки документов в соответствии с Инструкцией.
7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в учреждениях и органах УИС возлагается на руководителей учреждений и органов УИС и руководителей структурных подразделений.
11. При смене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего органа УИС (лицом, временно исполняющим его обязанности).
12. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись.
14. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации, проводится служебная проверка.
15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.
В этих случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в учреждении или органе УИС документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в службу делопроизводства.
17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в УИС, допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
18. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в пять лет и оказывает им соответствующую практическую помощь.
По результатам проверок организации и ведения делопроизводства служба делопроизводства территориального органа направляет акты, справки руководителям проверенных структурных подразделений и учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
20. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела в учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, службой делопроизводства территориального органа ФСИН России по распоряжению руководителя территориального органа ФСИН России (лица, временно исполняющего его обязанности) могут привлекаться работники служб делопроизводства других учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
II. Основные понятия
21. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
приказом Федеральной службы
от 10 августа 2011г. № 463
в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы
1. Инструкция по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению
и использованию образующихся в деятельности учреждений, непосредственно подчиненных ФСИН России, территориальных органов ФСИН России и подведомственных им учреждений (далее – учреждения и органы уголовно-исполнительной системы) документов, совершенствования и повышения эффективности делопроизводства и устанавливает обязательные для всех федеральных государственных гражданских служащих, сотрудников, рабочих и служащих уголовно-исполнительной системы (далее – работники) правила документирования и порядок документооборота.
2. Правовой основой Инструкции являются Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ
«О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. 1), ст. 5021; 2002,
№ 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. 1), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417; 2011, № 1,
ст. 1), федеральные законы от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 2, ст. 127; 2007, № 46, ст. 5554), от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 52 (ч. 1), ст. 5140; 2005, № 19, ст. 1752; 2007, № 19, ст. 2293, № 49, ст. 6070; 2008, № 30 (ч. 2), ст. 3616; 2009, № 29, ст. 3626, № 48, ст. 5711; 2010, № 1, ст. 5, 6, № 40, ст. 4969), от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196), от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. 1), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038), Указ Президента Российской Федерации от 13.10.2004 № 1314 «Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 42, ст. 4109; 2005, № 29, ст. 3037, № 49, ст. 5204; 2007, № 11, ст. 1283; 2008, № 18, ст. 2009, № 43, ст. 4921, № 47, ст. 5431; 2010, № 4, ст. 368, № 19, ст. 2300, № 20, ст. 2435), постановления Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. 2), ст. 3165), от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2001, № 24, ст. 2461; 2006, № 52 (ч. 3), ст. 5587), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 31, ст. 3233; 2007, № 43, ст. 5202; 2008, № 9, ст. 852, № 14, ст. 1413, № 46, ст. 5337; 2009, № 12, ст. 1443, № 19, ст. 2346, № 25, ст. 3060, № 47, ст. 5675, № 49 (ч. 2), ст. 5970; 2010, № 9, ст. 964, № 22, ст. 2776, № 40, ст. 5072), от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), государственные стандарты Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 04.04.2003 № 07/3276-ЮД), приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010, регистрационный № 18380), приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (признан не нуждающимся в государственной регистрации, письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
3. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – УИС) осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
4. Особенности работы по рассмотрению обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее – граждане) в учреждениях и органах УИС регламентируются Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196).
5. Положения Инструкции распространяются на организацию работы
с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в учреждениях и органах УИС, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
6. Регистрация, контроль поручений, работа с обращениями граждан
и другие процедуры документооборота осуществляются в учреждениях
и органах УИС с применением журналов учета документов или автоматизированной системы обработки документов в соответствии
с Инструкцией.
7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное хранение.
8. Обработку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, в том числе обращений, принятых на личном приеме, а также организационно-распорядительных документов по основной деятельности, контроль исполнения поручений, комплектование архивных фондов и другие функции делопроизводства в учреждениях и органах УИС, контроль
за соблюдением установленного порядка работы с документами
в структурных подразделениях учреждений и органов УИС (далее также – структурные подразделения) осуществляет структурное подразделение учреждений и органов УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства (далее – служба делопроизводства, если
иное не оговорено особо) в соответствии с положением о ней
и должностными инструкциями (регламентами) ее работников.
9. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
10. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, в том числе порядка работы
с обращениями граждан, а также обеспечением сохранности служебных документов в учреждениях и органах УИС возлагается на руководителей учреждений и органов УИС и руководителей структурных подразделений.
