14 дней обязательного отпуска
Минтруд: одна из частей отпуска должна быть минимум 14 дней
Ежегодный отпуск в 28 календарных дней и больше может быть разделен на части. Одна часть — не менее 14 дней, остальные дни — по договоренности между работником и работодателем
О чем речь. В статье 125 Трудового кодекса РФ указано, что ежегодный отпуск работника можно разделить на части, при этом обязательное условие: одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Что произошло. Минтруд дал подробные разъяснения по этой статье: работодатель обязан предоставить работнику не менее 14 календарных дней отдыха подряд, остальные дни отпуска можно разделить по соглашению работника и работодателя.
Если в локальном нормативном акте есть правила деления оставшихся дней и работник под ним подписался, то ему придется соблюдать эти правила. Например, работодатель может указать, чтобы оставшиеся части были не меньше семи дней.
Если таких правил в локальных нормативных актах нет, с согласия работодателя оставшиеся части можно делить как угодно. Например, работник может брать как по дню в течение отчетного года, так и все оставшиеся дни сразу или брать только рабочие дни с понедельника по пятницу, не присоединяя выходные.
Начинаться и заканчиваться отпуск может как в рабочий, так и в выходной день.
Сейчас читают
Президент рекомендовал регионам усилить антиковидные меры
Из-за роста заболеваемости COVID-19 президент поручил региональным властям ввести доступ на некоторые бизнес-объекты только по QR-кодам, запретить массовые мероприятия и ограничить работу общепита
Гострудинспекция по Москве разрешила рассылать расчетные листки через мессенджеры
Расчетные листки можно отправлять в Вотсап, Телеграм и другие мессенджеры
В Санкт-Петербурге вводят временные антиковидные ограничения
С 30 октября по 7 ноября гостиницы смогут принимать только тех, у кого отрицательный результат ПЦР-теста или есть QR-код. А кафе и рестораны будут работать только на доставку и навынос. Есть исключения
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)
Порядок предоставления отпуска по ТК РФ
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (по ст. 114 ТК РФ) — это свободное время, которое предоставляется:
Чтобы работник мог уйти отдыхать, должны быть соблюдены некоторые нюансы:
Общие требования для расчета стажа зафиксированы в ст. 121 ТК РФ. В него включается:
И не включается время:
По нормам Трудового кодекса (ст. 122) первая возможность взять основной отпуск возникает у работника после того, как его стаж у данного работодателя составит 6 месяцев. Исключения могут быть сделаны:
Дальнейшие отпуска даются в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем на очередной год.
По ТК РФ отпуск может быть перенесен в связи с серьезной производственной необходимостью. При этом следует учитывать, что перенос отпуска на следующий год возможен только с согласия работника.
О нюансах переноса отпуска в связи с производственной необходимостью подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в готовое решение.
Отпуск вне графика может быть предоставлен тем же категориям сотрудников, которые имеют право на отпуск, предоставляемый без отработки минимального необходимого стажа.
Сколько составляет продолжительность отпуска
Продолжительность основного оплачиваемого отпуска должна быть минимум 28 календарных дней в году (ст. 115 ТК РФ). Более длительный отпуск может быть установлен:
Важно! По договоренности между руководством и работником отпуск может быть взят частями, при условии что хотя бы одна часть имеет продолжительность не меньше 14 дней. Как можно дробить отпуск на части, узнайте тут.
В длительность не включаются (отпуск на эти периоды продлевается):
Дни отпуска отдельно отражаются в табеле рабочего времени.
Как оплачивается основной отпуск в 2021 году
Правила расчета за ежегодный оплачиваемый отпуск установлены ТК РФ (ст. 139) и постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
В 2021 году, как и ранее, расчеты производятся из среднего заработка. Средний заработок, приходящийся на 1 день, вычисляется от суммы дохода, полученного за последние 12 месяцев (по календарю), который делится на 12 и на показатель среднемесячного числа дней 29,3, указанный в ст. 139 ТК РФ. На практике такое идеальное решение встречается редко. Расчет за отличающийся от идеала предотпускной период будет разобран на примере.
