какое максимальное количество планов счетов может содержать конфигурация
Какое максимальное количество планов счетов может содержать конфигурация
В программах 1С, предназначенных для бухгалтерского учета, например 1С Бухгалтерия, реализован план счетов на основании Приказа Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. №94н. Положение является обязательным для организации всех форм собственности и видов деятельности. Исключением являются финансовые организации, работающие на Едином плане счетов, а также государственные организации.
Структура плана счетов включает в себя:
Таким образом маска кода счет бухгалтерского учета: ХХХ.ХХ.
Кроме того, в плане счетов могут использоваться субсчета или счета третьего уровня.
Маска кода субсчета: ХХХ.ХХ.Х.
Если у счета есть подчиненные счета следующего порядка, то использовать счета верхнего уровня в проводках не рекомендуется. Необходимо вести учета в разрезе счетов последнего открытого уровня.
Наименование содержит краткое описание и назначения счета. По молчанию в программах 1С устанавливается наименование счета из Приказа Минфина РФ.
Для автоматизации аналитического учета в 1С используется понятие субконто.
В типовых программах на одном счете может использоваться не более 3-х видов субконто.
Примером видов субконто являются: контрагенты, договоры, номенклатура, склад и т.д.
Например, для организации учета и получения отчетности в разрезе номенклатуры и складов, на счетах по которым выполняются операции учета товаров и запасов (10, 41, 42 и др.) должны быть установлены соответствующие субконто.
Активные счета предназначены для учета активов организации: имущества, дебиторской задолженности, денежных средств и т.д.
На пассивных счетах отражаются обязательства организации. Например, перед кредиторами, сотрудниками и т.д.
Активно-пассивные счета могут одновременно иметь и дебетовое и кредитовое сальдо. Например, счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Также счета могут иметь дополнительные признаки:
Менять настройки необходимо максимально аккуратно, неправильное изменение настроек плана счетов может вызвать ряд ошибок.
К каким ошибкам может привести некорректное изменение плана счетов?
Пример 1: добавление новых субсчетов на счета учета затрат в 1С 8.3.
Такое изменение может привести к проблемам с закрытием месяца. Операция либо сразу завершится с ошибками. Либо суммы могут закрыться неправильно и потребуется корректировка движений после закрытия периода.
Пример 2: Добавление новых субконто на счета расчетов с контрагентами.
Добавление непредусмотренных программой субконто, может привести к тому, что суммы Дт и Кт не будут закрываться в разрезе новых аналитик. В результате не сойдется бухгалтерский баланс предприятия.
Для настройки плана счетов в 1С рекомендуется использовать специальный помощник, для групповой настройки счетов учета, который открывается по команде Команда «Настройка плана счетов».
Счета бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»
План счетов, встроенный в «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0), имеет свою специфику. Так, в него добавлены дополнительные счета, не отраженные в Плане счетов бухгалтерского учета…, утв. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. В соответствие с инструкцией содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов может уточняться. Из статьи вы узнаете о возможностях настройки счетов аналитического учета в программе, а также о способах формирования бухгалтерских проводок. Вся описанная последовательность действий и рисунки выполнены в новом интерфейсе «Такси».
Понятие счетов бухгалтерского учета
Для ведения бухгалтерского учета необходим некий инструмент. Этим инструментом являются счета бухгалтерского учета, которые как раз и позволяют регистрировать любую хозяйственную операцию в денежном выражении.
Каждая хозяйственная операция отражается одновременно на двух счетах бухгалтерского учета следующим образом: одна запись обозначает выбытие определенной денежной суммы (кредит), а вторая – поступление (дебет) этой же суммы, но уже в другом месте или другому владельцу. Такая система регистрации называется методом двойной записи, а впервые ее применение описал итальянский математик, францисканский монах Лука Пачоли в 1494 г. в книге, одна из частей которой называлась «Трактат о счетах и записях».
При использовании метода двойной записи между двумя счетами возникает взаимосвязь, которая называется корреспонденцией, а сами счета – корреспондирующими.