11. При смене руководителя учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, территориального органа ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, создается комиссия, которая обеспечивает прием и передачу дел, оформляемые актом, утверждаемым руководителем вышестоящего органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности).
12. Работники несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.
13. Каждый работник должен быть ознакомлен с Инструкцией под роспись.
14. О неисправимом повреждении, утрате документов и случаях нарушения правил работы с ними, установленных Инструкцией, работник обязан сообщить руководителю структурного подразделения. На основании полученной информации, проводится служебная проверка.
15. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или
в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику
по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
В этих случаях работник, получивший на исполнение зарегистрированный в учреждении или органе УИС документ, обязан сообщить об изменении исполнителя в службу делопроизводства.
16. Официальное делопроизводство в учреждениях и органах УИС ведется на русском языке – государственном языке Российской Федерации.
17. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов в другие учреждения, органы и организации, не входящие в УИС, допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
18. Публикация служебной переписки в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководителя учреждения и органа УИС.
19. Служба делопроизводства территориального органа проверяет состояние работы с документами, а также организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях и учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, не реже чем один раз в три года и оказывает им соответствующую практическую помощь.
По результатам проверок организации и ведения делопроизводства служба делопроизводства территориального органа направляет акты, справки руководителям проверенных структурных подразделений и учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
20. Для проверки состояния делопроизводства и архивного дела
в учреждениях, подведомственных территориальному органу ФСИН России, службой делопроизводства территориального органа ФСИН России
по распоряжению руководителя территориального органа ФСИН России (лица, исполняющего его обязанности) могут привлекаться работники служб делопроизводства других учреждений, подведомственных территориальному органу ФСИН России.
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
21. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
«документирование» – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
«документооборот» – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
«документ» – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный
в документооборот учреждений и органов УИС;
«копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
«подлинник документа» – первый или единственный экземпляр документа;
«реквизит документа» – обязательный элемент оформления документа;
«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
«делопроизводство» – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждениях
и органах УИС;
«служба делопроизводства» – структурное подразделение учреждения
или органа УИС, на которое возложены функции по ведению делопроизводства учреждения или органа УИС;
«дело» – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности учреждений и органов УИС;
«номенклатура дел» – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в учреждении или органе УИС, с указанием сроков их хранения;
«экспертиза ценности документов» – изучение документов
на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
«электронный документ» – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
«электронное сообщение» – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
«электронная подпись» – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
III. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
22. Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
23. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа имеет следующие размеры полей:
24. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.
25. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.
26. Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; а также за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.
3.1. Бланки документов
27. В учреждениях и органах УИС применяются бланки
с воспроизведением геральдического знака – эмблемы ФСИН России.
Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом.
28. В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков:
Образцы бланков, применяемые в учреждениях и органах УИС, приведены в приложениях № 1 – 3 к Инструкции.
29. Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем.
Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений.
Изображение геральдического знака – эмблемы ФСИН России
на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.
30. Наименование учреждения или органа УИС на бланках указывается в точном соответствии с Положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России или учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России.
31. Сокращенное наименование учреждения или органа УИС помещается на бланке после полного наименования учреждения или органа УИС.
32. Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов:
32.1. Для бланка письма учреждения или органа УИС:
геральдический знак – эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы – Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты;
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
32.2. Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС:
геральдический знак – эмблема ФСИН России;
федеральный орган уголовно-исполнительной системы – Федеральная служба исполнения наказаний;
полное наименование учреждения или органа УИС;
сокращенное наименование учреждения или органа УИС;
вид документа: приказ (распоряжение);
место издания приказа (распоряжения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).
33. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм) с применением краски черного цвета.
IV. Оформление отдельных видов документов
в УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНАХ УИС
4.1. Состав документов учреждений и органов УИС
34. В деятельности учреждений и органов УИС создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии территориального органа ФСИН России, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии территориального органа ФСИН России, иных заседаний (совещаний).
Взаимные обязательства учреждений и органов УИС с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности учреждений и органов УИС создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться документы совместно с другими учреждениями, органами
и организациями, не входящими в УИС (далее – другие организации),
по вопросам, представляющим совместный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
4.2. Приказы (распоряжения)
35. Учреждение или орган УИС в соответствии с уставом, положением о нем в пределах своей компетенции издает приказы и распоряжения.
Приказы (распоряжения), издаваемые учреждениями и органами УИС,
не могут носить нормативно-правовой характер.
36. Приказы (распоряжения) издаются по наиболее важным вопросам функционирования учреждений и органов УИС, регулирования различных направлений служебной деятельности, прохождения службы в УИС.
37. В учреждениях и органах УИС издаются приказы следующих видов:
по основной деятельности (приказы по направлениям деятельности структурных подразделений, об утверждении решений коллегии территориального органа ФСИН России, по организационно-штатным вопросам, организации и проведению стрельб и др.);
по личному составу (о назначении на должность, об отпуске, отзыве
из отпуска, зачислении в распоряжение, командировании, увольнении, присвоении специальных званий, поощрениях, командировках, взысканиях и др.);
приказы по подозреваемым и обвиняемым в совершении преступлений;
приказы по осужденным (о назначении на должности, закреплении рабочих мест и др.).
38. Распоряжения издаются в целях оперативного управления
и, как правило, имеют ограниченный срок действия и касаются конкретных лиц.
39. Оформление распорядительных и индивидуальных предписаний в виде писем и телеграмм не допускается.
40. Не допускается совмещение в одном документе приказов
по основной деятельности и по личному составу.
41. Приказ (распоряжение) должен содержать достоверную
и аргументированную информацию, соответствующую по форме
и содержанию законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, состоять из лаконичных предложений-предписаний
с прямым порядком слов, не допускать различных толкований.
42. Проекты приказов (распоряжений) до представления их на подпись руководителю учреждения или органа УИС (лицу, исполняющему его обязанности) должны быть согласованы с руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения, заместителями руководителя учреждения или органа УИС по курируемым направлениям служебной деятельности и руководителем службы делопроизводства, а в их отсутствие – должностными лицами, их замещающими.
43. Проекты приказов (распоряжений) учреждения или органа УИС
по основной деятельности структурными подразделениями, разработчиками проектов, согласовываются (визируются) в указанной последовательности
со следующими должностными лицами:
а) руководителями структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым даются конкретные поручения;
б) руководителем организационно-аналитического подразделения учреждения или органа УИС;
в) руководителем юридической службы учреждения или органа УИС;
г) заместителями руководителя учреждения или органа УИС, к чьей компетенции в соответствии с установленным распределением обязанностей относятся предписания приказа (распоряжения);
д) руководителем службы делопроизводства.
44. Проект приказа (распоряжения) согласовывается должностными лицами, перечисленными в пункте 43 Инструкции, в срок до трех рабочих дней, а юридической службой – в срок до пяти дней, в зависимости от объема представленного документа.
45. После внесения на стадии согласования в проект приказа (распоряжения) изменений принципиального характера он подлежит переоформлению и повторному согласованию (визированию).
46. Решение по рассмотрению неурегулированных разногласий
по проекту приказа (распоряжения), учету мнений заинтересованных структурных подразделений и достижению компромисса оформляется протоколом разногласий, прилагаемым вместе с неучтенными замечаниями
к проекту приказа (распоряжения) при его представлении на подпись.
47. В процессе согласования проектов приказов (распоряжений) структурные подразделения, ответственные за его проведение, самостоятельно или совместно с другими заинтересованными лицами осуществляют их доработку.
На представленных для согласования (визирования) проектах приказов (распоряжений) обязательно наличие визы руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа (распоряжения).
Приказы (распоряжения) подписываются только после его согласования со всеми заинтересованными лицами. Виза (штамп) работника юридической службы учреждения или органа УИС и службы делопроизводства помещается на оборотной стороне каждого листа документа.
48. Приказы (распоряжения) тиражируются исполнителем в строго ограниченном количестве. Дополнительно печатаются или тиражируются
в количестве, указанном в разнарядке. До десяти экземпляров включительно расчет делается на документе (на обороте последнего листа), свыше десяти – составляется отдельная расчет-рассылка.
Если приказ (распоряжение) подлежит рассылке в структурные подразделения в количестве, превышающем 10 экземпляров, либо
в учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России,
то на обороте последнего листа приказа (распоряжения) справа от разнарядки печатаются слова «Дополнительно размножено и разослано ____ экз.»[1].
4.3. Обязательные реквизиты приказов (распоряжений)
49. Приказы (распоряжения) учреждений и органов УИС имеют следующий состав реквизитов, их расположение и оформление:
Для оформления приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС используется бланк установленной формы (приложения № 2, 3). Реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman № 13, 14 без помарок и исправлений.
