Учет ахр что это
Учет ахр что это
I. Административно-хозяйственные расходы
1. Расходы на оплату труда административно-хозяйственного персонала:
— работников аппарата управления (руководителей, специалистов и других работников, относящихся к служащим);
— линейного персонала: старших производителей работ (начальников участков), производителей работ, мастеров строительных участков, участковых механиков;
— рабочих, осуществляющих хозяйственное обслуживание работников аппарата управления (телефонистов, телеграфистов, радиооператоров, операторов связи, операторов электронно-вычислительных машин, дворников, уборщиц, гардеробщиков, курьеров и др.).
2. Сумма уплаты единого социального налога (взноса) в соответствии с законодательством Российской Федерации, исчисляемая от расходов на оплату труда работников административно-хозяйственного персонала.
3. Почтово-телеграфные расходы, оплата услуг связи, в частности, оплата международных и междугородних телефонных переговоров, переговоров с использованием радиотелефонов, сотовой связи, сообщений, передаваемых по пейджинговой связи, расходы на содержание и эксплуатацию телефонных станций, коммутаторов, телетайпов, установок диспетчерской, радио- и других видов связи, используемых для управления и числящихся на балансе организации, расходы на аренду указанных средств связи или на оплату соответствующих услуг, предоставляемых другими организациями, расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и другие аналогичные сети).
4. Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся расходы на приобретение исключительных прав на программы ЭВМ и на обновление программы для ЭВМ и баз данных.
5. Расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники, которая используется для управления и числится на балансе организации, а также расходы на оплату соответствующих работ, выполняемых по договорам вычислительными центрами, машиносчетными станциями и бюро, не состоящими на балансе строительной организации.
6. Расходы на типографские работы, на содержание и эксплуатацию машинописной и другой оргтехники.
7. Расходы на содержание и эксплуатацию зданий, сооружений, помещений, занимаемых и используемых административно-хозяйственным персоналом (отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение, канализация и содержание в чистоте), а также расходы, связанные с платой за землю.
8. Расходы на оплату лицензионных, юридических и информационных услуг.
9. Расходы на оплату консультационных и иных аналогичных услуг.
10. Плата государственному и/или частному нотариусу за нотариальное оформление в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке.
11. Расходы на оплату аудиторских услуг, связанных с проверкой достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, осуществленные в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12. Расходы на приобретение канцелярских принадлежностей, бланков учета, отчетности и других документов, периодических изданий, необходимых для целей производства и управления им, на приобретение технической литературы, переплетные работы.
13. Расходы на проведение всех видов ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) основных фондов, используемых административно-хозяйственным персоналом.
14. Расходы на формирование резерва по гарантийному ремонту и гарантийному обслуживанию.
15. Расходы, связанные со служебными разъездами работников административно-хозяйственного персонала в пределах пункта нахождения организации.
16. Расходы на содержание и эксплуатацию служебного легкового автотранспорта, числящегося на балансе строительной организации и обслуживающего работников аппарата управления этой организации, включая:
— оплату труда (с отчислениями на единый социальный налог) работников, обслуживающих легковой автотранспорт;
— стоимость горючего, смазочных и других материалов, износа ремонта автомобильной резины, технического обслуживания автотранспорта;
— расходы на содержание гаражей (энергоснабжение, водоснабжение, канализация и т.п.), арендную плату за гаражи и места стоянки автомобилей, амортизационные отчисления (износ) и расходы на все виды ремонта (отчисления в ремонтный фонд или резерв на ремонт) автомобилей и зданий гаражей.
17. Расходы на наем служебных легковых автомобилей.
В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: размеры компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установлены в пункте 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, а не в пункте 3 указанного Постановления Правительства РФ.
Приказом Минфина РФ от 04.02.2000 N 16 и в соответствии с пунктом 3 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 изменены размеры компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок.
19. Расходы, связанные с оплатой затрат по переезду работников административно-хозяйственного персонала, включая работников, обслуживающих служебный легковой автотранспорт, и оплатой им подъемных в соответствии с действующим законодательством о компенсациях и гарантиях при переводе, приеме вновь и направлении на работу в другие местности.
20. Расходы на служебные командировки, связанные с производственной деятельностью административно-хозяйственного персонала, включая работников, обслуживающих служебный легковой автотранспорт, исходя из норм, установленных законодательством Российской Федерации, включая:
— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
— суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утвержденных Правительством Российской Федерации;
— оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
— консульские, портовые, аэродромные сборы, сборы на право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
— наем жилого помещения.
21. Отчисления, производимые структурными подразделениями, не являющимися юридическими лицами, на содержание аппарата управления строительной организации.
22. Амортизационные отчисления (арендная плата) по основным фондам, предназначенным для обслуживания аппарата управления.
23. Представительские расходы, связанные с деятельностью организаций: расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание Совета (управления) или другого аналогичного органа организации.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, их документального оформления и контроля. Фактические расходы не должны превышать предельных размеров, установленных действующим порядком.
24. Расходы на текущее изучение (исследование) конъюнктурного рынка, сбор и распространение информации, непосредственно связанной с производством и реализацией работ (услуг).
25. Оплата услуг банка.
26. Другие административно-хозяйственные расходы (оплата услуг, осуществляемых сторонними организациями по управлению производством, в тех случаях, когда штатным расписанием строительной организации не предусмотрены те или иные функциональные службы и т.п.).
Управленческие расходы и себестоимость: вместе или врозь
Продолжаем серию материалов, посвященных бухгалтерской терминологии.
Управленческие расходы (Administrative Expense) — это расходы, которые не связаны с производством, хранением и сбытом продукции, но необходимы для функционирования организации. Еще их называют общехозяйственными.
Сюда входят:
Как видите, в основном управленческие расходы направлены на содержание административно-управленческого персонала и офисной инфраструктуры. Когда я начинал свою карьеру на заводе, таких сотрудников цеховой люд называл нахлебниками. Потому что они не производят продукцию и не продают ее. А кормить их надо.
В отчете о финансовых результатах (это форма бухгалтерской отчетности, о которой я скоро напишу) управленческие расходы могут показываться либо в себестоимости продаж, либо отдельной строкой. И вот вам два примера:
В первом случае управленческие расходы показаны отдельной строкой. Сразу видно, что на 1 руб. себестоимости приходится 14 копеек управленческих расходов.
Во втором случае управленческие расходы погребены в себестоимости. А отчего она такая большая, непонятно. Может ресурсы дорогие, а может директора огромные зарплаты получают.
Кстати, новый ФСБУ «Запасы» хоть и выйдет совсем не в том виде, в каком Минфин должен был его принять, запрещает включать управленческие расходы в себестоимость продукции.
Как сказал Петр Великий: «Дабы дурь каждого видна была».
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Аллокация ахр банка как элемент системы бюджетирования
«Управление в кредитной организации», 2009, N 4
Введение
Система контроллинга административно-хозяйственных расходов (АХР) банка является важным элементом системы финансового менеджмента банка и состоит из следующих основных этапов:
При построении системы бюджетирования в банке ключевым вопросом является четкое разделение его финансовых результатов по различным направлениям. Такими направлениями могут являться:
Возможность видеть результаты деятельности банка в различных «срезах» бизнеса и организационной структуры позволяет менеджерам банка эффективно анализировать ситуацию и принимать правильные управленческие решения.
Разделение финансового результата банка по заданным критериям возможно только при построении системы соответствующего разделения его доходов и расходов по этим критериям.
Как правило, доходы и расходы по проводимым банковским операциям выделить достаточно легко на основе разделения балансовых и лицевых счетов исходя из их экономической сущности. Это позволяет без особых проблем рассчитывать чистую операционную прибыль конкретного дополнительного офиса в разрезе каждого направления бизнеса и банковского продукта.
