с помощью чего можно создать отчет
Создание запроса, формы или отчета
Создание запроса на выборку
Создайте запрос на выборку определенных данных.
На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер запросов.
Выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.
Выберите таблицу с полем, добавьте нужные поля из списка Доступные поля в список Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.
Укажите, хотите ли вы открыть запрос в режиме таблицы или изменить его в режиме конструктора, а затем нажмите кнопку Готово.
Создание разделенной формы
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы. Например, можно найти запись в режиме таблицы, а затем отредактировать ее в режиме формы.
В области навигации выберите таблицу или запрос с данными.
На вкладке Создание нажмите кнопку Другие формы и выберите пункт Разделенная форма.
Дополнительные сведения см. в разделе Создание разделенной формы.
На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер отчетов.
Выберите таблицу или запрос, дважды щелкните каждое нужное поле в списке Доступные поля, чтобы добавить его в отчет, и нажмите кнопку Далее.
Дважды щелкните поле, по которому должна производиться группировка, и нажмите кнопку Далее.
Заполните остальные страницы мастера и нажмите кнопку Готово.
С помощью чего можно создать отчет
Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.
Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.
Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.
Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:
Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле «Название» из списка «Группы студентов»;
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.
Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.
3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим «Предварительный просмотр» (рис 6).
Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.
Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.
Средство Пустой отчет. Инструмент «Пустой report» позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область «Список полей» существующих таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.
Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы «Элементы управления» на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.
Основные сведения об отчетах в Access
С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.
В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.
Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.
В этой статье
Общие сведения об отчетах в Access
Возможности использования отчета
Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:
отображение или распространение сводки данных;
архивирование моментальных снимков данных;
предоставление сведений об отдельных записях;
Составные части отчета
Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:
Отображение раздела при печати
В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Вверху каждой страницы.
Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
В начале каждой новой группы записей.
Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».
Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.
В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
В конце каждой группы записей.
Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.
Внизу каждой страницы.
Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.
Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
Создание отчета в Access
Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.
Действие 1. Выбор источника записей
Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.
Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.
Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.
Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;
Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.
Действие 2. Выбор инструмента отчета
Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:
Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.
Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
Действие 3. Создание отчета
Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.
Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.
Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.
Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.
Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.
Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.
Добавление группировки, сортировки и итогов
Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.
Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».
Если область «Группировка, сортировка и итоги» не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.
Нажмите кнопку Добавить группировку или Добавить сортировку и выберите поле, по которому требуется сгруппировать или отсортировать данные.
Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.
Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.
Выделение данных с помощью условного форматирования
В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.
Добавление условного форматирования для элементов управления:
Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.
Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.
В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.
В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.
Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.
Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.
В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.
Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.
Настройка цвета и шрифтов
Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.
Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.
С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.
Добавление логотипа или фонового рисунка
В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.
Добавление или удаление рисунка
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.
Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.
Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».
Добавление фонового изображения
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.
Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.
Предварительный просмотр и печать отчета
Предварительный просмотр отчета
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:
изменить размер или макет страницы;
изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;
обновить данные в отчете;
экспортировать отчет в другой формат файла.
Нажмите кнопку Закрыть режим предварительного просмотра
Печать отчета
Печать отчета без предварительного просмотра
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.
Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.
Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.
Создание отчета с группировкой или сводного отчета
Как правило, данные проще анализировать, если они разделены на группы. Например, отчет с группировкой продаж по регионам может помочь выявить тенденции, которые иначе могли бы остаться незамеченными. К тому же, поместив итоговые значения (например, суммы или средние значения) в конце каждой группы своего отчета, вы тем самым замените множество операций, выполняемых на калькуляторе.
Access упрощает работу над отчетами с группировкой. Вы можете создать простой отчет с группировкой при помощи мастера отчетов, добавить группировку или сортировку в уже созданный отчет, а также изменить уже заданные параметры группировки или сортировки.
Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете.
В этой статье
Создание краткого отчета с группировкой или сортировкой
Даже если вам впервые приходится создавать отчеты с группировкой, вы можете быстро создать простой отчет, выполнив следующие действия:
в области навигации выберите таблицу или запрос с записями, которые вы хотите поместить в отчет;
на вкладке Создание щелкните Отчет.
Access создаст простой табличный отчет, а затем отобразит его в режиме макета. Если в отчете много полей, вероятно, отчет займет больше страницы. Прежде чем применять группировку или сортировку, вам может понадобиться изменить размер столбцов или удалить нежелательные, чтобы отчет помещался на одной странице. Чтобы удалить столбец, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите «Удалить столбец».
щелкните столбец, к которому вы хотите применить сортировку или группировку, затем нажмите Группировка [имя поля] или выберите один из параметров в меню Сортировка. К примеру, чтобы применить группировку к приоритетному столбцу, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Группировать по приоритету.
Во время группировки Access перемещает поле группировки в крайний левый столбец, а затем группирует по нему остальные столбцы. В некоторых случаях Access добавляет в раздел колонтитула отчета общий итог;
вы можете дополнительно просмотреть и настроить параметры сортировки, выполнив действия, указанные в разделе Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете.
Создание отчета с группировкой при помощи мастера отчетов
Мастер отчетов задает вам ряд вопросов, а затем создает отчет на основе ответов. В одном из них упоминаются поля, по которым нужно выполнить группировку в отчете. После создания отчета вы можете использовать его в готовом виде или изменить в соответствии со своими потребностями. Прежде чем запускать мастер отчета, определитесь с выбором источника данных.
Запуск мастера отчетов
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Мастер отчетов.
Access запустит мастер отчетов.
Щелкните раскрывающийся список Таблицы и запросы и выберите таблицу или запрос с полями, которые вы хотите добавить в отчет.
Чтобы выбрать поля, дважды щелкните их в списке Доступные поля.
Access переместит их в список Выбранные поля. Вы также можете нажать кнопки, находящиеся между полями Доступные поля и Выбранные поля, чтобы добавить или удалить выбранное поле или сразу все поля.
Если вы хотите добавить в отчет также поля из другой таблицы или из другого запроса, щелкните еще раз раскрывающийся список Таблицы и запросы, выберите нужное и продолжайте добавлять поля.
После того, как вы завершите добавление полей, нажмите Далее.
Группировка записей при помощи мастера отчетов
Группировка позволяет упорядочить записи по группам (например, по регионам или продавцам). Вложенные группы дают возможность легко определить отношения между группами и быстро найти нужные данные. С помощью группировки вы также можете получить сводные данные, такие как итоговые значения или проценты.
Когда вы включаете в отчет несколько таблиц, мастер проверяет отношения между ними и определяет возможный способ просмотра данных.
На странице мастера отчетов с вопросом Добавить уровни группировки? щелкните одно из полей в списке и нажмите Далее.
Чтобы добавить уровни группировки в отчет, дважды щелкните любое из добавляемых в отчет полей в списке.
Вы также можете удалить уровень группировки, дважды щелкнув его на странице в правой части диалогового окна. С помощью кнопок со стрелками можно добавлять и удалять уровни группировки, а также настраивать приоритет уровня группировки, выбирая его и нажимая кнопки «Вверх» и «Вниз». Access добавит каждый уровень группировки и покажет, что он вложен в родительский уровень группировки.
Нажмите кнопку Параметры группировки, чтобы открыть диалоговое окно Интервалы группировки.
При желании для каждого поля группировки выберите интервал группировки.
Интервал группировки позволяет настраивать способ группировки записей. На предыдущем рисунке записи группируются по полю «ДатаПоставки» с типом данных «Дата и время». Мастер отчетов предлагает варианты, соответствующие типу поля из списка Интервалы группировки. Так как тип поля «ДатаПоставки» — «Дата и время», вы можете группировать по действительному значению ( обычный), по годам, кварталам, месяцам, неделям, дням, часам и минутам. Если бы поле имело текстовый тип, вы могли бы группировать по всему полю ( обычный) или, к примеру, по первым пяти символам. В случае числового типа данных вы можете группировать по значению ( обычный) или по возрастанию в выбранном диапазоне.
Выбрав интервал группировки, нажмите ОК.
Чтобы перейти к следующей странице мастера, нажмите Далее.
Сортировка записей и подведение итогов по ним
Вы можете сортировать записи в порядке возрастания или убывания по 1–4 полям.
Щелкните первый раскрывающийся список и выберите поля для сортировки.
Вы можете нажать кнопку в правой части списка, чтобы выбрать сортировку по возрастанию или убыванию (сортировка по возрастанию используется по умолчанию). При необходимости щелкните второй, третий и четвертый раскрывающийся список, чтобы выбрать дополнительные поля для сортировки.
Нажмите кнопку Итоги, если вам нужно вычислить итоговые значения числовых полей.
Обратите внимание, что кнопка Итоги будет доступной лишь в случае, если в разделе подробностей отчета содержится одно или несколько числовых полей. Мастер отображает доступные числовые поля.
Выберите один из вариантов: «Сумма» Avg, Min или Максимум, чтобы включить эти вычисления в прил. группу.
Вы также можете выбрать для отображения подробности и сводку или только сводку. В последнем случае итоги отображаются для каждого значения поля «ДатаПоставки» (например, если вы установили флажок Sum), но подробности о заказе опускаются. Вы также можете выбрать для сумм отображение итоговых расчетов в процентах.
Следуйте инструкциям на остальных страницах мастера отчетов. На последней странице вы можете изменить заголовок отчета. Этот заголовок будет отображаться на первой странице отчета, и Access сохранит отчет, используя этот заголовок в качестве имени документа. В дальнейшем вы сможете изменить как заголовок, так и имя документа.
Нажмите кнопку Готово. Access автоматически сохранит отчет и отобразит его в в режиме предварительного просмотра, в котором вы сможете посмотреть, как будет выглядеть распечатанный отчет.
С помощью кнопок навигации в нижней части области просмотра вы можете последовательно просматривать страницы отчета или перейти к любой его странице. Нажмите одну из кнопок навигации или введите номер нужной страницы в поле ввода номера страницы, а затем нажмите клавишу ВВОД.
В режиме предварительного просмотра вы можете увеличивать масштаб, чтобы просмотреть подробности, или уменьшать его, чтобы просмотреть расположение данных на странице. Щелкните один раз, когда курсор мыши будет указывать на отчет. Чтобы отменить эффект увеличения, щелкните еще раз. Вы также можете использовать элемент управления масштабом в строке состояния.
Добавление или изменение группировки и сортировки в существующем отчете
Если у вас уже есть отчет и вам нужно добавить в него сортировку или группировку, либо вам нужно изменить в нем условия сортировки или группировки, этот раздел поможет вам в этом.
Добавление группировки, сортировки и итогов
Вы можете выполнять операции сортировки, группировки и подведения итогов, щелкнув правой кнопкой мыши поля в режиме макета, а затем выбрав в контекстном меню нужную операцию. Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши отчет в области навигации и выберите пункт Режим макета.
Примечание: Хотя в инструкциях этого раздела не говорится прямо об области Группировка, сортировка и итоги, мы советуем открыть ее и отслеживать изменения на ней в процессе работы. Вы получите более полное представление о действиях Access, а освоив работу с областью Группировка, сортировка и итоги, вы с ее помощью сможете дополнительно корректировать отчет. Чтобы отобразить панель Группировка, сортировка и итоги:
на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.
Сортировка по одному полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить сортировку.
В контекстном меню выберите нужный вариант сортировки. Например, чтобы выполнить сортировку текстового поля по возрастанию, щелкните Сортировка от А до Я. Чтобы выполнить сортировку числового поля в убывающем порядке, щелкните Сортировка по убыванию.
Access выполняет сортировку отчета, как вы указали. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, вы можете заметить, что в поле добавилась новая строка Сортировка.
Сортировка по нескольким полям
Примечание: Когда вы применяете сортировку, щелкая поле в режиме макета, вы можете проводить сортировку лишь одного поля за раз. Применение сортировки к другому полю удаляет сортировку по первому полю. Это отличается от сортировки в формах, где можно установить несколько порядков сортировки, щелкнув правой кнопкой мыши каждое поле по очереди и выбрав нужный порядок сортировки. Чтобы создать уровни сортировки для нескольких полей, см. раздел Добавление группировки, сортировки и итоговых расчетов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги».
Группировка по полю
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется выполнить группировку.
В контекстном меню выберите Группировка.
Access добавит уровень группировки и создаст заголовок группы. Если область Группировка, сортировка и итоги уже открыта, будет видно, что к полю добавилась новая строка Группировка.
Добавление итогового значения в поле
Этот параметр позволяет вычислить сумму, среднее, количество или другие статистические поля. Итоговое значение добавляется в конец отчета, а групповые итоги добавляются к группам отчета.
Щелкните правой кнопкой любое значение в поле, по которому требуется рассчитать итоговое значение.
Выберите операцию, которую нужно выполнить: Сумма, Среднее, Число записей (чтобы посчитать все записи), Количество значений (чтобы посчитать только записи со значением данного поля), Максимум, Минимум, Стандартное отклонение или Дисперсия.
Access добавит в колонтитул отчета такой элемент управления, как вычисляемый текст, в котором подводится общий итог. Если в отчете содержатся уровни группировки, Access добавит колонтитулы групп (если их нет) и поместит итоговое значение в каждый колонтитул.
Примечание: Вы также можете добавить итоги, щелкнув поле, по которому их необходимо рассчитать, и на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкнув Итоги.
Добавление группировки, сортировки и итогов с помощью области «Группировка, сортировка и итоги»
Работа с областью Группировка, сортировка и итоги предоставляет максимальные возможности, когда вам нужно добавить или изменить группы, порядки сортировки или параметры итогов в отчете. При этом режим макета наиболее удобен в работе, так как в нем гораздо проще просматривать, как внесенные изменения влияют на отображение данных.
Отображение области «Сортировка, группировка и итоги»
На вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Группировка и сортировка.
Access отобразит область Группировка, сортировка и итоги.
Чтобы добавить уровень группировки или сортировки, щелкните Добавить группировку или Добавить сортировку.
В область Группировка, сортировка и итоги будет добавлена новая строка и отобразится список доступных полей.
Вы можете щелкнуть одно из этих имен полей или выражение под списком полей, чтобы ввести выражение. Как только вы щелкните поле или введете выражение, Access добавит в отчет уровень группировки. В режиме макета немедленно отобразятся порядок сортировки или группировки.
Дополнительные сведения о создании и использовании выражений см. в статье Создание выражений.
Если уже существует несколько уровней сортировки или группировки возможно, потребуется прокрутить страницу вниз в области «Группировка, сортировка и итоги», чтобы увидеть кнопки «Добавить группу» и «Добавить сортировку».
Вы можете назначить до десяти уровней сортировки и группировки в отчете.
Изменение параметров группировки
Каждый уровень группировки или сортировки содержит набор параметров, с помощью которых можно получить нужные результаты.
Чтобы отобразить все параметры для уровня сортировки или группировки, щелкните Больше на нужном уровне.
Чтобы скрыть параметры, щелкните Меньше.
Порядок сортировки. Вы можете изменить порядок сортировки, щелкнув соответствующий раскрывающийся список и выбрав нужный параметр.
Интервал группировки. Эта настройка определяет способ группировки записей. Например, текстовые поля можно сгруппировать вместе по первому символу (если они начинаются на «А», «Б» и т. д.). Поля даты можно сгруппировать по дню, неделе, месяцу, кварталу или ввести свой интервал.
