1 построить график поступления отправлений по дням
График поставки – важный инструмент управления торговлей
Некоторые клиенты спрашивают «что такое график поставки?», «зачем он нужен?», «почему просто нельзя получить товар и отгрузить его клиенту?». С одной стороны, все логично – есть сделка, в ней список необходимых товаров. Что-то есть на складе, чего-то недостает. Поставили резерв, что отсутствует – закупили. Получили товар – отгрузили клиенту. Сделка закрыта. Все верно. НО. Может оказаться, что клиент осуществляет производство, и товар ему нужен частями в разные сроки. Или условия поставок таковы, что какая-то часть закупленного товара придет раньше, а остальное – чуть позднее. Для таких ситуаций и нужен график поставок.
1. Что, для чего, когда и кто
График поставок – расписание отгрузок товара клиенту. При этом в зависимости от нужд заказчика и договоренности с поставщиками отгрузки одного и того же товара могут осуществляться в разные даты. Нужен график для фиксации обязательств перед клиентом, контроля исполнения этих обязательств.
График поставки – это некий итог работы по запросу и подбору условий поставок, так как отражает какой товар в каких количествах по каким ценам и в какой срок мы можем отгрузить. Особенно этот инструмент необходим, когда одна строка заказа на продажу «разбивается» на несколько составляющих, потому что часть требуемого клиенту товара придет к нам по 7 рублей и через 8 дней, а часть по 10, но через 5 дней. Соответственно на основе графика поставки можно формировать коммерческое предложение для согласования его с клиентом, после чего работа со сделкой (закупка, отгрузка) будет начата.
Составление графика следует проводить непосредственно перед отправкой коммерческого предложения клиенту. То есть после того, как будет сформирована спецификация сделки, установлены резервы, подобраны условия поставки. Ответственным в данном случае выступает сотрудник отдела продаж, работающий со сделкой.
График поставки создается на основе спецификации сделки, то есть его содержимое определяется теми товарами, которые мы хотим продать клиенту. Товар может иметь одно, несколько условий поставки или не иметь их вовсе. Удовлетворяющие этим условиям котировки также будут базой для графика: они определят отгружаемое количество и даты по каждой строке.
График должен быть отправной точкой для согласований с клиентом, совершения закупок и отгрузок. Поэтому при автоматизации процессов работы с графиком следует принимать во внимание все эти три момента.
Рисунок 1 – График поставки. Источники и результаты
2. Множественное создание графика поставки
При реализации инструментария для графика поставки в системе управления продажами следует предусмотреть создание графика для одного товара и всех строк сразу. С одним товаром все ясно, а вот вторая возможность требует дополнительного рассмотрения. Почему? Потому что могут расходиться условия поставок по временным срокам, потребоваться частичная отгрузка клиенту по мере поступления товара. Отсюда следует, что при формировании графика по всей спецификации одновременно, необходимо организовать диалог с пользователем информационной системы управления для выбора правил работы после создания графика. Например, для подбора дат отгрузки могут использоваться такие настройки:
a. Совершить отгрузку всех товаров в один день. В этом случае система установит максимальную дату из всех имеющихся для спецификации условий поставки.
b. Отгрузить все в заданную дату. Тут пользователь просто указывает в какую дату клиенту наиболее удобно получить весь товар.
c. Частичные отгрузки. Отгрузки будут совершаться партиями в зависимости от поступления товара на склад.
3. Использование условий поставки при формировании графика
При оформлении сделки скорее всего последовательность действий продавца будет соответствовать цепочке «утверждение спецификации – резервирование – запрос условий поставок – график поставки». Скорее всего, но не обязательно. Хотя бы потому, что в системе уже могут быть подобраны условия поставок для нужных товаров. Тогда следует предоставить пользователю возможность выбора котировки прямо во время создания строк графика.
