по какой причине можно списать книги
Как вести учет библиотечного фонда
Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.
Формирование Правил
Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:
Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:
В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.
К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.
Что не требуется учитывать
Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:
Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.
Кто ответственен за учет
Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.
ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.
Состав фонда
Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.
Нюансы списания
Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:
Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:
В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.
Корректировки
Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.
Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:
В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):
Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.
Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами
В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».
Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:
ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.
Бюджетный учет
В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:
Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.
Суммарный учет
Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:
Как списать учебники и учебные пособия
Используйте учебники и учебные пособия, пока они физически не износились или не устарели «морально». Исключайте учебные издания из библиотечного фонда, как и другие документы, по четырем причинам: утрата, ветхость, дефектность и устарелость по содержанию (п. 5.1 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
Поручите библиотекарю ежегодно проверять специализированный библиотечный фонд. В школе учебники должны быть из действующего федерального перечня (ФПУ), а учебные пособия – от организаций, которые есть в приказе Минобрнауки от 09.06.2016 № 699.
Учебники из ФПУ, утвержденного приказом Минпросвещения от 20.05.2020 № 254, можно использовать, пока действуют экспертные заключения на них (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.12.2019 № 403-ФЗ). Минпросвещения установило, что срок действия экспертного заключения, на основании которого включили учебник в ФПУ, составляет 5 лет (п. 36 Порядка, утв. приказом Минпросвещения от 18.12.2019 № 695). Чтобы узнать, когда приняли заключение, обратитесь в издательство или в Научно-методический совет по учебникам Минпросвещения.
Стоит обратить внимание на то, что учебники из предыдущего ФПУ, который утвержден приказом Минпросвещения России от 28.12.2018 N 345, используйте до 25.09.2025.
Их включили в новый перечень на срок 5 лет со дня, как начнет действовать приказ Минпросвещения от 20.05.2020 № 254.
Начало действия приказа – 25.09.2020.
Исключите из библиотечного фонда излишне дублетные документы, экземпляры, которые заменили более полными по содержанию или лучшими по оформлению и физическому состоянию изданиями. Списывайте электронные документы, если они не соответствуют техническому и программному обеспечению библиотеки.
Если учебники или пособия настолько износились, что ими невозможно пользоваться, то спишите их как ветхие. Это понятие оценочно, поэтому образовательная организация вправе самостоятельно определить, считает она издание ветхим или нет.
Учебное издание может иметь физические дефекты, которые были изначально или появились в процессе использования. Если такие дефекты не позволяют нормально использовать издание, то спишите его как дефектное. Например, в книгах могут отсутствовать фрагменты текста или плохо пропечатан текст. Дефекты могут иметь и другие носители – некачественные изображения документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.
Учебные издания могут исчезнуть из фонда библиотеки по разным причинам: потеряли или не вернули читатели, испортились в результате чрезвычайной ситуации, работники не могут найти издание в фонде. Электронные документы могут пропасть в результате вирусной или хакерской атаки.
Школа вправе самостоятельно установить причины и факторы, в результате которых будет списывать издания как утраченные. Например, утраченными в процессе хранения можно считать документы, если они отсутствуют на месте по неустановленной причине в течение трех лет после выявления их отсутствия или после двух плановых проверок фонда.
Утраченными в процессе использования можно признать документы, если их не вернули в фонд в течение трех лет и если нет возможности получить возмещение или найти издание. Такие правила зафиксируйте в локальном акте, например в положении о библиотеке.
Чтобы понять, какие издания надо списать, поручите библиотекарю ежегодно проводить проверку специализированного библиотечного фонда. Основной фонд можно так часто не проверять, его инвентаризацию проводите один раз в пять лет. Зафиксируйте такое правило в учетной политике организации.
Во время проверки надо установить не только наличие или отсутствие учебного издания, но и соответствие его федеральным требованиям, образовательной программе школы и физическое состояние документа.
Если по результатам проверки заведующий библиотекой выявит, что какие-то учебные издания надо списать, то создайте комиссию по списанию объектов библиотечного фонда. Ее может создать заведующий библиотекой или директор школы – это зависит от полномочий, которыми наделили заведующего. Кроме того, право списывать учебные издания можно возложить на комиссию по поступлению и выбытию активов, тогда не надо создавать отдельную комиссию.
В комиссию по списанию объектов библиотечного фонда может входить заместитель директора школы, библиотекарь, бухгалтер. Можно включить руководителей методических объединений или отдельных преподавателей. Утвердите состав комиссии приказом.
Комиссия решает, надо ли списывать учебные издания, которые отобрали после проверки, и составляет акт в двух экземплярах по форме ОКУД 0504144. К актам прикладывает список с информацией о списываемых изданиях: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.
Когда комиссия исключает печатные документы временного хранения, то может вместо списка приложить книжные формуляры. Если списывает учебники, то прикладывает перечень, который включает регистрационные номера, вид исключаемых изданий и их количество (п. 5.3 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
К актам о списании по причине утраты комиссия прилагает еще документы, которые подтверждают утрату изданий: например, пояснительную записку, протокол сотрудников МВД, платежку из банка с возмещенной суммой утраченного издания.
Оба экземпляра акта о списании подписывают все члены комиссии и утверждает директор школы (п. 5.6 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077). На основании этого акта бухгалтерия списывает учебные издания с баланса школы.
Первый экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, хранит бухгалтерия, а второй экземпляр остается у заведующего библиотекой или библиотекаря (п. 5.8 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).
Списанные учебные издания можно отдать в пункт переработки сырья или утилизировать. Чтобы сдать списанные издания в пункт переработки в качестве макулатуры, заключите договор с компанией, которая принимает макулатуру. Закупку по Закону № 44-ФЗ проводить не надо, так как школа не будет тратить своих денег, а, наоборот, получит средства по договору.
Чтобы утилизировать ненужные книги, отдайте их компании, которая вывозит твердые бытовые отходы школы. Если необходимо, заключите отдельный договор по правилам Закона № 44-ФЗ с компанией, которая перерабатывает бумажные отходы.
Акт на списание книг в библиотеке
Акт на списание книг в библиотеке
При принятии решения о выбытии документов из библиотечного фонда готовится акт о списании исключенных объектов. Форма подписывается членами постоянно действующей комиссии. Бланк содержит информацию о причинах списания, количестве исключенных экземпляров и итоговой сумме. Подробные характеристики по изданиям приводятся в приложении. В конце статьи можно скачать шаблон документа.
Основные пункты акта о списании
Акт о списании исключенных объектов из библиотечного фонда оформляется по единому шаблону 0504144. Документ подписывается участниками постоянно действующей комиссии.
В бланке содержатся следующие пункты:
В бланке указывается, что произойдет со списанными объектами после исключения из фонда. Допускается передача в обменный фонд, в пункт приема макулатуры, а также утилизация. У библиотек есть право реализовывать списанные издания физическим лицам и организациям. Кроме того, имеет место безвозмездная передача изданий.
Как заполняются таблицы в приложении
Акт об исключении содержит сведения о направлении выбытия объектов, об их количестве и общей сумме. Подробная информация об изданиях отражается в приложении к бланку.
Форма 0504144 включает две страницы приложения. Вначале делается ссылка на основной акт. Указывается его номер и дата подписания. Далее в виде таблицы представлены следующие данные:
В завершающей строке таблицы приведен итоговый результат. Заполненное приложение к акту о списании исключенных объектов библиотечного фонда заверяется подписью председателя и остальных участников комиссии. В конце листа ставится дата.
Правила заполнения документации
В акте, составленном сотрудниками библиотеки, отражается общая информация об исключенных объектах. В специально отведенных полях указывают наименование структурного подразделения, данные всех участников комиссии и причины выбытия изданий. Более подробная информация по списанной литературе приводится в приложении.
При заполнении стоит ориентироваться на следующие правила:
После подписания один из экземпляров передается ответственному лицу, второй остается в бухгалтерии. Члены комиссии ответственны за проверку исключенных объектов. Их подписи с указанием должностей ставятся как в основном бланке, так и в приложении.
Важно! Порядок заполнения акта о списании определяется учетной политикой организации.
Если для исключения объектов библиотечного фонда требуется подтверждение собственника, потребуется вначале провести согласование. Списание изданий с баланса происходит на основании заполненного акта и квитанции о передаче в пункт вторичного сырья.
На каких основаниях происходит исключение
В форме 0504144 указываются основания выбытия изданий. В отведенных для этого полях отражают номер объекта, его название и дату.
Причиной для списания из фонда библиотеки могут выступать:
Ввиду старения материалов может наблюдаться значительный износ документа, который делает его непригодным для применения. Под дефектностью подразумевают потери фрагментов текста, полиграфический брак, некачественные фотографии.
Еще одна возможная причина выбытия издания из библиотечного фонда моральное устаревание. Это понятие указывает на неактуальность информации и отсутствие спроса у читателей. Непрофильность трактуется достаточно широко. По сути, она объединяет все основания для списания, не относящиеся к физическому или моральному износу публикации.
Что происходит после утверждения акта
После того, как бумага была подписана членами комиссии, соответствующая пометка делается в регистре суммарного учета выбытия объектов. В регистре учета документов ставится номер бланка и дата его составления.
После регистрации акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда штампы библиотеки погашаются особым штемпелем.
Далее проводятся мероприятия по выбытию изданий. Экземпляры, списанные ввиду ветхости, присутствия дефектов, морального устаревания, передаются в пункты вторичного сырья. Когда таковых поблизости не имеется либо это действие неоправданно экономически, списанные издания уничтожают. Утилизация производится в присутствии сотрудников, которые подписывают фиксирующий это документ.
Исключенные объекты могут быть безвозмездно переданы некоммерческим организациям по их запросу. Библиотечные фонды имеют возможность реализовать книги организациям и отдельным лицам. При оценке учитывается рыночная стоимость, степень физического износа и ставка НДС.
При исключении изданий из библиотечного фонда заполняется акт о списании. Этот документ составляется по унифицированной форме 0504144. В бланке отражается наименование и номер объекта, направление выбытия. В приложении дополнительно обозначают основания для списания. Бланк подписывается комиссией, назначенной приказом руководителя. Далее можно скачать по ссылке форму 0504144.
Акт на списание книг в библиотеке
Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».
Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена, обычно это занимает не более нескольких минут.
Приносим извинения за вынужденное неудобство.
Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: [email protected]
Идет завершение процесса оплаты
В настоящее время мы ожидаем подтверждения оплаты от платежной системы. Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. Обычно подтверждение платежа занимает не более нескольких минут. Попробуйте обновить страницу для повторной проверки.
Приносим извинения за вынужденное неудобство.
Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: [email protected]
Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим. В этом случае вы можете повторить покупку документа с помощью кнопки справа.
Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.
Если ошибка повторяется, напишите нам на [email protected], мы разберемся.
Метод оплаты:
Что вы получите:
При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу [email protected]
аналогичных документов, доступных с полным текстом:
Акт на списание книг в библиотеке
от «___ » __________ 20 __ г.
Структурное подразделение _______________________________________
Материально ответственное лицо ___________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
Списанная литература сдана местным учреждениям, занимающимся заготовкой вторичного сырья, по квитанции N ____ от «___» ____________ 20 __ г.
Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт».
Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена, обычно это занимает не более нескольких минут.
Приносим извинения за вынужденное неудобство.
Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: [email protected]
Идет завершение процесса оплаты
В настоящее время мы ожидаем подтверждения оплаты от платежной системы. Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена. Обычно подтверждение платежа занимает не более нескольких минут. Попробуйте обновить страницу для повторной проверки.
Приносим извинения за вынужденное неудобство.
Если денежные средства были списаны, но текст оплаченного документа предоставлен не был, обратитесь к нам за помощью: [email protected]
Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим. В этом случае вы можете повторить покупку документа с помощью кнопки справа.
Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.
Если ошибка повторяется, напишите нам на [email protected], мы разберемся.
Метод оплаты:
Что вы получите:
При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу [email protected]
аналогичных документов, доступных с полным текстом:
Бланк акта на списание
Бланк акта на списание литературы из школьной библиотеки
Руководитель учреждения: _________ Рязанов Н.А
(подпись) (расшифровка подписи)
о списании исключенной из библиотеки литературы
от «_____» ________________ 20_____г.
Структурное подразделение ____________________________________________________
Материально ответственное лица _______________________________________________
Комиссия в составе ____________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество)
Об исключении из фонда _______________________________________________________
экземпляров ______________ на сумму ___________ руб.__________ коп.______________
по причине ___________________________________________________________________
(указать причину ветхости, морально устаревших и др.)
В инвентарной книге библиотеки выбытие литературы отмечено.
Председатель комиссии: Методист ___________ ____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Библиотекарь ___________ _____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Завхоз ___________ ____________________
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Обязательно поделитесь с друзьями!
Cписание документов из библиотечного фонда. Практические советы
Библиотеки списывают издания из библиотечных фондов по разным причинам. Часть документов устаревает по содержанию или приходит в негодность, часть изданий теряют посетители. Как провести списание? Какие документы оформить? И что можно сделать со списанными изданиями? Утилизировать, продать, передать другим библиотекам или организациям?
Нормативная база
Списание документов из библиотечного фонда регулируют Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее — Порядок учета), и Руководство Российской библиотечной ассоциации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»
Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения. Исключение составляют рукописные и архивные документы, учет которых регламентируют специальные правила.
Порядок учета и Руководство РБА позволяют библиотекам передавать и даже продавать списанные документы юридическим и физическим лицам. Что для этого нужно сделать?
Библиотеки имеют право изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с Порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек на основании действующих нормативных правовых актов (п. 11 ст. 13 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»). Таким образом, чтобы использовать все возможности Порядка учета и Руководства РБА, на их основе каждой библиотеке следует принять собственный внутренний нормативный документ по порядку учета и согласовать его со своим учредителем. Иначе библиотека должна будет руководствоваться порядком, установленным в Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Закон предусматривает сложную и длительную процедуру передачи имущества между разными бюджетными уровнями, например с федерального на муниципальный.
Если библиотека имеет статус бюджетного или автономного учреждения, следует предусмотреть порядок отнесения библиотечного фонда к особо ценному движимому имуществу или иному движимому имуществу и особый порядок списания особо ценного движимого имущества.
5 причин для списания
Документы исключают из библиотечных фондов по пяти причинам.
Примите к сведению
Издания могут стать непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечения срока хранения, утраты читательского спроса и т. д.
По непрофильности из фондов исключают:
Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.
Профиль комплектования — документ, определяющий основные направления и особенности комплектования, тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда. Профиль комплектования утверждает директор библиотеки, после чего его согласовывают с учредителем.
Чтобы упорядочить списание документов из библиотечного фонда по непрофильности, рекомендуем библиотекам разработать свои критерии отнесения документов к непрофильным и оформить их в виде отдельного приложения к профилю комплектования.
Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.
Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.
По причине устарелости по содержанию из фондов исключают документы, которые потеряли актуальность. Читатели не запрашивают такие издания, а у библиотеки нет потребности в их дальнейшем перераспределении и реализации.
По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.
Исключить документы, отнесенные к книжным памятникам, можно только по причине утраты при условии отражения информации об этом в Реестре книжных памятников.
Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.
Какие документы считаются утраченными в процессе хранения и использования? Предположим, в библиотеке обнаружили, что по неустановленной причине документа нет на месте. Спустя определенный промежуток времени, который устанавливает библиотека, документ не нашелся. Тогда его считают утраченным в процессе хранения и использования и списывают. Когда период не установлен, документы исключают из фонда после двух плановых проверок, если все пути розыска исчерпаны.
▪ Об этом подробнее см.: Справочник руководителя учреждения культуры. 2016. № 9.
Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.
Как списать издание
Решение о списании издания принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издание, в отделах-фондодержателях и/или подразделениях, обслуживающих читателей, формируют списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.
Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015, приложение 1). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:
К акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (далее — список). Список включает:
Если списывают печатные документы временного хранения, список можно заменить книжными формулярами. Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
Примите к сведению
При оформлении исключения периодических изданий, числящихся на забалансовом счете по 1 рублю за единицу учета, в графе «коэффициент переоценки» следует поставить прочерк. При исключении других изданий графу заполняют по согласованию с бухгалтерией с учетом переоценок библиотечного фонда, произведенных за период нахождения издания в библиотеке.
Списки документов к актам на исключение формируются по причинам выбытия независимо от года издания.
Чтобы отразить цену документа с учетом коэффициентов переоценки библиотечного фонда, используйте сводную справочную таблицу коэффициентов ( приложение 2). Заранее определите коэффициенты переоценки для периодов, в которых указаны максимальные и минимальные значения.
В конце списка к акту о списании для бухгалтерии комплектатор составляет справочную таблицу. В ней на основе данных о первоначальной стоимости документов указывается, сколько документов определенного года издания и на какую сумму списывается. То есть бухгалтерия переоценивает не каждый документ в отдельности. Общая сумма первоначальной стоимости документов за определенный год умножается на коэффициенты переоценки, которые были произведены за время нахождения документов этого года издания в библиотеке.
К акту о списании по причине утраты нужно приложить документы, подтверждающие утрату:
К акту о списании документов из библиотечных фондов как объектов особо ценного движимого имущества составляется технико-экономическое обоснование непригодности к дальнейшему использованию изданий в фондах библиотеки. Оба эти документа утверждают комиссия по списанию имущества и директор библиотеки. Затем документы предоставляются учредителю.
Что делать со списанными изданиями
После утверждения акта о списании исключенные документы можно реализовать, передать в фонды других библиотек или организаций, утилизировать либо передать в пункт вторичного сырья.
Безвозмездно документы из обменного фонда передаются некоммерческим организациям на основании их письменных запросов. Это позволяет докомплектовать библиотечные фонды.
Примите к сведению
Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке сдаются как серебросодержащие отходы.
Продать исключенные документы из обменного фонда можно по запросам юридических и физических лиц. Для этого документы нужно оценить. Это делает комиссия по оценке изданий, поступающих в фонды библиотеки и выбывающих из библиотеки. Эта комиссия также создается приказом директора. Оценка производится сравнительным методом на основе рыночных цен с учетом физического состояния изданий и НДС 10%. Акт оценки утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо.
Юридическим лицам документы продаются на основании договора, как правило, по безналичному расчету.
Физическим лицам продают издания, отобранные из обменного фонда, с оплатой заказа наличными средствами через контрольно-кассовый аппарат или с использованием иных платежных систем. Помимо кассового чека, оформляется товарный чек, где отражается перечень оплаченных изданий, их цены, сумма оплаты, дата продажи, должность, Ф. И. О., подпись сотрудника (материально ответственного лица), осуществившего продажу.
2. Если документы исключены из основных, подсобных, обменных фондов и находятся в неудовлетворительном физическом состоянии либо утратили актуальность, библиотека направляет их в пункты вторичного сырья либо утилизирует.
Как это оформить
Исключение документов из библиотечного фонда отражают в регистрах индивидуального и суммарного учета библиотечных фондов.
На всех исключаемых из фондов документах специальным штемпелем погашаются штампы библиотеки и проставляется номер и дата утверждения акта о списании.
На документах, подлежащих продаже, проставляют штамп «Разрешено к продаже» с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.
Первичными учетными документами, подтверждающими факт выбытия документов из библиотечного фонда, являются:
Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.