Итоги. Чтобы добавить итоги, щелкните этот параметр. Вы можете добавить итоги к нескольким полям, а также рассчитать несколько типов итоговых значений для одного поля.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Итог по полю и выберите поле, по которому нужно рассчитать итоговые значения.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка Тип и выберите способ расчета.
Выберите Показать общий итог, чтобы добавить общий итог в конец отчета (его колонтитул).
Выберите Показать итоги групп и общий итог, чтобы добавить в колонтитул групп элемент управления, рассчитывающий процент общего итога для каждой группы.
Выберите Показать в заголовке группы или Показать в колонтитуле группы, чтобы отобразить общий итог в нужном месте.
После выбора всех параметров для поля вы можете повторить процесс и подвести итоги для другого поля, выбрав другое поле в списке «Итого по». В противном случае щелкните за пределами всплывающее окно «Итоги», чтобы закрыть его.
Название. Позволяет вам изменить заголовок поля, по которому вычисляется итоговое значение. Используется для заголовка столбца и для итоговых полей в заголовках и колонтитулах.
Чтобы добавить или изменить заголовок:
щелкните голубой текст после надписи с заголовком;
появится диалоговое окно Масштаб;
введите новый заголовок в диалоговом окне, а затем нажмите ОК.
С разделом/без раздела заголовка. С помощью этой настройки вы сможете добавить или удалить раздел заголовка, который находится перед каждой группой. При добавлении раздела заголовка Access помещает поле группировки в заголовок. Прежде чем удалить раздел заголовка, который содержит элементы управления, отличающиеся от поля группировки, Access попросит вас о подтверждении.
С разделом/без раздела примечания. Используйте этот параметр, чтобы добавить или удалить раздел колонтитулов после каждой группы. Прежде чем удалить раздел колонтитулов, содержащий элементы управления, Access попросит вас о подтверждении.
Неразрывное представление группы. Этот параметр определяет, как группы располагаются на странице при печати отчета. Вам может понадобиться расположить группы как можно ближе друг к другу для их удобного просмотра на странице. Но это обычно увеличивает расход бумаги при распечатке отчета, потому что на большинстве страниц будет пустое место внизу.
Не удерживать группу на одной странице. Используйте этот параметр, если вам не важно расположение групп при разрыве страниц. Например, 10 элементов группы из 30 элементов могут располагаться внизу одной страницы и остальные 20 вверху следующей страницы.
Удерживать группу на одной странице. Этот параметр помогает свести к минимуму число разрывов страниц в группе. Если группа не помещается на оставшемся месте одной страницы, Access оставляет это место пустым и размещает группу на следующей странице. Большие группы все же могут располагаться на нескольких страницах, но этот параметр сводит такие случаи к минимуму.
Удерживать заголовок и первую запись на одной странице. Следит за тем, чтобы заголовок группы не распечатывался отдельно от самой группы в нижней части страницы. Если Access определит, что места недостаточно для печати хотя бы одной строки после заголовка, группа будет распечатана со следующей страницы.
Изменение приоритета уровней группировки и сортировки
Чтобы изменить приоритет, щелкните строку в области Группировка, сортировка и итоги, а затем стрелку вверх или вниз справа строки.
Удаление уровней группировки и сортировки
Чтобы удалить уровень, в области Группировка, сортировка и итоги выберите строку, которую вы хотите удалить, а затем нажмите клавишу DELETE или кнопку Удалить справа от строки. При удалении уровня группировки, если заголовок группы или колонтитул содержали поле группировки, Access переместит его в раздел подробностей отчета. Все другие элементы управления удаляются.
Создание сводного отчета (без сведений о записях)
Если вы хотите показать только итоги (данные в строках заголовка и колонтитулов), на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги щелкните Скрыть подробности. Тем самым вы скроете записи следующего нижнего уровня группировки, и итоговые данные будут отображаться более компактно. Несмотря на то, что записи скрыты, элементы управления в скрытом разделе не удаляются. Щелкните Скрыть подробности еще раз, чтобы вернуть строки подробностей в отчет.