Обратите внимание! Такой расчет предусмотрен отдельно и только для отпусков. Для других случаев средний заработок считается по-другому.
Для расчета среднего заработка в день (СЗД), если исходные 12 месяцев отработаны не полностью, существует формула:
ЗП — зарплата за расчетный период;
ПМ — полные месяцы, которые отработаны;
СКДМ — сумма среднемесячного числа отработанных дней в не полностью отработанных месяцах, которую рассчитывают по формуле:
КД — общее количество дней в месяце;
ОД — отработанные дни.
Сотрудник трудоустроился на предприятие 14.07.2020 с окладом 35 000 руб. С 02.10.2020 по 11.10.2020 он находился на больничном. Сотрудник идет в отпуск с 15.04.2021, по его просьбе отпуск используется частично и составляет 14 дней.
Работодатель не разрешает дробить отпуск выходными
Прочитала вашу статью о том, как работодатель заставляет брать отпуск минимум на семь дней. Но не нашла в ней ответа на свой вопрос. Я работаю в крупной компании, официально оформлена, есть хороший соцпакет. Но нам не разрешают дробить отпуск выходными. При этом мой друг работает в другой компании с такими же условиями работы. Он может писать два заявления: одно — на пятницу, а второе — с понедельника по среду. То есть если мы оба будем отсутствовать одинаковый срок на рабочем месте, я потрачу шесть дней отпуска, а он — всего четыре. Насколько законны такие запреты со стороны работодателя?
Я читала правила нашего внутреннего трудового распорядка. Там не написано, что нужно в таких случаях включать выходные в заявление на отпуск. Проблема в том, что кадры не принимают график отпусков, если разбиваешь отпуск выходными, и ссылаются на некое постановление Минтруда.
И ваша компания, и компания вашего друга действуют в рамках закона. Решение проблем с делением отпуска только одно — договариваться с руководством.
Какие дни входят в отпуск
Трудовой кодекс говорит, что каждый работник должен получить ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью 28 календарных дней.
Поскольку этот срок исчисляется в календарных, а не в рабочих днях, в него входят и выходные. Не засчитываются только нерабочие праздничные дни, например 8 марта или 1 мая.
Есть исключения из этого правила — например, отпуска сезонных рабочих. Работодатель предоставляет им по два рабочих дня оплачиваемого отпуска за каждый месяц работы. Выходные в отпуск не входят. То есть за полгода работы они могут взять отпуск длительностью 12 рабочих дней, а с учетом выходных получится еще больше.
Когда выходные точно входят в отпуск
Брать ежегодный оплачиваемый отпуск можно целиком — на все 28 дней сразу — или дробить на части. Об этом работник и работодатель договариваются в соглашении.
При этом в законе есть ограничение: хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. И вот в нее точно будут входить выходные, поскольку 14 календарных дней должны считаться подряд, без дробления.
Как поделить оставшиеся 14 дней
Я уже подробно отвечала на вопрос, что делать, если работодатель заставляет брать отпуск минимум на семь дней. Если кратко — то в основе всегда лежит соглашение между компанией и работником.
Если в правилах внутреннего трудового распорядка или другом локальном нормативном акте предприятия не зафиксировано, какими частями и в какие дни работник может использовать «свободные» 14 дней, вам надо договариваться с руководством.
Работодатель не имеет права настаивать, чтобы вы включали в отпуск выходные, если такого положения нет во внутренних актах вашего предприятия. Но и вы не можете требовать, чтобы выходные из ваших отпускных дней исключили. Таких оснований, подкрепленных законом, увы, нет.
Как оплачивают выходные, не вошедшие в отпуск
Когда вы отдыхаете больше семи дней и выходные входят в отпуск, работодатель оплачивает их в общем порядке по среднему дневному заработку работника.
Если вы возьмете отпуск только из рабочих дней, работодатель не оплатит выходные, которые попадают между частями вашего отпуска. Получается, вы выиграете в днях, но потеряете в деньгах. Кажется, что компании это должно быть выгодно, но это не так.
Если руководство пойдет вам навстречу и позволит дробить отпуск частями не больше пяти дней, все ваши 14 дней выпадут на рабочие дни. Например, вы возьмете одну часть отпуска в июле с понедельника по пятницу, вторую — в сентябре, опять с понедельника по пятницу, и третью — в ноябре со вторника по пятницу. Отпускных дней потратите 14, но по факту будете гулять неделю в июле, неделю в сентябре и еще шесть дней в ноябре.
Работодатель оплатит все дни отпуска, но при этом проиграет в рабочих днях. Получается, что если вы берете отпуск отрезками, в которые не входят выходные, в итоге вы проводите на рабочем месте меньше времени. В нашем примере вы получаете дополнительно 4 свободных рабочих дня в ноябре за счет не включенных в отпуск выходных в июле и сентябре.
Так что для вас в таком отпуске есть интерес. А для работодателя — нет. Никаких однозначных указаний, как по первым 14 дням, трудовой кодекс в этом случае не дает. Вам остается только убеждать руководителя распределить отпуск так, чтобы в него не нужно было включать выходные. И, если он не согласится, законных способов заставить его поступить именно так нет. Дробление второй части отпуска на части — это прежде всего результат договоренности между работником и руководством.
Видимо, сотрудникам компании, в которой работает ваш друг, удалось найти какие-то аргументы. Расспросите его: возможно, его опыт переговоров поможет и вам.
Что говорит Минтруд
Минтруд не дает ответа на вопрос, можно ли оставшиеся 14 дней или часть из них использовать с обязательным включением выходных дней. Если ваш отдел кадров ссылается на некое письмо Минтруда с прямым запретом, попросите их назвать номер и дату этого документа. Скорее всего, такого акта не существует.
Роструд говорит, что законодательство не устанавливает, на сколько частей должен делиться отпуск. Поэтому оставшиеся дни отпуска можно разделить на любое количество частей — например, на два дня, пять, восемь, десять. Главное, чтобы работник и работодатель достигли соглашения по этому вопросу.
Соответственно, если части отпуска будут меньше семи дней, один выходной или оба выпадут из отпускного периода. То есть Минтруд не против, если вы исключите из отпуска выходные. Единственное условие: такое дробление должно устраивать обе стороны трудового договора.
Еще, как пишет Минтруд, в трудовом кодексе нет запрета и на то, чтобы отпуск начинался с выходного или нерабочего праздничного дня.
Но есть одно уточнение. Предоставлять отпуск исключительно в выходные нельзя. Это противоречит требованиям трудового законодательства РФ. В этом случае происходит замена одного вида отдыха другим, и надзорные органы могут счесть это нарушением. По сути, это действительно будет не отпуск, а завуалированная денежная компенсация за отпускные дни. То есть взять отпуск только на субботу и воскресенье нельзя.
Так что никаких правил разделения отпуска или запретов Минтруд не устанавливает — только рекомендует не нарушать законодательство и не подменять ежегодный отпуск отдыхом в выходные дни. И предлагает решить вопрос с делением по обоюдному согласию работника и работодателя.
Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.
Philipp, и тем не менее, при наличии длительных отпусков, в России работают очень много. По данным Организации экономического сотрудничества и развития (OECD), в 2017 году средний российский работник проработал 1980 часов в год, уступив только Южной Корее, Коста-Рике и Мексике (Япония далеко позади). Прибавьте к этому то, что многим «не прожить на одну зарплату», и есть еще неучтённые статистикой подработки (которыми кстати занимаются и в отпусках), и будет неудивительно, что люди хотят отдохнуть.
Почему бы просто не считать только пропущенные рабочие дни? Чтобы каждому полагался ежегодный отпуск не 28 календарных дней, а 20 «рабочих». И не важно, как ты их разбиваешь, и включены ли выходные в них.
Кажется, всем было бы проще от такой схемы.
Василий, в Европе так и происходит. Просто отмечаешь, в какие дни используешь дни отпуска,т.е. Просто указываешь легальную причину отсутствия в эти дни. А на начисление з/п это вообще не влияет. «Отпускных», соответственно, тоже нет. Но у России свой особый путь.
Василий, было такое раньше. Отпуск в рабочих днях. Кому-то стало неудобно и сделали отпуск в календарных днях.
При этом изменилась система расчета отпускных и оплата за весь отпуск в календарных днях получилась чуть меньше, чем в рабочих. Немного. Но тем не менее меньше.
Антон, ага, например, график 2 через 2. Но ведь все равно и работодатель, и сам рабочий знают, какой день рабочий, а какой нет и работник бы брал отпуск опять же на свои «рабочие» дни
Philipp, вы вычли не 28 календарных, а 28 рабочих.
Мне повезло, наш отдел кадров разрешает оставшиеся 14 дней дробить как душе угодно. Я подстраиваюсь под праздники и выходные, беру по 2-3 рабочих дня как отпускные, и получается еще несколько мини-отпусков 🙂
Работаю в университете.
Vladimir, но если выбирать 2 раза по 14 с выходными и 12 любых дней в год, то я выберу первое
Очир, ну разумеется.
Philipp, а вам какая разница до того как людям удобней брать отпуск? и какая разница в какой стране какой длины отпуск?)
Лошадь, и не забываем про работу на даче с мая по сентябрь по выходным)
Philipp, это не правда, погуглите таблицу кто сколько отдыхает, РФ там в середине примерно
Philipp, такая статистика легка гуглится, и у нас вполне себе нормальное кол-во рабочих часов в год 🙂
Наталья, никто не заставляет «работать на даче» и вообще иметь эту самую дачу
Антон, ой не факт, что без проблем. Бывают места с высокой текучкой, которые работодатель хочет заткнуть. В таких случаях любой отпуск будет даваться крайне неохотно. Бывают просто авралы и дедлайны. Меня так попросили отказаться от оплачиваемого отпуска один раз. Потом щедро компенсировали, правда. Неоплачиваемый отпуск работодатель тоже не обязан давать, за исключением особо оговоренных в законе случаев.
Оксаночка К, а что будете делать, если персонал больничный возьмет? Всё, вселенская катастрофа случится?)
Наталья, ну и взяли неделю отпуска и плюс 4 дня. 13 ночей всяко лучше, чем 7. 🙂
Антон, зачем тратить неделю, если можно взять 3 дня между майскими и вот у тебя это уже 10 дней вместо трех.
Антон, я же вам не про сумму говорю, в целом про дробление отпуска. Не все работодатели охотно отпускают в неоплачиваемый отпуск, и не все охотно дробят. В примере с майскими я имела в виду, что можно за счет этих трех дней получить себе более длинный отпуск и куда-то уехать не на 4 дня, а уже на 10, что намного интереснее, чем недельный отпуск.
GreLI, а какие ограничения по неоплачиваемому отпуску, кроме общего количества дней в году? мы же не о рабстве говорим.
GreLI, я намеренно употребил «как правило». Заставлять работать нужно рублем, а не палкой.)
Серж, странно, что согласно таблице в США работают меньше, чем в России. Там отпуск 1-2 недели в год считается нормальным и работа в субботу тоже не редкость.
Семён Климов, а там в таблице выходные дни указаны а не отпуск
Семён Климов, и поэтому они такие напряжённые и ходят к психоаналитикам?)))
Уважаемая редакция! Вы вводите людей в заблуждение! Никакого «хитроумного» согласования с работодателем графика отпусков нет! Не знаю, как у Вас в Тинькофф относятся к работникам, но в соответствии с письмом Роструда от 17 июля 2009 года N 2143-6-1 и разъяснением «онлайнинспекция.рф» РАБОТОДАТЕЛЬ НЕ ИМЕЕТ права добавлять выходные к пятнице, если этого не захотел сам работник. А график отпусков нужен лишь для того, чтобы работодатель заранее знал об отсутствии работников, принял меры, чтобы производственный процесс не встал, а никак не для того, чтобы манипулировать личным заработанным отпуском работника, заставляя его в принудительном порядке включать выходные, прописывать эти НЕЗАКОННЫЕ нормы в положение об отпуске. Сообщите, пожалуйста, всем читателям о достоверной информации, а недостоверную статью следует исправить, так как Вас читают не только работники, но и малограмотные кадровики, а нам с ними потом «бадаться».
Текст письма Роструда :
Следует иметь в виду, что работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон трудового договора.
Таким образом, при предоставлении работнику части отпуска, например, продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница) в соответствии с его заявлением выходные дни в него (в отпуск) не включаются.
Можно ли сотруднику уходит в отпуск каждые три четыре месяца?
Если дни ежегодного отпуска есть!
спасибо за ранее
Анж, если один из этих отпусков будет не меньше 14 дней, и вы договоритесь с работодателем о таком дроблении, конечно можно
Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить
Каждый год работодатель должен отпустить сотрудника в отпуск. Звучит легко, а на деле там опять куча бумажек и определенная последовательность действий. Разбираемся с этим.
Михаил Кратов
Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года. В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок.
Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф.
В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.
Кто получает отпуск
По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору. Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.
Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.
Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2019 года, его рабочий год — с 10 октября 2019 года по 9 октября 2020 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.
Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.
В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.
В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:
Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.
Сколько длится отпуск и как его предоставлять
У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней.
Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье. Это нормальная практика, если работодатель не против.
Как оформить отпуск
Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.
Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:
Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.
График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.
Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.
График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.
График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.
Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.
Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.
С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.
Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.
Сотрудник не согласовал с работодателем перенос отпуска, и его уволили
Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска. С руководителем согласовал это устно.
Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул. Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным. Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика. Увольнение посчитали законным.
Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:
Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.
Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.
Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.
На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.
Как рассчитать отпускные
Отпускные рассчитывают по формуле:
Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска
Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:
Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.
Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.
В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.
Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью.
Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2020 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии:
за 2019 год — в мае 2020 года;
за 2020 год — в марте 2021 года.
При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2020 год. Годовая премия за 2019 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.
Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.
Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.
Премии к праздникам — не включают.
Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.
Рассчитать сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.
Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:
Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.
У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.
Если сотрудник не работал дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.
Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах)
Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.
Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года. В это время сотрудник:
был в отпуске в августе 2020 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2020 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней.
Полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь;
— в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь.
Не полностью отработанные месяцы рабочего года:
— в 2020 году: август, декабрь;
— в 2021 году: февраль.
Количество дней в не полностью отработанных месяцах:
в августе 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;
в декабре 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;
в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.
Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.
Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.
Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ. В 2021 году это 17 792 ₽.
Как выплатить отпускные
Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.
Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.
Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.
В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.
Главное — не нарушить сроки выплаты.
Какие налоги и взносы нужно уплатить
Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.
НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.
Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.
Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.
Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.
Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:
1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.
Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.
В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:
2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.
Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.
Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.
Когда отпуск можно продлить или перенести
Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:
Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.
Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.
Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.
Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.
Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.
Когда можно отозвать из отпуска
Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.
Нельзя просить прервать отпуск:
Это нарушение закона, можно получить штраф.
Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.
Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так.
Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.
Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл. почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника.
Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:
Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:
Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.
В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.
Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.
Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.
Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.
Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями.
Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».
Шаг 6. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.
Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.
Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:
Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.
Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.
Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:
Право на отпуск при увольнении работника
Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.
Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.
Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.
Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.
Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.
Штрафы за нарушения по отпускам
Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск. Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается.