подотчетник вернул неиспользованный аванс можно ли потратить эту сумму не сдавая в банк
Подотчетник вернул неиспользованный аванс: можно ли потратить эту сумму, не сдавая в банк?
Наличные деньги, возвращенные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, необходимо сдать в банк. Потратить эту сумму без предварительного зачисления на счет нельзя. Такая позиция выражена в письме Центробанка от 09.07.20 № 29-1-1-ОЭ/10561.
Авторы письма напоминают положения пункта 1 Указания Банка России от 09.12.19 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (вступило в силу 27 апреля 2020 года). Этот пункт позволяет расходовать из кассы наличные деньги без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования этих денежных средств, источникам поступления их в кассу. Так, участники расчетов вправе расходовать поступившие в кассу наличные деньги:
В Центробанке отмечают, что наличные, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, не относятся к источникам поступления денег, которые упомянуты в пункте 1 Указания № 5348-У. В связи с этим деньги, возвращенные подотчетником, нужно зачислить на банковский счет.
КСТАТИ
Авторы комментируемого письма также напомнили, что Указание № 5348-У не устанавливает каких-либо ограничений по расчету наличными между организациями (ИП) и физлицами, если эти деньги поступили в кассу участника расчетов с его банковского счета.
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса
Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом
Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:
Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.
С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).
Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств
Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:
О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».
Итоги
Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.
Подотчетник вернул неиспользованный аванс можно ли потратить эту сумму не сдавая в банк
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.
Неизрасходованные подотчетные суммы могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако такие деньги в случае их внесения в кассу в дальнейшем подлежат обязательной сдаче на банковский счет, расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя.
При этом возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Пунктом 1 Указания N 5348-У определено, что организации и ИП при расчетах между собой, а также при расчетах с физлицами вправе производить выплаты за счет наличных денег, поступивших в кассу с банковского счета.
Без предварительного зачисления на банковский счет расходование из кассы наличных денег возможно строго в пределах установленных лимитов и только при осуществлении операций, закрытый перечень которых приведен в абзацах 3-11 п. 1 Указаний N 5348-У. Минуя расчетный счет, данные операции можно осуществлять при условии соблюдения определенных требований к целям расходования денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу (смотрите дополнительно письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).
Так, источниками поступления наличных денежных средств, которые могут быть выданы из кассы (израсходованы сразу, без зачисления на банковский счет), являются:
— выручка за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги;
— страховые премии;
— средства, полученные по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
— средства, полученные в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
— паевые взносы (в случае, если участником наличных расчетов является сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).
Как видим, наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств.
Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк?
Центробанк считает, что нет.
В письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561 регулятор указал, что расходовать наличные из кассы без предварительного зачисления на банковский счет можно только при условии соблюдения в т. ч. требований к источникам поступления денег в кассу. Перечень источников, наличные из которых можно сразу тратить, приведен в п. 1 Правил наличных расчетов (утв. указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У). И сданные подотчетными лицами остатки неиспользованных авансов по своему экономическому содержанию не подходят ни под один из них.
На практике многие компании используют повторную выдачу денег в подотчет, чтобы не превышать установленный лимит остатка кассы. Как видим, Центробанк считает это нарушением. Однако максимум, что может грозить в данном случае, — это замечание от обслуживающего банка. Штрафов за данные действия нет. А вот за накопление в кассе денег сверх лимита — есть (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
Поэтому из двух зол вполне можно выбрать меньшее.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Должностным лицом, на которое может быть наложен штраф, кассир не является, поскольку он не выполняет организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций.
Кого из должностных лиц могут оштрафовать, смотрите в К+.
Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:
Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.
Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки
Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:
Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.
Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.
Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.
Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.
Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.