Разнообразие и многочисленность объектов бухгалтерского учета вызывает необходимость применения большого количества различных счетов. Для правильного применения счетов бухгалтерского учета используются следующие классификации:
по отношению к бухгалтерскому балансу (балансовые и забалансовые, а балансовые подразделяются на активные, пассивные и активно-пассивные);
Объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:
Систематизированный перечень бухгалтерских счетов содержится в Плане счетов.
План счетов бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8»
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению утверждены приказом Минфина РФ № 94н от 31.10.2000 (далее – План счетов и Инструкция).
Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
По Плану счетов бухгалтерский учет должен быть организован на предприятиях всех отраслей народного хозяйства и видов деятельности (кроме банков и бюджетных учреждений) независимо от подчиненности, формы собственности, организационно-правовой формы, ведущих учет методом двойной записи. Инструкция по применению Плана счетов решает одновременно несколько задач:
Каждому счету со своим наименованием и цифровым номером или нескольким счетам соответствует определенная статья бухгалтерского баланса.
План счетов, утвержденный приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н включен во все конфигурации «1С:Бухгалтерии 8». В редакции 3.0 доступ к плану счетов осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Главное (рис. 1).
Рис. 1. План счетов бухгалтерского учета в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Если выделить курсором определенный счет, то по нему можно получить дополнительную информацию:
По кнопке Печать можно распечатать план счетов бухгалтерского учета в виде простого списка счетов или списка с подробным описанием каждого счета.
План счетов является общим для всех организаций, учет которых ведется в информационной базе.
Рассмотрим подробнее классификацию счетов бухгалтерского учета на примере плана счетов, встроенного в «1С:Бухгалтерию» (ред. 3.0).
Активные и пассивные счета
В соответствии с делением бухгалтерского баланса на актив и пассив различают активные и пассивные счета бухгалтерского учета.
Активные счета – счета бухгалтерского учёта, предназначенные для учёта состояния, движения и изменения хозяйственных средств по их видам.
На активных счетах отображена информация о средствах (в денежном эквиваленте), которые имеются в распоряжении организации (средства на банковских счетах, в кассе, имущество на складе и в эксплуатации).
Особенность активных счетов:
Пассивные счета – счета бухгалтерского учёта, предназначенные для учёта состояния, движения и изменения источников собственных и заемных средств предприятия, их целевого назначения.
На пассивных счетах отображается информация о видах капитала, прибыли и обязательств предприятия.
Особенность пассивных счетов:
Кроме активных и пассивных счетов в бухгалтерском учете существуют счета, которые имеют признаки активных и пассивных счетов одновременно. Они носят название активно-пассивных счетов.
Рис. 2. Активные счета в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
К пассивным счетам (в колонке Вид указан признак П) относятся следующие счета (рис. 3):
Рис. 3. Пассивные счета в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
К активно-пассивным счетам (в колонке Вид указан признак АП) относятся следующие счета (рис. 4):
Рис. 4. Активно-пассивные счета в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Забалансовые счета
Организации могут в своей деятельности использовать средства, которые им не принадлежат (арендованные основные средства, товары, принятые на комиссию и т.д.). Может быть и обратная ситуация: средства организации, принадлежащие ей по праву собственности, передаются на сторону (в переработку, в качестве обеспечения обязательств и платежей и т.д.). Для отражения в учете этих средств и для контроля за ними применяются забалансовые счета, которые получили свое название из-за того, что они в итоги баланса не включаются и отражаются за балансом.
На забалансовых счетах также учитываются резервные фонды денежных билетов и монеты, бланки строгой отчетности, чековые и квитанционные книжки, аккредитивы к оплате и т.д.
Забалансовые счета, определенные в Плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ № 94н, имеют трехзначный цифровой код (от 001 до 011). В дополнении к этим счетам, в план счетов, используемый в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), добавлена группа забалансовых счетов, которые имеют буквенный или буквенно-цифровой код (рис. 5). Признак забалансового счета установлен в колонке Заб.
Эти дополнительные забалансовые счета обеспечивают аналитический учет следующих объектов:
Рис. 5. Забалансовые счета в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Для ввода начальных остатков в программе предназначен активно-пассивный вспомогательный счет 000.
Синтетические и аналитические счета
По способу группировки и обобщения учетных данных активные и пассивные счета бухгалтерского учета делятся на синтетические и аналитические.
Синтетические счета группируются по определенным признакам и предназначены для обобщения информации об отдельных видах имущества, обязательств, капитала, финансовых результатов.
Синтетические счета являются счетами первого порядка и в Плане счетов обозначены двузначными номерами (от 01 до 99). Примеры синтетических счетов:
Некоторые синтетические счета не требуют ведения аналитического учета («Касса», «Расчетные счета»), поэтому они называются простыми. Синтетические счета, которые требуют ведения аналитического учета, называются сложными («Материалы», «Вложения во внеоборотные активы», «Товары»). Для раскрытия содержания синтетических счетов предназначены аналитические счета.
Аналитические счета могут открываться к активным, пассивным и к активно-пассивным синтетическим счетам.
Между синтетическими и аналитическими счетами существует неразрывная взаимосвязь:
В качестве вида субконто могут устанавливаться справочники, виды документов и другие объекты программы.
«1С:Бухгалтерия 8» поставляется с предопределенным списком видов субконто, в дополнение к которому пользователь может вводить неограниченное количество новых видов субконто.
Каждый счет или субсчет может содержать собственный набор видов субконто, но максимальное количество видов субконто для одного счета (субсчета) не может превышать трех.
Например, для синтетического счета 10 «Материалы» в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) предусмотрено одиннадцать субсчетов (рис. 6):
К счету второго порядка 10.11 открыты свои субсчета:
Большинство субсчетов счета 10 поддерживает аналитический учет с использованием следующих видов субконто: Номенклатура, Партии, Склады. Однако, в силу своей специфики, некоторые субсчета могут содержать иной набор. Например, в субсчете 10.07 используются виды субконто: Контрагенты, Номенклатура, Партии, а в субсчете третьего порядка 10.11.1: Номенклатура, материалов в эксплуатации, Работники организаций.
Рис. 6. Субсчета и субконто, установленные к счету 10 «Материалы»
Если к счету первого или второго порядка открыт субсчет, то в этом случае для «головного счета» устанавливается запрет на его использование в проводках с помощью флага Счет является группой и не выбирается в проводках (рис. 7). Счета, запрещенные к использованию в проводках, выделяются в Плане счетов желтым фоном.
Рис. 7. Запрет на использование в проводках счета
В плане счетов «1С:Бухгалтерии 8» для каждого вида субконто могут быть установлены дополнительные признаки учета:
Виды учета по счетам в «1С: Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Счета всех порядков, включенные в план счетов «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), могут дополнительно поддерживать следующие виды учета:
Признак валютного учета (в том числе и учет в условных единицах) установлен в колонке Вал. (рис.8).
Рис. 8. Счета с признаком валютного учета
Запись по дебету или кредиту счета с установленным признаком валютного учета наряду с суммой в рублях будет содержать также и валютную сумму. Соответственно, с помощью любого стандартного отчета программы (оборотно-сальдовая ведомость по счету, анализ счета), который задействует счета с признаком валютного учета, можно проанализировать данные бухгалтерского учета, как в рублевом, так и в валютном эквиваленте.
Одним из вариантов аналитического учета является количественный учет. Это учет в натуральных показателях (штуках, килограммах и т. д.) и его применяют, как правило, для обеспечения сохранности имущества, в том числе денежных документов и ценных бумаг.
Признак количественного учета установлен в колонке Кол. Примеры счетов и субсчетов, где поддерживается количественный учет:
Как правило, количественный учет применяется одновременно с суммовым, хотя бывают и исключения, например забалансовый счет ГТД «Учет импортных товаров по номерам ГТД» поддерживает количественный учет в отсутствии суммового.
Еще одной стандартной настройкой плана счетов бухгалтерского учета, встроенного в «1С:Бухгалтерию 8», является возможность ведения учета затрат по подразделениям. Такая настройка позволяет детализировать затраты по подразделениям, участвующим в процессе производства продукции или оказания услуг. Этот процесс может быть как простым, однопередельным, так и сложным, имеющим несколько этапов, которые, в зависимости от вида деятельности, сложности продукции и требуемых ресурсов, могут проходить в одном или нескольких подразделениях. Счета бухгалтерского учета, в которых поддерживается учет по подразделениям, отмечены флагом в колонке Подр. (рис. 9).
Рис. 9. Счета с признаком учета по подразделениям
Начиная с версии 3.0.35 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появилась возможность отключать учет затрат по подразделениям для тех малых и средних предприятий, у которых не ведется такой аналитический учет. Для этого необходимо лишь снять флаг на закладке Производство в форме настроек Параметров учета, после чего сохранить настройку. Отключение учета затрат по подразделениям отразится на колонке Подр. – она будет пуста для всех счетов любого порядка.
Налоговый учет по налогу на прибыль ведется в программе одновременно с бухгалтерским учетом на счетах бухгалтерского учета. Счета учета, на которых регистрируются данные налогового учета, определяются признаком в колонке НУ (рис. 10).
Рис. 10. Счета с признаком налогового учета
Рабочий план счетов
Не все счета, предусмотренные Планом счетов, используются в хозяйственной деятельности конкретного предприятия. В то же время, в случае возникновения фактов хозяйственной жизни, корреспонденция по которым отсутствует в типовой схеме, предложенной Планом счетов, предприятия могут дополнять ее, соблюдая основные методологические принципы ведения бухгалтерского учета, установленные Инструкцией. Таким образом, предприятия могут уточнять содержание отдельных счетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета, используя, таким образом, свой рабочий план счетов.
В план счетов «1С:Бухгалтерии 8» пользователь может добавлять новые счета, субсчета и виды субконто. При добавлении нового счета нужно задать его свойства:
При добавлении нового вида субконто могут быть установлены дополнительные признаки учета: Только обороты и Суммовой.
Обращаем внимание, что в настоящее время бухгалтерская регламентированная отчетность не учитывает счета, созданные пользователем, поэтому при заполнении форм бухгалтерской отчетности их придется корректировать вручную.
Система «1С:Предприятие» предоставляет пользователю гибкие возможности по настройке рабочих планов счетов. Создание плана счетов осуществляется в Конфигураторе. В системе «1С:Предприятие» может быть несколько планов счетов и учет по всем планам счетов можно вести одновременно.
Для каждого плана счетов существуют предопределенные счета и субсчета, закрытые для изменения и удаления пользователем. Они также создаются на этапе конфигурирования задачи.
Визуально в режиме «1С:Предприятие» предопределенные счета отличаются от счетов, созданных пользователем, видом пиктограмм (рис.11).
Рис. 11. Предопределенные и пользовательские счета в плане счетов «1С:Бухгалтерии»
Отражение хозяйственных операций в «1С:Бухгалтерии 8»
Бухгалтерская проводка составляется только на основании первичных учетных документов. К первичным учетным документам относятся заказы, договоры, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, наряды, квитанции, товарные чеки и т.п.
Первичные документы – это оправдательные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые удостоверяют факты совершения хозяйственных операций. Первичный документ составляется в момент совершения соответствующей операции или сразу после ее завершения.
В общем случае для составления проводки необходимо:
После определения корреспонденции счетов в результате проведения данной операции составляется бухгалтерская проводка. Если в проводке корреспондируют только два счета (один по дебету, другой по кредиту), то она называется простой. Бухгалтерские проводки, в которых взаимодействуют более двух счетов – сложные проводки.
Составить бухгалтерские проводки в «1С:Бухгалтерии 8» можно через стандартные документы конфигурации и через операции, введенные вручную.
Документ «1С:Бухгалтерии 8» позволяет занести информацию об определенной хозяйственной операции в учетную систему, зафиксировать дату и время совершения операции, сумму и содержание операции. Примеры документов программы: Поступление товаров и услуг, Расходный кассовый ордер, Поступление на расчетный счет, Амортизация и износ основных средств и т.д.
На основе документа автоматически формируются бухгалтерские проводки, которые фиксируются в регистрах бухгалтерии (каждой бухгалтерской проводке соответствует одна запись регистра бухгалтерии), а также вводятся записи в специализированные регистры сведений и регистры накопления. В системе «1С:Предприятие» учет хозяйственной операции всегда связывается с породившим ее документом: если документ необходимо отредактировать, то при его проведении записи в регистрах будут сформированы заново, а при удалении документа будут удалены и записи в регистрах.
С помощью документа «1С:Бухгалтерии 8» можно получить и печатную форму первичного документа, например Платежное поручение, Авансовый отчет и т.д.
В общем случае стандартные документы учетной системы могут формировать в различной комбинации бухгалтерские проводки, записи в специальные регистры, а также предлагать или не предлагать печатные формы первичных учетных документов, например:
Просмотр проводок можно осуществлять с помощью кнопки ДтКт как из формы документа, так и из формы списка документов. Если автоматически созданные записи по какой-то причине не удовлетворяют пользователя, то в форме просмотра движений документа необходимо установить флаг Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа). Установленный флаг позволяет добавлять новые и редактировать существующие движения документа, автоматическое формирование движений при этом отключается. После снятия флага Ручная корректировка… документ будет перепроведен, и движения будут восстановлены автоматически алгоритмом проведения (рис. 12).
Рис. 12. Форма просмотра движений документа
В форме регистра бухгалтерии (раздел Операции гиперссылка Журнал проводок) информацию в списке можно только просмотреть (рис. 13). Для поиска нужной информации целесообразно использовать настройки отбора и сортировки списка.
Рис. 13. Регистр бухгалтерии
Если пользователь не находит среди стандартных документов «1С:Бухгалтерии 8» нужную ему хозяйственную операцию, то в этом случае для создания необходимого набора записей регистра бухгалтерии (и иных специальных регистров) используется ручная Операция (Раздел Операции, гиперссылка Операции, введенные вручную).
Проверить корректность введенных ручным способом корреспонденций счетов можно с помощью механизма экспресс-проверки ведения учета.
В помощь при регистрации хозяйственных операций предназначен справочник Корреспонденции счетов (раздел Главное гиперссылка Ввести хозяйственную операцию), представляющий собой навигатор по конфигурации, который поможет бухгалтеру по содержанию хозяйственной операции или по корреспонденции счетов бухгалтерского учета по дебету и (или) кредиту счета понять, каким документом необходимо отразить операцию в конфигурации.
Отобрать нужную корреспонденцию счетов можно по счетам дебета или кредита, по содержанию операции (рис. 14) или по документу конфигурации.
Рис. 14. Справочник корреспонденций счетов
Для облегчения ввода повторяющихся хозяйственных операций предназначены типовые операции. Для хранения списка типовых операций, а также для создания новых типовых операций предназначен справочник типовых операций (раздел Операции гиперссылка Типовые операции).
Типовая операция представляет собой шаблон (типовой сценарий) ввода данных о хозяйственной операции и формирования проводок по бухгалтерскому и налоговому учету, а также записей в регистры накопления и сведений.
Введенная операция будет отражаться в журнале операций, а также в списке операций, введенных вручную.
В шапке элемента справочника Типовая операция в поле Содержание указывается краткое содержание проводки (рис. 15). Информацией из этого поля будет заполняться одноименное поле при создании документа Операция.
Рис. 15. Создание новой типовой операции
В форме отображаются элементы типовой операции на следующих закладках:
На закладке Бухгалтерский и налоговый учет отображается набор шаблонов для автоматического формирования проводок бухгалтерского и налогового учета. В табличную часть вводятся записи, каждая из которых будет соответствовать автоматически формируемой корреспонденции счетов. При выборе значения для поля выдается форма с выбором варианта заполнения. Существует три варианта:
На закладке Список параметров отображаются все используемые параметры в данной типовой операции. На данной закладке можно добавлять новые или изменять существующие параметры, а также управлять порядком параметров. Порядок используется для отображения параметров в документе Операция.
Проанализировать данные на счетах бухгалтерского и налогового учета можно с помощью стандартных отчетов: