при утере посадочного талона расходы можно подтвердить
Минфин России разъяснил, как подтвердить расходы на проезд в командировку, если посадочный талон электронный
 |
| Pixinooo / Depositphotos.com |
На основании подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.
Если авиабилет электронный, то для целей налогообложения расходы подтверждают маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, и посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту. При этом посадочный талон, в том числе электронный, должен содержать реквизиты, удостоверяющие факт потребления услуги воздушной перевозки. Как правило, это штамп о досмотре.
При невозможности получения штампа о досмотре на посадочном талоне организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию.
В ситуации, когда ни один из указанных документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 30 апреля 2019 г. № 03-03-06/1/32039).
Все про посадочный талон для списания командировочных
Чтобы подтвердить расходы на перелет в командировку кроме билета налоговики требуют и посадочный талон. Что делать, если он потерялся? И какие новые правила по посадочным недавно ввел Минтранс?
Командировочные расходы на перелет не списать без посадочного талона
Поскольку посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, он является документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки вместе а авиабилетом.
Что делать, если посадочный потерялся
Но бывает разное, и нередко посадочные талоны сотрудники или теряют, или по незнанию просто выбрасывают. Что делать бухгалтеру?
Сотрудника нужно попросить получать у авиакомпании справку. В ней перевозчик укажет все данные пассажира, совершившего перелет. Справка платная. Сколько она стоит, надо уточнять в авиакомпании. Затраты возьмет на себя сотрудник.
Такую схему подтверждает Минфин в письме Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296. Если справки не будет, финансовое ведомство уточняет, что расходы признавать нельзя.
Электронные посадочные разрешили, но для списания расходов безопаснее бумажные
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.
Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.
Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Отсутствие посадочного талона и учет расходов
При отсутствии посадочного талона, но с отметками при прохождении границы РФ и обратно в РФ, можно ли принять к учету данные расходы?
Официальная позиция, сформированная на сегодняшний день, в отношении необходимых документов, подтверждающих расходы командированного сотрудника на перелет, выражена в следующих Письмах МФ РФ от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68721, сказано:
Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.
Письмо МФ РФ от 01.09.2016 N 03-03-07/50992:
Учитывая, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.
Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:
— маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе
— посадочный талон со штампом о досмотре
Если посадочный талон утерян командированным сотрудником, то в этом случае официальные рекомендации МФ РФ следующие:
Письмо МФ РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11:
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций
Аналогичное мнение высказано в других Письмах МФ РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, которое заключается в том, что при отсутствии посадочного талона или справки от авиаперевозчика, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов. При утрате посадочного талона, у авиаперевозчика нужно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. Такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций. Указанную справку авиаперевозчик может выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.
Правда, имеется мнение, высказанное в иных Письмах МФ РФ от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, УФНС РФ по Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому в случае утраты посадочного талона командированным сотрудником, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ. Кроме того, перечень подтверждающих документов может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.
Таким образом, если командированным сотрудником потерян посадочный талон, то самым оптимальным действием для подтверждения факта перелета будет обращение с заявлением в авиакомпанию для получения справки, подтверждающей совершение перелета. Иное решение может привести к спорам с налоговыми органами.
Командированный работник представил посадочный талон на смартфоне: как подтвердить в учете
Директор летал на самолете в командировку. Командировка была на территории России. У директора имеются маршрут-квитанция электронного авиабилета и электронный посадочный талон (в телефоне). Какими документами можно подтвердить стоимость перелета?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При отсутствии посадочного талона в бумажном виде рекомендуем организации запросить у авиаперевозчика (или его представителя) справку, подтверждающую использование директором услуги воздушного транспорта, т.е. факт авиаперелета.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
На основании п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.
С 25 февраля 2019 года в указанные правила были внесены изменения, предусматривающие возможность оформления электронных посадочных талонов. Авиакомпании будут оформлять их в виде штрихкода, а пассажир может по своему выбору:
1) распечатать такой талон самостоятельно и предъявить при досмотре;
2) получить его на бумажном носителе в аэропорту или в пунктах регистрации, расположенных за пределами аэропорта;
3) использовать посадочный талон, оформленный в электронном виде, предъявив для сканирования при досмотре штрихкод на экране своего смартфона или планшета.
Если посадочный талон оформлен в электронном виде, информация о прохождении предполетного досмотра вносится в информационную систему, включающую в себя электронную базу данных досмотра (п. 77 Правил проведения предполетного и послеполетного досмотров, утвержденных приказом Минтранса России от 25.07.2007 N 104).
По мнению финансовых органов, может быть предусмотрен вариант, при котором посадочные талоны на бумажном носителе могут и не предоставляться. Но в таком случае следует установить, какими документами будет подтверждаться факт перелета подотчетным лицом (письма Минфина России от 28.02.2019 N 03-03-05/12957, от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 18.06.2018 N 03-03-07/41457).
Если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон. При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом (письмо Минфина России от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214).
Если получить штамп о досмотре нельзя, то, по мнению финансового ведомства, организация может предоставить выданную авиаперевозчиком или его представителем справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию. В ситуации, когда ни один из указанных выше документов не может быть предоставлен, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32039, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743). Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@.
Судебная практика ранее подтверждала необходимость посадочного талона или справки, выданной авиаперевозчиком.
В случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон. При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт перелета подотчетного лица по указанному в электронном билете маршруту. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре. С учетом того, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери в качестве документа, подтверждающего расходы по совершению авиаперелета, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Следовательно, посадочный талон является документом, который подтверждает фактическое оказание услуги авиаперевозчиком. Заменить талон в случае его потери может справка, выданная авиаперевозчиком. При этом сама по себе маршрут-квитанция электронного билета при отсутствии посадочного талона не может являться надлежащим доказательством подтверждения авиаперелета и фактического оказания услуг (постановления АС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2018 N Ф02-4936/18 по делу N А78-10808/2016, Восьмого ААС от 21.08.2019 N 08АП-8995/19).
Учитывая, что информация о прохождении предполетного досмотра вносится в информационную систему, включающую в себя электронную базу данных досмотра, рекомендуем организации запросить у авиаперевозчика (или его представителя) справку, подтверждающую использование директором услуги воздушного транспорта, т.е. факт авиаперелета.
Вместе с тем конкретный порядок предоставления документов, подтверждающих факт приобретения авиабилетов и факт перелета, следует закрепить в учетной политике организации.
К сведению:
Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.
Рекомендуем также знакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц при приобретении электронных билетов (для госсектора);
— Энциклопедия решений. Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли;
— Вопрос: Правда ли, что сейчас посадка на самолет по электронному посадочному талону может контролироваться через электронную базу досмотра? Если да, то как командированному работнику подтвердить прохождение досмотра, ведь штамп о досмотре на посадочном талоне является обязательным условием для признания в целях налогообложения прибыли расходов на перелет? (журнал «ЭЖ Вопрос-Ответ», N 7, июль 2019 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
При утере посадочного талона расходы можно подтвердить
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Как подтвердить расходы на покупку электронного авиабилета, если утерян посадочный талон?
Документом, подтверждающим приобретение электронного авиабилета, является маршрут/квитанция на бумажном носителе. Он выдается автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок.
В нем должна быть указана стоимость перелета. Одновременно представляется посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Посадочный талон был утерян. По мнению Минфина России, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, может быть принята в качестве оправдательного документа для авансового отчета по осуществленному перелету. Справка должна быть выдана авиаперевозчиком (его представителем).
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter