определить активность документа можно по его
Как оценить активности пользователей в программе
Статья с приложенным видеоуроком, благодаря которой вы научитесь добывать статистику кто из пользователей сколько создал/изменил документов и справочников (и какие конкретно), сколько времени проработал в программе и другую интересную информацию.
Ознакомившись с этой статьей вы научитесь добывать следующую любопытную статистику:
Показывать буду на примере Бухгалтерии предприятия 3.0 (в остальных указанных конфигурациях все делается аналогично).
Итак, для сбора такой статистики нам понадобятся два отчета администратора:
Активность пользователя
В шапке отчета выбирается конкретный пользователь и период, за который нужно собрать статистику. В верхней части сформированного отчета можно увидеть статистику по введенным/измененным объектам конфигурации в разрезе дат и видов объектов:
Ниже идут те же данные, но в виде диаграммы:
Анализ активности пользователей
Теперь откроем второй отчет, для этого выберем его в вариантах отчета:
Этот отчет, в отличие от предыдущего, можно фильтровать также и по группе пользователей. Здесь уже представлена информация несколько иного рода (нет ссылок на конкретные объекты базы, только данные по количеству объектов, а также добавлено время работы каждого пользователя):
Данные можно смотреть как в разрезе недель, так и по дням (для этого надо развернуть группировки отчета до 3 уровня).
Ниже таблица с количеством максимально работавших пользователей в программе:
Теперь те же данные, только в виде диаграммы:
Буду вам очень благодарен, если поделитесь ссылкой на него на своей страничке в любой соцсети или подпишетесь на новости сайта в Инстаграме.
Это поможет сайту развиваться и расширять аудиторию.
Вас может заинтересовать
Расширение для типовых конфигураций 1С:Предприятие 8.3, позволяет легко настроить учет согласований (утверждений) произвольных справочников и документов
В данной статье показано, какие существуют пользовательские интерфейсы и как переключиться между ними в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
Прочитав эту статью, вы научитесь пользоваться универсальным отчетом и сможете создавать свои пользовательские отчеты в программе.
Где посмотреть активность пользователя в 1С: УНФ?
Программами 1С пользуется все больше и больше предприятий, как крупных, так и небольших. Для каждой организации можно подобрать необходимое решение. Например, для малых и средних предприятий удобным является продукт 1С :Управление нашей фирмой. Подробная информация об УНФ и ее возможностях есть на нашем сайте.
Тема статьи более узкая – «Где посмотреть активность пользователя в 1С УНФ?»
Содержание:
1.Пользователь программы: определение и права
Пользователем программы 1С: УНФ является физическое лицо. Это может быть любой сотрудник предприятия, которому предоставлены определенные права доступа. В решениях 1С при установки версий ПРОФ число таких лиц неограниченно. Соответственно, одновременно в программе могут работать несколько человек.
Права у каждого сотрудника для работы в системе могут быть разными. Полными правами, обычно, обладают системный администратор и руководитель предприятия. Остальным сотрудникам выдаются права на пользование либо отдельными блоками системы, либо с ограниченной функциональностью.
Например, сотруднику кадровой службы нет необходимости работать с документами коммерческого отдела. Соответственно, будут предоставлены права работы в модуле «Кадры». А рядовому сотруднику бухгалтерской службы могут быть установлены права на просмотр и печать документов без возможности их редактирования.
О том, как вводить нового пользователя в 1С и установить ему права можно прочитать в статье на сайте.
в 1С: Управление нашей фирмой есть возможность посмотреть активность пользователей.
Впрочем, такая возможность есть во всех решениях 1С.
2.Где посмотреть активность пользователей в 1С: УНФ?
Для того, чтобы попасть в нужный раздел, следует перейти в меню «Компания». Затем в открывшемся списке категорий выбрать «Настройки» — «Администрирование».
В открывшемся окне, разделенном на 2 части, следует в левой колонке выбрать «Администрирование». Затем нажать на «плюс», чтобы раскрыть подразделы, и выбрать «Поддержка и обслуживание».
В правой части раскроется перечень гиперссылок, в котором есть «Активные пользователи».
Нажатием на гиперссылку откроется окно со списком всех сотрудников, работающим в программе в данное время.
3.Возможности работы с разделом «Активные пользователи»
В данном окне можно:
Активность пользователей представлена в табличном виде.
В колонке «Пользователь» указывается его имя так, как он был введен в программу. В графе «Приложение» указывается через какое приложение работник вошел в систему. Посмотреть все варианты можно в списке сеансов над таблицей. Соответственно, можно выбрать только участников определенного сеанса.
В колонке «Начало работы» отображается дата и время, когда сотрудник вошел в систему. Так можно отслеживать работу подчиненных.
Посмотреть через какой компьютер, если работа ведется через сервер организации, можно в следующем столбце. Количество сеансов одного участника отображается в соответствующей колонке.
Узнать информацию о сотруднике можно кликнув на строку с именем. Откроется окно, в котором отображены сведения об имени, аутентификации в системе, режиме запуска, контактных данных.
Из этого окна можно посмотреть и откорректировать настройки пользователя, права доступа, установить ограничения.
4.Как узнать с какими событиями работает активный пользователь?
В окне «Активные пользователи» над таблице расположена кнопка «Журнал регистрации». При клике на нее открываются сведения о событиях, данных и метаданных, с которыми работает сотрудник.
Если необходимо найти определенные события, например, где появилась ошибка, то следует указать «Критичность».
В этом случае в таблице отобразятся только события с ошибкой.
Кликнув на соответствующую строку можно раскрыть более полную информацию о происходящем, добавить комментарий.
Через кнопку «Выгрузить в файл» можно сохранить сведения из Журнала на свой персональный компьютер. Тогда можно поработать с информацией позже или передать ее другому лицу, например, техническому специалисту.
Вверху, в правой части экрана есть возможность сохранения и печати документа.
5.Завершение сеанса
Если система ограничена по количеству участников, то возникает момент, когда нужно удаленно завершить работу одного из них. Чтобы другой сотрудник мог войти в систему. Осуществляется эта операция также из окна «Активные пользователи».
Требуется выделить строку с работником и нажать над табличной частью кнопку «Завершить сеанс». В зависимости от настроек система запросит имя и пароль администратора кластера.
После ввода данных следует нажать кнопку «ОК».
Если по ошибке попытаться завершить сеанс своей работы, система выдаст предупреждение. После чего порекомендует завершить сеанс закрытием главного окна программы.
6.Блокировка пользователей
Встречаются ситуации, когда требуется блокировка пользователя программы. Это может быть нужно:
Ждать, когда каждый из участников закончит свою работу в 1С, нецелесообразно, так как образуется простой в работе топ-менеджера. Соответственно, в Управлении нашей фирмой, да и в других решениях, предусмотрена возможность блокировать вход всем участникам.
Осуществить это может сотрудник с правами администратора в программе.
Для использования данной функции необходимо проделать тот же путь, что и для перехода к окну «Активные пользователи». Выбрать в меню «Компания», в категории «Настройки» раздел «Администрирование». В открывшемся окне в левой части нажать «плюс» рядом с «Администрирование» и выбрать «Поддержка и обслуживание». В правом списке нажать гиперссылку «Блокировка пользователей».
Заблокированные участники не смогут входить в систему.
Во всплывающем окне можно:
После нажатия на клавишу «Установить блокировку» высветится окошко с сообщением «Сеансы АП будут завершены». Требуется подтвердить действие кнопкой «ОК».
Необходимо помнить, что блокировка затронет и аккаунт администратора. Поэтом необходимо вводить код разблокировки.
Сотрудники, которые работает в данный момент в системе получать уведомление в виде всплывающего окна то том, что в указанное время будет прекращена работа. Затем за 20 минут до начала блокировки несколько раз всплывет напоминание о завершении работы и выходе из программы.
Для снятия блокировки также необходимо пройти по гиперссылке «Блокировка пользователей». Во окне ввести код и нажать кнопку «Снять блокировку».
7.Отчет «Активность пользователя»
В системе предусмотрена возможность формирования отчета по работе сотрудника в программе. Здесь можно увидеть:
дату и время работы в программе,
с какими документами и справочниками работал участник,
осуществлялось создание или корректировка данных.
Для того, чтобы сформировать такой отчет, следует пройти в меню «Главное». В категории «Аналитика» выбрать «Отчеты».
В открывшемся окне представлены различные отчеты. Для быстрого выбора нужной формы следует в окне поиска ввести слово «активность». В выпадающем списке выбрать «Активность пользователя».
Затем установить период, за который требуется получить сведения, выбрать сотрудника и нажать «Сформировать».
Откроется информация в виде таблицы и графика к ней. Здесь можно посмотреть с какими документами работал выбранный сотрудник, какие изменения вносил, какие новые данные вводил.