Но котировок может и не быть. По разным причинам. Просто нет. Будет удобно, если в системе для таких случаев предусмотрено автоматическое создание запросов на условия поставки. При этом если на данный момент в спецификации указана нулевая цена по товару, можно сделать автоматическую модификацию цены после подбора условий поставки.
Еще, вероятно, нам понадобится какое-то время на обработку товара при его приемке. Не стоит исключать большую загруженность склада, из-за которой может возникнуть задержка отгрузки. Поэтому будет хорошо, если пользователь при необходимости сможет указать число дней, требуемое на обработку товара.
4. Организация закупок на основе графика поставки
Закупки. Опять же для той ситуации, когда идеальная цепочка действий продавца по каким-то причинам нарушена, может быть так, что мы настолько уверены в имеющихся котировках, знаем все цены и сроки, что после формирования спецификации сразу перешли к графику. И тут существует несколько вариантов: товар присутствует на складах в полном объеме, запасов нет вообще, запас есть, но покрывает потребность лишь частично. То есть сотрудник, создающий график, может и не знать реальную ситуацию. Поэтому раз уж он не всегда сам проверяет всю информацию заранее, то хорошо бы иметь инструмент автоматического резервирования и генерации заявок на покупку.
При этом, как и во время подбора дат, можно ввести такие настройки:
a. Не выполнять резервирование.
b. Резервировать. В качестве склада использовать тот, что указан при регистрации сделки.
c. Резервировать. Использовать любые склады. Тут следует контролировать права доступа для осуществления данной операции, так как в принципе логично, что не все пользователи могут ставить бронь на товар на любых складах, особенно если у нас большая филиальная сеть в разных городах и совершенно не нужно, чтобы сотрудник из Москвы забирал запасы из Рязани.
Если резерв покрывает не все нужное клиенту количество, то необходима закупка товара, заявку на которую также можно сгенерировать при создании графика. Причем хорошо, если это можно будет сделать как самостоятельно, так и автоматически, используя настройки пользовательского диалога.
Рисунок 2 – Составляющие графика поставки
5. Интерфейс
Что касается общего интерфейса инструмента графика поставки, то главное требование здесь – выполнение всех операций в одном окне, а еще лучше сопряженность со сделкой: в окне сделки можно добавить страницу или любой другой элемент, который будет содержать все, относящееся к графику. Принципиально важно иметь график и сделку в одном месте, так как основной участник процесса создания, изменения и контроля выполнения графика – продавец, и такое устройство работы обеспечит меньшие затраты времени на поиск нужных инструментов и сервисов, чем если бы все необходимое располагалось в различных местах.
При создании графика удобно в одном окне видеть спецификацию сделки, строки графика для каждого товара, условия поставки товаров. Может возникнуть необходимость просмотреть график поставки по всем товарам одновременно – такую функцию тоже стоит предусмотреть.
Выше уже говорилось, что было бы удобно привязывать котировку к строке спецификации при создании графика. Отсюда следует, что и удобно было бы тогда просматривать эту котировку, не переключаясь на другие окна, то есть в том же месте, где происходит формирование расписания отгрузок. Маршрут следования товара также стоит выводить вместе с графиком.
Так на основе строки графика можно создать заявку на покупку, то нужно и отслеживать уровень ее выполнения, например, через систему статусов, а также вывод запрошенного, закупленного и уже отгруженного количеств.
6. Контроль выполнения этапов графика поставки
Есть расписание, необходимо и вести какой-то контроль за его исполнением для соблюдения своих обязательств и своевременного информирования клиента в случае возникшего форс-мажора. Поэтому хорошо, если в системе есть, к примеру, отчет, позволяющий отслеживать по конкретному заказу или поставщику, или по всем документам наличие для товара графика поставки, заказанное количество, количество в пути, количество, отгруженное клиенту.
В заключение отметим, что использовать или не использовать график поставок в работе определяется бизнес-процессами компании. Но достоинства данного инструмента вполне очевидны – с применением графика обеспечивается контроль над выполнением обязательств перед клиентом, достигается эффективная и комфортная работа со сделкой, так как в данном случае при использовании одного инструмента можно сразу и зарезервировать товар, и создать заявку на покупку, и определить другие настройки касательно закупки и отгрузки товара. Для ведения контроля за исполнением обязательств по сделке можно подключить и график отгрузки поставщика ( backlog ), что добавит в рассматриваемый вопрос еще одну точку контроля деятельности торговой компании.
Платежный календарь в Excel
Автор: Антон Толкачев Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта
Платежный календарь в Excel
Автор: Антон Толкачев
Эксперт-практик, консультант по методологии
ведения управленческого учёта
Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).
Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.
Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.
Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает
Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.
У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:
Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.
С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.
Рис. 1 Таблица “График платежей”
Этапы создания платежного календаря
При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:
Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.
Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.
Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.
Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.
Инструменты для составления платежного календаря
Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»
По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.
Как составить платежный календарь в Excel
Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.
Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:
Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.
Рис. 3 Таблица График платежей
Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.
На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.
Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.
Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.
Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel
Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.
Но и недостатки тоже имеются:
Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.
Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:
Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.
График поступления оплаты
Отчет представляет собой таблицу с указанием контрагентов и плановых дат поступления оплаты.
Реализована расшифровка суммы поступления по документам реализации. В настройках возможно включить диаграмму общего поступления платежей.
Даты оплаты определяются по заказам/реализациям в соответствии с условиями оплаты в соглашениях с клиентами (регистр Расчеты с клиентами по документам). Суммы планируемого поступления уменьшены на суммы совершенной предоплаты на дату формирования отчета.
Тестировалось на конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 (2.4.8.84).
Скачать файлы
Специальные предложения
Обновление 24.09.19 15:35
См. также
Универсальный реестр всех документов, с возможностью вывода данных из табличных частей (для любых конфигураций 1С:8) Промо
Универсальный реестр может выводить любые существующие в вашей базе документы, с настраиваемым отбором и сортировкой. Также умеет выводить данные из табличных частей (суммовые показатели, такие как «количество», «сумма», «сумма ндс» и т.п.) Приятный внешний вид. И им легко пользоваться. Очень часто выручает в реальной работе.
31.10.2013 57688 716 Kubik1984 57
Уведомление о просроченной дебиторской задолженности (ERP 2.4, ERP 2.5, КА 2.4, УТ 11.4)
Внешний отчет «Уведомление о просроченной дебиторской задолженности» для ERP 2.4, ERP 2.5, КА 2.4, УТ 11.4 необходим для информирования Клиентов об образовании у них просроченной дебиторской задолженности.
16.12.2020 8871 23 SergAl 17
Динамика дебиторской задолженности
Отчет «Динамика дебиторской задолженности» с построением линии тренда.
09.09.2019 7424 20 sivin-alexey 0
Структура компании в виде блок-схемы
Структура компании в виде блок-схемы. Рисование в табличном документе.
29.03.2019 17987 40 MaxxiMiliSan 14
Модуль управленческого учета для 1С: Бухгалтерии 3.0 Промо
Данное решение позволяет вести управленческий учет компании в необходимой аналитике (в разрезе бизнес-единиц, ЦФО, дивизионов, направлений бизнеса или проектов) непосредственно в базе 1С:Бухгалтерия 3.0.
19.06.2018 21411 10 whitedi 20
Неликвидные остатки по складам для БП 2.0 / БП 3.0
Отчет по неликвидным (залежавшимся) остаткам по складам для БП 2.0 / БП 3.0.
12.02.2019 17743 23 prime9 3
Отчет «Прогноз спроса» на нейросетях. Пример применения и оценка эффективности
27.11.2018 23269 109 informa1555 22
Анализ активности продавцов для УТ 11
Отчет позволяет проанализировать качество работы продавцов, а также сравнить показатели розничных точек продаж (магазинов).
26.11.2018 18910 6 Zalipaka 0
Анализ продаж детальный (Прибыль с продаж и KPI, рекомендации по товарному запасу) УТ 10-11, УПП, ERP1-2 Промо
Анализ продаж расширенный для 1C: Управление Торговлей 10, УПП update: Так же версия для Управление Торговлей 11 торговли и ERP 2.
27.05.2016 45858 99 Indgo 18
Валовая прибыль в текущем месяце. Актуальная себестоимость (рассчитывается из последней цены закупки с учетом доп.расходов)
16.03.2018 36992 91 zaika007 49
Время продаж чеков по магазинам в УТ 11, КА. Аналитический отчет + Диаграмма
Отчет «Диаграмма по времени продаж чеков» предназначен для планирования графиков работы продавцов-менеджеров, для планирования маркетинговых мероприятий.
16.03.2018 28522 29 zaika007 19
Автозаказ для 1С:Управление торговлей 11
Отчет выводит информацию, помогающую принять решение о пополнении товарного запаса.
26.09.2017 42099 55 The Ded 44
Универсальный отчет «[П]: Дебиторка & Кредиторка» [УТ, УПП, КА] Промо
17.02.2012 70958 1473 ZLENKO 102
Универсальная ведомость (отчет) по РАУЗ (управленческий и регламентированный учет)
Универсальные отчеты, раскрывающие регистры РАУЗ (УчетЗатрат, УчетЗатратРегл) по всем доступным реквизитам, для конфигураций КА 1.1, УПП 1.3. По функциональности эквивалентны типовым отчетам «Ведомость по учету МПЗ», «Ведомость по учету затрат», но отличаются простыми и менее капризными настройками (по мнению автора), более удобной расшифровкой, решенной проблемой с расшифровкой по периодам.
05.06.2017 42553 89 stvorl 0
Отчет-календарь СКД
Хотите повысить наглядность отчетов и выходных форм? Достаточно совместить их с календарем ) Это довольно легко реализовать при помощи СКД.
01.06.2017 33703 62 kiberiq 13
Отчеты для логистов (а также презентация и пояснительная записка)
Развитие розничных торговых сетей осуществляется благодаря применению логистики, призванной удовлетворять потребности покупателей в качественных товарах и услугах. Предлагаю Вашему вниманию ряд методических положений, связанных с совершенствованием функционирования логистических систем розничных торговых сетей.
09.10.2016 44879 2 ksnik 4
Анализ продаж по периодам + оборачиваемость по периодам + средняя стоимость по периодам для УТ10.3 Промо
Отчет позволяет сравнивать такие показатели, как валовая прибыль, рентабельность, эффективность, средняя стоимость товаров, оборачиваемость за разные периоды.
25.05.2016 32900 23 alnovin 4
Неликвиды на складе: Pro и Lite версия. Редактирование реквизита в таблице документа. Для конфигурации УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х 1С Предприятие 8.3
Внешний отчет для анализа товаров, находящихся на складе без движения. Работает для конфигураций 1С УТ 11.х, ERP 2.x, КА 2.х. Отчет отображает товары на складах, движения по которым не производились в течении заданного периода дней. Подключается как внешний отчет в конфигурации 1С Управление торговлей 11. В Pro версии можно установить общий реквизит номенклатуры, для дальнейшего включения в отбор в установке цен номенклатуры. Редактирование в табличном документе ускоряет процесс работы с неликвидами номенклатуры на складах. Отчет можно использовать для стоимостной оценки товаров на складах. Полный доступ к тексту модулей и СКД.
17.06.2016 45608 66 Ликреонский 2
«Удобная торговля» по мотивам 7.7 на платформе 8.3
Основываясь на логике и удобстве работы с конфигурацией 1С: 7.7 Торговля и Склад 9.2, а также по многочисленным отзывам пользователей конфигурации 1С: 8.3 «Управление торговлей 11», я начал написание этой конфигурации. Это удобство и принципы той далеко не забытой 1С: 7.7 Торговля и склад 9.2 на новой платформе 1С: 8.3.
10.03.2016 44597 71 Deda 204
Отчет о движении денежных средств (план-факт анализ)
Универсальный отчет о движении денежных средств. Может быть встроен в любую конфигурацию 1С 8, использующую план счетов, регистр бухгалтерии, справочники Организации, Статьи движения денежных средств. Открытый код: обладая небольшими навыками программирования, можно настроить «отчет под себя» Демонстрирует возможность использования параметрических отчетов для составления разного рода финансовой отчетности. UPDATE: Добавлена возможность план-факт анализа UPDATE: Добавлена версия для обычного интерфейса, толстый клиент.
28.01.2016 56415 188 algora 41
Товарный отчет Торг-29 с фактической стоимостью продажи, себестоимостью и отклонениями Промо
Товарный отчет Торг-29 с фактической стоимостью продажи, себестоимостью и отклонениями.
17.04.2013 23827 60 pryaneg2008 9
Отчет по продажам с указанием скидок для 1С: Розница 2.1
Удобный отчет по продажам с указанием процента скидок и стоимости закупки.
22.12.2015 31013 27 Brravo 1
Остатки номенклатуры по датам поступления
Отчет покажет залежавшиеся позиции.
10.11.2015 40903 73 van_za 8
06.11.2015 57264 466 omenfarsh 43
Анализ доходов и расходов денежных средств с детализацией по статьям и контрагентам Промо
Отчет позволяет получать данные с группировкой по дням указанного периода с детализацией по статьям движения денежных средств и контрагентам (как они указаны в финансовых документах). Конфигурация УТ11. 14.08.15 Теперь работает и на УТ11.4 18.08.15 Добавлена фиксация колонок слева и сверху, добавлена возможность подключения через «Внешние отчеты»
28.01.2014 26182 4 gosizo 10
Простой отчет по фактическим отпускам
Отчет позволяет быстро сформировать как сводную таблицу, сгруппированную по видам отпусков, так и с легкостью получить детальный список по всем отпускам за указанный период.
18.08.2015 43511 91 VBod 5
Универсальный мульти-отчет
26.07.2015 22764 54 Serdgio 31
Сверка счетов 62.02 и 76.АВ в разрезе договоров и документов расчета. Поиск расхождений. СКД. Обычное и управляемое приложение. 8.х
08.07.2015 47313 129 UPSoft 20
Универсальный отчет «[П]: Анализ Продаж» [УТ, УПП, КА, Розница] Промо
07.03.2013 64868 459 ZLENKO 60
Отчет по взаиморасчетам по всем счетам бух.учета для УПП-1.3, КА-1.1 и БП-2.0
Оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам бухгалтерского учета по взаиморасчетам для контрагентов В отчете можно одновременно получить ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) сразу по всем счетам БУ, которые используются для взаиморасчетов В отчете можно отобрать произвольный перечень субсчетов с разных счетов : 60, 62, 66, 67, 76, 58 и т.д. А еще отчет позволяет проконтролировать закрытие авансов на 60 и 62 счетах в разрезе контрагентов и договоров
22.06.2015 46995 158 Designer1C 13
Отчет по продажам «SKU по менеджерам»
SKU (Stock Keeping Unit) [skew] — идентификатор товарной позиции, единица учёта запасов, складской номер, используемый в торговле для отслеживания статистики по реализованным товарам/услугам. Подробнее смотрите по ссылке https://ru.wikipedia.org/wiki/SKU Данный отчет показывает оценить работу менеджеров с товарным ассортиментом. Это позволит выделить менеджеров, которые работают со всем ассортиментом продукции, или тех, кто продвигает узкий спектр товаров. Знание о том, какой менеджер каким ассортиментом торгует, позволяет разработать гибкую мотивацию по ассортименту, оценить динамику продаж по месяцам, а также найти иное применение при разработке маркетинговой стратегии компании.
15.06.2015 44196 25 axelerleo 10