обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку или можно просто вложить
Надо ли вшивать вкладыши в трудовую после 1 сентября 2021?
С 1 сентября 2021 года вступает в силу Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Документ устанавливает новые требования к ведению и хранению трудовых книжек персонала и вкладышей в трудовые. Новые регламенты работы с трудовыми нужно соблюдать в течение ближайших пяти лет — именно такой срок действия отведен новому приказу. Среди изменений — порядок крепления вкладышей к трудовой книжке. Разберемся, нужно ли вшивать вкладыши в трудовые после 1 сентября 2021.
Надо ли будет вшивать вкладыши в трудовую после 01.09.2021?
Обязанность крепить нитками вкладыш установлена п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. С вступлением в силу Приказа Минтруда от 19.05.2021 № 320н правила из Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 утратят силу. На момент написания статьи документ актуален, а его требования подлежат исполнению до 31 августа 2021 включительно.
Поэтому при возникновении ситуации, требующей оформления и выдачи работнику вкладыша в трудовую книжку, до конца августа 2021 работодатель обязан соблюсти порядок крепления вкладыша, а именно — вшить.
Отсутствие обязанности вшивать вкладыш не означает, что это делать нельзя. Работодатель вправе продолжать крепить вкладыш «по старинке». Фиксация нитками позволит минимизировать ситуацию потери вкладыша. А без него трудовая книжка недействительна (п. 32 нового порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При отсутствии свободных строк для внесения информации в одном из разделов трудовой книжки работодатель выдаст вкладыш, сделав соответствующую отметку непосредственно в книжке с указанием реквизитов приложения.
Кстати, Приказ Минтруда № 320н утвердил и новую форму вкладыша, в которой будет больше страниц для заполнения сведений о работе. Таким образом, необходимость открывать работнику новые вкладыши будет появляться реже.
Надо ли расшивать после 1 сентября ранее вшитые вкладыши?
Нет, не надо. Новый порядок этого не требует. Задача работодателя — обеспечивать сохранность и корректность заполнения трудовых книжек и вкладышей.
О всех нововведениях в работе с трудовыми и вкладышами читайте в материале «Изменения в трудовых книжках с 1 сентября 2021 года».
Правильно прикрепляем вкладыш в трудовую книжку
Трудовая книжка гражданина Российской Федерации – важнейший документ, который фиксирует в себе основные трудовые события своего владельца. Как и любой другой учетный регистр, трудовая книжка также не безразмерна. Иногда происходит так, что раздел, содержащий сведения о работе, заканчивается раньше, чем сама трудовая деятельность работника. В таком случае имеет место оформление дополнительного регистра – вкладыша в трудовую книжку. Что это за документ и как прикрепить вкладыш в трудовую книжку?
Распространенные ошибки
Безусловно, трудовое законодательство РФ обязует каждого сотрудника отдела кадров изучать специальные правила и инструкции, которые дают исчерпывающий перечень норм и рекомендаций по поводу заполнения и хранения бланков трудовых книжек на предприятии. Эти правила не обошли стороной также и особую процедуру – оформление и заверение вкладышей в трудовые книги. К сожалению, некоторые кадровики пренебрегают этими правилами, тем самым нанося значительный вред трудовым документам сотрудников. Перечислим основные «погрешности» кадровых сотрудников, связанные с вкладышами в трудовые книжки работников предприятия:
Все вышеперечисленные действия не являются законными. Информация, которая вносится в такие псевдо-вкладыши, теряет свою юридическую значимость. Важно, что кадровые сотрудники должны знать не только как оформить, но и как следует прикрепить вкладыш к трудовой книжке.
Оформление и заверка
Законом четко установлен порядок оформления вкладышей в трудовые книги. На эти вкладыши распространяются абсолютно все требования, применяемые к трудовой книжке. Основные этапы формирования дополнительного трудового документа – вкладыша в бланк трудовой книги:
Как прикреплять вкладыш в трудовую книжку
После грамотного оформления и заверения вкладыши должны быть закреплены в трудовой книжке. Если пренебречь этим правилом, то появляется потенциальная угроза утери вкладыша.
Законодатель не дает четких указаний на то, где именно закреплять вкладыши: в конце трудовой книжки, в начале или посередине. Решение этого вопроса полностью зависит от предпочтений работодателя. Тем не менее, для удобства принято закреплять вкладыш в конце трудовой. Такое расположение не только поспособствует сохранности вкладыша, но и не нарушит хронологию и порядок вносимых данных.
Немаловажным вопросом остается и следующий: нужно ли пришивать вкладыш в трудовую книжку? Согласно ныне действующим актам трудового законодательства, все оформленные вкладыши должны быть именно вшиты. Не допускается вклеивание вкладышей, присоединение скобами степлера, вклеивание при помощи скотча. Только вшивание считается наиболее надежным способом присоединения вкладыша в трудовую к своему «сородичу». Вшивание используется повсеместно в случае присоединения определенных важнейших документов. Примером может стать документооборот в бухгалтерском учете.
Как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку
Вшивание исключает не только утерю вкладыша, но и его замену и другие неправомерные действия. Нормативные акты не содержат в себе и отдельные положения, посвященные тому, какой именно ниткой вшивать вкладыш и сколько делать проколов. Эти вопросы не столь важны, поэтому выбор остается за непосредственным руководителем.
На практике принято пришивать вкладыш в трудовую книжку суровой ниткой, обычно на 4 или 5 проколов. Напомним, что данное требование не является обязательным. Никто не взыщет с «правонарушителя» за не тот цвет нити или за лишний прокол в бланке трудовой или в ее вкладыше.
Обратите внимание на то, что нумерация во вкладыше не начинается с начала, а продолжается дальше. Плата за бланк вкладыша может быть внесена работником несколькими способами:
Существуют также локальные акты предприятий, в которых уже оговорены способы выдачи вкладышей в трудовые книжки, а также способы их оплаты. Например, положения о внутреннем трудовом распорядке на предприятии могут содержать пункты, связанные с бесплатным или льготным оформлением вкладышей в трудовую книжку.
Иной раз происходят случаи, когда сотрудник не оплачивает стоимость вкладыша в трудовую вообще. Такая ситуация может возникнуть, если происходит повторное оформление вкладыша в трудовую после того, как предыдущий вариант был испорчен не по вине владельца, а по вине ответственного сотрудника отдела кадров, заполнившего первоначальный вариант.
Как вшить вкладыш в трудовую книжку
Организация приняла на работу нового сотрудника. По истечении 5-ти дней было принято решение внести соответствующую запись в его трудовую книжку. Однако оказалось, что места для новой записи нет. Как вшить вкладыш в трудовую книжку? На этот и другие вопросы, касающиеся вкладышей ответим в статье.
Зачем нужен вкладыш к трудовой книжке?
Трудовая книжка — важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. С ее помощью подтверждается страховой стаж для целей социального страхования, в том числе для оплаты больничных и назначения пенсии. Поэтому каждый работник должен иметь трудовую книжку. Причем для тех, кто устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель.
Если кадровику нужно внести новую запись в какой-либо раздел трудовой книжки, а он полностью заполнен, то использовать для внесения новой записи свободные непрофильные разделы трудовой нельзя. Верным решением будет подшить вкладыш в трудовую книжку (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Таким образом, при отсутствии свободного места для внесения нужной записи единственным решением является использование вкладыша.
По общему правилу ведение трудовых книжек возложено на работодателей (организации и индивидуальных предпринимателей). Поэтому и вкладыш в трудовую книжку должны вшить в отделе кадров той организации, где возникла такая необходимость.
Как оформить и учитывать вкладыши
Оформление и ведение вкладышей осуществляется в том же порядке, что и ведение трудовых книжек. Вкладыш является частью трудовой книжки, поэтому сам по себе он недействителен.
Если принято решение о подшивке вкладыша, то в трудовой книжке нужно поставить штамп «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер (п. 39 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обычно такой штамп ставят в верхней части титульного листа книжки.
После подшивки вкладыша нумерация записей продолжается, а не начинается заново (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04. 2003 № 225). Количество подшитых вкладышей может быть неограниченным.
Движение вкладышей на предприятии, в том числе, их выдачу нужно отразить в книге учета движения трудовых книжек (п. 41 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Как вшивается вкладыш в трудовую книжку
Просто вложить вкладыш в трудовую книжку нельзя. Также не допускается вклеивание вкладыша и его присоединение с помощью степлера (п. 38 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Вкладыш в трудовую книжку можно только вшить.
Вкладыш вшивают так, чтобы он стал единым целым с трудовой книжкой. Обычно его вшивают внутрь трудовой книжки сразу за последней страницей. Нужно использовать качественные прочные нити, их цвет не имеет значения.
Главное — вшить вкладыш так, чтобы обеспечить плотное прилегание страниц. Сделать это можно с помощью иголки или специального оборудования.
Верное оформление и подшивка вкладыша минимизируют риск того, что вкладыш признают недействительным. Теперь вы знаете, как правильно пришить вкладыш в трудовую книжку.
Как по новым правилам оформлять вкладыш в трудовую книжку?
Вопрос:
Как оформить вкладыш в трудовую книжку с 1 сентября 2021 г.?
Ответ:
Вкладыш оформляется, если заполнены все страницы одного из разделов. Сделайте это по правилам заполнения и ведения трудовой книжки. Без документа, к которому выдан вкладыш, он недействителен ( п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
При выдаче вкладыша в трудовой книжке поставьте штамп «Выдан вкладыш», указав серию и номер вкладыша. Штамп поставьте на титульном листе трудовой книжки, а если там уже нет места, то на титульном листе первого вкладыша ( п. 33 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
Количество выдаваемых вкладышей в трудовую книжку законодательством не ограничено.
С 1 сентября 2021 г. вшивать вкладыш в трудовую книжку не обязательно. Порядком ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрено соответствующее требование. Но при желании вы можете вшивать в трудовые книжки вкладыши и после указанной даты, например, чтобы исключить риск их утери. Полагаем, это не будет нарушением, поскольку вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без неё недействителен ( п. 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек).
А если у вас есть вкладыши, оформленные до 1 сентября 2021 г., но не вшитые в трудовые книжки в соответствии с действовавшим до этой даты порядком, рекомендуем их вшить во избежание возможных претензий проверяющих.
Как по новым правилам вести бумажную трудовую книжку вам подскажет Готовое решение .
Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»
Обязательно ли вшивать вкладыш в трудовую книжку или можно просто вложить
Дата публикации 07.07.2021
Как правильно внести запись о приеме на работу или увольнении в трудовую книжку работника, если в разделе «Сведения о работе» свободными остались только две строки, а этого недостаточно для внесения записи полностью? Следует пропустить эти строки и внести запись полностью во вкладыш трудовой книжки или можно начало записи сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше? Можно ли продолжить запись в разделе «Сведения о награждениях»?
Если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки работника остались свободными всего две строки, то необходимо начало записи о приеме на работу (об увольнении) сделать в трудовой книжке, а затем продолжить ее во вкладыше в трудовую книжку.
Раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки не предназначен для внесения в него сведений о работе (о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу, об увольнении работника). Поэтому запись о приеме на работу, запись об увольнении работника, а также печать и подписи, заверяющие внесенную запись об увольнении, нельзя вносить в этот раздел.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе», то работнику оформляется вкладыш в трудовую книжку. Выданный вкладыш нужно вшить в трудовую книжку (без трудовой книжки он недействителен) (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).
Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка (п. 38 Правил).
Во вкладыш работодателем вносятся записи о работе (о приеме на работу, постоянных переводах на другую работу, об увольнении работника), продолжая нумерацию записей, содержащихся в разделе трудовой книжки «Сведения о работе».
Если в трудовой книжке работника была сделана запись, но не осталось строк на подпись и печать, необходимо оформить работнику вкладыш в трудовую книжку. Если в трудовой книжке была начата запись, нужно продолжить оформление (заверение) этой записи во вкладыше (в разделе «Сведения о работе»).
Запись во вкладыше в трудовую книжку следует заверить подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (организации) и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Обращаем внимание, что с 1 сентября 2021 года действует новая форма трудовой книжки и порядок ее заполнения.