Факсимильное воспроизведение подписи что это такое
Для каких документов можно применять факсимильную подпись
Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).
Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.
Что такое факсимиле и зачем оно нужно
Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.
Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.
Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.
Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ
Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.
Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.
Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов
Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).
По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.
Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.
Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.
Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ
По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.
Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.
Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).
Счета-фактуры и учетные документы
Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.
Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).
Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ
Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).
В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.
Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.
Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.
Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.
Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле
Факсимильный оттиск может ставиться на:
Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:
Некоторые нюансы применения клише
Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.
В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.
Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.
Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.
При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.
Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.
Факсимиле
Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.
Что такое факсимиле?
Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.
Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Факсимиле — точное воспроизведение подписи.
На каких документах можно ставить?
На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.
Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.
Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.
Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.
Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.
На первичных документах
Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.
Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.
Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.
На доверенности
Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.
На счете на оплату
Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.
Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо
На счетах-фактурах
Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.
Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.
Юридическая сила факсимиле
Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:
используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);
при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;
в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.
Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:
бумаги первичного бухучета;
факсимиле на товарной накладной;
иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;
направляемые в государственные органы письма.
Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.
Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.
Комментарии
Здравствуйте. На данный момент я в рейсе. Открыли ООО с компаньоном в Калининграде. Он остался руководить. Может мой компаньон продать наш бизнес без моего ведома, без моего присутствия? У него есть мое факсимиле. Что я могу сделать в случае если он решит это сделать? Могу ли я получить 50 % с продажи этого бизнеса в случае его продажи? Партнерство у нас 50/50.
нет не может Для этого надо владеть больше половины акции Даже если он остался за руководителя.
Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?
Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.
08 Апреля 2017, 00:26
А что Вы имеете в виду под продажей ООО.
Если продажу вашей доли, то Договор купли-продажи доли подлежит обязательному нотариальному удостоверению, там необходимо ваше личное присутствие т.е продать Ваши 50 % в Уставном капитале ООО без Вас он никак не сможет.
Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.
Нотариус, удостоверивший договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале общества, в течение двух рабочих дней со дня данного удостоверения, если больший срок не предусмотрен договором, подает в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических ли
Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?
Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.
Продажа бизнеса может происходить разыми способами:
1) Путем продажи 100 доли в Уставном капитале ООО-самый простой способ… Продать Вашу долю без Вас он не может, при всем желании, договор подлежит нотариальному удостоверению. Вы можете продать свою долю за одну цену, он за другую. Не забывайте о соблюдении преимщественного поава покупки доли. Продать его долю он может, но у вас преимущественное право покупки его доли.
2) второй способ продажи бизнеса- это продажа предприятия как имущественного комплекса.это сложный процесс. Для этого право собственности на имущественный комплекс должно быть зарегистрировано. Договор подлежит госудрственной регистрации. Это крупная сделка для совешения которой необходимо получить согласие общего собрания участников ООО. Если согласие не будет получено, Вы можете признать сделку недействительной.
Как мне лучше контролировать финансовую ситуацию удаленно?
На данный момент не хватает денег на приобретение онлайн кассы и оплаты товара, я хотел бы внести некую сумму удаленно. Как мне это правильно сделать? Хотелось бы перестраховаться. Знаете говорят, «доверяй, но проверяй», а особенно в бизнесе.
p.s. Ген директором остался он и глав бух тоже он. Я числюсь как секретарь и состою в совете учредителей с долей 50%. Также он имеет мою факсимиле.
Как контролировать?
1) Контролировать состав участников ООО, можете на сайте
налоговой, там совершенно бесплатно можете получать актуальную выписку из ЕГРЮЛ. egrul.nalog.ru
2) Если у ООО есть недвижимость в собтвенности, то контролировать, что она не продана, можно получая Выписку из ЕГРН. https://rosreestr.ru/wps/portal/p/cc_present/EGRN_13)
Я Вам не сказала в предыдущем ответе про третий вариант продажи бизнеса: это продажа недвижимости и пр. имущества ООО, переоформление договора аренды и пр.
3) Контролировать поступление и расходование денег, можно через онлайн-банк (если его нет запрашивать выписки по счету), подключить онлайн-кассу или запрашивая кассовые документы.
Если Вы хотите внести деньги на покупку онлайн-кассы и контролировать это, то можно сделать это через целевой заем- Договор займа между вами и обществом ( ст. 814 ГК), в договоре предусмотреть обязанность предоставить копию договора купли-продажи онлайн-кассы, счет на оплату, документы об оплате и пр.)
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?
Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.
Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO
Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.
Что такое факсимильная подпись?
Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.
В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.
Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.
Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.
К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.
Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.
На каких документах можно ставить факсимиле
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Факсимиле на первичных документах
В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.
Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.
Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.
Факсимиле на доверенности
В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.
К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09/[email protected]
Факсимиле и счет на оплату
Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.
Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.
Факсимиле и счета-фактуры
Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.
Как отличить факсимиле от оригинала
Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:
Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.
Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.
Судебная практика относительно факсимиле
Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.
Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?
Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.
В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.
Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.
Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.
Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.
Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.
Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.