Учреждение подачи в уведомлении что это
Уведомления
Уведомление – документ, нужный для донесения определенных сведений до получателя. Отличается от претензии отсутствием требований. Но нужно учитывать, что в редких случаях требования в письмах-уведомлениях присутствовать могут.
Обязательность оформления
Обязательно ли составлять уведомление? В некоторых случаях оформлять его необходимо. В частности, это следующие случаи:
Если документ не будет отправлен, компании грозит штраф или проверка со стороны трудовой инспекции.
В каких случаях составляется уведомление?
Уведомление – документ, который может составляться во множестве ситуаций. Рассмотрим самые распространенные причины оформления:
Уведомление в письменном виде обязательно составляется в этих обстоятельствах:
Уведомление составляется в свободной форме. Однако рекомендуется разработать собственные правила оформления и зафиксировать их в локальных актах. К примеру, их можно отразить в инструкции по делопроизводству.
Особенности составления
Правила составления уведомления зависят от того, кто является его получателем:
Как правило, к документу для внешних пользователей предъявляются более строгие требования. На нем должна стоять подпись, печать. Указывается вся полнота информации: реквизиты отправителя и получателя, название фирмы, наименование документа.
Составляющие уведомления
Стандартное уведомление обычно включает в себя эти сведения:
Уведомление подписывает руководитель компании или лицо, имеющее право на подпись. Необходимо также включить в документ расшифровку росписи.
Разновидности документов
Рассмотрим самые распространенные разновидности уведомлений:
Уведомление может отправляться сотрудникам, руководителям подразделения, контрагентам, поставщикам, госорганам, арендаторам.
Учреждение подачи в уведомлении что это
II. Порядок представления уведомлений
7. Заявитель представляет уведомление в 2 экземплярах в уполномоченный орган непосредственно или направляет его заказным почтовым отправлением с описью вложения с уведомлением о вручении либо в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
Непосредственно в многофункциональный центр заявитель представляет уведомление в одном экземпляре на бумажном носителе.
В случае представления уведомления непосредственно в уполномоченный орган днем его подачи считается день регистрации уведомления в уполномоченном органе. При направлении уведомления по почте днем его подачи считается день отправки почтового отправления. При направлении уведомления в виде электронного документа днем его подачи считается день регистрации этого документа в системе электронного документооборота уполномоченного органа.
При представлении уведомления непосредственно в многофункциональный центр днем его подачи считается день регистрации уведомления в многофункциональном центре.
(п. 7 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.03.2016 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
9. Должностное лицо уполномоченного органа, ответственное за учет поступивших уведомлений, в день получения уведомления регистрирует его и проставляет на обоих экземплярах уведомления отметку с указанием даты его получения и регистрационного номера.
Один экземпляр уведомления остается в уполномоченном органе, а второй вручается (направляется) в день регистрации заявителю.
В случае подачи уведомления в виде электронного документа должностное лицо уполномоченного органа, ответственное за учет поступивших уведомлений, в день его регистрации обязано направить заявителю подтверждение о получении уведомления в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного органа.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 23.10.2010 N 854; в ред. Постановления Правительства РФ от 29.03.2016 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
В случае представления уведомления в многофункциональный центр должностное лицо многофункционального центра формирует электронный образ уведомления, который направляет в уполномоченный орган в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, ставит на уведомлении отметку о приеме и возвращает заявителю.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 29.03.2016 N 246)
10. В соответствии с частью 6 статьи 8 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» юридическое лицо или индивидуальный предприниматель обязаны сообщить в уполномоченный орган, зарегистрировавший уведомление, сведения о следующих изменениях:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 23.10.2010 N 854)
(см. текст в предыдущей редакции)
а) изменение места нахождения юридического лица и (или) места фактического осуществления деятельности;
б) изменение места жительства индивидуального предпринимателя и (или) места фактического осуществления деятельности;
в) реорганизация юридического лица.
11. В соответствии с частью 7 статьи 8 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» сведения об указанных в пункте 10 настоящих Правил изменениях представляются в уполномоченный орган в течение 10 дней со дня внесения соответствующих изменений посредством представления (направления) в уполномоченный орган заявления в произвольной форме с приложением копий документов, подтверждающих факт внесения соответствующих изменений, или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.