Под аллокацией расходов следует понимать некое установленное правило, алгоритм или процедуру, с помощью которой сумма расходов может быть разнесена на каждый географический регион, дополнительный офис, направление бизнеса, банковский продукт. Чем больше критериев распределения, тем сложнее правило аллокации.
Правила аллокации редко бывают абсолютно точными. Обычно банки используют ограниченный набор правил аллокации, которые позволяют им разносить АХР с некоей приемлемой степенью точности. К сожалению, связь между точностью и сложностью правила аллокации обычно прямо пропорциональная: чем точнее правило, тем сложнее оно в практической реализации. Но повышенная точность требуется далеко не всегда. Очень часто простое правило аллокации дает результаты ненамного хуже, чем более сложное.
С помощью системы правил аллокации АХР банка могут быть соотнесены с соответствующими операционными результатами, и таким образом может быть рассчитан финансовый результат по заданному критерию.
Объекты недвижимости Аллокация капитальных затрат
Строительство/приобретение объектов недвижимости достаточно однозначно предполагает их функциональное использование: головной офис, региональный офис или точка продаж.
Несколько сложнее произвести разделение по структурным подразделениям и направлениям бизнеса. Единственным логичным правилом аллокации в данном случае является разделение общей площади объекта недвижимости между структурными подразделениями с последующей группировкой их по направлениям бизнеса.
Аллокация площади офиса производится на основании его плана (экспликации помещений) и схемы рабочих мест специалистов в кабинетах. Помимо полезной площади офисных помещений, на которых непосредственно размещаются специалисты, в плане помещения обязательно присутствуют вспомогательные помещения и площади (технические комнаты, коридоры, лестничные пролеты, тамбуры, холлы). Аллокация таких площадей производится пропорционально численности структурных подразделений.
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по техническому обслуживанию офисных помещений производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат.
Компьютерная техника Аллокация капитальных затрат
Компьютерное оборудование может приобретаться для нужд конкретных направлений бизнеса и конкретных структурных подразделений. Например, обеспечение персональными компьютерами, принтерами. Здесь мы имеем дело с простой аллокацией расходов на конкретные направления бизнеса и подразделения.
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по техническому обслуживанию компьютерного оборудования производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат.
Некоторые сложности могут возникнуть с аллокацией расходов по расходным материалам к принтерам (эти расходы составляют немалую долю расходов на их обслуживание). Возможны два подхода.
В некоторых банках службы технической поддержки ведут свою статистику замен картриджей в принтерах, и на основании этих данных можно произвести точную аллокацию расходов на картриджи между структурными подразделениями.
Если же такая статистика не ведется, то логично производить разделение общей суммы расходов на картриджи к принтерам пропорционально штатной численности структурных подразделений. Однако при этом следует учесть, что различные структурные подразделения используют в своей работе печать с разной степенью интенсивности. Например, расход картриджей в ритейле намного выше, чем в корпоративном направлении, поскольку ритейл имеет дело с массовым потоком клиентов.
Таким образом, использование простого метода распределения на основе численности персонала не дает приемлемого результата в разрезе различных направлений бизнеса. Следовательно, алгоритм должен быть модифицирован. Например, можно ввести систему корректирующих повышающих коэффициентов для разных направлений бизнеса.
Программное обеспечение Аллокация капитальных затрат
Программное обеспечение, приобретаемое банком, можно условно разделить на несколько групп в зависимости от категорий использования.
Прежде всего следует выделить программное обеспечение, приобретаемое для банка в целом: автоматизированная банковская система, системы управления базами данных, операционные системы, системы резервного копирования и антивирусы. Аллокацию данных затрат целесообразно производить пропорционально штатной численности структурных подразделений или относить на расходы управления информационных технологий с последующей аллокацией их в составе всех затрат данного управления по допофисам и направлениям бизнеса.
Помимо программного обеспечения общебанковского пользования банк приобретает специализированное программное обеспечение для конкретных структурных подразделений: системы CRM, специализированные модули для АБС по учету тех или иных операций и т.п. Эти затраты относятся напрямую на соответствующие структурные подразделения.
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по авторскому сопровождению программного обеспечения, доработке и обновлению производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат.
Офисное оборудование Аллокация капитальных затрат
Капитальные затраты по приобретению офисного оборудования достаточно однозначно распределяются между структурными подразделениями, допофисами и направлениями бизнеса, поскольку приобретаются для установки в конкретных местах и для конкретных целей.
Оборудованием коллективного пользования, как правило, является копировальная техника. Однако при ее покупке и установке в определенном месте офиса уже заранее предполагается, какие подразделения в основном будут заниматься ее эксплуатацией. Это позволяет реализовать некое правило аллокации этих капитальных расходов, основанное на экспертной оценке.
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по техническому обслуживанию офисного оборудования производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат.
Затраты по расходным материалам к копировальной технике могут аллокироваться с учетом экспертной оценки относительно ее эксплуатации тем или иным структурным подразделением. Произвести такую оценку не всегда легко, но возможно.
Мебель и бытовое оборудование Аллокация капитальных затрат
Капитальные затраты по приобретению мебели и бытового оборудования достаточно однозначно распределяются между структурными подразделениями, допофисами и направлениями бизнеса, поскольку приобретаются для установки в конкретных местах и для конкретных целей.
В то же время банком могут приобретаться мебель и оборудование для общего использования. Например, мебель переговорных комнат, мебель для комнаты приема пищи. Расходы по такой мебели и оборудованию распределяются равными частями между всеми структурными подразделениями.
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по техническому обслуживанию мебели и бытового оборудования производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат.
Спецбанковское оборудование Аллокация капитальных затрат
Капитальные затраты по приобретению банкоматов, инфокиосков, кассовых терминалов и прочего оборудования достаточно однозначно распределяются между структурными подразделениями, допофисами и направлениями бизнеса, поскольку приобретаются для установки в конкретных местах и для конкретных целей.
Некоторая неоднозначность может иметь место при аллокации капитальных расходов по покупке оборудования касс. Кассы регионального допофиса, как правило, не имеют четкого деления по направлениям бизнеса. В одной и той же кассе могут обслуживаться и частные вкладчики, и предприятия малого и среднего бизнеса. В этом случае аллокацию можно производить на основе статистических данных по оборотам кассы (корреспонденции счетов).
Аллокация текущих расходов
Аллокация текущих расходов по техническому обслуживанию и расходным материалам к оборудованию производится по тем же правилам аллокации, что и при распределении соответствующих капитальных затрат. В качестве дополнительных правил аллокации и баз распределения расходов могут использоваться объемы остатков в кассах денежной наличности, обороты касс, количество выпущенных банковских карт и количество карт, находящихся в обращении.
Автотранспорт Аллокация капитальных затрат
Автомобильный транспорт может приобретаться для нужд конкретных структурных подразделений и видов бизнеса. Например, инкассаторская машина или автомобиль для службы безопасности. В этом случае мы имеем дело с методом прямого отнесения затрат в полной сумме. Но чаще всего бывает, что автомобиль приобретается для нужд различных структурных подразделений в целях совместного его использования. В этом случае требуется экспертная оценка планов эксплуатации автомобиля, которая должна присутствовать в технико-экономическом обосновании целесообразности приобретения данного автомобиля.
Аллокация текущих расходов
Текущие расходы по эксплуатации автотранспорта распределяются напрямую, если, как было сказано выше, машины закреплены за конкретными подразделениями и обеспечивают заданные направления бизнеса.
В противном случае требуется применить расчетный метод разнесения затрат. В отдельные месяцы автомобиль может эксплуатироваться различными подразделениями с различной степенью интенсивности. Соответствующий расчет аллокации можно произвести точно на основании данных путевых листов, в которых четко определяется: кто, когда и как долго (указывается километраж) использовал данный автомобиль. На основании этих данных можно рассчитать интенсивность использования автомобиля (показатель километража) теми или иными подразделениями банка. На основе статистики по километражу можно произвести аллокацию практически всех текущих расходов по автотранспорту (ГСМ, ремонт, страховка).
Если метод анализа путевых листов кажется слишком сложным, то можно использовать упрощенный подход экспертных оценок, но помнить при этом, что он даст достаточно приблизительные результаты.
Средства безопасности Аллокация капитальных затрат
При аллокации капитальных затрат по приобретению средств безопасности следует исходить из того, что данное оборудование призвано обеспечить охрану в первую очередь материальных ценностей банка. В частности, охранно-пожарная сигнализация обеспечивает безопасность помещения офиса. Следовательно, логичным правилом аллокации затрат на приобретение охранно-пожарной системы будет распределение затрат между структурными подразделениями пропорционально занимаемой ими площади офиса. Системы контроля доступа могут быть распределены пропорционально численности персонала структурных подразделений. Система аэрозольного пожаротушения оборудования серверной может быть отнесена на общие расходы управления информационных технологий для последующей аллокации между направлениями бизнеса в составе всех затрат данного направления.
Аллокация текущих расходов
Текущие расходы по техническому обслуживанию оборудования охранных и противопожарных систем аллокируются по тем же правилам, по которым аллокируются соответствующие расходы капитального характера по приобретению указанного оборудования.
Расходы по охранным услугам МВД/ЧОП аллокируются пропорционально площади охраняемого офиса банка. Соответственно, чем большую площадь офисных площадей занимает структурное подразделение, тем большую долю расходов по охране оно несет.
Телефонная связь Аллокация капитальных затрат
Оборудование телефонии может приобретаться для нужд конкретных направлений бизнеса и конкретных структурных подразделений. Например, при обеспечении телефонными аппаратами, факсами мы имеем дело с простой аллокацией расходов на конкретные направления бизнеса и подразделения.
Некоторые виды оборудования могут приобретаться для общебанковских нужд в целях развития телекоммуникационной инфраструктуры банка. В этом случае следует выбрать подходящее правило аллокации, которое, скорее всего, будет основано на экспертной оценке специалистов, отвечающих за развитие телефонной связи в банке. Например, платы расширения банковской мини-АТС могут приобретаться как для подключения к телефонной сети новых сотрудников банка, так и для обеспечения расширения возможностей колл-центра банка. Соответственно, и подходы к аллокации будут разные.
Дополнительные телефонные номера, как правило, аллокируются на всех сотрудников офиса, поскольку их покупка призвана обеспечить более свободный доступ к телефонной связи. Но есть и исключения из этого правила: специалисты бэк-офиса не имеют острой потребности во внешних телефонных номерах, и поэтому производить аллокацию на них данных расходов не следует.
Аллокация текущих расходов
Плата за телефонный трафик определяется исходя из длительности и направления телефонных звонков. Если программное обеспечение банковской мини-АТС позволяет накапливать и выводить в электронном виде статистику по телефонным звонкам, то банк имеет возможность определять, с каких именно телефонных номеров производились звонки, какой длительности и в каких направлениях. Другим вариантом является получение расшифровки по телефонным звонкам от оператора связи. А поскольку конкретные телефонные номера закреплены за конкретными специалистами конкретных структурных подразделений, занимающихся конкретными бизнес-направлениями, то аллокация затрат по телефонным разговорам может быть произведена достаточно точная.
Почтовая связь Аллокация капитальных затрат
Капитальные затраты по почтовой связи в виде покупки весов для взвешивания почтовых сообщений, приобретения маркировальной (франкировальной) машины, как правило, незначительные, и их можно аллокировать в равных частях между всеми бизнес-направлениями, не беспокоясь о возможных искажениях сути аллокации.
В некоторых случаях капитальные затраты могут быть отнесены в полной сумме на определенные структурные подразделения и направления бизнеса. Это происходит тогда, когда данное оборудование покупается для конкретных нужд. Например, дополнительная франкировальная машина может быть приобретена не для общего пользования в канцелярию банка, а для установки в управлении для работы с проблемной задолженностью физических лиц (для рассылки писем должникам) или для установки в управление карточного бизнеса (для рассылки банковских карт).
Аллокация текущих расходов
Текущие расходы по спецбанковской связи (инкассации банковских документов) относятся на расходы операционного управления и расчетно-кассового обслуживания клиентов.
Расходы по курьерской связи и экспресс-доставке имеют четко обозначенную принадлежность и также могут быть без проблем аллокированы в зависимости от характера пересылаемых документов и их конечного получателя. Например, расходы по экспресс-доставке документов по синдицированному кредиту можно четко отнести на направление корпоративного кредитования головного офиса. Расходы по курьерской доставке документов для банка-корреспондента (учредительные документы и договор корсчета) относятся соответственно на направление «Работа с финансовыми институтами».
Несколько сложнее обстоит дело с обычными почтовыми отправлениями. Аллокация расходов на них строится исходя из интенсивности этих отправлений. Интенсивность можно измерить и подсчитать, только если система электронного документооборота банка позволяет выдавать соответствующую статистику по исходящим отправлениям. Это динамическое правило аллокации, которое будет строиться на основе ежемесячной статистики почтовых отправлений.
Расходы на персонал Аллокация текущих расходов
Расходы на персонал составляют одну из самых значительных статей расходов банка. Исходя из этого, банк должен стремиться к максимально точному распределению данных расходов между офисами и направлениями бизнеса.
Все расходы на персонал персонифицированы, поэтому в этом случае нет какой-либо необходимости в применении сложных алгоритмов аллокации. Главная проблема заключается в построении четкой системы автоматизации и учета расходов на персонал, которая бы позволяла генерировать отчеты в разрезе допофисов, направлений бизнеса и структурных подразделений.
Расходы по заработной плате, бонусным выплатам и прочим расходам по топ-менеджерам относятся на подразделения и направления бизнеса, которые они курируют в соответствии с принятой системой разделения полномочий.
Информационные и консультационные расходы Аллокация текущих расходов
Расходы по доступу к различным информационным базам данных и по их обновлению, как правило, не всегда можно однозначно отнести к тому или иному структурному подразделению или направлению бизнеса, поскольку пользователями баз данных могут являться различные структурные подразделения. Например, основным пользователем базы данных юридических документов является юридическое управление, однако данной базой в той или иной степени могут пользоваться все структурные подразделения, осуществляющие банковские операции или внутрихозяйственную деятельность, поскольку не все юридические вопросы проходят через юридическое управление, некоторые из этих вопросов решаются в структурных подразделениях. В этом случае 90% расходов по юридической базе данных можно отнести к юридическому управлению (которые затем будут аллокированы по направлениям бизнеса в составе всех затрат юридического управления), а оставшиеся 10% можно распределить равными частями между бизнес-подразделениями.
Расходы по услугам информационных агентств можно аллокировать по их экономической сущности, если эти услуги структурированы и состоят из четко выделенных информационных блоков по направлениям бизнеса. Например, материалы финансового информационного агентства могут включать в себя информационные блоки со следующими заголовками: «Ставки рынка МБК», «Кредиты населению», «Макроэкономические показатели», каждый из которых имеет свою стоимость. Это позволяет производить распределение затрат исходя из экономической сути приобретаемой информации.
Рассылки новостей типа «Интерфакс», «Прайм-ТАСС» можно относить на общебанковские расходы или распределять между структурными подразделениями пропорционально штатной численности персонала.
Расходы по консалтинговым услугам и подготовке аналитических материалов носят, как правило, четкий целевой характер, и проблем с их распределением обычно не возникает.
Командировочные расходы Аллокация текущих расходов
Расходы по командировкам персонифицированы, поэтому они достаточно однозначно относятся на соответствующие допофисы и направления бизнеса.
Командировочные расходы топ-менеджеров относятся на подразделения и направления бизнеса, которые они курируют в соответствии с принятой системой разделения полномочий.
Услуги сторонних организаций Аллокация текущих расходов
Статья «Услуги сторонних организаций» является сборной по своей сути и объединяет различные услуги сторонних организаций. Аллокация каждого вида расхода производится исходя из его экономической сущности.
Нотариальные, юридические расходы, расходы по кадровым агентствам и услугам переводчиков, как правило, можно однозначно отнести на то или иное структурное подразделение. Расходы по страхованию можно отнести в соответствии с тем, к кому относится страхуемое имущество.
Услуги по ежегодному аудиту банка по национальным и международным стандартам составляют значительную статью его расходов, поэтому они заслуживают более пристального к себе внимания. При калькуляции стоимости своих услуг аудиторские компании исходят из величины активов банка, а также трудозатрат своих специалистов. Исходя из этого, можно считать, что правильным будет аллокация расходов по аудиту на основе некоего интегрального показателя, учитывающего долю активов каждого допофиса и направления бизнеса в активах банка или просто доли валового дохода каждого допофиса и направления бизнеса в доходах банка за год.
Представительские расходы Аллокация текущих расходов
Обычно представительские расходы осуществляются головным офисом банка, однако алгоритм их распределения зависит от сущности и направленности проводимого мероприятия.
В случае если представительские расходы возникли в результате некоего общебанковского мероприятия (например, по приему делегации акционеров или в связи с проведением общего годового собрания акционеров), то они относятся на общебанковские расходы с последующим перераспределением на все офисы и направления бизнеса.
Ежемесячные представительские расходы топ-менеджеров относятся на подразделения и направления бизнеса, которые они курируют в соответствии с принятой системой разделения полномочий.
Канцелярские товары Аллокация текущих расходов
Метод распределения канцелярских расходов по подразделениям сети зависит от технических возможностей банка по организации учета по данной статье расходов.
Если в банке организован доскональный и автоматизированный складской учет, это позволяет четко разносить канцелярские расходы между головным офисом банка и его дополнительными офисами на основании накладных на отпуск материалов, где четко указывается получатель канцелярских товаров. Автоматизированный учет в головном офисе также позволяет делать распределение канцелярских расходов головного офиса между его структурными подразделениями, то есть производить аллокацию расходов по видам бизнеса и банковским продуктам.
Несколько сложнее обстоит дело с дополнительными офисами. Централизованная система материального обеспечения допофисов подразумевает отпуск канцелярских товаров из головного офиса на ежемесячной основе в заданном ассортименте (или на основании предварительной заявки). При этом выделение канцелярских товаров производится одной партией в заданный адрес. Разделение канцелярских товаров между структурными подразделениями допофиса производится на месте по факту получения и без отражения этой операции в складском учете. Следовательно, на этом этапе следует применять некий алгоритм аллокации расходов, основанный на численности персонала, занятого на том или ином направлении бизнеса.
Если уровень автоматизации складского учета канцелярских товаров не позволяет производить прямую аллокацию канцелярских расходов по офисам, направлениям бизнеса или данная прямая аллокация невозможна на всех направлениях, то простым и достаточно эффективным правилом распределения данных расходов может быть метод распределения на основе численности персонала. Однако при этом следует учесть, что различные структурные подразделения используют в своей работе различные канцелярские товары (различающиеся по ассортименту и стоимости), а некоторые виды канцелярских товаров используют с различной степенью интенсивности. Например, расход папок-скоросшивателей и бумаги формата А4 в ритейле намного выше, чем в корпоративном направлении, поскольку ритейл основан на массовом потоке клиентов с более затратными по канцелярии операциями. Несоизмеримо выше в ритейле и затраты на канцелярские товары для касс (накладки для денег, упаковочные пакеты, шпагат и т.п.).
Таким образом, использование простого метода распределения на основе численности персонала не дает приемлемого результата в разрезе различных направлений бизнеса. Следовательно, алгоритм должен быть модифицирован. Например, можно ввести систему корректирующих повышающих коэффициентов для разных направлений бизнеса.
Подписка и литература Аллокация текущих расходов
Периодические профессиональные издания в виде журналов, газет, специальной литературы выписываются и приобретаются для конкретных структурных подразделений, поэтому они аллокируются достаточно просто.
Расходы по данной статье затрат относительно невелики, поэтому точность распределения не играет существенной роли. Но если стремление к максимальной точности велико, то алгоритм можно немного уточнить. Как правило, подписные издания и литература приобретаются только для подразделений головного офиса, которые выполняют методологические и управленческие функции, то есть используют полученные знания для методологической поддержки бизнеса в региональных офисах. Значит, эти расходы можно распределить между региональными офисами. Это же относится к различного рода справочникам и пособиям, приобретаемым для нужд бухгалтерии и бэк-офиса.
Прямая аллокация по направлениям бизнеса и продуктам возможна, если литература или подписка носит четко направленный характер. Например, приобретенная книга с названием «Розничный кредитный скоринг» может быть однозначно отнесена на кредитование в рамках ритейла. Учебник «Настройка операционной системы Windows Vista», приобретенный для управления информационных технологий, будет отнесен на данное подразделение с последующей аллокацией по направлениям бизнеса вместе с другими расходами данного управления (поскольку данное управление не является центром прибыли, а относится к категории центров затрат (инфраструктуры)).
Помимо чисто профессиональных изданий банк обычно выписывает ряд изданий общего характера для приемной руководителя. Эти расходы можно аллокировать как общебанковские расходы.
Реклама Аллокация капитальных затрат
Капитальные затраты в виде входных рекламных групп, рекламных стендов и указателей, размещаемых над крыльцом офиса подразделения сети банка (головного офиса, регионального центра банковских услуг, дополнительного офиса или точки продаж), в первую очередь направлены на рекламу соответствующего офиса банка и его банковских услуг.
Если с распределением капитальных затрат на рекламу по подразделениям сети все выглядит достаточно просто и логично, то дальнейшее распределение этих затрат по направлениям бизнеса и продуктам не так однозначно. Как уже было отмечено, капитальные затраты на создание входных рекламных групп рекламируют банк и его подразделение в целом, не делая явного акцента на какой-либо конкретный банковский продукт. Поэтому, после того как некоторая сумма данных затрат отнесена на соответствующий допофис банка, ее дальнейшее распределение по видам бизнеса должно строиться исходя из специализации допофиса по видам бизнеса (корпоративный бизнес, малый и средний бизнес, ритейл, работа с финансовыми институтами). Оценить долю каждого вида бизнеса в общем бизнесе допофиса можно на основе структуры получаемых им доходов.
Аллокация текущих расходов
Текущие рекламные расходы в виде рекламы в средствах массовой информации и на рекламных стендах, как правило, могут быть распределены между различными допофисами банка на основании географического признака распределения данной рекламы, то есть по географии целевой аудитории.
В текущей рекламе также принято выделять рекламу, не направленную на продвижение конкретных банковских продуктов, а предназначенную для укрепления имиджа банка и продвижения его бренда. Примерами могут быть различного рода интервью руководства банка, продвижение сайта, освещение различных представительских мероприятий в СМИ. Расходы такого рода могут распределяться равномерно между допофисами банка и бизнес-направлениями.