Таблица демонстрирует сведения в свернутом формате. Чтобы узнать подробности следует нажать на «плюс». Мало того, кликнув на документ, можно открыть его прямо из отчета и посмотреть всю информацию.
8.Просмотр изменений
Оценить внесенные изменения и определить, когда они были сделаны можно в самом документе. Над табличной частью есть кнопка «История изменений» (карандаш с часами). Если такой кнопки нет, то следует нажать на кнопку «Еще» и в выпадающем списке выбрать требуемый пункт.
Появится таблица со сведениями об авторе изменения, времени и дате корректировок. При клике на нужную версию откроется информация о том, что содержится в документе. Версии можно сравнивать друг с другом, чтобы находить отличия. Для этого следует воспользоваться кнопкой «Сравнить».
На примере выше видно, что вносились изменения в характеристики номенклатурной позиции. В легенде можно понять, что именно производилось с информацией:
Так можно посмотреть все справочники и формы, с которыми работал пользователь.
9. Анализ активности пользователей
В УНФ предусмотрена возможность проанализировать работу сотрудников в программе. Благодаря чему, руководитель видит сколько времени работник провел в системе и чем занимался.
Попасть в этот раздел легко. В меню выбрать «Главное», категория «Аналитика, раздел «Отчеты». Также по аналогии в строке поиска ввести слово «активность» и в перечне выбрать «Анализ активностей пользователей».
Установить интересующий период и выбрать одного или нескольких участников. Для этого следует в открывшемся окошке в левой части выбрать одного человека или с помощью клавиши «CTRL» выделить нескольких сотрудников. Затем нажать на стрелку вправо, отмеченные работники отобразятся в правой части.
Если ошибочно выбраны не те сотрудники, то их можно переместить влево соответствующей кнопкой или полностью очистить список кнопкой с двойной стрелкой. После выбора нажать клавишу «Подобрать и закрыть».
Затем нажать «Сформировать». Откроется окошко с таблицами и графиком.
В первой таблице отображаются данные об активности каждого пользователя и суммарно:
Здесь также по нажатию на «плюс» можно раскрыть дополнительные строки с подробной информацией. Кликом на документ открывается его форма. В ней по алгоритму, описанному ранее, можно посмотреть историю изменений документа.
Во второй таблице содержатся сведения о максимальном количестве одновременно работавших в программе сотрудниках.
На графике отображается объем введенных и измененных отдельно документов и отдельно справочников с указанием автора корректировок.
10.Вывод
Таким образом, реализация в продуктах 1С возможности просмотра и оценки активности пользователей позволяет:
Следовательно, данный функционал обеспечивает анализ и контроль работы сотрудников предприятия в системе.
Инструкция о том, как посмотреть активность пользователя в 1с: УНФ получилась подробной. Если все-таки остались какие-то вопросы, вы всегда можете задать их нашим специалистам.
Как в 1С посмотреть историю изменения документа?
Работа в программном комплексе 1С осуществляется как одним человеком, так и группой людей. Соответственно, существует необходимость проверки вносимых в документы изменений. Речь идет о том, чтобы посмотреть кто, когда и какие корректировки вносил в определенный объект данных. Даже если пользователь всего один, но при этом абсолютный новичок, он может совершать ошибки. И в данном случае также необходима возможность просмотра истории изменений. Как и где это можно сделать в 1С рассмотрим в статье.
Содержание:
1. Механизмы отслеживания изменения данных в базах 1С
В рассматриваемом программном продукте существуют 3 механизма, которые помогают отследить корректировки:
Для того чтобы каждый из этих механизмов правильно работал необходимо изначально провести настройки.
2. Настройки хранения история изменений
Стоит отметить, что настройку можно включить как для всего объекта данных, так и выборочно для каких-то его частей. Например, только для реквизитов. Тем самым экономится место объема сохраненных данных. Для того, чтобы сохраненные корректировки не занимали места больше, чем сами объекты, с которыми производилась эта работа, необходимо грамотно настраивать механизм версионирования. В противном случае произойдет замедление работы всей программы. Включить сам механизм может либо сотрудник предприятия, работающий в системе, либо разработчик в конфигураторе.
Для того чтобы настроить хранение истории изменений, следует перейти в левом меню в раздел «Администрирование», далее в раздел «Общие настройки» и затем «История изменений».
Здесь необходимо найти гиперссылку «Настроить». И, проставив галочку возле «Хранить историю изменений», щелкнуть на ставшую активной гиперссылку.
В открывшемся окне появится таблица со столбцами, в которых указана информация:
По умолчанию срок будет установлен бессрочно, а в столбце с моментом сохранения будет указано никогда.
Теперь необходимо определиться для каких объектов будет устанавливаться сохранение корректировок.
Например, отметить конкретный документ «Авансовый отчет». Для этого надо щелкнуть на значок «плюс» рядом с папкой «Документы» и выделить в раскрывшемся списке нужную строку.
Затем следует нажать на кнопку «Установить когда сохранять версии» и в выпадающем списке указать:
Затем необходимо щелкнуть «Установить срок хранения версий». Аналогично предыдущему действию, выбрать из выпадающего списка «За последний…» месяц/квартал/полгода/год/неделю или бессрочно.
После того как настройки произведены можно будет видеть историю изменения объектов. Рекомендуем, чтобы не перегружать память установить галочку напротив «Автоматически удалять устаревшие версии». И настроить расписание по одноименной гиперссылке.
3.Просмотр истории изменения в документе
Для просмотра следует перейти в журнал операций и найти необходимый документ. При большом количестве операций сделать это можно через поиск или расширенный поиск. Для этого необходимо в меню «Операции» кликнуть «Журнал операций». В открывшемся окне в строке поиска ввести название документа. Если документов такого вида много, то воспользоваться расширенным поиском. И указать где искать и что искать. При этом можно определить как искать: по началу строки, по части строки, по точному совпадению.
После того, как документ появился в табличной части, следует его открыть. Посмотреть историю изменений можно двумя способами:
В открывшемся окне появляются все версии выбранного документа, например, авансового отчета. И появляется возможность настройки конкретных корректировок. Для этого следует щелкнуть на три точки в строке «Изменения в реквизитах» и определить необходимые реквизиты.
Для просмотра версии требуется выделить соответствующую строку и нажать на клавишу «Открыть версию». В открытом документе будут видны основные реквизиты, заполненные в версии документа.
4. Сравнение версий объекта данных
Здесь же представлена возможность сравнить два варианта одного документа. Для этого следует выделить нужные версии с использованием клавиш Shift или Ctrl. При этом клавиша «Открыть версию» станет неактивной. Затем надо нажать кнопку «Сравнить».
Откроются данные обеих версий. При этом будет подсвечена расходящаяся информация и выделена новая, которая отсутствует в другом варианте.
Предусмотрено выделение разными цветами:
Представлена возможность сравнения и более, чем двух версий одновременно.
5. Переход на предыдущую версию
Если после сравнения вариантов документа появляется необходимость возврата к предыдущей версии, то следует:
Будет создан новый авансовый отчет. При этом в комментарии будет указано, что выполнен переход к определенной версии.
Сравнение 2-го и 4-го авансового отчета покажет, что реквизиты не изменялись и оба отчета идентичны.
6. Как включить версионирование в различных решениях 1С
Для того, чтобы включить версионирование в 1С:Управление нашей фирмой необходимо перейти в меню «Компания», далее кликнуть на категорию «Настройки».
В ней кликнуть на «Администрирование» и «Версионирование объектов». Установить галочку против «Хранить истории изменений».
Для того, чтобы включить версионирование в 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С: Управление нашей фирмой, так же как и в 1С:Бухгалтерия необходимо перейти в меню в «Администрирование» или «НСИ и администрирование», в раздел «Общие настройки». В нем раскрыть подкатегорию «История изменений» и, как было описано в начале статьи, также проставить соответствующую галочку.
Как можно заметить настройка включения версионирования в различных решениях 1С производится схожим образом.
7. Как узнать кто менял документ с помощью журнала регистрации
В платформе реализован механизм, фиксирующий любые действия всех пользователей программы. Благодаря журналу регистрации можно увидеть историю корректировок объектов. Для того, чтобы попасть в ЖР следует пройти в меню «Администрирование» — «Настройки программы» — «Обслуживание».
Это верно для 1С:Бухгалтерии и схожих по интерфейсу и навигации решений. В других программах перейти в ЖР возможно через меню «Сервис». Если это 1С:Такси и аренда автомобилей, то следует пройти в основное меню. Там во «Все функции», кликнуть на «Стандартный журнал регистрации».
Как было сказано, в ЖР отражается множество операций. Чтобы быстрее отыскать требуемое действие, следует воспользоваться отбором.
Для начала можно установить конкретную дату или временной период прямо на панели. Или критичность события:
Также на панели присутствуют значки установки отбора по значению в текущей колонке или очищению установленных параметров отбора.
Общий отбор по всевозможным параметрам устанавливается при нажатии клавиши «Установить отбор».
Например, для того чтобы найти измененный авансовый отчет, следует установить временной интервал и отметить в метаданных АО. Нажать кнопку «ОК». После выбора — клавишу «Применить и закрыть».
Далее появятся все события по нужному документу. И будет видно, кто, в какое время и с какого устройства вносил изменения.
Чтобы увидеть подробности, следует выделить нужную строку и нажать кнопку «Открыть». В открывшемся окне можно перейти в сам документ.
Для этого следует щелкнуть на значок в строке с данными.
Журнал регистрации помогает получить полную и достоверную информацию обо всех действиях в системе.
8. Как узнать с какими объектами данных работал пользователь?
В практической деятельности встречаются ситуации, когда пользователь, допущенный в программу, оказывался недостаточно компетентным или квалифицированным специалистом. И, соответственно, появляются подозрения в том, что он совершил множество ошибок при обработке соответствующих документов.
Или встречаются ситуации, когда происходит утрата доверия к специалисту. Следовательно, возникает необходимость проверить весь объем документов, с которыми работал конкретный человек. Для этого в 1С реализован такой механизм, как «Активность пользователя».
Чтобы посмотреть все активности в работе определённого человека необходимо:
в решениях 1С:ERP и 1С:КА перейти в меню «Администрирование» и выбрать категорию «Поддержка и обслуживание». В других решениях категория «Обслуживание».
кликнуть на ссылку «Отчеты администратора» в подкатегории «Отчеты и обработки».
В списке отчетов кликнуть ссылку «Активность пользователя». В открывшемся окне следует установить период отчета и указать конкретного пользователя. Для этого нужно выделить строку «Пользователь», затем нажать кнопку «Выбрать».
По кнопке «Сформировать» откроется таблица. В ней будут отражены все объекты данных, с которыми работал в данный человек. В колонках будет указано количество изменений и введений. Дополнительно информация будет представлена и в графическом виде.
Как видно из графика, пользователь Абрамов 27 октября создал один документ и изменил два.
9. Групповое изменение данных (ГИД)
Изучая систему корректировок документов, следует поднять тему ГИД. Это бывает необходимо в случае увеличения, например, налогов. Чтобы в большой номенклатуре товаров не корректировать построчно вручную ставку налога на добавленную стоимость, можно воспользоваться следующим.
Перейти в меню «Справочники» в раздел «Номенклатура». Затем в верхнем меню отметить «Все функции». После чего откроется список.
В поисковой строке списка ввести «групповое». В представленных вариантах указать «Групповое изменение реквизитов». И нажать кнопку «Открыть».
В появившемся окне щелкнуть на многоточие в поле «Изменить». В списке элементов — «Номенклатура».
Предположим, что в программе остались товары со ставкой НДС 18%. И нужно заменить ставку на 20%. Для этого надо кликнуть на гиперссылку «Все элементы». В условиях отбора установить Ставка НДС и после «Равно» — 18%. Затем — «ОК».
После этого в таблице с ГИР выбрать строку «Ставка НДС» и поставить новое значение – 20%.
И нажать кнопку «Изменить реквизиты». Обработка занимает некоторое время. Оно зависит от объема базы и скорости устройства.
После завершения обработки откроется номенклатура со скорректированной ставкой налога.
10. Просмотр ранее измененных реквизитов
При осуществлении групповых корректур появляется необходимость просмотра этих изменений. Для того чтобы узнать, какие данные вносились перед этим достаточно в таблице ГИР отметить элементы и щелкнуть под таблицей клавишу «Ранее измененные реквизиты». В выпадающем списке будут отражены предыдущие операции.
Также можно воспользоваться Журналом регистрации. Как его открыть описано выше.
В нем отражено, что Абрамов вносил коррективы в номенклатуру по определенным позициям.
В заключение отметим, что механизм версионирования полезен тем, что хранит данные не только о пользователе, который изменил объект данных. Версионирование позволяет отслеживать какие конкретно были произведены корректировки. Мало того, хранение изменений данных позволяет сравнивать эти версии и выбирать нужный вариант сохранения.
Полезна данная функция для всех. Рядовой пользователь может вовремя исправить ошибку. Руководитель может определить неквалифицированных сотрудников и исправить все сделанные им неточности.
В случае, если у вас возникнут вопросы при просмотре истории корректировки данных, можно обратиться к нашим специалистам.