какое время хранится журнал учета инструктажа

Сколько хранить документы по охране труда

Сроки хранения журналов по охране труда: минимальный период всего 1 год, максимальный — 75. Но есть и такие документы, которые требуется оставить в архиве навсегда.

Кто утверждает сроки хранения

Для каждого из документов по охране труда предусмотрен отдельный период сохранности. Все акты, распоряжения, справки и книги учета необходимо аккуратно сохранять. Насколько долго — определяет Федеральная архивная служба России. Ее распоряжением от 20.12.2019 № 236 утверждены сроки, в течение которых необходимо держать документы в архивах. Они перечислены в специальном Перечне типовых управленческих архивных документов в п. 7.3 раздела II.

Через какое время следует избавиться от отчетов и инструкций по ОТ, зависит от их значимости. Например, в приказе указано, какой срок архивного хранения установлен для журналов регистрации инструктажей по охране труда — 45 лет, а не 10, как раньше.

Где надо хранить документацию по охране труда

Несмотря на перевод некоторых документов в электронную форму, большинство справок и актов остаются в распечатанном виде на бумажных листах. Их легко испортить при помощи воды, огня, плесени и других негативных факторов. В связи с этим существуют строгие требования к условиям содержания бумаг.

В каком состоянии находятся инструкции и отчеты, обследует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Комиссия определяет, где хранятся инструкции по охране труда, — в специально оборудованных помещениях.

Основные рекомендации для содержания документации:

Хранилища необходимо оснастить:

Чтобы обеспечить надлежащее хранение, назначают ответственного за ведение и хранение журналов по технике безопасности — обычно это секретарь или инженер по охране труда. Он обязательно заверяет журналы при помощи подписи. В случае необходимости выдает книги учета и бланки сотрудникам, которые проводят инструктаж по ОТ.

Сколько хранить журналы регистрации инструктажей

Одни документы оставляют в архиве совсем ненадолго — на год, три или пять лет, а другие постоянно или до момента, когда их заменят на новые. Это зависит от важности находящейся в них информации. Например, ведомости по обеспечению сотрудников молоком и другим питанием, спецодеждой и другими средствами хранятся только 1 год (п. 428), индивидуальными средствами защиты — 3 (п. 427), сертификаты безопасности — 5 (п. 408). Книги о несчастных случаях на предприятии ­— 45 (п. 424). Такой же срок предусмотрен для протоколов о травмах и авариях на производстве, а если они сопровождаются материальным ущербом или человеческими жертвами, то их оставляют навсегда (п. 425а).

Одними из важных документов является инструктажи по ОТ. На новом рабочем месте каждый сотрудник сталкивается с тем, что обязан пройти вводный инструктаж ( п. 2.1.2 Порядка обучения по ОТ, утв. постановлением Министерства образования РФ от 13.01.2003 № 1/29 ). Итоги записывают в специальную книгу учета, которую нельзя уничтожать длительное время.

Перечень Росархива четко оговаривает, сколько хранится журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, — 45 лет (п. 423а).

Инструктаж обязателен и перед началом работ (п. 2.1.4 того же Порядка Минобразования РФ). И не важно, слесарь это или замдиректора, правила едины для всех. В Перечне указано, сколько хранится журнал регистрации первичного инструктажа по охране труда по сегодняшним правилам – почти полувековой период (п. 423а). Эти книги содержатся в надлежащем состоянии в отделе по ОТ. Если такового нет, то тогда в отделе кадров у сотрудника, который отвечает за обучение новых работников технике безопасности.

Немало протоколов, отчетов, деклараций соответствия, заключений специалистов остается в организации после внедрения мер по специальной оценке условий труда (СОУТ). Их необходимо содержать на предприятии от 45 до 75 лет, в зависимости от условий работы.

В случае двойного периода сколько хранить — 50 или 75, выбирают исходя из ситуации, когда завершено делопроизводство. Если до января 2003 г. — 75, если после — 50.

Подробный перечень периодов для различных документов по ОТ:

Штрафы за несоблюдение правил и сроков хранения

Прежде чем выбросить лишние бумаги, хорошо проверьте, истек ли установленный законом срок хранения заполненных журналов инструктажей, отчетов по аттестации рабочих мест и других документов по ОТ. Иначе вы рискуете попасть под административную ответственность. Если проверяющие не найдут нужный журнал инструктажа по ОТ, книгу учета проверки знаний или отчет СОУТ, то они вправе оштрафовать как должностное лицо, так и компанию. Для ответственных сотрудников сумма достигает от 3000 до 5000 рублей, для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей ( ст. 13.20 КоАП РФ ).

Источник

Какие сроки хранения документов по охране труда?

Кто устанавливает сроки хранения документов по охране труда

Любые документы фирмы — кадровые, бухгалтерские, налоговые и т.д. — подлежат хранению. Сроки их хранения различны и регламентируются нормативными правовыми актами.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить счета-фактуры, вы можете узнать из материала «Какой срок хранения счетов-фактур».

Не являются исключением и документы по охране труда. Они образуются у любого работодателя, создающего для своих работников условия, способствующие сохранению их жизни и здоровья в процессе работы.

Ознакомиться с типовым перечнем документов по охране труда вы можете в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс». Для вас открыт оперативный пробный доступ к ее ресурсам.

