на что можно брать деньги под отчет

На что можно брать деньги под отчет

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Источник

Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2021 году

Выданы деньги в подотчет: проводка и основные правила

Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.

Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064).

Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте здесь.

Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.

Как применять ККТ при расчетах через подотчетных лиц? Узнайте экспертное мнение в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи «Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет?».

Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Выдано из кассы в подотчет — как данная хозоперация отразится на счетах бухучета? Проводка будет иметь следующий вид: Дт 71 Кт 50. Напомним, что аналитический учет подотчетных сумм ведется в разрезе подотчетных лиц. Это позволяет быстро проверить, имеется ли у подотчетного лица незакрытая задолженность по выданным средствам.

На какие хозяйственные расходы выдаются средства в подотчет

В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет.

Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы».

На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды:

Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств.

Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид:

Источник

Деньги под отчет: пять главных правил и образцы заявления и приказа

Правила выдачи денег подотчет последний раз менялись 19.08.2017. Тогда же претерпели изменения некоторые кассовые операции. А последующие нововведения в проведении учета и налогообложения затронули порядок расчетов с подотчетниками.

Кто вправе получать деньги

Работодатель, по ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель компании. Он издает приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Ими выступают любые работники предприятия.

Как получить деньги

Для выдачи денег достаточно приказа или другого распорядительного документа компании от имени директора. Форма такого документа произвольная. Но в нем должны содержаться следующие реквизиты:

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму выдавать подотчет

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств подотчет. Учитывая это, выдача большей суммы не является нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Но это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке передает в бухгалтерию.

Сроки отчета

Если срок возврата не установлен, сотрудник сдает отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для командировочных расходов существуют особые условия авансового отчета. По п. 26 положения, утвержденного постановлением правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник обязан отчитаться по ним в течение 3 рабочих дней со дня возвращения.

Что учесть в 2020 году

Оформляя документы по новым образцам для подотчета с 19 августа 2017 года, помните:

1. Если подотчетнику для приобретения товаров и услуг в интересах организации выдана доверенность и он предъявил ее продавцу, то продавец обязан отразить эти данные в выданном кассовом чеке.

2. Если продавец не в состоянии достоверно установить, что физическое лицо действует в интересах определенной организации, то выполнять это требование к оформлению чека он не обязан. В этом случае покупателем для продавца является само физлицо. И кассовый чек оформляется в обычном порядке.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Сотрудники вправе получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также допускается выдача компанией денег на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются в соответствии со следующими требованиями:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указаний № 3210-У.

2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или по его письменному заявлению. Как указано в письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ подписывает директор, в нем указываются дата и регистрационный номер.

3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета (абз. 2 п. 6.3 указаний № 3210-У) составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник обязан отчитаться или вернуть деньги организации.

4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет вправе выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетнику разрешается путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Возможность безналичных подотчетных расчетов закрепляется в учетной политике.

5. Лимит сумм, которые выдаются в подотчет, не установлен. Предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями. В этом отношении изменения для подотчетных лиц не произошли.

6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.

7. Организации и ИП вправе выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. При переводе денежных средств на карту — проводка Дт 71 Кт 51.

Главные правила

1. Под отчет выдается любая сумма.

2. С 19.08.2017 работнику, чтобы получить деньги подотчет, достаточно распоряжения руководителя компании. Заявление писать не обязательно.

3. Ранее до сдачи отчета за прошлую сумму работник не мог получить подотчетные, теперь ответ на вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет, если сотрудник не отчитался за предыдущий, — да, можно.

4. Подотчетные суммы разрешается переводить на банковские карты.

5. С 19.08.2017 обновлены локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет

Рассмотрим в статье следующие вопросы:

Это наличные деньги работнику на расходы связанные с осуществлением деятельности юридического лица индивидуального предпринимателя расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

Согласно пункта 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы связанные с осуществлением деятельности юридического лица индивидуального предпринимателя Расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) Или письменному заявлению работника Составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке На который выдаются наличные деньги подпись руководителя и дату выдача денежных средств под авансовый подотчет Есть сроки выдачи денег под отчет На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели Которые прописаны в заявлении или приказе Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч 1 ст 19 Закона от 6 декабря 2011 г № 402-ФЗ) Порядок контроля за хозяйственными операциями в том числе за выдачей денег подотчетным лицам определяет руководитель организации Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников Которые имеют право получать деньги под отчет Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников имеющих право получать деньги подотчет частью приказа об учетной политике Если список подотчетников утвердить отдельным документом то его можно будет изменить в любое время Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч 6 ст 8 Закона от 6 декабря 2011 г № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками получившими деньги под отчёт утвердите » ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами «

Приказ о выдаче подотчетных сумм образец 2021

Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели Прописанные в приказе Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

ИНН 4308123456 КПП 430801001 ОКПО 98756423
полное наименование организации идентификационные коды (ИНН КПП ОКПО)

о выдаче подотчетных сумм из кассы

В целях приобретения канцелярских принадлежностей ПРИКАЗЫВАЮ:

Выдать Е.В Иванову из кассы сумму 10 000 (Десять тысяч) руб на срок пять календарных дней.

Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера А.С.Петрову.

Директор __________ А.В Мюллер

С приказом ознакомлен(а):

________ Е.В Иванов

________ А.С Петрова

Какие санкции возможны если выдать подотчётные деньги на год?

Приказ об утверждении сроков выдачи денег под отчет и представления авансового отчета (образец заполнения)

2 Размер средств выдаваемых в подотчет директору законодательно не регламентирован.

3 Подотчетное лицо при наличных расчетах с поставщиками должно соблюдать лимит — не более 100000 рублей по одному договору.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

1 Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У)

Заявление пишется в произвольной форме Но должно обязательно включать Сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления Заявление можно составить в печатном виде А можно написать от руки.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа При этом необходимо руководствоваться перечнем документов отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации Которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения.