(в ред. Постановлений Правительства РФ от 23.10.2010 N 854, от 29.03.2016 N 246)
Как подать уведомление об убытии иностранца?
Кто и в каких случаях должен подать уведомление об убытии иностранца? Какие штрафы могут быть за неисполнение этой обязанности?
Основным документом, который устанавливает правила постановки, снятия иностранцев с миграционного учета, является Федеральный закон от 18.07.2006 г. №109-ФЗ. На основании этого Закона разрабатываются инструкции, в которых расписаны шаги, которые необходимо предпринять для снятия иностранца с учета, а также приводятся бланки документов. Так, форма бланка уведомления об убытии иностранца приведена в Приказе МВД РФ от 14.09.2020 № 641. Именно по такой, а не произвольной форме должно заполняться уведомление.
В каких случаях необходимо уведомлять об убытии иностранца?
Перед тем, как перейти к процедурным моментам оформления документов, связанных с убытием иностранца, несколько слов о том, когда иностранец должен быть снят с миграционного учета.
В каких случаях иностранца необходимо снять с миграционного учета?
Основаниями для снятия иностранца с миграционного учета являются (п.1 ст. 23 Закона № 109-ФЗ):
Например, в случае, если иностранец переехал в другой российский город и его поставили на миграционный учет по новому месту пребывания. А по старому месту учета иностранец должен быть снят.
Это самый распространенный случай снятия иностранца с учета. Например, увольнение из компании и возвращение на родину.
Кто должен подавать уведомления об убытии иностранца?
Подавать уведомление об убытии иностранца должна принимающая сторона (п. 1 пп. 7 ст. 2 Закона № 109-ФЗ). А принимающей стороной для иностранца могут являться:
Причем подать уведомление об убытии необходимо собственнику квартиры, в которой проживал иностранец в случае его внезапного исчезновения.
По какой форме нужно сдавать уведомление?
Уведомление заполняется на специальном бланке. Бланк содержит персональные данные иностранца: ФИО, дату рождения.
При заполнении уведомления нужно указать дату убытия иностранца, привести сведения о принимающей стороне.
Если принимающей стороной была компания либо филиал или представительство компании, то указываются:
Каким способом подать уведомление об убытии иностранца?
Существует несколько способов подачи уведомления об убытии иностранца (п. 2.2 ст. 23 Закона № 109-ФЗ).
Здесь есть два варианта – представить лично или воспользоваться электронным сервисом.
При подаче уведомления лично нужен документ, удостоверяющий личность или полномочия заявителя.
Подать уведомление можно и через единый портал госуслуг.
В какой срок подается уведомление?
Срок направления уведомления – не единый, а зависит от категории принимающей стороны.
Так, если речь идет об иностранце, который работает вахтовым методом, администрация компании должна направить уведомление не позднее 7 рабочих дней со дня убытия иностранца.
Для иных же работодателей обязанность подачи уведомления установлена, а вот сроки уведомления не прописаны ни в Приказе МВД РФ от 14.09.2020 № 641, ни в Постановлении Правительства РФ от 15.01.2007 № 9.
Если убытие иностранца касается ситуации выезда из гостиницы либо иной гостиничной организации, то уведомление подается в кратчайший срок – не позже 12 часов следующего за днем убытия рабочего дня. Помимо гостиниц, это должны сделать санатории, дома отдыха, пансионаты, детские лагеря, турбазы, кемпинги.
В этот же срок должны уведомить об убытии иностранца и медицинские организации, если иностранец находился на стационарном лечении либо иные организации социального обслуживания.
Санкции за неподачу уведомления об убытии иностранца
Нарушение порядка уведомления может дорого обойтись компаниям и гражданам (ст. 18.9 КоАП РФ). Для компании штраф составляет от 400 тысяч до 500 тысяч рублей, а ее должностные лица могут быть наказаны на 40 тысяч – 50 тысяч рублей. Физическим лицам неподача уведомления может стоить от 2 тысяч до 4 тысяч рублей.
Важно! Административный штраф рассчитывается на каждого иностранца отдельно. И даже маленькая просрочка с подачей уведомления может не спасти принимающую сторону от штрафа.
Например, иностранец уехал из гостиницы 2 февраля, а уведомление о его убытии было направлено 5 февраля. Даже незначительная просрочка направления уведомления не спасла компанию от штрафа (Решение Свердловского областного суда от 28.08.2019 № 72-1005/2019). Срок давности по таким нарушениям – один год с момента их совершения (ст. 4.5 КоАП РФ).
Какому бизнесу нужно уведомлять Роспотребнадзор о начале работы?
Разрешение нужно бизнесу, который оказывает услуги населению: магазинам, гостиницам, общепиту, ателье и салонам красоты
Михаил Кратов
Светлана спрашивает: «Собираюсь открыть ателье, слышала, что нужно подавать уведомление в Роспотребнадзор о начале деятельности. Как это сделать и какому бизнесу это действительно нужно?»
Разрешение нужно бизнесу, который оказывает услуги населению: магазинам, гостиницам и общепиту
Ателье оказывает населению услуги по пошиву одежды, значит, вам надо подать уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор.
Вот примерный список видов деятельности, по которым нужно уведомлять Роспотребнадзор о начале работы:
Если сомневаетесь, нужно ли вам подавать уведомление, проверьте свой код ОКВЭД в перечне.
Бесплатно зарегистрируем бизнес в Тинькофф
Как уведомить Роспотребнадзор о начале деятельности
Чтобы уведомить Роспотребнадзор, достаточно заполнить заявление по специальной форме в двух экземплярах и отправить его в ближайшее отделение. На одном экземпляре поставят отметку о приеме и вернут его вам.
В уведомлении нужно указать:
Ниже образец уведомления Роспотребнадзора о начале деятельности. Все, что выделено желтым, вам нужно поменять на свое
Как отправить уведомление в Роспотребнадзор
Уведомление можно подать разными способами:
Когда вы отправляете уведомление, вы сообщаете Роспотребнадзору, что ваш бизнес соответствует требованиям закона. То есть помещения, техника и условия для работы отвечают санитарным нормам и правилам, которые прописаны в нормах для вашей сферы, а сотрудники прошли медосмотр и оформили санкнижки, если этого требует закон.
Через Госуслуги. Нужно заполнить форму на сайте Госуслуг — там понятная анкета, где вы заполняете подписанные поля, есть подсказки. В анкете нужно указать данные компании или ИП, коды ОКВЭД и остальную информацию из заявления — и нажать «Отправить».
Лично в управлении или в МФЦ. Подать уведомление нужно в региональное управление Роспотребнадзора или МФЦ. Понадобится два экземпляра уведомления. Уточните график работы вашего отделения на сайте Роспотребнадзора: некоторые отделения работают только в определенные дни.
По почте. Так же, как и лично: заполните два уведомления, распечатайте, подпишите и отправьте их на почтовый адрес регионального управления Роспотребнадзора.
По электронной почте. Отправьте один экземпляр уведомления на электронную почту отделения. Уведомление нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Без подписи уведомление не примут.
Отправка уведомления не значит, что сразу после этого Роспотребнадзор придет с проверкой. Он может вообще не прийти — но будет знать, что бизнес есть, и если на вас напишут жалобу, инспектор может приехать и провести проверку на месте.
Сроки уведомления Роспотребнадзора о начале деятельности
Уведомление нужно подать перед фактическим открытием. То есть не нужно сразу после регистрации бизнеса подавать уведомление в Роспотребнадзор, даже если код ОКВЭД попадает в перечень. Вы можете спокойно готовиться к открытию, а перед тем как фактически начнете работать — отправить уведомление.
Допустим, зарегистрировали бизнес в феврале, весь февраль и март готовили точку к запуску и 1 апреля решили открыться для покупателей. Крайний срок подачи уведомления — 31 марта, за день до официального открытия.
Обрабатывают уведомление в Роспотребнадзоре за один рабочий день. Один экземпляр вам вернут с отметкой Роспотребнадзора — это подтверждение того, что бизнес зарегистрирован.
Что будет, если не подать уведомление
Если по закону вам нужно подать уведомление, а вы начали работу и этого не сделали, бизнесу грозит штраф. Размер штрафа зависит от формы бизнеса:
Также можно получить штраф, если предоставить недостоверные сведения. За них штраф выше:
Не забывайте подавать уведомления и указывайте в них достоверные сведения, чтобы не получить штраф от Роспотребнадзора.
Уведомления работников: как составить, вручить и хранить
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) 2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования Трудового кодекса РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
См. статью «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8′ 2020
См. статью «Электронное кадровое делопроизводство: Как суды относятся к электронным заявлениям работников» в № 6′ 2018
См. статью «Электронное кадровое делопроизводство: Как суды относятся к уведомлениям и приказам работодателя» в № 7′ 2018
См. новость «Эксперимент с электронными кадровыми документами» в № 5′ 2020
См. статью «Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью» в № 8′ 2020
В каких случаях составлять уведомления
В Трудовом кодексе РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них:
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в Трудовом кодексе РФ называется не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может издаваться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что Трудовой кодекс РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “ ___ ” ____________ 20___ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности/профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д. С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы все привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура вручения работнику.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 15 августа, работник должен быть уведомлен не позднее 14 июня. 14 июня – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2-5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее 2 свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Когда акты и служебные записки можно оставлять без номера? Ответ в № 11′ 2019
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть интересный постулат про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом РФ, в который еще только планируют внести нечто подобное.
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Сейчас тема сокращения штата и численности работников особо актуальна. Давайте посмотрим, как работодателю следует направлять уведомления об этом печальном событии. Согласно ч. 2 ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации сотрудники предупреждаются работодателем персонально и под личную подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения.
При этом в действующем законодательстве не конкретизировано, в каких случаях можно считать работника предупрежденным о предстоящем сокращении персонально и под личную подпись. Конечно, идеальным вариантом будет ситуация, когда уведомление о сокращении вручается непосредственно работнику, который, в свою очередь, расписывается в получении уведомления. Если же он отказывается получить уведомление на руки и / или ознакомиться с ним, то работодатели прибегают к другому варианту. Представитель работодателя зачитывает уведомление о предстоящем сокращении работнику вслух в присутствии свидетелей (не менее двух), о чем составляется и подписывается соответствующий акт.
Однако на практике бывают случаи, когда невозможно не только вручить уведомление лично работнику, но и зачитать ему содержание уведомления с составлением акта. В таких ситуациях и приходится решать вопрос о том, каким еще способом можно предупредить его о сокращении. Действующие правила доставки регистрируемых почтовых отправлений (РПО) с уведомлением о вручении позволяют предупредить работника с соблюдением требований ч. 2 ст. 180 ТК РФ:
Да и суды тоже допускают возможность направления уведомлений о сокращении по почте (см. например, апелляционные определения Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики от 13.08.2014 по делу № 33-1274/2014, Верховного суда Республики Алтай от 03.06.2015 по делу № 33-490, определение Санкт-Петербургского городского суда от 12.07.2011 № 33-10541).
Но все-таки использовать почтовый способ предупреждения о сокращении следует в исключительных случаях. Например, если работник трудится в филиале, расположенном в значительном отдалении от головного офиса. Или если налицо злоупотребление правом со стороны работника, который отказывается от личного получения и / или ознакомления с уведомлением о сокращении.
Судебная практика. Определение Московского областного суда от 20.03.2012 по делу № 33-2192
После принятия решения о сокращении штата работнику было сделано уведомление о предстоящем сокращении его должности. Однако он отказался от получения уведомления, о чем работодатель составил соответствующий акт. После этого работодатель направил экземпляр уведомления на почтовый адрес работника, о чем имелась соответствующая почтовая квитанция. При таких обстоятельствах суд признал, что работодателем были соблюдены законодательные требования о предупреждении работника о сокращении.
Таким образом, направление уведомления о сокращении по почте можно использовать для усиления позиции работодателя. В случае возникновения судебного спора такие действия позволят работодателю доказать, что им были предприняты все возможные меры для вручения уведомления лично работнику.
Можно ли работника, не получившего по почте предупреждение о сокращении, считать уведомленным? По данному вопросу существует неоднозначное судебное дело, которое рассматривалось в трех инстанциях:
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 20.04.2015 № 4г/3-3660/15 – кассационная инстанция
По итогам рассмотрения дела судьи сделали вывод, что факт неполучения работником направленных в его адрес заказных писем с предупреждением о сокращении сам по себе не свидетельствует о неисполнении работодателем возложенной на него трудовым законодательством обязанности уведомления сокращаемого работника о предстоящем увольнении. При этом доводы судей основывались на том, что письма с предупреждением о сокращении работодатель заблаговременно направил работнику и по адресу его регистрации, и по указанному в трудовом договоре адресу. А поскольку работник не сообщал работодателю каких-либо сведений о перемене адреса своего местонахождения, то факт неполучения им адресованных ему писем, возвращенных работодателю за истечением срока хранения, не зависел от работодателя. То есть работодатель добросовестно выполнил свои обязательства.
Однако, по нашему мнению, такая позиция судов представляется весьма спорной. В этой связи примечательно другое судебное постановление, в котором суд прямо указал, что неполучение работником заказного письма не может расцениваться как предупреждение работника о предстоящем сокращении, поскольку в таком случае содержание письма остается для него неизвестным (см. определение Омского областного суда от 24.01.2007 № 33-219).
На наш взгляд, работника, который не получил направленное по почте уведомление об увольнении, можно считать предупрежденным о сокращении только в следующем случае:
При таких обстоятельствах неполучение работником почтового отправления можно считать дополнительным подтверждением его отказа от ознакомления с документами о сокращении.
Данный вывод подтверждается, к примеру, следующими судебными постановлениями: апелляционное определение Рязанского областного суда от 26.11.2014 № 33-2281, определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956, апелляционное определение Московского городского суда от 18.03.2014 по делу № 33-7844/14 (оставленное в силе кассационным определением Московского городского суда от 24.09.2014 № 4г/2-9562/14).
Как определить дату увольнения при уведомлении о сокращении по почте? В действующем законодательстве данный вопрос не регламентирован. Тем не менее наиболее безопасным вариантом для работодателя будет отсчитывать 2-месячный уведомительный срок не с момента направления работнику уведомления о сокращении, а с момента получения работником почтового отправления с указанным уведомлением – т.е. от даты, фигурирующей в уведомлении о вручении РПО (ее вы увидите, не только когда данный документ вернется отправителю, но значительно раньше на сайте «Почты России», там можно проверять статус РПО по трек-номеру, нас будет интересовать, когда там появится статус «Вручение»).
При направлении предупреждения о сокращении по почте работодатель может определить в нем дату предстоящего увольнения двумя способами:
Если вы пошли первым путем, то дату увольнения в уведомлении надо ставить с запасом (вы ведь не знаете точно, когда уведомление будет вручено). Если вторым путем, то важно получить документированное подтверждение вручения РПО.
Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 20.01.2015 № 33-203/2015 по делу № 22265/2014
Одним из нарушений процедуры сокращения было признано то, что направленное по почте уведомление о сокращении работник фактически получил в дату, после которой до дня его увольнения оставалось меньше двух месяцев.
Судебная практика. Определение Московского городского суда от 15.07.2013 № 4г/8-4956 – кассационная инстанция
Изначально работодателем был издан приказ о сокращении штата, а работникам были разосланы заказные письма с письменными уведомлениями об увольнении. В указанных документах была написана предполагаемая дата их увольнения. Позднее работодатель получил почтовые уведомления о вручении работникам заказных писем с информацией о датах, в которые каждый из работников получил свое предупреждение о сокращении.
На основании этих сведений в первоначальный приказ о сокращении работодатель внес изменение, которое сводилось к новой формулировке о дате увольнения сокращаемых работников: «датой увольнения работников ОАО считать дату по истечении двух месяцев со дня получения работником почтового письменного уведомления об увольнении». В соответствии с новой редакцией приказа о сокращении работодатель изменил даты увольнения каждого из работников и направил им по почте копии соответствующих приказов об увольнении.
При таких обстоятельствах суды признали, что даты увольнения работников были определены с учетом законодательного требования о 2-месячном сроке предупреждения о сокращении. Процедура уведомления работников о сокращении была признана правильной.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только 3 года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения 5 лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить 3 года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.