Объемы такой документации зависят от множества факторов: степени ответственности работодателя перед сотрудниками, масштабов его деятельности, наличия или отсутствия вредных и опасных условий труда и многого другого.

Поскольку хорошее здоровье человека является важным условием его жизни, любые вредные факторы, воздействующие на него во время трудовой деятельности, должны находиться под особым контролем. А вся документация, связанная с процессом охраны труда, должна сохраняться в течение определенного времени.

Максимальный период, в течение которого отдельные документы по охране труда не могут быть уничтожены, равен продолжительности жизни человека. Но не все документы нужно хранить так долго. Чтобы сориентироваться в сроках хранения, необходимо обратиться к специальным нормативным документам.

ВАЖНО! Сроки хранения документов по охране труда указаны в п. 7.3 Перечня типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (вступил в силу 18.02.2020).

Подробнее о сроке хранения документов по охране труда расскажем далее.

Когда документы можно не хранить

Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.

Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:

О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале..

Для отдельных документов по охране труда определенные сроки не установлены — их придется сохранять постоянно (например, журналы регистрации несчастных случаев) или надлежит хранить до замены новыми (к примеру, правила по охране труда работающих инвалидов).

Документооборот предприятия состоит не только из документов по охране труда, но и многих других разновидностей носителей информации. Для каждого из них законом установлен определенный срок хранения. Узнать больше о необходимой длительности хранения наиболее востребованных современными предприятиями видах документов вы можете здесь.

Итоги

Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.

Источник

Изменились сроки хранения документов по охране труда в 2021 году

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте

Результаты СОУТ (п.407)

45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет)

Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия

Наряды-допуски на выполнение опасных работ

после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет

Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья

75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях

Документы о прохождении обучению по охране труда

Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее)

Заключения к договорам

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Источник

Новые правила хранения документов с февраля 2020 года

С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:

Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы об организации охраны и пропускного режима

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Договоры на оказание охранных услуг

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

Схемы дислокации постов охраны

(1) После замены новыми

(1) При условии проведения проверки

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Планы повышения защищенности критически важных объектов

(1) После замены новыми

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации

(1) После актуализации паспорта безопасности

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

(1) После замены новыми

Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

(1) После замены новыми

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

(1) После замены новыми

Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций

Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

(1) После замены новыми

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Книги учета имущества гражданской обороны

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

(1) После замены новыми

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только до завтра можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Новые сроки хранения документов по охране труда в 2020 году

Специалист по техносферной безопасности, эксперт по независимой оценке квалификации в области охраны труда

Вступившие в силу новые сроки хранения документов по охране труда привлекли внимание наших коллег. В статье мы рассказали, как изменились сроки хранения, и как теперь необходимо организовать работу с документами компании.

Как изменились сроки хранения и чем это грозит специалисту по охране труда

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). На смену ему пришел Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Этот документ был официально опубликован, и с 18 февраля 2020 года стал обязательным для работодателей.

Новые хранения документов стали гораздо, поэтому обязательно обратите внимание на них, и внесите изменения в номенклатуру дел.

Так, штраф по статье 13.20 за ненадлежащее хранение устанавливается не на организацию, а на должностное лицо. Это первая опасность для специалиста по охране труда.

Вторая опасность — если документ не будут хранить весь свой положенный срок, его посчитают отсутствующим, а мероприятие — не проведенным.

Пример:

По новому приказу Росархива журнал регистрации вводного инструктажа должен храниться 45 лет, а не десять, как раньше. Закон не имеет обратной силы, поэтому начиная с февраля 2020 года, обеспечьте хранение документов по новому приказу.

Очень жаль, что Росархив не подал документы на регистрацию в Минюст раньше, ведь почти все компании уже утвердили новую номенклатуру дел на 2020 год и установили там сроки по приказу Минкультуры № 558н.

Сколько лет нужно хранить документы по ОТ

В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.

Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.

Пример:

Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.

В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:

Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.

Таблица. Сроки хранения документов по охране труда

Как обеспечить защиту документов от порчи

Практически все документы по охране труда ведут в бумажном формате. Документы расследования несчастных случаев могут содержать в себе не только бумаги, но и рентгеновскую пленку, грампластинки, так и СД диски, ведь в материалы по расследованию НС присоединяют все источники информации, которые рассматривала комиссия, и которые не являлись вещественными доказательствами в суде, подлежащими уничтожению или возврату потерпевшим.

Известно, что бумажные документы необходимо оберегать от влияния самых разнообразных физических факторов: воды, огня, света и плесени. Со временем любая бумага и печать на ней неизбежно утрачивает свой первозданный вид под влиянием факторов окружающей среды.

Наименее устойчивыми к хранению относятся рукописные записи, нанесенные гелевыми ручками, а в машинописном тексте – копии.

Все документы, подлежащие архивному хранению, должны быть осмотрены ЭПК, на предмет наличия следов порчи. К ним относятся:

Особое внимание необходимо уделить документам с повышенными сроками хранения. Во время работы ЭПК следует обратить внимание на условия хранения документов, а также на указанные нами выше признаки повреждения документов.

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия для осуществления контроля за отбором документов, чьи сроки истекли, к уничтожению.

Таким образом, архивные документы должны храниться в сухих и проветриваемых помещениях, не подвергаемых воздействию атмосферных осадков, не затопленных, желательно без окон, но с вентиляцией.

Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве, необходимо:

Оптимальные условия хранения документов обеспечивают:

Источник