Совместные приказы с другими организациями (приложение № 4) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).
Дата приказа (распоряжения), как правило, совпадает с датой подписания и оформляется службой делопроизводства при его регистрации. Приказы (распоряжения), изданные совместно с другими организациями, регистрируются с одной (единой) датой последней регистрации приказа (распоряжения).
Дата приказа (распоряжения) оформляется арабскими цифрами словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 14 августа 2009 г.
в) Регистрационный номер.
Регистрационный номер приказа по основной деятельности состоит из его порядкового номера. В приказах по личному составу (о приеме, увольнении, повышении квалификации, присвоении специальных званий (классных чинов), поощрении и др.) регистрационный номер дополняется буквенными индексами «лс», о командировках «км», например: «568-лс», «456-км»; в приказах по личному составу со сроком хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах) к порядковому номеру через тире добавляется буквенный индекс «к», например: «345-к». В распоряжениях по основной деятельности в регистрационный номер включается буквенный индекс «р», например: «145-р».
Регистрационный номер совместного с другими организациями приказа состоит из регистрационных номеров учреждения или органа УИС и другой организации, расположенных в порядке их перечисления последовательно через косую черту.
В учреждениях и органах УИС регистрационные номера приказов (распоряжений) оформляются службой делопроизводства.
Заголовок в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС отвечает на вопросы о чем? (о ком?), включает его краткое содержание и должен строго соответствовать перечню действий, предписываемых объекту управления в распорядительной части текста.
Шрифт заголовка – полужирный Times New Roman, размер № 13, 14. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текста.
Об утверждении состава коллегии
УФСИН России по Сахалинской области
В заголовки приказов по личному составу включаются наименование действия, фамилия, инициалы работника, в отношении которых это действие осуществляется, например: «О поощрении Фамилия И.О. и Фамилия И.О.»,
«О снятии взыскания с Фамилия И.О.». Фамилии и инициалы более трех работников указываются в заголовке обобщенно, например: «О поощрении работников уголовно-исполнительной системы».
Текст приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС отделяется
от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через
1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной, юридически связанной с приложениями.
В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, факты
и события, проблемы, поручения и иные обстоятельства, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Констатирующая часть начинается устойчивыми формулировками «В связи», «В соответствии»,
«Во исполнение», «На основании», «В целях».
В констатирующей части приказа (распоряжения), подготовленного
на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер и заголовок документа, заключенный в кавычки.
Констатирующая часть приказов (распоряжений) завершается распорядительными словами: «п р и к а з ы в а ю:» – в приказах или
«п р е д л а г а ю:» и «о б я з ы в а ю:» – в распоряжениях, которые печатаются вразрядку строчными буквами. После этих слов ставится двоеточие.
Предписания в пунктах приказа (распоряжения) должны согласовываться в падеже с распорядительным словом: «п р и к а з ы в а ю:» и «п р е д л а г а ю:» – кому? (дат. пад.); «о б я з ы в а ю:» – кого? (род. пад.). В совместном с другими организациями приказе (распоряжении) распорядительное слово излагается от первого лица множественного числа: «п р и к а з ы в а е м:»; «п р е д л а г а е м:» и «о б я з ы в а е м:»
В приказах по личному составу и в отдельных приказах (распоряжениях) по основной деятельности констатирующая часть может отсутствовать, если предписанные действия не нуждаются в обосновании и разъяснении. В этом случае распорядительные слова исключаются.
Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписанные действия с указанием исполнителя и сроков исполнения.
В распорядительной части текста обязательно указываются адресаты предписаний (структурные подразделения, учреждения, подведомственные территориальным органам ФСИН России) и/или их руководители (фамилия, инициалы указываются в скобках в именительном падеже или без скобок –
в дательном или родительном падеже, когда предписание адресовано конкретному руководителю), затем предписываемое действие (глагол повелительного наклонения).
Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, распорядительная часть по количеству предписаний (их адресатов) делится на пункты, нумеруемые только арабскими цифрами с точкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт может быть подразделен на абзацы, выполняемые со строчной буквы, без дефиса, через точку с запятой.
Наименования структурных подразделений печатаются со строчной буквы. В последнем пункте приказа (распоряжения) по основной деятельности, как правило, указываются должность, специальное звание (классный чин), фамилия и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением приказа (распоряжения). Должностное лицо, которому поручается такой контроль, должно обладать достаточными полномочиями
в отношении адресатов предписаний приказа (распоряжения)
в соответствующей сфере деятельности УИС и не может быть одним из этих адресатов.
В конкретных случаях контроль за исполнением приказа (распоряжения) может возлагаться на руководителя учреждения и органа УИС, в этом случае приказ (распоряжение) заканчивается следующей формулировкой последнего пункта: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.».
Для полноты изложения вопроса в тексте могут воспроизводиться отдельные положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации. Такие положения обязательно сопровождаются ссылкой на соответствующий нормативный правовой акт:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации …».
Допускаются ссылки на другие пункты того же приказа (распоряжения), а также на ранее изданные приказы (распоряжения), если требуется показать взаимную связь норм и избежать их повторения.
При упоминании нормативного правового акта Российской Федерации указываются его вид, орган, издавший акт, дата, номер и наименование.
В приказе (распоряжении), изданном с целью изменения или отмены действующих приказов (распоряжений), в том числе и их приложений, должны быть указаны вид, дата, номер, наименование изменяемого или отменяемого приказа (распоряжения) и/или номера отдельных пунктов (абзацев) распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению). Отмена приказа (распоряжения) или отдельных пунктов распорядительной части текста или приложения к приказу (распоряжению) обозначается формулировкой «Признать утратившим силу. ».
Если изменяемые пункты нет необходимости излагать в новой редакции, их текст достаточно дополнить или сократить, указав: «В пункте 1 приказа … слова «…» исключить, «Абзац второй пункта 1 приказа … дополнить словами «…».
В случае внесения изменений в действующие приказы (распоряжения)
в текст не включается пункт об осуществлении контроля.
В заголовках к тексту приказов (распоряжений) учреждений и органов УИС допускается цифровой (словесно-цифровой) способ оформления даты, который затем должен использоваться в тексте, например: 03.07.2006
или 3 июля 2006 г.
В тексте не допускается разрыв даты при переносе ее на другую строку.
Приложения в приказе (распоряжении) учреждения и органа УИС допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста. Наименование приложения должно совпадать с изложением
в распорядительной части. Например: «Утвердить прилагаемое Положение об отделе кадров УФСИН России по г. Москве»; «Внести в приказ Управления Федеральной службы исполнения наказаний по г. Москве от 19 мая 2005 г. № 368 «Об утверждении Положения об отделе кадров УФСИН России по г. Москве» изменения согласно приложению». Несколько приложений нумеруются с указанием знака «№». Например:
Порядок работы (дается полное наименование) (приложение № 1);
Состав (дается полное наименование) (приложение № 2).».
К приказу прилагаются утверждаемые им документы (инструкции, положения, правила), а также материалы в виде таблиц, образцов, графиков, схем, бланков документов.
В этих случаях текст распорядительной части формулируется следующим образом: «Внести изменения в… согласно Перечню (приложение № 1)», «Признать утратившими силу … согласно прилагаемому Перечню».
Значительные по объему приложения к приказу (правила, инструкции, положения) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки (при этом должна использоваться сквозная нумерация). Нумерация более трех пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами (пункты –1, 2, 3 и т.д., подпункты – 1.1, 1.1.1, 2.1, 2.2.1). Допускается буквенное обозначение подпунктов – а), б), в).
Нумерация страниц каждого приложения к приказу (распоряжению) ведется раздельно.
При значительном числе приказов (распоряжений), подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни даются
в приложении к приказу (распоряжению).
При утверждении приказом (распоряжением) состава комиссии, рабочей группы или перечня работников, количественный состав которых превышает четыре человека, состав комиссии или перечень работников выносится в приложение, о чем в тексте приказа (распоряжения) делается ссылка. Фамилии членов комиссии, за исключением председателя, заместителя председателя и секретаря, располагаются по алфавиту (приложение № 5).
На лицевой части первого листа приложения в правом верхнем углу помещаются: написанное прописными буквами слово «ПРИЛОЖЕНИЕ»
со знаком «№» (при наличии нескольких приложений), затем вид распорядительного документа, его дата и регистрационный номер. Указанный текст центруется относительно самой длинной строки, например:
к приказу УФСИН России
по Республике Карелия
При утверждении приказом (распоряжением) только одного приложения слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН в зависимости от рода и числа утверждаемого приложения), например:
приказом УФСИН России
по Республике Карелия
Приложения к приказу (распоряжению) учреждения и органа УИС подписывает (визирует) руководитель структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу на обороте последнего листа приложения.
Обязательное внутреннее визирование приказов (распоряжений) и внешнее согласование приказов (распоряжений) осуществляется до представления их на подпись.
Согласование проекта приказа (распоряжения) осуществляется структурным подразделением, подготовившим соответствующий проект.
Виза внутреннего согласования приказа (распоряжения) помещается
на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра
в верхней части листа и включает фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования. Фамилии визирующих лиц располагаются одна под другой по иерархии должностей (начиная с вышестоящей) в следующем порядке:
заместители руководителя учреждения и органа УИС (по алфавиту), руководители структурных подразделений (по алфавиту), руководитель службы делопроизводства.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Начальник отдела кадров
специальное звание Подпись И.О. Фамилия
На обороте последнего листа приказа (распоряжения) учреждения или органа УИС ниже фамилий визирующих лиц располагается разнарядка
с указанием количества отпечатанных экземпляров, их направления адресатам, фамилии, инициалов, телефона исполнителя, ставится его подпись.
В случае если должностное лицо, визирующее приказ (распоряжение), является его исполнителем, подпись ставится один раз.
Фамилия исполнителя с инициалами и его телефон, включая внутренний, на приказах (распоряжениях) учреждения или органа УИС указываются и на лицевой стороне этих документов, и на оборотной
в разнарядке. На лицевой стороне слово «Исп.» печатается с прописной буквы.
Внешнее согласование приказа (распоряжения) с другими организациями осуществляется на отдельном для каждой организации листе согласования (приложение № 6).
Допускается согласование приказа грифом СОГЛАСОВАНО
(без кавычек, прописными буквами) с указанием должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), специального звания, классного чина (при наличии), расшифровки подписи
и даты согласования. Например:
Руководитель (наименование организации)
Подпись И.О. Фамилия
Согласование, оформляемое письмом, протоколом и другим документом, осуществляется следующим образом:
письмо (наименование организации)
В этом случае гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель учреждения или органа УИС.
В состав реквизита «Подпись» входят: сокращенное наименование должности руководителя учреждения и органа УИС, специальное звание (классный чин), личная подпись и ее расшифровка (инициалы
и фамилия). Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
В случае отсутствия руководителя учреждения или органа УИС приказ (распоряжение) подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности на основании соответствующего приказа.
При этом к должности руководителя учреждения или органа добавляется сокращение «И.о.», а в расшифровке подписи указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего приказ (распоряжение).
Не допускается подпись с предлогом «За» или косой чертой перед наименованием должности.
Не допускается внесение изменений в приказ (распоряжение) после
его подписания, без оформления соответствующего акта о внесении изменений.
4.4. Особенности оформления приказов по личному составу
50. Приказ о поощрении работников оформляется следующим образом:
а) в случае поощрения не более трех человек в заголовке приказа указываются их фамилии с инициалами;
б) в тексте фамилии располагаются по алфавиту независимо
от занимаемых должностей и печатаются прописными буквами, специальное звание (классный чин) указывается перед фамилией, должность через запятую. Например:
майору внутренней службы ФАМИЛИЯ И.О., заместителю начальника УФСИН России по Амурской области.
Классный чин федеральному государственному гражданскому служащему указывается после Ф.И.О, затем должность. Например:
ФАМИЛИЯ И.О., государственному советнику Российской Федерации 2 класса, главному специалисту-эксперту управления кадров ФСИН России;
в) учреждения и органы УИС должны именоваться следующим образом:
УФСИН России по Сахалинской области или ФКУ СИЗО-1 ГУФСИН России по Свердловской области.
Текст приказа формулируется следующим образом:
(слова «ценным подарком» не пишутся)
2. Выдать денежную премию:
в размере оклада денежного содержания
в размере должностного оклада
в сумме 10 000 рублей
В приказе о поощрении следует указывать статьи экономической классификации, по которым выплачиваются премии.
Выплату премий произвести по подстатье экономической классификации 211 «Заработная плата».
51. Приказ о снятии дисциплинарного взыскания с сотрудников УИС оформляется согласно приложению № 7.
4.5. Положения, правила, инструкции
52. Положения, правила, инструкции и другие документы утверждаются приказом (распоряжением) или грифом.
Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм).
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения.
В положении, как правило, систематизированно определяются порядок образования, структура, функции, компетенция, объем прав и обязанностей, организация работы структурных подразделений. Например: «Положение
о секретариате Управления Федеральной службы исполнения наказаний
по Ивановской области».
Правила, инструкции регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий работников.
Инструкции содержат нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке
и какими способами и методами осуществляется тот или иной вид деятельности.
4.6. Гриф утверждения
53. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит
из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, специального звания (классного чина), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
Начальник ГУФСИН России
генерал-майор внутренней службы
Подпись И.О. Фамилия
54. Гриф УТВЕРЖДАЮ может использоваться для придания юридической силы следующим организационно-распорядительным документам:
а) планам, графикам работы, повесткам заседаний комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов;
б) должностным инструкциям сотрудников и должностным регламентам федеральных государственных гражданских служащих УИС;
в) финансово-хозяйственным документам: сметам, счетам, ведомостям, балансам, отчетам, альбомам учетной документации, актам передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, актам списания имущества, актам ревизий, проверок
и инвентаризации;
г) архивным документам: описям дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, актам передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, актам уничтожения документов с истекшими сроками хранения и др.;
д) планам работы структурных подразделений;
е) иным документам по согласованию с руководителем учреждения
и органа УИС.
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 8.
Личная подпись должностного лица учреждения и органа УИС в грифе утверждения при необходимости может заверяться в службе делопроизводства печатью с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
4.7. Протоколы
55. Протокол заседания (совещания) – документ информационно-распорядительного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решения на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
56. Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов
и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
57. Протоколом оформляются решения, принятые на заседаниях коллегий территориальных органов ФСИН России, совещаниях при руководителе учреждения и органа УИС, заместителе руководителя учреждения и органа УИС, руководителей структурных подразделений, иных совещаниях (приложение № 9).
58. Протокол заседания (совещания) оформляет секретарь заседания (совещания) (ответственный за проведение заседания (совещания) работник)
на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman № 14.
59. Протокол имеет следующие реквизиты:
а) вид документа – протокол, слово печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman № 15 и выравнивается по центру;
б) вид заседания (совещания) – печатается на следующей строке после предыдущего реквизита полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
в) дата протокола оформляется словесно-цифровым способом
в соответствии с подпунктом «б» пункта 49 Инструкции и печатается через
1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания (совещания);
г) место проведения заседания (совещания) – печатается по левой границе текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания);
д) номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит
из знака «№» и порядкового номера, может включать буквенные индексы.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии
территориального органа ФСИН России, протоколы совещаний
при руководителе учреждения или органа УИС, протоколы совещаний
у заместителя руководителя учреждения и органа УИС, протоколы совещаний при руководителе структурного подразделения;
е) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами
и включает в себя наименование должности лица, председательствующего
на заседании (совещании), специальное звание (классный чин), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности и специальное звание (классный чин) печатаются от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки специального звания (классного чина) с пробелом между инициалами
и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Подпись секретаря заседания (совещания) включают в себя слова «Секретарь заседания (совещания)», его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Слова «Секретарь заседания (совещания)» отделяются от строки «специальное звание (классный чин) председательствующего на заседании (совещании)» 3 межстрочными интервалами и выравниваются по левому краю. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
60. В учреждениях и органах УИС протоколы могут издаваться
в полной, а также в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Текст основной части протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
60.1. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших на заседании (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали – Выступили – Постановили (Решили).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью в той формулировке, которая была принята на заседании (совещании); при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …, против – …, воздержалось – …».
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Документы для обсуждения представляются структурными подразделениями, на которые возложена обязанность по их подготовке,
не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы заседания (совещания) учреждения и органа УИС, секретарю заседания (совещания) (ответственному за проведение заседания (совещания) работнику). Справки подписывают руководители структурных подразделений-исполнителей.
Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время заседания (совещания), а также представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.
60.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей: вводной
и основной. В вводной части указываются должность, специальное звание (классный чин) фамилия и инициалы председателя заседания (совещания), фамилии и инициалы секретаря заседания (совещания) и присутствовавших
на заседании (совещании).
Слова «Председатель», «Секретарь» и «Присутствовали» печатаются от границы левого поля полужирным шрифтом, подчеркиваются, в конце ставится двоеточие.
Многострочные наименования должностей присутствующих из других организаций указываются через 1 межстрочный интервал.
Начальник УФСИН России по Орловской области