Учет и регистрация в чем разница
Процесс регистрации документов (Регистрируемые и нерегистрируемые документы)
Содержание:
Понятие и цель регистрации документов
Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами.
Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.
Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях такие как (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).
Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.
Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.
Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.
Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.
Особенности регистрации документов в организации
Основной принцип регистрации – однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.
В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в местах их создания и исполнения.
Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.
Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.
Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.
К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.
Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения.
Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:
порядковый регистрационный номер;
индекс по номенклатуре дел;
индекс по используемому классификатору.
Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.
Формы регистрации документов
В настоящее время используют существует три формы регистрации
Журнальная регистрация
Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.
Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.
Карточная регистрация
Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:
название вида документа;
индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;
заголовок документа или его краткое содержание;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;
номер дела по номенклатуре дел.
Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:
расписка исполнителя в получении документа;
Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.
Электронная регистрация
Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.
Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.
Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.
Постоянная регистрация: главное о прописке по месту жительства
По закону все россияне должны быть зарегистрированы по месту жительства или пребывания. Чем регистрация отличается от прописки, для чего она нужна, в каких помещениях можно регистрироваться и что будет, если человек нигде не зарегистрирован, рассказываем в материале «РБК-Недвижимости».
Содержание
Что такое прописка
«Прописка» — это советский термин, впервые появившийся в 1925 году в постановлении Совета народных комиссаров РСФСР «О прописке граждан в городских поселениях». В то время активно вводились гражданские паспорта, и с помощью прописки государство контролировало миграцию граждан (и могло влиять на нее). Чтобы прописаться в том или ином населенном пункте, человеку требовалось разрешение властей.
На протяжении многих лет поводом для получения прописки могло служить принятие на работу либо, например, брак с человеком, уже имеющим прописку в этом городе. Поэтому, кстати, в СССР были весьма распространены фиктивные браки, которые заключались ради прописки. Однако власти могли и не прописать гражданина без объяснения причин — в этом случае он должен был в течение недели выбыть из этого населенного пункта и прописаться в другом.
Сегодня юридического термина «прописка» не существует, это пережиток советских времен. Сейчас, говоря о прописке, в имеется в виду регистрация. Она бывает временная и постоянная.
Отличие постоянной регистрации от временной
Временная регистрация — это регистрация по месту пребывания, то есть по адресу, по которому он собирается жить какое-то время. Этим местом может быть не только квартира или дом, но и больница, санаторий, отель или хостел. Оформляется временная прописка, если человек находится не по месту своего проживания более 90 дней. Регистрация по месту пребывания оформляется на определенный срок — от 90 суток до пяти лет.
Зачем нужна постоянная регистрация
Несмотря на то что каждый россиянин имеет право на свободу передвижения и выбор места жительства, в стране существует регистрационный учет. Именно для этого в первую очередь существует регистрация — постоянная и временная.
Самому же гражданину регистрация не дает права на жилплощадь, но, как правило, она необходима для получения социального обеспечения. По закону отсутствие регистрации не может влиять на трудоустройство гражданина России, получение им медицинской помощи и других социальных услуг.
Но на деле ее отсутствие осложняет, например, получение различных документов (заграничного паспорта, пенсионного удостоверения, водительских прав и т. д.), оформление кредитов, определение детей в детские сады или школы, прикрепление к поликлиникам, устройство на работу или получение мер социальной поддержки.
Без штампа в паспорте, скорее всего, не получится проголосовать на выборах или заключать договоры. Мало кто решится заключать договор с лицом без определенного места жительства или пребывания, поскольку повышаются риски исполнения обязательств перед второй стороной, например банком. Без регистрации сложнее зарегистрировать ИП или юридическое лицо.
Где можно оформить регистрацию
Зарегистрироваться на постоянной основе можно только в помещениях, которые имеют статус жилых (квартирах, частных домах, семейных общежитиях). Нельзя оформить постоянную прописку в апартаментах, поскольку они относятся к нежилым помещениям. В апартаментах можно оформить только временную регистрацию. Это одна из причин постоянных дискуссий вокруг статуса апартаментов.
Ни временная, ни постоянная регистрация невозможна в домах, которые определены под снос. После выхода городского постановления о сносе дома регистрационный учет в этих зданиях прекращается.
А вот временная регистрация возможна не только в квартирах и домах, но и гостиницах, санаториях (пансионатах или домах отдыха), кемпингах и турбазах, медицинских учреждениях, учреждениях уголовно-исполнительной системы и даже в нежилых помещениях (например, по месту работы).
Постоянная регистрация на даче
С 1 января 2019 года стало возможным зарегистрироваться на даче. Соответствующий закон был принят Госдумой летом 2017 года. Но для регистрации на даче необходимо соблюдение некоторых условий. Дом должен быть капитальным и находиться в хорошем состоянии, построен согласно СНиПам и СанПиНАм, с учетом требований пожарной и других типов безопасности. В нем должны быть проведены все коммуникации: электричество, горячая и холодная вода, водоотведение, отопление, вентиляция, газ (в газифицированных районах). В поселениях без централизованных инженерных сетей допускается отсутствие водопровода и канализации в строениях до двух этажей. В доме должна быть предусмотрена возможность поддерживать температуру не ниже 18 ℃ круглый год.
Перевод дачи в жилой дом, помимо прописки, дает и ряд других преимуществ будущему владельцу. Во-первых, собственник сможет получить имущественный налоговый вычет, что возможно только при приобретении жилой недвижимости. Во-вторых, он сможет оформить местный тариф на электричество, который намного ниже (примерно на 30%), чем в городе. В-третьих, жилой статус дома может обеспечить ему более высокую цену при продаже.
Можно ли жить без постоянной прописки
По закону, если место жительства меняется, в течение семи дней нужно прописаться по новому адресу. Но ситуации, когда у человека нет постоянной прописки, возможны. Например, если он продал свое жилье и другое еще не купил, а зарегистрироваться ему пока негде. В этом случае желательно оформить регистрацию по месту фактического пребывания, то есть временную регистрацию.
Уголовной ответственности за то, что в паспорте отсутствует постоянная регистрация или нет временной, не существует. Но пребывать в любом населенном пункте на территории России без регистрации человек может в течение 90 дней. Если срок вышел, положен штраф.
Согласно ст. 19.15.1. КоАП РФ, за проживание в жилом помещении без регистрации в Москве или Санкт-Петербурге штраф составляет от 3 тыс. до 5 тыс. руб., в других населенных пунктах — от 2 тыс. до 3 тыс. руб.
Постоянная регистрация: риски для собственника
Регистрация других лиц в квартире может таить риски для собственника. Регистрация наделяет прописанных в квартире правом проживания и пользования жильем, но они не могут продать квартиру. При этом собственник не может самостоятельно выписать этих лиц из квартиры по своей инициативе, если они не захотят сделать это добровольно, отметил член Ассоциации юристов России (АЮР) Артем Коростелев.
«Принудительное снятие с регистрационного учета осуществляется исключительно в судебном порядке. Поэтому лучше при регистрации устанавливать срок, так проблем будет однозначно меньше. В ином случае в суде потребуется доказывать, что лицо утратило интерес в пользовании», — посоветовал юрист.
Также риск возникает тогда, когда необходимо продать или подарить недвижимость, а новый собственник не захочет делить свои квадратные метры с теми, кто сегодня в ней зарегистрирован, добавил основатель и СЕО консалтинговой группы vvCube Вадим Ткаченко.
При этом основной схемой, связанной с постоянной регистрацией по месту жительства, является массовая прописка граждан или фиктивная регистрация, продолжил член АЮР. Обычно собственники прописывают за вознаграждение на свой жилплощади людей, которым требуется формальная регистрация в определенном городе. «Прописывая большое количество людей в одну или две комнаты, один собственник чинит таким образом препятствия другому, заставляя его отказаться от своей доли или делая жизнь в квартире затруднительной», — добавил Вадим Ткаченко.
Законодательством предусмотрена ответственность за такие действия. За фиктивную прописку собственник может быть привлечен к административной ответственности по ст.19.15.2 КоАП РФ или к уголовной согласно ст. 322.2 УК РФ.
Как прописаться в квартире
Подать документы для регистрации по месту жительства можно несколькими способами:
· в центре госуслуг «Мои документы» того района, где находится жилье;
· в управляющей компании вашего дома, если она предоставляет услуги паспортного стола.
Список документов:
· заявление, подписанное вами или собственником помещения;
· документ о праве собственности на жилье: по желанию, но лучше его предоставить;
· документ, который подтверждает основание для вселения, если нет права собственности: договор найма, решение суда;
· согласие совершеннолетних пользователей помещения, наймодателя, других собственников;
· акт о назначении опекуна или попечителя, если они есть.
Документ, который подтверждает снятие с регистрации по прежнему месту жительства, не нужен. Регистрацию по предыдущему адресу снимают автоматически при оформлении новой.
Как сняться с постоянной регистрации
Данная процедура необходима, когда человек переезжает на новое место жительства, покупает квартиру или уезжает из России. Сняться с регистрационного учета можно, обратившись с заявлением лично или подав документы в ближайший МФЦ. Причем сняться с учета можно не только по месту прописки, но и в любом регионе России. Государство оказывает данную услугу бесплатно, назначая штрафы только в тех случаях, когда была просрочена регистрация на старом месте жительства (по временной регистрации).
Если человек не знает нового адреса или не может его указать, в заявлении отмечается «адрес нового места жительства неизвестен». Если уже известно новое место жительства, то одновременно с заявлением на регистрацию по новому адресу заполняется и заявление на снятие с регистрации по старому. Подать заявление можно и за границей. Нужно заверить его у нотариуса и удостоверить подписью в дипломатическом представительстве.
При снятии с регистрации заполняется еще один документ — листок убытия. Для регистрации по новому месту жительства этот листок предъявлять не нужно. Достаточно паспорта, заявления и документа, подтверждающего ваши права на вселение в новое помещение.
В случае если у человека есть несовершеннолетние дети, то они снимаются автоматически с регистрации по старому адресу при регистрации по новому месту жительства. Если новое место жительство неизвестно, то можно снять несовершеннолетнего с учета в общем порядке.
Пресс-центр
Зачем нужны кадастровый учет и регистрация прав?
Единый государственный реестр недвижимости представляет собой свод достоверных систематизированных сведений и состоит из кадастра недвижимости и реестр прав на недвижимость.
В кадастр недвижимости вносятся следующие основные сведения об объекте недвижимости:
вид объекта недвижимости;
кадастровый номер объекта недвижимости и дата его присвоения;
описание местоположения объекта недвижимости;
описание основных характеристик объекта недвижимости (площадь, протяженность, материал стен, год ввода в эксплуатацию и другие);
сведения о прекращении существования объекта недвижимости и дата снятия с государственного кадастрового учета, если объект недвижимости прекратил существование.
Закрепление характеристик объекта недвижимости в ЕГРН позволит вам защитить свои интересы в различных спорах, например, о расположении земельных участков, назначении или конфигурации объектов недвижимости и т.д. На данные ЕГРН вы сможете ссылаться и в суде, и при проведении различных проверок, и в спорах с соседями.
В реестр прав на недвижимость вносятся сведения о правах, об ограничениях прав и обременениях объектов недвижимости.
В реестр прав на недвижимость вносятся следующие сведения о правах, об ограничениях прав и обременениях объекта недвижимости, о сделках с ним:
вид вещного права, номер регистрации и дата государственной регистрации права;
сведения о лице, за которым зарегистрировано право на объект недвижимости, записи о предыдущих правообладателях
сведения об основании возникновения, изменения, перехода и прекращения права на объект недвижимости;
вид зарегистрированного ограничения права или обременения объекта недвижимости, номер регистрации и дата государственной регистрации;
сведения о лицах, в пользу которых установлены ограничения права или обременения объекта недвижимости;
основания возникновения, изменения, прекращения ограничений права или обременений объекта недвижимости.
Государственная регистрация прав осуществляется посредством внесения в ЕГРН записи о праве на недвижимое имущество. Именно с этого момента вы можете распоряжаться объектом недвижимости – совершать любые сделки (продавать, дарить, обменивать, передавать в аренду, в залог и т.д.).
Напомним, что сейчас в большинстве случаев кадастровый учет и регистрация прав на недвижимость проводятся одновременно, в рамках одной процедуры. Указанную услугу в Тульской области выполняет Управление Росреестра по Тульской области. Заявление и необходимые документы можно подать через многофункциональные центры либо в электронном виде с помощью портала Росреестра (в этом случае потребуется электронная подпись). После прохождения процедур кадастрового учета и регистрации прав выдается выписка из ЕГРН.
Регистрация документов в вопросах и ответах
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.