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71 Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету Выдавать деньги снова не рекомендуется но и не запрещено Выдавать наличные на хознужды можно Даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу Требование о том что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс Убрали из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У.

3 Оформить выдачу денег проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета указать назначение аванса Образец заполнения.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288) В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды под отчет на командировку и т п В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту указав реквизиты

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55 Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

4 Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок на который выдаются денежные средства прописывается в заявлении Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока указанного в заявлении ( п 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У) или возвращения из командировки (п 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета ИФНС может начислить работнику НДФЛ посчитав выданную сумму доходом ( п 8 письма Минфина РФ ФНС РФ от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

5 Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки накладные акты счета-фактуры и т д Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия Если работник потратил часть личных денег после проверки отчета ему возместят перерасход.

Законодательством срок который дается работодателю для возмещения расходов работника связанных со служебной командировкой последнего не установлен Данный срок организация сама устанавливает в локальных актах например в положение о размерах и порядке возмещения командировочных расходов работников.

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да нужно Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя Потому что когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги лимит расчетов не применяют Такой подход применяют например к тратам в командировке Например на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Нужно ли применять ККТ если организация покупает товар через подотчетника

Нет не нужно Сотрудник который получил деньги в подотчет действует по поручению организации Таким образом получается что фактически два юридических лица совершают один расчет который следует оформлять одним чеком Этот чек формирует продавец Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182 от 20.08.2018 № 03-01-15/58956 ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566 УФНС по г Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Как заполнять платежки при выдаче денег под отчет: разъяснения Центробанка

При переводе денег на банковский счет работника под отчет (или в счет возмещения ему перерасхода по авансовому отчету) указывать код вида дохода в платежке не требуется Об этом сообщил Центробанк в письме от 10.07.20 № 45-1-2-ОЭ/10700.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы в т.ч на покупку бензина можно выдать работнику не только наличкой но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками Например пропишите что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу по кассовому ордеру либо с использованием личных карт сотрудников»

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета предусмотрев в ней иные способы выдачи денег а не только наличными Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки утвержденные ранее Госкомстатом России не являются обязательными к применению Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов Принимая решение использовать свои бланки следует убедиться что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту на которую перечисляется его зарплата не установлено К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст 15.1 КоАП РФ).

Часто материальные ценности приобретают подотчетные лица организации Выдать деньги в подотчет можно из кассы предприятия А безопасно ли оплачивать товары и услуги с корпоративной карты или с личной карты сотрудника? Учет таких операций и их налоговые последствия рассмотрим в этой статье

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету авансовому отчету

Подотчет проводки и счет

Проводки на дату выдачи денег под отчет

Проводки на дату утверждения авансового отчета

Проводки на дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам

Еще одна распространенная ситуация Работник по поручению руководства купил к примеру канцтовары на свои деньги Затем средства работнику разумеется возвращаются Но как в этом случае оформить операцию и авансовый отчет?

В рассматриваемой ситуации можно оформить авансовый отчет Это не будет являться нарушением В этом случае по графе «Получено из кассы» проставляется ноль сумма личных денежных средств потраченных работником отражается по графе «Израсходовано» а в графе «Перерасход» указывается сумма которую необходимо возместить работнику.

А в какие сроки работодатель обязан вернуть деньги своему сотруднику? Сразу скажем что никаких обязательных сроков на этот случай в законодательстве не установлено Поэтому компании их устанавливают самостоятельно.

Обратите внимание: за опоздание с выплатами работнику положена компенсация в размере не ниже 1/150 действующей ключевой ставки Банка России от не выплаченных в срок сумм за каждый день просрочки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно Это прописано в ст 236 ТК РФ Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором локальным нормативным актом или трудовым договором При этом обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Ведь договор подряда заключенный с физлицом относится к договорам гражданско-правового характера а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора» В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано что наличные расходы связанные с ведением деятельности юрлица могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт где будет приведен перечень расходов за счет организации необходимых для исполнения договора и где будет сказано что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы ФНС считает что можно принять к учету расходы оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо» Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п 1 ст 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации В одних случаях считают работника подотчетным лицом в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст 971 ГК РФ) В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств которые могут быть выданы в подотчет сотруднику Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков) а также содержит требование о том что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока на который выданы наличные деньги под отчет или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств) Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель Только по документу с его визой можно учитывать расходы Но если директор утвердит отчет с ошибками сумму подотчета инспекторы признают доходом работника доначислят НДФЛ и взносы Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете К первичке нужно приложить документы которые подтверждают расходы В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным Теперь выдать под отчет можно даже если работник не отчитался за предыдущий аванс Поэтому если данные в строке «остаток» заполнены это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205) Если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 № А55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

Таким образом если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг) они рассматриваются как выплаты произведенные в рамках трудовых отношений Соответственно такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Универсальный бланк Авансового отчета

Новый бланк авансового отчета

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход Они позволяют сразу видеть есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях то есть о подтверждающих документах товарных чеках также лучше оставить Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета Без них вы попросту не подтвердите расходы Смотрите например письмо УФНС России по г Москве от 19 июля 2012 г № 17-15/64647.

Как отразить в учете организации удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы выданной на командировочные расходы?

Заполнить распечатать авансовый отчет онлайн

Заполнить и распечать форму АО

Покажите проверяющим свой Приказ о выдаче в подотчет сумм там установите срок возврата сумм подотчета

Ну пропишите в заявлении срок 10 дней для выдачи подотчета На будущее в заявлении пусть пишут месяц или еще какую-нибудь цифру «от балды».

Источник