1с зуп подарки сотрудникам
Подарки и помощь работникам: как оформить в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (+ видео)
Подарки, призы или материальная помощь – все эти поощрения работник может получить от своей организации. О том, как оформить такие безвозмездные выплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0), читайте в статье экспертов «1С».
Подарки и призы сотрудникам
Никаких ограничений по суммам подарков и призов законодательство не содержит. Нет в нем и требований к форме поощрения. Это значит, что подарок можно сделать, как в денежной, так и в натуральной форме. Если в организации практикуется регулярная выдача подарков, то такую традицию надо закрепить в локальном нормативном акте, например, в коллективном договоре, положении о поощрении или в правилах внутреннего трудового распорядка. И при наступлении праздника издавать приказ. Если же подарок носит разовый характер, можно просто оформить соответствующий приказ о поощрении.
Чтобы оформить приказ на поощрение в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 нужно в меню Зарплата в разделе см. также выбрать пункт Призы, подарки (рис.1). Обеспечить доступность этого документа нужно при Начальной настройке программы, указав флажком, что на предприятии Сотрудникам выдаются призы и подарки.
Рис.1. Документ «Приз, подарок»
В этом документе переключатель Подарок/Приз, выигрыш в конкурсе предназначен для указания кода дохода. Так, если переключатель установлен в положении Подарок, то автоматически устанавливается код дохода 2720 и код вычета 501. Вычет в соответствии с пунктом 28 статьи 217 НК РФ составляет 4000 рублей. НДФЛ применяется к сумме превышающей вычет. Ставка НДФЛ зависит от налогового статуса сотрудника – 13% для резидента и 30% для нерезидента.
Установка переключателя в положение Приз, выигрыш в конкурсе соответствует доходу с кодом 2740 и коду вычета 505. Вычет при этом так же составляет 4000 рублей, а ставка НДФЛ тоже зависит от налогового статуса сотрудника– 35% для резидента и 30% для нерезидента.
Налоговая служба в письме от 22.08.2014 № СА-4-7/16692 разъяснила разницу в сроках начисления и удержания НДФЛ при выдаче подарков, призов в денежной и в натуральной формах. В соответствии с этим письмом, если сотруднику были подарены деньги, то НДФЛ нужно перечислить в бюджет непосредственно в день выдачи подарка. С дохода в натуральном виде налог удерживается в день ближайшей выплаты денег. В случае, когда сотруднику, получившему подарок в натуральном виде, до конца года начислений не было, то в справке 2-НДФЛ нужно отразить отсутствие возможности удержать налог.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 предполагается, что подарок/приз передается в натуральном виде, даже если это деньги. Ведь согласно статье 572 ГК РФ подарок это вещь, а в соответствии со статьей 128 ГК РФ деньги являются вещью.
Установленный флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором организации означает, что этот доход входит в базу для исчисления страховых взносов. Необходимость исчислять страховые взносы зависит от того, является или нет получатель подарка сотрудником предприятия на момент дарения. Взносы нужно начислить только на подарки, выданные сотрудникам.
Кстати, если с сотрудником оформить письменный договор дарения, то страховые взносы можно не начислять. С этим соглашается и Минздравсоцразвития в письме от 27.02.2010 № 406-19. Конечно, это не будет распространяться на подарки, поименованные в колдоговоре или положении о поощрении.
Из документа Приз,подарок можно распечатать приказ о поощрении сотрудника по форме Т-11.
Материальная помощь
Выплата материальной помощи не регулируется трудовым законодательством, размер материальной помощи работодатель устанавливает сам. Налоговый кодекс РФ предусматривает льготные условия налогообложения материальной помощи.
Чтобы оформить материальную помощь в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.0 нужно при Начальной настройке программы (рис.2) установить соответствующие флаги.
Рис.2 Начальная настройка программы
Материальная помощь к отпуску выделена в отдельный вид начисления, потому что в программе она начисляется непосредственно при расчете отпуска. Для этого в документе Отпуск установите флаг Предоставить материальную помощь. Материальная помощь к отпуску исчисляется кратно окладу в соответствии с начальной настройкой. Сумму материальной помощи можно увидеть на закладке Начисления документа Отпуск.
Для регистрации других видов материальной помощи предусмотрен документ Материальная помощь в меню Зарплата (рис.3).
Рис.3 Документ материальная помощь
В этом документе нужно выбрать соответствующий вид материальной помощи:
— необлагаемая налогами (не является доходом);
— частично облагаемая (код дохода 2760);
— при рождении ребенка, облагаемая частично (код дохода 2762).
В зависимости от выбранного вида начисления автоматически подставляется соответствующий код вычета.
Оформить выплату материальной помощи можно непосредственно из этого документа. Для этого в поле Выплата нужно указать в межрасчетный период. Указанная дата выплаты будет датой перечисления НДФЛ в бюджет.
Если же указать, что выплату следует произвести с авансом или с зарплатой, то именно в этот момент будет выдана сумма и учтен удержанный к перечислению в бюджет НДФЛ.
Подарки сотрудникам: как оформить и отразить в 1С
Подарки сотрудникам являются частью корпоративной культуры и элементом мотивации работников. Новогодние праздники, 23 февраля, 8 марта, свадьба, рождение ребенка, выход на пенсию — самые распространенные поводы, по которым работодатели делают подарки. В качестве подарков могут быть, например, конфеты, цветы, сувениры, а также денежные суммы. Эксперты 1С рассматривают вопросы правового регулирования и налогообложения НДФЛ подарков работникам и порядок отражения их в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» редакции 3.
Правовое регулирование и налогообложение подарков сотрудникам
Законодательство РФ допускает вручение подарков сотрудникам и в рамках трудовых, и в рамках гражданских отношений. Статья 22 ТК РФ закрепляет за работодателем право поощрять работников за добросовестный эффективный труд.
Способ поощрения в законодательстве не уточнен. Наградить сотрудника, обеспечить стимул для добросовестного исполнения обязанностей можно и премией, и ценным подарком.
Статья 129 ТК РФ дает определение заработной плате. Оплата труда работника — это вознаграждение за труд, иные выплаты компенсационного характера и стимулирующие выплаты. Если выплата или некий натуральный доход входят в систему оплаты труда (т. е. перечислены в локальных нормативных актах, носят регулярный периодический характер, связаны с качеством труда, выработкой, зависят от должности или выслуги), то слово «подарок» употребляется в бытовом смысле. Формально же этот подарок составляет часть системы оплаты труда и по сути — премия.
С точки зрения гражданских взаимоотношений дарение регулируется главой 32 ГК РФ. Юридическое лицо вправе безвозмездно передать (подарить) физическому лицу (в том числе сотруднику) материальные ценности. Подарок может быть приурочен к Новому году, Дню защитника Отечества, Международному женскому дню, Дню ВДВ, ко дню рождения сотрудника и пр. Форма договора дарения законодательно не регламентирована.
Намерения работодателя одаривать своих сотрудников не следует закреплять коллективным и трудовыми договорами, положением о заработной плате и премировании, т. к. такие подарки не связаны с исполнением трудовых обязанностей.
Законодательством установлены правила вручения и принятия подарка. Вручая подарок сотруднику, бухгалтеру следует:
1. Определить, связан ли подарок с трудовыми достижениями сотрудника:
2. Исчислить налогооблагаемую базу для НДФЛ и удержать налог с дохода сотрудника:
3. Выяснить, является ли стоимость подарка объектом для обложения страховыми взносами, и при необходимости рассчитать их. Договор дарения — это договор гражданско-правового характера, в котором предусматривается передача сотруднику в собственность имущества (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом у организации не возникает объекта обложения по страховым взносам (п. 4 ст. 420 НК РФ). При вручении работнику ценного подарка в качестве вознаграждения за труд стоимость подарка входит в расчетную базу по страховым взносам в соответствии с НК РФ.
Отметим, что сотруднику при получении подарка следует уточнить, что у работодателя — налогового агента была возможность удержать НДФЛ. Сведения об удержанном налоге содержатся в справке 2-НДФЛ. В противном случае сотруднику нужно сообщить о своем доходе в виде полученного подарка, представив в ИФНС налоговую декларацию 3-НДФЛ.
1С:ИТС
Подробнее о том, как поощрить работника подарком, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».
Подарки сотрудникам в 1С:ЗУП 8 (ред. 3)
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 есть все необходимые механизмы для регистрации подарков сотрудникам, однако требуется их подключение и настройка.
Настройку и использование функциональности программы для регистрации подарков рассмотрим на примерах.
Пример 1
Сотрудник В.С. Боровских, который является налоговым резидентом РФ, получил к юбилею 50 лет подарок — бронзовую скульптуру коня стоимостью 2 000 руб. Ни коллективный договор, ни положение о премировании организации ООО «Статистическое учреждение» не предусматривают обязательного одаривания сотрудников в честь пятидесятилетия. Работодатель решил вручить подарок, и для В.С. Боровских — это доход с кодом «2720». Стоимость скульптуры — менее 3 000 руб., но при получении подарка В.С. Боровских поставил подпись о согласии в получении подарка в договоре дарения — ведомости вручения подарков. Ранее в течение года сотрудник уже получал подарки к праздникам на сумму 2 500 руб.
В организации ООО «Статистическое учреждение» практикуется дарение подарков, поэтому при настройке программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 соответствующая возможность подключается флагом Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия (меню Настройка — Расчет зарплаты).
Для регистрации подарка на закладке Зарплата следует создать новый документ Приз, подарок и установить флаг Подарок (рис. 1).
Рис. 1. Документ «Приз, подарок»
В документе Дата выдачи подарка 12.10.2018 регистрируется дата фактического получения дохода. С точки зрения НДФЛ — это доход с кодом «2720». Этому доходу соответствует вычет с кодом «501» в размере 4 000 руб. в год. В Примере 1 сотрудник за год получил подарки на сумму 4 500 руб. Вычет 2 500 руб. уже был применен при вручении предыдущих подарков. При регистрации очередного подарка применяется оставшаяся часть вычета 1 500 руб. НДФЛ исчисляется с 500 руб. по ставке 13 % (т. к. В.С. Боровских — налоговый резидент РФ) и составляет 65 руб. Исчисленный НДФЛ в документе Приз, подарок следует удержать при очередной выплате денег и перечислить не позднее следующего дня, т. е. дня, следующего за днем выплаты дохода.
При выплате 15.10.2018 зарплаты за сентябрь НДФЛ в размере 65 руб. удержан вместе с налогом на сентябрьскую зарплату (рис. 2).
Рис. 2. Удержание НДФЛ с натурального дохода при выплате денежных средств
Подарок передан работнику по договору дарения, поэтому он не стал объектом обложения страховыми взносами.
Пример 2
В отличие от Примера 1, не был заключен договор дарения при вручении В.С. Боровских бронзовой скульптуры коня к юбилею.
Cтоимость подарка — менее 3 000 руб., поэтому договор дарения можно было не заключать. При этом получается, что подарок был вручен в рамках трудовых, а не гражданских отношений, и подлежит обложению страховыми взносами, так как не перечислен среди необлагаемых выплат, закрепленных статьей 422 НК РФ.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для регистрации необходимости удержания страховых взносов следует в документе Приз, подарок (меню Расчет зарплаты — Призы, подарки) установить флаг Подарок (приз) предусмотрен коллективным договором. Страховые взносы со стоимости подарков будут исчислены при очередном начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты и взносов, даже при отсутствии каких-либо начислений у этого сотрудника.
Пример 3
В.С. Боровских получил к юбилею подарочный конверт, содержащий 2 000 руб.
В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.
Денежный подарок от работодателя, не связанный с трудовой деятельностью (к празднику, юбилею и т. д.), — это доход сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ) с кодом «2720».
Стоимость денежных подарков, как и подарков в натуральной форме, облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период, по ставке 13 или 30 % в зависимости от налогового статуса сотрудника.
Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 следует выполнить предварительную настройку (рис. 3).
Рис. 3. Настройка вид расчета для регистрации денежного подарка
В меню Настройка — Начисления — кнопка Создать следует создать новое Начисление.
На закладке Основное следует:
На закладке Налоги, взносы, бухучет в поле НДФЛ переключатель необходимо установить на поле облагается и указать код дохода — 2720.
Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период), отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.
В организации практикуется оформление договоров дарения для подарков на любую сумму, а не только для тех, стоимость которых превышает 3 000 руб. Для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами. Настройка Начисления выполняется однократно. Для отражения денежного подарка в программе следует в меню Зарплата создать документ Разовые начисления. В качестве Начисления в документе выбирается настроенный вид начисления «Подарок деньгами». Для выбранного сотрудника в поле Результат указывается величина денежного подарка. НДФЛ исчисляется с учетом вычета 4 000 руб. и всех подарков (доходов с кодом «2720») в натуральном и денежном выражении, зарегистрированных для сотрудника в текущем налоговом периоде (в текущем году).
Дата фактического получения дохода в виде денежного подарка — день его выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Удержанный с такого подарка налог необходимо перечислить в бюджет не позднее дня, следующего за днем его выплаты сотруднику (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Порядок отражения стоимости подарков в 1С ЗУП
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Порядок отражения стоимости подарков в 1С ЗУП
Многие компании практикуют предоставление подарков отличившимся сотрудникам к Новому году, на знаменательные даты или профессиональные праздники. В случае существенной стоимости даримого имущества рекомендуется заключить соответствующий договор и удержать налоги, чтобы в последующем у работника и организации не было неприятностей с контролирующими органами.
В 1С Зарплата для решения такой задачи необходимо произвести следующие процедуры:
Порядок настройки отражения в 1С ЗУП предоставления подарка сотруднику
Чтобы в решении Зарплата и управление персоналом существовала возможность регистрации выдачи подарка, необходимо в разделе с настройками по расчету заработной платы установить возможность предоставления подарков и призов работникам организации.
После того, как такая возможность установлена в настройках, в 1С ЗУП, документ «Приз, подарок» становится доступным. Он позволяет зарегистрировать выдачу сотрудникам подарков в натуральной форме, чтобы в последующем начислить НДФЛ и страховые взносы.
Формирование документа для регистрации подарка
Документ находится в разделе меню 1С ЗУП, посвященном начислению заработной платы, в подразделе с призами и подарками. Чтобы его создать, необходимо воспользоваться одноименной кнопкой и далее произвести следующие действия:
Чтобы распечатать приказ о поощрении, следует воспользоваться одноименной кнопкой.
Сотрудник будет проинформирован о стоимости подарка в расчетном листке.
При необходимости оформить подарок в денежной форме, следует воспользоваться документом для разового начисления. При этом такой тип вознаграждения должен быть в перечне начислений, который содержится в настройках 1С Зарплата.
«1С:ЗУП 8» (ред. 3): как настроить выдачу сотруднику подарка в денежной форме (+ видео)?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» версия 3.1.8.
В соответствии с пунктом 1 статьи 572 ГК РФ работодатель может подарить сотруднику вещь, причем статья 128 ГК РФ указывает, что вещью могут быть и наличные деньги.
Если в организации практикуется дарение денежных средств, то в программе следует выполнить предварительную настройку.
В меню Настройка – Начисления – кнопка Создать следует создать новое Начисление.
На закладке Основное следует:
Стоимость денежных подарков облагается НДФЛ в размере, превышающем 4 000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ):
Сумма, освобождаемая от налогообложения (не более 4 000 руб. за налоговый период) отражается как вычет с кодом «501» и в программе применяется к доходу с кодом «2720» по умолчанию. В поле Категория дохода необходимо выбрать Прочие доходы.
Если стоимость денежного подарка равна или превышает 3 000 руб., то необходимо оформить договор дарения в письменной форме между организацией и сотрудником. При передаче сотруднику подарка по договору дарения в письменной форме объекта обложения страховыми взносами не возникает (п. 4 ст. 420 НК РФ, письмо Минфина России от 20.01.2017 № 03-15- 06/2437). В случае оформления договоров дарения, для страховых взносов в поле Вид дохода необходимо выбрать Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами.
Настройка Начисления выполняется однократно.
Начисление дохода в сумме стоимости подарка в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакция 3.1 и 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0
К праздничным или юбилейным датам работодатель иногда выдает сотрудникам подарки. Но для бухгалтера такое дарение – это хозяйственная операция, которую необходимо корректно отразить в программе. С данной точки зрения, подарок, который выдается сотруднику, является его доходом. Следует разобраться, облагается такой доход НДФЛ или же нет. Обратимся к п. 28 ст. 217 НК РФ, где говорится, что налогом не облагаются доходы, которые не превышают 4000 рублей за налоговый период.
В данной статье мы поговорим об учете подарков, не связанных с трудовой деятельностью сотрудников (не являющихся поощрением за выполнение обязанностей по трудовому договору). Сначала рассмотрим начисление дохода в сумме стоимости подарка в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8.
Чтобы зарегистрировать выдачу подарка в данной программе, необходимо установить соответствующие параметры в настройке «Расчет зарплаты» раздела «Настройки».
Ставим галочку «Выдаются подарки и призы сотрудникам предприятия».
При установленной галочке доступен документ «Призы, подарки» в разделе «Зарплата», при помощи которого регистрируется выдача подарка в неденежной ф орме. По кнопке «Создать» добавляем документ.
Рассмотрим пример, когда стоимость подарка более 4000 рублей. Заполняем поля по аналогии, но сумму дохода ставим 8000 рублей. Максимальная сумма налогового вычета составляет 4000 рублей. В данной ситуации подарок облагается НДФЛ, налог составляет 520 рублей: (8000 – 4000)*13%.
Предусмотрена возможность распечатать из документа унифицированную форму Т-11а, для этого нажимаем кнопку «Печать».
Далее раскрываем раздел «Расчета зарплаты», проходим по гиперссылке «Начисления» и нажимаем «Создать».
На закладке «НДФЛ» все данные также заполняются автоматически. Программа рассчитывает налог, в нашем случае он составляет также 520 рублей: (8000 – 4000)*13%.
Проводим документ. Обратим внимание, что проводка только одна – удержание НДФЛ, по начислению проводок не сформировалось, т.к. мы регистрировали получение дохода в натуральной форме.
Автор статьи: Татьяна Лукина
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов